Šiais dinamiškais laikais, ypač tarptautinėse didelėse organizacijose, gebėjimas persijungti iš vienos užduoties į kitą yra gana svarbus. Tačiau, ar tikrai įmanoma efektyviai dirbti kelis darbus vienu metu? Kaip neperdegti darbe ir išlaikyti tiek produktyvumą, tiek motyvaciją, tiek pasitenkinimą tuo ką darai? Šiame straipsnyje aptarsime šiuos klausimus, remdamiesi ekspertų nuomonėmis ir naujojo Darbo kodekso nuostatomis.
Darbdavio požiūris į daugiadarbystę
Mindaugas Šestilo, kompetencijų centro „Telia Global Services Lithuania“ personalo vadovas, teigia, kad moksliškai įrodyta, jog du darbus vienu metu žmogus gali daryti tik tuomet, jeigu jie vykdomi skirtingų smegenų dalių pagalba. Taigi situacija, kai susitikimo metu rašote elektroninį laišką nėra daugiadarbystė, nes jei tikrai rašėte, paklausti apie susitikimo turinį suprasite, kad nežinote nieko arba galite pasakyti tik nuogirdas. Vis tik, darbdaviai, tikėdamiesi kokybiško ir efektyvaus darbo rezultato, taip pat nori, kad tai būtų pasiekta tinkamais būdais ir priemonėmis, o ne bet kokia kaina.
Netikslingai blaškantis tarp užduočių, siekiant jas visas atlikti kuo greičiau ar vienu metu, neretai lemia ir prastą rezultatą, ir nepasitenkinimą darbu ar net darbuotojo pervargimą. Atsakingos šiuolaikinės įmonės to tikrai neskatina, bet kartu su darbuotojais ieško geriausių būdų ir praktikų, kaip dirbti sklandžiai, rezultatyviai, išlaikant tinkamą darbo krūvio balansą.
Kaip sustiprinti produktyvumą?
Pagrindiniai priešnuodžiai prastam produktyvumui - laiko planavimas, prioritetų išskyrimas, gebėjimas atsiriboti, o kartais - ir pasakyti „ne“. Dalykų, kurie nukreipia mūsų dėmesį kasdien, gausu ir tą dalinai matėme darbo iš namų periodu. Savaitės ar dienos pradžioje aiškiai suplanavus laiką ir nustačius prioritetus produktyviai dirbti tampa lengviau - todėl karjeroje planavimas turi tapti įpročiu.
Natūralu, kad bet kuri pelno siekianti organizacija nori, jog darbas ir užduotys būtų atliekamos kuo greičiau, tačiau, jei organizacija yra atsakinga ir toliaregiška, jis sukurs tokią darbo aplinką, kurioje nebus bijoma pasakyti, kad kažko nespėjama, kad per daug užduočių ar persidirbama.
Mūsų kompetencijų centre „Telia Global Services Lithuania“ pamatinis principas yra atviras dialogas - tarp komandos ir vadovo, tarp vadovų ir įmonės vadovybės, tarp bet kuriuo darbuotojo ir vadovybės. Mums svarbu, kad pati komanda, patys darbuotojai atvirai kalbėtųsi svarbiais jiems klausimais, kartu ieškotų būdų, kaip galima dirbti produktyviau, kaip subalansuoti darbo atsakomybes ir emocinę sveikatą ar pan. Antras dalykas - tai vadovo įgūdžiai ir jų gebėjimas pastebėti ir nustatyti komandos narių temperatūrą bei tinkamai sureaguoti. Tam mes daug investuojame į įvairius vadovų mokymus, pavyzdžiui, kasmet turime viduriniosios grandies vadovų mokymų programas, kuriose daug dėmesio skiriama būtent empatijai, darbuotojų laiko ir darbų bei jų atlikimo terminų planavimo įgūdžiams.
Kaip tvarkausi savo laiką – 8 patarimai, kurie pakeitė mano gyvenimą
Psichologo komentaras apie daugiadarbystę
Psichologė-psichoterapeutė Raminta Aleliūnaitė-Kliokmanė teigia, kad iš esmės nėra tokio dalyko, kaip daugiaudarbytės (angl. multitasking). Žmonės nedaro vienu metu kelių darbų, kaip yra manoma, jie tiesiog labai greitai perjunginėja dėmesį. Net jeigu vienas darbas daromas galvoje, o kitas - fiziniu veiksmu, tai tikėtina, kad tas fizinis veiksmas bus daromas automatu, be dėmesio, ir, tikėtina, kad jame rasis daugiau klaidų, arba kitų žmonių klaidos nebus pastebėtos ir ištaisytos.
Taigi toks bandymas daryti kelis darbus vienu metu yra labiau varginantis, negu tų pačių darbų darymas paeiliui su nedidele pertrauka tarp jų. Ir pasitenkinimas taip dirbant, pasiektais rezultatais, tikėtina, bus mažesnis dėl didelio nuovargio, dėl galimo pilno jų neišbaigtumo.
Kaip neperdegti darbe?
Neperdegti darbe padės pertraukos tarp darbų, susitikimų. Pertrauka yra ne tik pailsėjimui, bet ir „suvirškinimui” ką tik buvusios patirties (darbo, susitikimo įspūdžių) bei pasiruošimui, „moraliniam nusiteikimui” naujai užduočiai ar susitikimui. Taip pat pertraukos yra galimybė išspręsti visokias netikėtai ištikusias, neplanuotas, skubias situacijas.
Jei neturime pertraukų, „nesuvirškinti” įspūdžiai kaupiasi, nepadaromi smulkūs veiksmai reikalingi išbaigti darbą, pavyzdžiui, nepasižymimos pastabos ateičiai, neįrašoma į kalendorių kito susitikimo laikas ar pan. Jei neturime pertraukų, skubios situacijos lieka nesprendžiamos ir trukdo susikaupti darant kitą darbą, arba suplanuotus darbus atidedame, vėluojame į juos, kad išspręstume tokias netikėtas situacijas. Išbaigti darbai, kurių rezultatu esame patenkinti, ne tik panaudoja mūsų energiją, bet ir sugeneruoja naujos. O neišbaigti darbai energiją ima ir atsiliepia kitiems einamiesiems darbams, kuriuos darome dabar.
Kaip surasti balansą tarp karjeros ir asmeninių poreikių?
Bendraudama su įmonėms pastebiu, kad verslas vis daugiau dėmesio skiria savo darbuotojų emocinei gerovei, stengiasi užbėgti už akių tokioms situacijoms, kai darbuotojai pervargsta stengdamiesi būti visur ir visada, atlikti kuo daugiau užduočių. Tai labai džiugina. Kitą vertus, įmonėse labai svarbi atvira aplinka, kur prieš sakant „taip, padarysiu”, galima pagalvoti, suplanuoti, kiek naujos užduoties įgyvendinimui reikės laiko, energijos ir galima pasakyti „ne, šio darbo apsiimti šiuo metu negaliu“ arba „ne, nepadarysiu šio darbo šiandien, padarysiu rytoj/ kitą savaitę“.
Pastebiu, kad vis dar per dažnai bijoma darbe sakyti „ne“, nes galvojama, kad tai pakenks karjerai. Bet jei įmonė puoselėja atvirą dialogą ir jai rūpi jos darbuotojai, darbų planavimas yra abiejų pusių interesas. Žinoma, svarbu neįpulti ir į kitą kraštutinumą, kai organizuojiesi sau itin patogų ir lengvą gyvenimą darbe, kitų pervargimo sąskaita, per dažnai sakant „ne”, nebendradarbiaujant ir nepadedant.
Patikimesniais darbuotojais laikomi tie, kurie pamatuotai imasi atsakomybių ir kokybiškai, laiku atlieka savo įsipareigojimus, bet moka dirbti ir komandiškai. Kaip ir visuomet, nėra vieno buvimo būdo - svarbu balansuoti tarp darbų, pagalbos kitiems ir dėmesio savo pajėgumams, rūpesčiu savimi. Jeigu laikysite šiuos abu polius savo dėmesio centre ir kartais imsitės daugiau ir padėsite kitiems, o kartais nesiimsite papildomų darbų, pasirūpinsite laiku suspėti savuosius ir, svarbiausia, turėsite persijungimo pertraukas, karjeroje viskas turėtų būti gerai.
Naujojo Darbo kodekso nuostatos dėl papildomo darbo
Viena iš aktualių sričių, kurias palietė įsigaliojęs naujasis Darbo kodeksui yra antraeilio darbo sutartys ir papildomo darbo sutartys. Naujajame Darbo kodekse iš vis nebeliko antraeilių pareigų koncepcijos, t. y. kiekviena darbo sutartis su skirtingu darbdaviu traktuojama lygiai vienodai, o darbdaviai, nesant atskiro susitarimo dėl nekonkuravimo ar darbo su keliais darbdaviais sutarties, net neturi teisės vieni apie kitus žinoti.
Situacija su papildomu darbu, kai dėl papildomo darbo susitariama su tuo pačiu darbdaviu, neženkliai pasikeitė prisidėjus naujam, išsamesniam reguliavimui. Didžioji dalis naujo reguliavimo gimė iš pagal senąjį Darbo kodeksą per pastaruosius keletą metų susiklosčiusios teismų praktikos.
Naujame Darbo kodekse šios teismų praktikos nuostatos atsispindi 35 str. tekste: “Darbo sutarties šalys susitarimu dėl papildomo darbo, kuris tampa darbo sutarties dalimi, gali susitarti dėl darbo sutartyje anksčiau nesulygtos papildomos darbo funkcijos atlikimo. Tokia veikla gali būti atliekama laisvu nuo pagrindinės darbo funkcijos atlikimo laiku (susitarimas dėl darbo funkcijų jungimo) arba atliekama tuo pačiu metu kaip ir pagrindinė darbo funkcija (susitarimas dėl darbo funkcijų gretinimo), arba susitariama dėl projektinio darbo (susitarimas dėl projektinio darbo).
Esminė naujovė naujame kodekse, galimybė susitarimą dėl papildomo darbo nutraukti vienašališkai, nenurodant tokio nutraukimo priežasčių ir įspėjus kitą šalį prieš 5 darbo dienas. (DK 35 str. 5 d.) Palyginimui pagal anksčiau galiojusį kodeksą nutraukti susitarimą darbdavio iniciatyva buvo galima tik taikant darbo sutarties keitimo procedūrą, t. y. tik darbuotojui sutikus, o darbuotojas galimybės nutraukti papildomo darbo sutartį formaliai iš vis neturėjo.
Pagal naujojo kodekso 114 str. 2 p. „darbo laikas, įskaitant viršvalandžius ir darbą pagal susitarimą dėl papildomo darbo, per darbo dieną (pamainą) negali būti ilgesnis kaip dvylika valandų, neįskaitant pietų pertraukos, ir šešiasdešimt valandų per kiekvieną septynių dienų laikotarpį“.
Kaip susidoroti su daugybe užduočių?
Šiame greitų technologijų amžiuje mus spaudžia informacijos perteklius ir laiko trūkumas. Iš dalies dėl šios priežasties informaciniame pasaulyje labai populiari GTD - tai greitų sprendimų sistema, gyvenimiškus poreikius sudėliojanti į eilę.
Štai keletas patarimų, kaip susidoroti su daugybe užduočių:
- Sudarykite darbų sąrašą skirtingoms sritims (pvz., skambučiai, kompiuteris, pavedimai, namai, nukėlimas ir t. t.), atsižvelgiami į savo situaciją.
- Turėkite užrašinę, kurioje žymėtumėte darbus, kuriuos reikia tuoj pat atlikti.
- Turėkite kelias konkrečias vietas, kuriose laikytumėte visą jus pasiekiančią informaciją. Vienoje dėžutėje - popierinės versijos, kitoje - el. informacija.
- Dirbkite intervalais. Tarp intervalų palikite tarpų skubioms neplanuotoms užduotims. Išbandykite vienos valandos ar pusvalandžio intervalus, atsižvelgdami į darbo pobūdį. Galite išbandyti ir mūsų variantą: 40 minučių skirkite planuotoms veikloms ir 20 minučių - neplanuotiems darbams.
- Ryte iš pat pradžių atlikite pačias svarbiausias užduotis. Nedarykite nieko kito, kol neatlikote pačios svarbiausios užduoties. Trumpai pailsėkite ir atlikite kitą svarbią užduotį.
- Dirbdami intervalais išjunkite viską, kas gali jums trukdyti. Jei įmanoma, išjunkite el. paštą ir internetą. Išjunkite mobilųjį telefoną. Jei galite, neatsiliepkite į telefono skambučius. Susikaupkite ir pasistenkite užduotį atlikti negalvodami apie likusius darbus.
- Jei nekantraujate patikrinti el. paštą ar imtis kitos užduoties, sustokite. Giliai įkvėpkite.
- Jei dirbdami gaunate naujų užduočių ar informacijos, padėkite visa tai į dėžutę ar pasižymėkite užrašų knygelėje.
- Baigę užduotį ar jos dalį pažymėkite tai savo užrašinėje ar el. pašte, pridėdami papildomų užduočių. Jei reikia, keiskite užduočių atlikimo grafikus. Reguliariai nustatytais terminais peržiūrėkite savo užrašinę ir kitas užduočių tvarkykles.
- Būna situacijų, kai naujos neplanuotos užduotys yra tokios skubios, kad jų negalima nukelti, kol baigsite savo planuotą užduotį. Tokiu atveju, jei turite laiko, pasižymėkite vietą, ties kuria dirbate. Visus su šia užduotimi susijusius dokumentus ir užrašus padėkite į atskirą vietą (darbų ar projektų aplanką). Vėliau, sugrįžę prie užduoties ir peržiūrėję informaciją, pamatysite, kur esate ir kiek liko padaryti.
- Retkarčiais keliskart giliai įkvėpkite, pasirąžykite ir darykite pertraukėlės. Džiaukitės gyvenimu. Išeikite į lauką, pajauskite gamtą.
