Ar Įmonės Vidaus Dokumentai Turi Būti Lietuvių Kalba?

Dokumentai yra neatsiejama mūsų gyvenimo dalis. Be jų neįsivaizduojame savo dienotvarkės, planų. Svarbesni žmogaus gyvenimo faktai paprastai yra fiksuojami dokumentuose, tam tikrose laikmenose. Akivaizdu, kad dokumentai būtini visose žmogaus gyvenimo veiklos ir kitose srityse. Be jų neįmanomas valdymas, mokslo, kultūros, ūkio šakų raida, be jų nebūtų ir istorijos.

Dokumentų Samprata ir Klasifikacija

Dokumentu pradėta vadinti ne tik visą spausdintą informaciją, bet ir informaciją kitose laikmenose. Tai reiškia, kad dokumentas yra bet kokioje materialioje laikmenoje esanti informacija, užfiksuota tam tikra ženklų sistema, kuri gali būti perduodama erdvėje ir laike.

Dokumentų mokslinis klasifikavimas gana painus, kadangi jie turi įvairią ir daugialypę vidinę struktūrą. Aišku, kad dokumentų klasifikavimas - jų skirstymas į tam tikras grupes pagal bendrus požymius. Dokumentų turinio klasifikavimo problema visada buvo aktuali, todėl šiuo metu yra viena iš geriausiai išnagrinėtų šioje mokslo srityje.

Dokumentai taip pat klasifikuojami į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama buhalterinės apskaitos, planavimo, statistikos, materialinio pobūdžio, socialinės saugos, techninio tiekimo, prekybos, techninė ir kitokia informacija.

Įstaigose ir organizacijose paprastai rengiami vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo proceso metu. Tai įvairūs organizaciniai dokumentai - įstatai, instrukcijos, nuostatai, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, kompetencija, uždaviniai, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita svarbi vidaus dokumentų rūšis - tvarkomieji dokumentai.

Tvarkomieji dokumentai - kolegialių institucijų, įstaigų vadovų, kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turinčių valstybės tarnautojų leidžiami teisės aktai viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.). Pagal dokumentų rengimo reikalavimus tvarkomieji dokumentai įforminami blanke.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienos rūšies valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kiekvieną kartą, yra originalus, yra asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas.

Taip pat yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant tokių dokumentų paprastai daromas tam tikras užrašas - “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan., kuris vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje ar kitur.

Dokumentų Rengimo Taisyklės

Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Prisirenka daug šablonų, pavyzdžių, bet reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą.

Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė. Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą. Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus.

Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu.

Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m.

Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.

Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje.

Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus.

Viešieji Pirkimai ir Dokumentų Elektroninis Valdymas

Komentuojamame VPĮ 22 straipsnyje yra įtvirtintos perkančiųjų organizacijų ir tiekėjų komunikacijos taisyklės visų viešųjų pirkimų procedūrų bei viešojo pirkimo sutarties vykdymo metu. Šios taisyklės yra svarbios, kadangi jos tiesiogiai siejamos su skaidrumo ir kitų viešųjų pirkimų principų įgyvendinimu.

VPĮ 22 straipsnyje nustatyta, kad viešojo pirkimo procedūrų metu visiems perkančiosios organizacijos ir tiekėjo veiksmams atlikti turi būti naudojamos elektroninės priemonės, taip siekiant pirkimų procedūrų skaidrumo, efektyvumo, tiekėjų dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose padidinimo. Lietuvoje nuo 2008 metų buvo sukurta CVP IS sistema, kuria užtikrinamas elektroninis visų viešojo pirkimo procedūrų vykdymas.

Nepaisant tikslo pirkimus maksimaliai vykdyti elektroniniu būdu, VPĮ 22 straipsnyje taip pat reguliuojamos situacijos, kai elektroninių priemonių naudojimas yra objektyviai neįmanomas, pavyzdžiui, dėl poreikio pateikti projekto maketą, ir tokių situacijų sprendimo būdai, t. y. VPĮ 22 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta bendra taisyklė dėl perkančiosios organizacijos ir tiekėjo bendravimo ir keitimosi informacija - CVP IS priemonės.

Kitaip sakant, šia taisykle nustatoma, kad CVP IS yra pagrindinė bendravimo platforma, kurią privalomai turi naudoti tiek perkančiosios organizacijos, tiek tiekėjai. Tai reiškia pareigą perkančiosioms organizacijoms teikti visus dokumentus, duomenis ir informaciją būtinai CVP IS, o tiekėjams visus pasiūlymų (paraiškų) dokumentus, duomenis, klausimus, pasiūlymų (paraiškų) paaiškinimus, patikslinimus, papildymus, neįprastai mažos kainos pagrindimus ir kita taip pat teikti CVP IS.

Išimtys, kai gali būti nesilaikoma pareigos tiekėjams su perkančiąja organizacija bendrauti CVP IS, yra įtvirtintos VPĮ ir taikomos tik aiškiai VPĮ apibrėžtais atvejais, t. y. VPĮ 22 straipsnio 1 dalyje nurodyti konkretūs dokumentai, kurie teikiami CVP IS. CVP IS priemonėmis taip pat teikiami kiti dokumentai, pavyzdžiui, informacija apie tai, kad pateiktas ieškinys dėl perkančiosios organizacijos sprendimų neteisėtumo.

VPĮ 22 straipsnio 3 dalies nuostatose įtvirtintos bendravimo taisyklės pasibaigus viešajam pirkimui VPĮ 29 straipsnio 2 dalies 1 punkto pagrindu. Teismų praktikoje pažymėta, kad VPĮ reguliavimo reikšmė nesumenksta ir viešajam pirkimui pasibaigus, t. y., nors pagal VPĮ, sudarius viešojo pirkimo sutartį, pirkimas pasibaigia, tačiau perkančiosios organizacijos ir tiekėjo viešojo pirkimo teisiniai santykiai - ne.

VPĮ 22 straipsnio 3 dalyje taip pat nustatyta, kad sąskaitos faktūros turi būti pateikiamos ir apdorojamos (peržiūrimos, patikrinami rekvizitai, apmokamos) tik elektroninėmis priemonėmis, t. y. - tiekėjo pasirinktomis elektroninėmis priemonėmis, kai sąskaitos, sąskaitos faktūros atitinka nustatytus reikalavimus - Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, kurio nuoroda paskelbta EK 2017 m. spalio 16 d. įgyvendinimo sprendime (ES) 2017/1870 dėl nuorodos į Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir sintaksių sąrašo paskelbimo pagal Europos Parlamento ir Tarybos direktyvą 2014/55/ES.

VPĮ 22 straipsnio 4 dalyje įtvirtinti reikalavimai visoms naudojamoms elektroninėms priemonėms, t. y. tiek CVP IS, tiek Centrinės perkančiosios organizacijos naudojamoms elektroninėms priemonėms, tiek VPĮ 22 straipsnio 7 dalyje įtvirtintoms elektroninėms priemonėms, tiek informacinės sistemos „e.sąskaita“ priemonėms. Komentuojama VPĮ 22 straipsnio 4 dalis skirta reglamentuoti techninių charakteristikų, kurios užtikrina bendravimą ir keitimąsi informacija, reikalavimus.

ES mastu reguliuojama, kad perkančiosios organizacijos turėtų naudoti elektronines ryšio priemones, kurios būtų nediskriminacinės, plačiai prieinamos ir sąveikios su visuotinai naudojamais IRT produktais ir jomis neturi būti ribojama ekonominės veiklos vykdytojų galimybė dalyvauti pirkimo procedūroje. Naudojant tokias ryšio priemones, taip pat turėtų būti atsižvelgiama į neįgaliųjų galimybes jomis naudotis.

Jeigu elektroninėmis priemonėmis neįgyvendinami nediskriminavimo ir kiti viešųjų pirkimų principai, perkančiosioms organizacijoms tenka pareiga užtikrinti, kad būtų prieinamos alternatyvios priemonės, kurios garantuotų, kad visi suinteresuoti rinkos dalyviai turėtų galimybes susipažinti su pirkimo dokumentais, pateikti pasiūlymus (paraiškas).

ES mastu taip pat laikomasi nuostatos, kad pareiga visuose viešųjų pirkimų procedūros etapuose naudoti elektronines ryšio priemones nebūtų tikslinga, kai elektroninėms priemonėms naudoti reikėtų specialių priemonių ar rinkmenų formatų, kurie nėra plačiai prieinami, ir kai atitinkami ryšiai galėtų būti palaikomi tik naudojant specializuotą biuro įrangą.

tags: #ar #imones #vidiniai #dokumentai #privalo #buti