Biuro patalpų tvarkytojo pareigos: išsamus vadovas

Biuro patalpų tvarkytojas yra svarbus kiekvienos organizacijos narys, atsakingas už švaros ir tvarkos palaikymą, užtikrinant produktyvią ir malonią darbo aplinką. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime biuro patalpų tvarkytojo pareigas, įskaitant asmens duomenų apsaugą, saugumo priemones ir darbo aprašymą.

Asmens duomenų apsauga notarų biuruose

Notaras yra valstybės įgaliotas asmuo, atliekantis funkcijas, užtikrinančias, kad civiliniuose teisiniuose santykiuose nebūtų neteisėtų sandorių ir dokumentų. Visiems notarams skiriamas duomenų apsaugos pareigūnas, kuris vykdo jam pagal BDAR pavestas užduotis.

Asmens duomenys notaro (-ų) biure renkami ir tvarkomi, siekiant atlikti Notariato įstatyme ir kituose teisės aktuose nustatytas funkcijas, užtikrinančias, kad teisiniuose santykiuose nebūtų neteisėtų sandorių ir dokumentų (teisinė prievolė (BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas)). Notarai tvarko asmens duomenų tvarkymo veiklos, už kurią jie atsako, įrašus (BDAR 30 straipsnis) ir pildo Duomenų tvarkymo veiklos įrašų žurnalą.

Svarbu, kad renkant ir tvarkant asmens duomenis būtų laikomasi konfidencialumo ir saugumo reikalavimų, įtvirtintų BDAR ir kituose teisės aktuose bei šiose Taisyklėse.

Duomenų saugojimo trukmė

Vadovaujantis BDAR 5 straipsnio 1 dalies e punkte įtvirtintu asmens duomenų saugojimo trukmės apribojimo principu, asmens duomenys gali būti saugomi ne ilgiau, negu to reikalauja asmens duomenų tvarkymo tikslai. Asmens duomenys notaro (-ų) biure saugomi tiek laiko, kiek pagal įstatymus ar kitus teisės aktus turi būti saugomi dokumentai, kuriuose šie duomenys yra nurodyti.

Notaro profesinės veiklos metu sudaryti ir gauti dokumentai saugomi pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatytus bendruosius dokumentų saugojimo reikalavimus ir Notaro profesinės veiklos dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisykles. Notaro profesinės veiklos dokumentų minimalius saugojimo terminus nustato Notaro profesinės veiklos dokumentų saugojimo terminų rodyklė.

Pasibaigus dokumentų saugojimo terminui ar kai asmens duomenys tampa nebereikalingi jų tvarkymo tikslams, dokumentai ir jų kopijos, vadovaujantis Notaro profesinės veiklos metu sudarytų ir gautų dokumentų tvarkymo, saugojimo ir perdavimo taisyklių reikalavimais, yra sunaikinami/ištrinami, išskyrus tuos, kurie teisės aktų nustatytais atvejais ir tvarka perduodami Lietuvos notarų rūmų archyvui.

Techninės ir organizacinės asmens duomenų saugumo priemonės

Notaras, atsižvelgdamas į asmens duomenų tvarkymo pobūdį, aprėptį, kontekstą bei tikslus, taip pat įvairios tikimybės ir rimtumo/rizikos pavojus asmenų teisėms ir laisvėms, įgyvendina tinkamas technines ir organizacines asmens duomenų saugumo priemones, skirtas užtikrinti veiksmingą asmens duomenų apsaugą ir adekvatų saugumo lygį (BDAR 32 straipsnis). Tokios priemonės susijusios su notaro (-ų) biuro fiziniu saugumu, notaro (-ų) biuro aplinkos saugumu (pavyzdžiui, priešgaisrinėmis priemonėmis), patekimo į notaro (-ų) biuro patalpas saugumu (pavyzdžiui, kortelių su mikroschemomis naudojimu), notaro (-ų) biuro įrangos saugumu (pavyzdžiui, serverio ir jo laikymo patalpos), popierinių dokumentų saugumu (pavyzdžiui, testamentų), notaro (-ų) biuro tinklų saugumu (pavyzdžiui vietinio tinklo, WiFi, darbo vietų), priemonėmis, leidžiančiomis atkurti asmens duomenis fizinio ar techninio nelaimingo atsitikimo atveju ir kt.

Priėjimas prie dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų, jų kopijų ir bylų turi būti ribojamas. Dokumentai saugomi rakinamose patalpose esančiose spintose, seifuose arba įrengiant įėjimo į patalpas kontrolės sistemą (fizinę ar elektroninę). Seifai ar kito pavidalo saugyklos turi būti įrengti taip, kad apsaugotų juose saugomą informaciją nuo nelaimių, pavyzdžiui, gaisro, užliejimo.

Notaras turi užtikrinti, kad notaro (-ų) biuro darbuotojai, notaro atstovas ir tiekėjai/paslaugų teikėjai suprastų savo atsakomybę, susijusią su asmens duomenų tvarkymu bei apsauga, ir būtų tinkami jiems paskirtoms užduotims atlikti.

Notaro (-ų) biuro kompiuteriuose, kuriuose saugomi asmens duomenys, arba iš kurių galima patekti į vietinio tinklo sritis ar informacines sistemas, kuriose yra saugomi asmens duomenys, privaloma naudoti slaptažodžius. Slaptažodžiai turi būti keičiami periodiškai, ne rečiau kaip kartą per 2 mėnesius, taip pat susidarius tam tikroms aplinkybėms (pavyzdžiui, pasikeitus darbuotojui, kilus įtarimui, kad slaptažodis tapo žinomas tretiesiems asmenims ir pan.).

Vaizdo stebėjimo vykdymas turi atitikti bendrus reikalavimus dėl asmens duomenų tvarkymo. Vaizdo stebėjimas, siekiant asmenų, patalpų bei turto saugumo, gali būti vykdomas tik įėjimo į notaro (-ų) biuro prieigose, biuro laukiamajame ir dokumentų bei pareiškimų priėmimo kabinete.

Prieš patenkant į patalpas ar teritoriją, kurioje vykdomas vaizdo stebėjimas, privalo būti aiškiai ir tinkamai pateikiama informacija: a) apie vykdomą vaizdo stebėjimą; b) notaro (-ų) biuro pavadinimas, kontaktinė informacija (adresas, el. pašto adresas ir (arba) telefono ryšio numeris); c) asmens duomenų tvarkymo tikslas; d) gali būti nurodoma kita papildoma informacija.

Darbo aprašymas

Biuro patalpų tvarkytojo darbo aprašymas gali skirtis priklausomai nuo įmonės dydžio ir specifikos, tačiau pagrindinės pareigos paprastai apima:

• Švaros ir tvarkos palaikymas visose biuro patalpose.
• Grindų plovimas, siurbimas, šlavimas.
• Dulkių valymas nuo baldų ir kitų paviršių.
• Sanitarinių mazgų valymas ir dezinfekavimas.
• Šiukšlių išnešimas.
• Langų valymas.
• Virtuvėlės tvarkymas (indų plovimas, kavos aparato priežiūra ir pan.).
• Higienos priemonių papildymas (muilas, tualetinis popierius ir pan.).
• Valymo inventoriaus priežiūra.

Kai kuriose įmonėse biuro patalpų tvarkytojas gali būti atsakingas ir už kitus darbus, pavyzdžiui:

• Gėlių laistymas.
• Kanceliarinių prekių užsakymas.
• Smulkūs remonto darbai.

Reikalavimai

Biuro patalpų tvarkytojui paprastai keliami šie reikalavimai:

• Atsakingumas.
• Tvarkingumas.
• Kruopštumas.
• Fizinis pajėgumas.
• Gebėjimas dirbti savarankiškai.
• Žalingų įpročių neturėjimas.

Darbo pasiūlymai Vilniuje

Šiuo metu Vilniuje yra daug darbo pasiūlymų biuro patalpų tvarkytojams. Atlyginimas svyruoja priklausomai nuo darbo krūvio, įmonės ir kitų veiksnių. Štai keletas pavyzdžių:

tags: #biuro #patalpu #tvarkytoja