Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, o valdymas įmonei gali būti suvokiamas kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesas. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų, kuriuose pateikiama įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. vadovautis dokumentų valdymo principais.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija, o dokumentų valdymas yra svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Priešingai, netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%, todėl ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius.
Šiame kontekste svarbu suprasti, ar įmonė, tokia kaip „Busto Valda“, turi teisę organizuoti balsavimą raštu dėl renovacijos, atsižvelgiant į galiojančius teisės aktus.
Teisės Aktai ir Dokumentų Valdymas
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas, kuris padeda organizuoti ir tobulinti valdymą.
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas (2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII-2240; TAR, 2016-01-06, Nr. 369), kuris įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d. dėl keičiamų sąvokų įsigaliojo 2016 m. sausio 1 d.
Dokumentų rengimo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Taip pat svarbu atsižvelgti į atnaujintas dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formas, pateiktus jų rengimo paaiškinimus, patvirtintus Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Šios taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157.
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas (Information and documentation - Records management). Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba
Komunikacijos literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: siuntėjas koduoja pranešimą ir perduoda jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas, kuris koordinuoja pastangas ir užtikrina efektyvų veiksmų koordinavimą ir valdymą. Rašytinė komunikacija apima įvairias formas nuo paprasto laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan.
Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas, kuris koordinuoja pastangas ir užtikrina efektyvų veiksmų koordinavimą ir valdymą.
Dokumentų Valdymo Organizavimas
Dokumentų valdymą organizacijoje gali vykdyti įvairūs struktūriniai padaliniai. Didelėse įstaigose steigiami savarankiški struktūriniai padaliniai, tiesiogiai pavaldūs įstaigos vadovams. Jų sudėtis bei darbuotojų skaičius priklauso nuo įstaigos kategorijos ir struktūros. Mažose įstaigose dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Tokios tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu. Dažniausi pavadinimai tokie: „reikalų valdyba“, „kanceliarija“, „sekretoriatas“. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą.
Centralizuoto dokumentų valdymo atveju visas operacijas su dokumentais atlieka vienas struktūrinis padalinys - kanceliarija (raštinė). Decentralizuoto valdymo atveju dokumentai tvarkomi skirtingose struktūriniuose padaliniuose. Svarbu užtikrinti dokumentų valdymo organizavimą ir atsakomybę. Taip pat būtina nustatyti tvarką, kaip dokumentai perduodami toliau saugoti.
Įstaiga taip pat sprendžia, kokios informacinės technologijos naudojamos įstaigoje elektroniniams dokumentams valdyti, ir paskiria už elektroninių dokumentų perėmimo aktą atsakingus asmenis.
Dokumento Sąvoka ir Funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas fiksuoja objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Tai gali būti tekstiniai, grafiniai, audio, video, kino dokumentai. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka yra išsamesnė, apimanti popierinę ar kt. informacijos laikmeną.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas: informacinę, socialinę, bendravimo, teisinę ir valdymo. Dokumentų praktinė nauda yra įsakymo, čekio, brandos atestato pavidalu. Dokumentai, įtvirtinantys teisinę funkciją, praėjus tam tikram laikui, įgyja istorinę funkciją. Valdymo funkcija leidžia gauti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius: originalas, kopija, nuorašas, dublikatas. Originalas turi ranka pasirašytą parašą ir antspaudą, o kopija atgaminama dauginimo priemonėmis. Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas su tvirtinimo žyma. Dublikatas turi juridinio originalo galią.
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita apima aktualius dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimus, dokumentų apyvartos organizavimą, dokumentų registravimą ir dokumentų užduočių vykdymą bei vykdymo kontrolę. Atnaujintos dokumentacijos plano ir kitų apskaitos dokumentų formos pateikiamos su rengimo paaiškinimais.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Elektroninių dokumentų valdymas apima reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, elektroninio dokumento turinį, metaduomenis, elektroninio dokumento parašą, elektroninio dokumento pakuotę, elektroninių dokumentų valdymą įstaigoje, elektroninių dokumentų rengimą, elektroninių dokumentų registravimą, elektroninių bylų sudarymą, elektroninių bylų tvarkymą, elektroninių bylų perkėlimą, elektroninių dokumentų saugojimą ir perdavimą.
Neoficialūs dokumentai apima kvietimus, skelbimus, sveikinimus ir užuojautas.
Atsižvelgiant į tai, kokius dokumentus turi teisę tvarkyti įmonė „Busto Valda“, svarbu išanalizuoti, ar balsavimas raštu dėl renovacijos atitinka teisės aktų reikalavimus.
Huntingtono apartamentų laiko intervalas
Ši informacija pateikiama tik informaciniais tikslais ir neturėtų būti laikoma teisiniu patarimu. Norint gauti tikslią informaciją apie „Busto Valda“ teises organizuoti balsavimą raštu dėl renovacijos, būtina kreiptis į teisininkus arba atitinkamas institucijas.