Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Jis yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai svarbu tiek organizacijoje dirbančių darbuotojų, tiek verslininkams.
Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. Todėl ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Svarbu, kad informacija būtų tiksli. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų, kuriuose yra įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus.
Dokumento Sąvoka Ir Funkcijos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentai gali būti įvairūs: rašytiniai, garsiniai, vaizdo, kino dokumentai. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Tai gali būti popieriaus lapas ar kt. informacijos laikmena. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. konkretaus rezultato garantija.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija. Parodo įstaigos veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija. Padeda valstybėms, įstaigoms, asmenims ir kt. palaikyti ryšius.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija. Leidžia ti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- Pagal formą: vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas.
- Pagal fiksavimo būdą: gramas, piešiniai, brėžiniai, fotografijos.
- Pagal garsą: audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. metu - klausa ir rega.
Taip pat svarbu atskirti dokumentų originalus, kopijas, nuorašus ir dublikatus:
- Originalas (lot.
- Kopija (lot. priemonėmis.
- Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas.
- Dublikatas (lot. Dok...
Dokumentų Valdymo Organizavimas
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Svarbu taip organizuoti dokumentus, kad jie padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso.
Dokumentų valdymą organizuoja įstaigos vadovas. Dažniausiai tai atlieka vienas struktūrinis padalinys - kanceliarija (raštinė). Mažose įstaigose dokumentų valdymą organizuoja vadovo sekretorė (inspektorė). Struktūriniai padaliniai gali būti tokie: „reikalų valdyba“, „kanceliarija“, „sekretoriatas“. Tarnautojų darbą reguliuoja pareigybės instrukcijos, užtikrinančios vienodą darbo krūvį ir racionalų darbo pasidalijimą.
Kanceliarija (raštinė) atlieka šias funkcijas:
- - sprendžia, kokios informacinės technologijos naudojamos įstaigoje elektroniniams dokumentams valdyti, el.
- - paskiria už el.
- - užtikrina el. mentų perėmimo aktą.
Dokumentų valdymo organizavimo formos:
- Centralizuota - visus veiksmus su dokumentais atlieka vienas struktūrinis padalinys - kanceliarija (raštinė).
- Decentralizuota - dokumentai tvarkomi skirtingose struktūriniuose padaliniuose.
- Mišri - centralizuotas dokumentų apyvartos organizavimas, atsakomybė.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Tai kelias nuo dokumento sukūrimo iki jo panaudojimo ir saugojimo archyve.
Dokumentų apyvarta per metus ar keletą metų yra nedidelė.
Teisės Aktai, Reglamentuojantys Dokumentų Valdymą Lietuvoje
Valstybė reglamentuoja dokumentų laikmenas, taip pat ir dokumentų turinį. Daugelis teisės norminių aktų buvo atnaujinti, padaryta pakeitimų bei patikslinimų ankstesniuose. Lietuvoje dokumentų valdymą reglamentuoja šie teisės aktai:
- Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas.
- Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-117.
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152.
- Bendrieji elektroninių dokumentų valdymo reikalavimai, patvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-100.
- Dokumentų saugojimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-51.
- ir kt.
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
| Teisės Aktas | Aprašymas |
|---|---|
| Dokumentų rengimo taisyklės | Nustato dokumentų rengimo reikalavimus. |
| Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės | Nustato dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. |
| Bendrieji elektroninių dokumentų valdymo reikalavimai | Nustato elektroninių dokumentų valdymo reikalavimus. |
| Dokumentų saugojimo taisyklės | Reglamentuoja dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. |
Šis straipsnis apžvelgė pagrindinius dokumentų valdymo aspektus, įskaitant dokumento sąvoką, funkcijas, klasifikavimą, valdymo organizavimą ir svarbiausius teisės aktus, reglamentuojančius šią sritį Lietuvoje.
tags: #buto #taisyklingos #naudojimo #pasas