Organizuojant verslo renginį, vienas iš svarbiausių aspektų yra tinkamos konferencijų salės pasirinkimas. Šiame straipsnyje aptarsime, ką svarbu žinoti apie konferencijų patalpų nuomą, įskaitant apgyvendinimo paslaugas, patalpų valymą ir reikalingą įrangą.
Apgyvendinimo Paslaugos
Apgyvendinimo paslauga - tai būtinos apgyvendinti sąlygos ir veikla, kuria tenkinami turisto nakvynės, higienos, maitinimo, poilsio poreikiai.
Apgyvendinimo paslaugų teikėjai:
- Viešbutis: įmonė, kurioje apgyvendinimo paslaugos teikiamos tam tikslui skirtame statinyje su kambariais ir bendro naudojimo patalpomis.
- Motelis: įmonė, teikianti apgyvendinimo paslaugas viešbučio tipo statinyje, turinti geras autotransporto privažiavimo sąlygas ir papildomai teikianti transporto priemonių saugojimo bei aptarnavimo paslaugas.
- Svečių namai: įmonė, viešbučio tipo statinyje teikianti tik apgyvendinimo paslaugas ir patarnavimus, reikalingus turistų priėmimui.
- Nakvynė ir pusryčiai: apgyvendinimo paslauga, kai apibrėžtam laikui už nustatytą mokestį išnuomojama apgyvendinimui įrengta individuali gyvenamoji patalpa arba atskiri kambariai ir pateikiami pusryčiai.
- Sanatorija: įmonė, naudojanti specialius rekreacinius išteklius, statinius ir įrangą, kurie leidžia teikti apgyvendinimo paslaugas kambariuose, taip pat specialaus maitinimo, fizinio parengimo, sveikatingumo procedūrų ir kitas paslaugas.
- Kempingas: įmonė, naudojanti rekreacinės paskirties žemės sklypą bei statinius, kurie leidžia teikti apgyvendinimą patalpose ar įrengtose aikštelėse palapinėms bei karavanams statyti ir yra sudarytos sąlygos maitinimo, higienos ir poilsio poreikiams tenkinti.
- Turizmo bazė: įmonė, naudojanti rekreacinės paskirties žemės sklypą bei statinius, kuriuose turistai apgyvendinami atskirose patalpose, o maitinimo, higienos ir kitos paslaugos teikiamos centralizuotai paslaugų komplekse.
- Apartamentas: tai buto tipo gyvenama patalpa.
Svečių Registravimas ir Aptarnavimas
Registravimo ir rezervavimo tarnybos surenka žinias apie svečius, pildomos registravimo kortelės. Registruojami atvykimai ir išvykimai, tačiau tokie įrašai negali tiksliai atspindėti svečių judėjimo. Dėl to viešbučiai turi atidžiai vesti svečių sąrašus.
Gautą informaciją apie svečius registracijos tarnybos darbuotojai turi perduoti kitoms viešbučio tarnyboms. Jeigu yra pasikeitimų, svečių sąrašai turi būti patikslinami. Kad svečių aptarnavimas būtų aukšto lygio, kiti priekinės linijos skyriai bei viešbučio tarnybos duomenis apie atvykusius svečius turi gauti labai greitai.
Svarbu viešbutyje turėti nuolatinių svečių sąrašą. Galima pateikti išankstinę informaciją apie nuolatinio svečio atvykimą kitoms viešbučio tarnyboms. Svečio duomenys yra registracijos kortelėje, kur yra saugoma kol svečias išvyksta.
Svečių sąrašai
- Svečių sąrašas pateikiamas alfabetine tvarka. Ataskaitoje yra nurodoma data ir laikas, kada buvo sudaromas sąrašas.
- Svečių, kurie atvyko tą pačią dieną be išankstinio užsakymo, sąrašas. Tai trumpai apsistojantys svečiai.
- Sąrašų pataisymai.
- Išvykstančiųjų sąrašas. Šiame sąraše pateikiami artimiausiu laiku numatyti išvykimai.
- Išsiregistruojančiųjų sąrašas. Tai svečių, kurie yra apmokėję sąskaitas ir išvykę iš viešbučio, sąrašas.
Informacijos apie svečius kiekis priklauso nuo:
- Viešbučio dydžio.
- Viešbučio aptarnavimo lygio.
- Viešbutyje naudojamos registracijos sistemos.
Registracijos darbuotojas turi turėti bendravimo įgūdžių: sugebėti maloniai bendrauti su klientu, mokėti išklausyti ir tenkinti svečio norus. Atvykęs svečias yra visada užtikrintas, kad bus patenkinti visi jo norai, pageidavimai. Registracijos darbuotojas turi siūlyti visas viešbučio paslaugas, o negalėdamas patenkinti kurio nors svečio pageidavimo, turi siūlyti alternatyvų variantą.
Siūlydamas paslaugas registracijos darbuotojas naudoja 2 strategijas: iš viršaus žemyn ir iš apačios aukštyn. Naudojant strategiją iš viršaus žemyn pradedama siūlyti pati brangiausia paslauga, o po to siūlomos pigesnės, jeigu svečias atsisako brangios paslaugos. Naudojant strategiją iš apačios į viršų, siūloma pati pigiausia paslauga, o po to siūloma brangesnė.
Atsiskaitymas su Viešbučiu
Kiekvieną dieną svečiai atsiskaito su viešbučiu už jiems suteiktas paslaugas. Už suteiktas paslaugas svečias turi sumokėti viešbučiui. Jie atsiskaito ne tuoj pat pasinaudoję paslaugomis, o išvykdami. Visos suteiktos paslaugos turi būti įrašytos į svečio sąskaitą. Sąskaita pateikiama, kai svečias išsiregistruoja.
Atliktų paslaugų kvitai užpildomi formuojant svečio sąskaitą, t. y. užfiksuojamos visos suteiktos papildomos paslaugos. Formuojant svečio sąskaitą, pridedamos prie sumos, kurią svečias skolingas už gyvenimą viešbučio kambaryje. Kai kuriems svečiams už kambarį moka įmonė, o už papildomas paslaugas moka pats svečias.
Sąskaitos, kurios išrašomos ne viešbučio svečiui, o įmonei yra vadinamos įmonių arba organizacijų sąskaitomis. Viešbučio sąskaitos - tai viešbučio išlaidų arba nuolaidų sąskaitos.
Sąskaita svečiui pradedama formuoti tuoj pat, kai svečias įsiregistruoja viešbutyje. Svečio sąskaita formuojama įvedus duomenis į kompiuterį arba rankiniu būdu. Atsiskaitymai už papildomas paslaugas yra įrašomi į svečio sąskaitą.
Kartais svečiai pageidauja tokių paslaugų, kurių viešbutis suteikti negali. Dėl tokių paslaugų viešbutis kreipiasi į kitas organizacijas (pvz.: į mašinų nuomos agentūrą, kelionių agentūras ir kt.). Apmokėjimai už šias paslaugas yra įrašomi į svečio sąskaitą. Nuolaidos sąskaitoje įrašomos kaip kreditas.
Sąskaitų tikrinimas
Svarbu tikrinti svečių sąskaitas, kad įsitikinti, kad jis yra teisingas. Pavyzdžiui, jeigu yra įrašas, kad svečias naudojasi telefonu, toks pat įrašas turi būti ir telefonų stoties ataskaitoje. Sąskaitos yra balansuojamos. Tikrinamos piniginės įplaukos. Tikrinami kambarių statuso neatitikimai. Tikrinamas kambarių rezervavimas.
Ataskaitos
Gali būti pateikiamos įvairios ataskaitos administracijai, pavyzdžiui:
- Svečio tautybė.
- Kambario kainos ataskaita.
- Būsimų metinių pajamų nustatymas.
Išsiregistravimas
Vienas iš paskutinių svečio kontaktų su viešbučiu yra išregistravimas. Tai paskutinis susitikimas akis į akį su viešbučio personalu. Aptarnavimo kultūra išregistravimo metu turės įtakos, kokį įspūdį svečias išsiveš apie viešbutį. Po svečio išvykimo, kambarys turi būti išvalytas ir paruošta naujam svečiui.
Kai svečias nori išsiregistruoti iš viešbučio, registracijos darbuotojas turi pasitikslinti ar tai nėra vėlesnis svečio išvykimas. Jeigu tai nėra nuolatinis svečias, galima į svečio sąskaitą įtraukti vėlesnį išsiregistravimo mokestį. Daugumoje viešbučių svečių išsiregistravimo laikas yra iki 12 valandos.
Vėlesni mokesčiai - tai mokesčiai už paslaugas svečiams, kurie turi būti įtraukti į svečių sąskaitą, tačiau jie yra pavėluoti. Kad to neatsitiktų prieš pateikiant sąskaitą svečiui apmokėti, turi būti patikrinta, ar viskas įtraukta į sąskaitą.
Patalpų Valymas
Patalpų valymas yra esminis aspektas, norint užtikrinti komfortą ir gerą įspūdį konferencijos dalyviams. Švarūs ir tvarkingi kambariai bei bendrosios erdvės prisideda prie teigiamos atmosferos ir produktyvumo.
Konferencijų Patalpos ir Įranga
Konferencijų patalpos turi būti tinkamai įrengtos, kad atitiktų renginio poreikius. Svarbu užtikrinti, kad būtų pakankamai vietos dalyviams, patogios sėdimos vietos, tinkamas apšvietimas ir gera akustika.
Taip pat būtina pasirūpinti reikalinga įranga, tokia kaip:
- Projektorius
- Ekranas
- Garso sistema
- Mikrofonai
- Interneto ryšys
Viešbučiai dažnai siūlo konferencijų patalpas ir įrangą, kuri yra būtina sėkmingam renginiui. Viešbučiai taip pat gali pasirūpinti maitinimu, pertraukomis kavai ir kitomis paslaugomis, kurios reikalingos konferencijos dalyviams.
Viešbučio darbuotojų etika ir higiena
Viešbučio darbuotojai, ypač konferencijų aptarnavimo personalas, privalo laikytis aukštų higienos ir etikos standartų.
tags: #dalykinis #bendravimas #del #nuomos