Dokumentacijos planas: Reikalavimai, Sudarymas ir Svarbūs Aspektai

Straipsnyje aptariami dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimai, kurie taikomi valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms, įmonėms, taip pat kitiems subjektams, įgaliotiems atlikti viešojo administravimo funkcijas, susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.

Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakymu. Šiame straipsnyje rasite pagrindinius aspektus, kaip tinkamai tvarkyti dokumentus įmonėje ar įstaigoje.

Dokumentų Valdymo Organizavimas

Įstaigos dokumentų valdymo organizavimo tikslai yra:

• Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.
• Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų.
• Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus.
• Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

Už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.

Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.

Vadovas sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus. Taip pat vadovas tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų.

Svarbu paminėti, kad vadovas tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su įstaigos dokumentus kaupiančiu valstybės archyvu; jei valstybės archyvas įstaigos dokumentų nekaupia - su steigėjo funkcijas atliekančia institucija ir įstaiga. Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK) ir tvirtina jos nuostatus.

Dokumentų Registravimo Reikalavimai

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška.

Dokumentai registruojami dokumentų registruose:

• Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus.
• Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos ir kt.) registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis.
• Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose.
• Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.

Įstaigos dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas, suderinęs sąrašą nustatyta tvarka. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai - jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti - jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti atliekamos.

Dokumentai registruojami tokia tvarka: dokumentų registre ir dokumente įrašomi dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas - dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data. Dokumentų registre įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ar trumpas turinys), gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas - adresatas.

Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamus dokumentus, dokumentų registre gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojo vardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamais dokumentais), kiti duomenys.

Dokumentų Rengimas ir Tvarkymas Įstaigoje

Įstaigoje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta tvarka įforminti ir suderinti. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų, teisės norminių aktų nustatytais atvejais - suderinti su suinteresuotomis įstaigomis.

Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai, sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų, jei reikia, vizuoti rengėjų. Informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų teikiama tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma.

Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardintiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar patvirtinti nuorašai. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami nustatyta tvarka. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės procedūros: dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu (jei struktūros nėra - antspaudu su pareigybės pavadinimu), kuris dedamas taip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, organizaciniuose dokumentuose - po baigiamuoju brūkšniu.

Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtinti nuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas.

Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta. Tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams, siunčiami pavaldžioms įstaigoms. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami į bylas po jų registravimo ar po užduočių įvykdymo. Kai reikia, kitoms įstaigoms šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su lydraščiais.

Gautų Dokumentų Registravimas ir Tvarkymas

Visą įstaigos gautą korespondenciją priima už tai atsakingas struktūrinis padalinys ar darbuotojas ir paskirsto ją įstaigos vadovo nustatyta tvarka. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas.

Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmens dokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ir kt.), asmens dokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam.

Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams, turi būti registruojami. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą.

Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registre, kituose nustatytuose registruose nustatyta tvarka. Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo registracijos žymoje, kuri rašoma Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėse nustatyta tvarka.

Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas.

Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui; šis susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantį padalinį, rezoliucijos surašomos į dokumentų registrus ir dokumentai perduodami užduočių vykdytojams.

Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yra atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingam struktūriniam padaliniui ar darbuotojui. Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo ir nurodo datą.

Bylų Sudarymas

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas - dokumentacijos planas. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios.

Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos - atskira numeracija, kaip papunkčiai.

Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.

Į dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti. Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo dokumentacijos plane įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal nurodytus kriterijus. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.

Dokumentacijos planas rengiamas atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus: Bylos sudaromos iš dokumentų, atspindinčių vieną klausimą ar veiklos sritį. Į bylą dedami tik tvarkomieji, organizaciniai, informaciniai dokumentai ir jų priedai. Bylos pavadinimas turi atitikti pagrindinį bylos turinį. Bylos sudaromos per kalendorinius metus.

Dokumentai bylose išdėstomi chronologine tvarka. Į vieną bylą dedami tik vienų kalendorinių metų dokumentai, išskyrus tęstines bylas. Bylos sudedamos taip, kad būtų galima laisvai skaityti visus dokumentų tekstus, įrašus, rezoliucijas ir vizas.

Oficialūs dokumentai bylose turi būti sugrupuoti taip, kad vienoje byloje būtų galima rasti visus su tuo klausimu susijusius dokumentus. Jei dokumentas susijęs su keliais klausimais, jis dedamas į tą bylą, kurioje tas klausimas yra svarbiausias. Kitose bylose, kuriose minimas tas pats dokumentas, daromos nuorodos, kur jis saugomas.

Dokumentai į bylas dedami tokia tvarka: pirmiausia dedamas dokumentas, po to jo priedai. Jei yra keli priedai, jie dedami chronologine tvarka. Jei dokumentas yra atsakymas, jis dedamas po dokumento, į kurį atsakoma.

Tvarkomieji dokumentai bylose dedami chronologine tvarka pagal pasirašymo datą, o jų priedai - po tvarkomojo dokumento. Jei tvarkomuoju dokumentu tvirtinami organizaciniai dokumentai, jie dedami po tvarkomojo dokumento priedų. Informaciniai-siunčiamieji dokumentai bylose dedami chronologine tvarka pagal išsiuntimo datą. Informaciniai-vidaus dokumentai bylose dedami chronologine tvarka pagal pasirašymo ar sudarymo datą.

Bylos užbaigiamos kalendorinių metų pabaigoje. Bylos užbaigiamos įrašant baigiamojo lapo duomenis apie dokumentų skaičių byloje, kitus duomenis. Užbaigtos bylos perduodamos į įstaigos archyvą.

Dokumentų Saugojimo Terminai

Sveiki, gal kas gali pasidalinti su manimi dokumentų saugojimo terminais arba imeskite nuorodą, kur galėčiau pasikaityti ir atsispausdinti. Dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus.

Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo dokumentacijos plane įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus.

Pateikiama lentelė su pavyzdiniais dokumentų saugojimo terminais:

Ši lentelė yra tik pavyzdys, ir konkretūs saugojimo terminai gali skirtis priklausomai nuo konkrečių teisės aktų ir įstaigos veiklos pobūdžio.

Skaitmeninių Dokumentų Saugojimas

Skaitmeninės kilmės ar suskaitmeninti dokumentai, kurie saugomi fizinėse laikmenose, saugoti į Mokyklos archyvą perduodami ant laikmenos spausdintuvu ar rašikliu, skirtu rašyti ant laikmenos, užrašius apskaitos duomenis, pagal kuriuos būtų galima identifikuoti joje esančius. Šie apskaitos duomenys turi atitikti kituose apskaitos dokumentuose (sąrašuose, apyrašuose ir pan.) užfiksuotus duomenis.

Perduodant bylas, dar kartą patikrinami dokumentai. Archyvaras tikrina, ar byla tinkamai suformuota: dokumentai sudėti chronologine tvarka, joje nėra juodraščių, ilgai ir nuolat saugomi dokumentai yra be segtukų ir sąvaržėlių, ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai yra sunumeruoti, užpildyti bylos titulinis ir baigiamasis lapai, skaitmeniniai ar suskaitmeninti dokumentai tinkamai įrašyti į laikmenas.

Nustačius, kad trūksta dokumentų ar bylų, organizuojama jų paieška. Neradus surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas. Bylos perduodamos pagal bylų priėmimo ir perdavimo aktą. Aktas surašomas dviem egzemplioriais: vienas lieka darbuotojui, antras - archyvarui arba rengiamas dokumentas DBSIS pasirašomas dokumentų perduodančio ir priimančio asmenų.

Archyvaro parengti bylų apyrašų sąrašai teikiami derinti Archyvui. Sudarytus ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylų apyrašus teikia derinti Archyvui. Nuolatinio saugojimo bylų apyrašai teikiami derinti Archyvui, kartu su to laikotarpio istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma.

Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Įformintos bylos nuoseklia eilės tvarka sudedamos į dėžutes su etiketėmis.

tags: #dokumentacijos #planas #kokie #dokumentai #turi #buti