Dokumento paraštės nustatymas: išsamus vadovas

Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, apimanti įvairius aspektus - nuo dokumentų rengimo iki jų saugojimo. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais, todėl svarbu žinoti dokumentų valdymo principus.

Šiame straipsnyje aptarsime dokumentų valdymą, dokumentų klasifikavimą pagal pagrindinius požymius, dokumentų standartizavimą ir unifikavimą, jo reikšmę.

1. Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdymui

Komunikacijos literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų.

Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas.

Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.

Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Svarbu, kad komunikacijos būtų efektyvios ir patikimos, siekiant užtikrinti, kad klientus teikiamos paslaugos patikimumu ir paskatinti ją vartoti.

2. Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė valdymo organizavimui

Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti.

Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Todėl reikalinga tiksli informacija.

Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentaci­ja, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Tačiau netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.

Valdymo veiklos dokumentavimas - tai nustatytos formos dokumentų, susijusių su kuria nors valdymo funkcija, rengimas. Dokumentų tvarkymas nuo parašymo arba gavimo iki jų užduočių įvykdymo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvartą.

Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.

3. Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos

Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė.

Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.

Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:

• Informacinė funkcija.
• Socialinė funkcija.
• Bendravimo funkcija.
• Teisinė funkcija.
• Valdymo funkcija.

Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją.

Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:

• Tipiniai (tekstas - pavyzdys).
• Vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas.
• Audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. metu - klausa ir rega.

Originalas (lot. Kopija (lot. priemonėmis. Gaunama faksimilė (lot. Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. tvirtinimo žyma“. Turi juridinio originalo galią. Dublikatas (lot.

Įstaigose sudaromi vadinamieji vidaus ir išorės dokumentai. Vidaus dokumentai surašomi įstaigos valdymo procese. Tai organizaciniai do-kumentai - įstatai, nuostatai, instrukcijos, kuriuose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompe-tencija, darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė - tvarkomieji dokumentai. Be to, rašomi tarnybiniai pranešimai, pasiaiškinimai, aktai ir pan. Šie dokumentai į kitas įstaigas neper-siunčiami, o naudojami tik įstaigos vidaus reikalams.

Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienarūšiems valsty-bės įstaigoms ((pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kaskart kitas, originalus, dokumentą suda-riusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas.

Yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant pastarųjų rašomas tam tikras įra-šas - “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan. - vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumen-tais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje.

Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri - dokumentai parengti pagal ga-liojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles.

Dokumentai suskirstyti į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pa-vyzdžiui, dokumentuose fiksuojama planavimo, buhalterinės apskaitos, statistikos, materialinio-techninio tiekimo, prekybos, socialinės saugos, techninė ir kitokia informacija.

4. Įstaigos veiklos dokumentų įforminimas

Dokumentai rašomi standartiniuose popieriaus lapuose. Popieriaus formatai skirstomi į 2 ei-les - A ir B. Popieriaus formatų sistema yra tokia. Vienoje ir kitoje eilėje yra įvairaus dydžio popieriaus lapų. Pastebėjome, kad kiekvienas formatas žymimas raide ir skaitmeniu. Raidė A (arba B) nuro-do eilę, o skaitmuo - kiek kartų nulinio formato popieriaus lapas buvo lenkiamas per pusę. Pagalbinės B eilės pradinio (B 0) formato dydis kiek kitoks. Popieriaus formatų standartas - tarptautinis. Standartinio popieriaus nnaudojimas susijęs su efektyvių kopijavimo dauginimo technikos naudojimu, bylų formavimu, jų saugojimu įstaigos ir valstybės archyvuose. Dokumentų saugojimo laikas ir išvaizda priklauso nuo popieriaus kokybės.

Blankas - standartinis popieriaus lapas, kuriame išspausdinti turintys nuolatinę informaciją rekvizitai. Dokumentų blankai gaminami spaustuvėje arba dauginimo priemonėmis baltame popie-riuje viena (juoda) spalva.

Dokumentuose, išskyrus raštus, įrašomas dokumento pavadinimas. Jis lemia dokumentuoja-mo valdymo veiksmo turinį, formą, teksto struktūrą, rekvizitų sudėtį. Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis. Antraštė pradedama rašyti nuo kairiosios paraštės, plotas horizontalia kryptimi neribojamas. Antraštė atskiriama nuo aukščiau parašyto adre-sato rekvizito ne mažesniu kaip trijų eilučių intervalu.

Data būtinas dokumento rekvizitas. Datą dokumente užrašo pareigūnas, pasirašydamas arba kitaip tvirtindamas dokumentą. Pa-vyzdžiui, raštų, įsakymų data bus šių dokumentų pasirašymo data, instrukcijų - jų tvirtinimo data. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu ir kartu su dokumento registracijos nu-meriu dėstoma išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei įstaigos duo-menys rašomi dokumento lapo apatinėje paraštėje, dokumento data rašoma dešinėje lapo pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu. rių skaitmenų, antroji ir trečioji grupės, žyminčios mėnesį ir dieną, turi po du skaitmenis. Metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais.

Daugelis dokumentų juridinę galią įgyja tik tada, kai jie nustatyta tvarka užregistruojami. Dokumento registracijos numerį sudaro simbolis Nr., egistracijos žurnalo identifikavimo žy-muo ir skaitmeninis dokumento registravimoeilės numeris, pvz.: Nr. Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos iindeksu pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (06)-12-230 arba Nr.

Siunčiant angliškus dokumentus, gavėjo vardas ir pavardė arba įstaigos pavadinimas rašomi vardininko linksniu. Adresato rekvizite būtina tiksliai nurodyti inicialus, pavardes bei pareigas. Dėl netikslumų, o tuo labiau dėl korektūros klaidų susiformuoja negatyvi nuomonė apie dokumento autorių.

5. Dokumentų rekvizitai ir jų svarba

Dokumento formuliaras - to dokumento rekvizitai (sudedamosios dalys) išdėstyti nustatyta logine seka. Dokumentas turi turėti tokius būtinus rekvizitus: dokumento autorių, dokumento pavadinimą (raštuose šis rekvizitas neįrašomas), adresatą (siunčiamieji dokumentai), sudarymo datą, indeksą (registravimo numerį), tekstą, parašą.

Ypač svarbus dokumento rekvizitas - tekstas. Dokumento tekstą reikia parašyti trumpą, tikslų ir aiškų. Tuščiažodžiavimas nepadaro doku-mentą įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, jį registruoti, lengviau į tokį doku-mentą atsakyti.

Reikalo esmė dokumente turi būti suformuluota tiksliai. Dokumento tikslumo sąvoka reiš-kia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Dėl to, rengiant dokumentą, kiekvieną mintį, kiekvie-ną faktą reikia apgalvoti ir kruopščiai patikrinti. Dokumento aiškumo sąvoka - dokumentai rašomi bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ar asmeniui.

Informacija bus pateikta kompaktiškiau ir aiškiau , kai ją išdėstysime lentelės forma. Pasto-vioji informacija surašoma lentelės viršuje ir šoninėje grafoje. Kintamoji - skaitmenys ar žodinė in-formacija - atitinkamose grafose ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vvaizdi, ją galima klasi-fikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis.

Trafareto pastovioji informacija pateikiama rišliu tekstu (ar tam tikrais unifikuotais žodžių junginiais) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios situaci-jos. Kaip trafaretai yra sudaromi kai kurie aktai, protokolai, prašymai, pažymėjimai.

Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Pastovioji informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodiklių pavadinimais (klausimais). Kintamoji informacija (vienareikšmiai atsakymai) rengiant dokumentą įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa naudojama, kkai pagal tam tikrus parametrus apibūdinamas vienas objektas. Tokiu būdu surašytą in-formaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama kadrų dokumentacijoje.

Kai kurių dokumentų - nutarimų, sprendimų, potvarkių, įsakymų įstaigos veiklos klausimais - turinys visada individualus. Jis pateikiamas rišliu tekstu. Kai tekstas didesnės apimties, jis skirsto-mas skyriais, poskyriais, punktais ir papunkčiais. Jie nuomeruojami arabiškais skaitmenimis.

Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas vi-sai tai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai - nuostatai, įstatai, taisyklės. Ren-giant įstaigos dokumentą pagal tipinį, į tekstą įrašomi individualūs tos įstaigos duomenys, pavyz-džiui, veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, adresas, pavaldumas.

6. Dokumentų unifikavimas

Vienas iš unifikavimo tikslų - nustatyti dokumentus, reikalingus konkrečiai valdymo fun-kcijai. Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės yra pateikusi Dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą.

Įstaigoje sudaromas dokumentų sąrašas, ku-riame nurodoma, kada ir kokiu tikslu vienas ar kitas dokumentas rašomas. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.

Kitas unifikavimo tikslas - suvienodinti dokumentų formą. Tolesnis dokumentų unifikavimo etapas - vienodinamas dokumentų turinys, teksto sudeda-mosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai ir pan. Unifikavimas sudaro galimy-bių rengti trafaretinius tekstus dokumentams, turintiems identišką ir pasikartojančią informaciją.

Gali būti unifikuotos tam tikros frazės, teksto dalys ir visas tekstas. Unifikuotus dokumentus galima greičiau ir lengviau pparengti, tinkamiau įforminti, juos pa-togiau skaityti, geresnė išvaizda.

7. Teisės aktai, reglamentuojantys dokumentų valdymą

Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato teisės norminiai aktai, padaryta pakeitimų bei patikslinimų ankstesniuose.

Dokumentų valdymo srityje galioja šie teisės aktai:

• Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas.
• Dokumentų rengimo taisyklės.
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės.
• Bendrieji elektroninių dokumentų valdymo sistemos reikalavimai.
• Elektroninių dokumentų specifikacijos.
• Dokumentų saugojimo taisyklės.

Svarbu: At­naujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.

8. Elektroninių dokumentų valdymas

Elektroninių dokumentų valdymas apima:

• Reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms.
• Elektroninio dokumento turinį.
• Metaduomenis.
• Elektroninio dokumento parašą.
• Elektroninio dokumento pakuotę.
• Elektroninių dokumentų valdymą įstaigoje.
• Elektroninių dokumentų registravimą.
• Elektroninių bylų sudarymą ir tvarkymą.
• Elektroninių bylų perkėlimą ir saugojimą.
• Elektroninių dokumentų perdavimą.

Visa tai reglamentuoja Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės.

tags: #dokumento #parastes #turi #buti