Dokumentų pasirašymas yra svarbus procesas, užtikrinantis dokumentų autentiškumą ir teisinę galią. Šiame straipsnyje aptarsime įvairius dokumentų pasirašymo būdus, jų reikalavimus ir spalvų svarbą.
Elektroninis parašas
Elektroninis parašas - teisiškai galiojanti priemonė, suteikianti dokumentui teisinę galią, lygiavertę ranka pasirašytam popieriniam dokumentui. Visų elektroninių parašų, elektroninių spaudų bei laiko žymų teisinis reguliavimas yra nustatytas Europos Parlamento ir Tarybos Reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje (eIDAS reglamentas).
Elpako dokumentus galima pasirašyti tik kvalifikuotu elektroniniu parašu, kurio teisinė galia yra tokia pati, kaip ir ranka pasirašyto popierinio dokumento.
Kaip pasirašyti elektroniniu parašu Elpako sistemoje:
- Patvirtinkite savo tapatybę su Smart-ID, Mobile-ID (m. parašu), USB laikmena, asmens tapatybės kortele. Pirmą kartą registruodamasis patvirtink savo el. paštą.
- Įkelkite norimą dokumentą ir pasirašykite kvalifikuotu elektroniniu parašu su: Smart-ID, Mobile-ID (m. parašu), USB laikmena, asmens tapatybės kortele.
Elpako sistemoje elektroninius dokumentus galima pasirašyti naudojant įvairias kvalifikuoto bei pažangaus elektroninio parašo priemones: Smart-ID, Mobile-ID (m. parašu), USB laikmena, asmens tapatybės kortele.
API kvalifikuoto elektroninio pasirašymo integraciją verslui galite įsigyti susisiekę su mumis el. paštu.
Kvalifikuoto elektroninio parašo sertifikatą išduoda tik oficialūs ir ES patikimumo paslaugų sąraše esantys teikėjai. Kvalifikuotu el. parašu pasirašyto dokumento teisinė galia visiškai lygiavertė pasirašytam raštu.
Elpako paslauga apmokestinama taikant vienkartinį 200,00 Eur be PVM (vienai sistemai) paslaugos pajungimo mokestį bei pagal faktinį jos sunaudojimą. Skaičiuojamas faktinis mokestis pagal Elpako suteiktas paslaugas, susijusias su el. parašu.
El. parašo naudojimas Lietuvos verslo įmonėse sparčiai auga
Biometrinis parašas
Biometrinis parašas yra elektroninis parašo metodas, naudojamas dokumentams pasirašyti naudojant specialų įrenginį - planšetę su rašikliu. Šie parašai užfiksuoja unikalius rašymo judesius, kurie yra individualūs ir neįmanoma jų suklastoti.
Svarbu pabrėžti, kad Elpako biometrinis parašas iš tiesų yra rašymo judesių analizė, kuri fiksuoja grafometrinius duomenis. Biometrinis parašas yra legalus ir saugus; duomenys renkami ir saugomi pagal tarptautinius standartus (ISO/IEC 19794-7:2021), užtikrinant aukščiausią asmens duomenų apsaugos lygį.
Elpako platforma veikia visose planšetėse, kurios turi elektroninius rašiklius ir palaiko Android, Windows, iOS arba Linux operacines sistemas. Pirmiausia kreipkitės į mūsų komandą, kad įvertintume Jūsų poreikius ir esamas sistemas.
Naudojant API sąsają, mūsų platforma gali efektyviai sąveikauti su Jūsų turimomis programomis ir duomenų bazėmis, leidžiant tęsti skaitmeninių dokumentų vykdymą be pertraukų. Be to, mūsų platforma siūlo integracijas su Google Drive, Dropbox, SharePoint ir kitomis platformomis.
Mūsų kainodaros parinktys suteikia galimybę rasti optimalų sprendimą, atitinkantį Jūsų verslo poreikius ir funkcionalumo reikalavimus.
Kainodaros parinktys:
- Pagal pasirašytų parašų kiekį: šis modelis yra idealus, jei pasirašymų kiekis Jūsų versle kinta.
- Pagal naudojamų įrenginių skaičių: ši parinktis yra tinkama, jei Jūsų darbuotojai naudoja kelis įrenginius arba jei norite fiksuotų mėnesinių išlaidų.
Prisijunkite prie platformos: mūsų komanda suteiks administravimo aplinkos prisijungimo duomenis. Platforma sukurta taip, kad būtų paprasta naudotis.
Elpako yra kvalifikuotas paslaugų teikėjas pagal eIDAS reglamentą Europos Sąjungoje, užtikrinantis aukštą saugumo lygį ir patikimumą.
Asistavimo rėžimas yra įrankis, kuris padeda tiek administratoriui, tiek klientui dirbti su vienu dokumentu tuo pačiu metu, tačiau skirtinguose ekranuose. Ši funkcija taip pat apima vedlio animaciją, kuri padeda klientui suprasti, kaip teisingai užpildyti dokumentą.
Pasirinkite parašo tipą - biometrinį arba kvalifikuotą e. parašą. Veikia su bet kuria programa - nuo Word, Excel, PowerPoint ar PDF peržiūros priemonių, vaizdo formatų (JPG, PNG ir kt.) iki interneto naršyklių (Chrome, Edge, Firefox ir kt.), dokumentų iš Google Disko bei el. pašto.
ADOC formatas
ADOC - tai elektroninė talpykla arba konteineris, kuriame talpinami elektroniniu parašu pasirašomi elektroniniai dokumentai. Po pasirašymo Elpako naudotojas gali atsisiųsti pasirašytą dokumentą.
Elpako pasirašyti dokumentai (pavyzdžiui, sutartis ar prašymas) įgauna plėtinį „.adoc“, t.y., konteineris, kuriame talpinami pasirašyti dokumentai, duomenys susiję su dokumentu bei el. parašas.
ADOC formatas plačiai naudojamas Lietuvos viešojo sektoriaus įstaigose, nes yra Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintos „Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0“ reikalavimus. Dokumentų pasirašymas ADOC - greitas, patogus ir efektyvus sprendimas.
ASiC formato dokumentas - kitose Europos Sąjungos šalyse naudojamas elektroninio dokumento formatas. Šio tipo dokumentas, kaip ir ADOC, gali savyje talpinti kelis failus už kuriuos yra pasirašoma.
Komandinis planas
Planas KOMANDINIS skirtas daugiau negu vienam vartotojui. Komandos dalyviai tarpusavyje gali dalintis, pasirašyti ir tikrinti dokumentus.
Dažniausios klaidos
Svarbu: dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, teisiškai galioja tik skaitmeniniu formatu.
1. Iš gauto el. pašto laiško paspaudžiau nuorodą „Peržiūrėti dokumentą“, bet man atidarė tuščią puslapį arba rodo klaidą.
„Tai yra automatinis el. laiškas, prašome į jį neatsakyti. Jeigu nenorite daugiau gauti pranešimų apie šį el. paštą (pvz. sąskaitų), prašome kreiptis į įmonę, kuri Jums siuntė šį laišką.“
2. Ši klaida pasirodo, kai dokumentas buvo išsiųstas ne tuo el. paštu.
Jei matomas tik el. pašto adresas, atidarykite dokumentą ir pašalinkite netinkamą el. pašto adresą. Įrašykite teisingą el. pašto adresą. Jeigu net ir įvedus teisingą el. pašto adresą jums vis tiek rodomas pranešimas „Pakvietime nurodytas adresas nesutampa su Jūsų el. pašto adresu. Patvirtinti veiksmą.“ Tada reikia inicijuoti naują dokumento pasirašymą, nurodant teisingą el. paštą.
Jei įmonėje naudojamas bendras el. paštas (pvz. [email protected]), rekomenduojama susisiekti su dokumento siuntėju ir paprašyti, kad jis iš naujo išsiųstų dokumentą, naudodamas asmeninį el. pašto adresą.
Parašo spalva
Mėlyna spalva yra (buvo) rekomenduojama pasirašyti, kad būtų išvengiama klastojimo ir būtų galima atskirti originalų dokumentą nuo kopijos.
Dažniausiai dokumentų pildymo instrukcijose būna nurodyta, kad dokumentai pildomi juodu arba mėlynu rašikliu (galima pasirinkti vieną iš šių spalvų). O visa kitą jau diktuoja pati situacija, mada, įpročiai, įmonės vidaus reikalas.... leidžiamos spalvos abi. Patikimesnė ir dažniau naudojama - mėlyna.
Teisingas įmonės pavadinimo rašymas el. pašto paraše:
Jeigu įmonė registruota pažymėjime su kabutėmis - jas naudokite ir kitur. Bus tiksliau. Galite naudoti ir be kabučių , jei Jums taip patogiau. Bet tokiu atveju būsite šiek tiek toliau nuo savo įvaizdžio. Be kabučių įmonę galite rašyti , nes įmonė identifikuojama pagal įmonės kodą, PVM m.k.
Sutarčių vykdymas
Sutarties vykdymo etapas yra vienas iš viešųjų pirkimų etapų ir jis yra bene svarbiausias po techninių reikalavimų nustatymo.
Sutartyje numatyti sutarties pasirašymo terminai yra iki 5 darbo dienų kiekvienai Šaliai. Kai kataloge suformuojamas užsakymas ir yra laimėtojas bei aiški kaina, tuomet Užsakovas, t.y. PO turi 5 dienas pasirašyti sutartį. Pasirašiusi sutartį, PO siunčia sutartį tiekėjui ir tiekėjui yra nustatytas toks pats 5 dienų sutarties pasirašymo terminas.
Sutartis gali būti pasirašoma:
- Raštu, t. y. paštu siunčiant sutartis
- Elektroniniu parašu
Jeigu užsakymo metu PO pasirinko taikyti sutarties įvykdymo užtikrinimo priemones: (laidavimą, banko garantiją), tuomet tiekėjas kartu su sutartimi turėtų PO atsiųsti šį dokumentą ir sutartis įsigalioja tiktai tuomet, kai šį dokumentą PO gauna.
PO yra atsakinga už sutarties vykdymą, taigi atsakomybė dėl nesuderintų, bet suteiktų prekių ar paslaugų, darbų tenka jai. Tuomet ir atsiskaitymo pareiga taip pat kyla PO.
Pažymėtina, kad kai PO gauna prekes, kai tiekėjas pristato jas, tik PO yra atsakinga sutikrinti ar tikrai tiekėjas pristatė tai, ką PO užsakė. Jeigu tiekėjas atvežė nekokybiškas prekes ar ne visas prekes, tai PO privalo užfiksuoti raštu ir informuoti tiekėją, kad sutarties vykdymo metu galėtų pasinaudoti šiais fiksavimais, nepriimti tokių prekių.
CPO sutartyse yra numatytos sankcijos tiekėjams už netinkamų, nekokybiškų prekių pristatymą. Pvz. Eksploatacinių medžiagų pristatymo sutartyje, t.y. tonerių, kasečių pristatymo sutartyje yra numatyta 5 Eur bauda už kiekvieną vėluojamą dieną.
Jeigu PO sutartyje numatė, kad yra taikomas sutarties įvykdymo užtikrinimas, tai tiekėjui nevykdant savo įsipareigojimų, juo reikėtų pasinaudoti.
CPO yra sudariusi preliminariąsias sutartis su visais tiekėjais. Ir jei tiekėjas nevykdo savo sutartinių įsipareigojimų, CPO reikalinga tai žinoti, nes CPO gali juos užblokuoti kataloge, neleisti jiems dalyvauti kituose užsakymuose, arba tiesiog juos pašalinti iš katalogo, t.y. nutraukti preliminarią sutartį.
Kadangi visos PO perka pakankamai įvairias prekes, tačiau kai kurios kartojasi, būtų naudinga panagrinėti palyginimui porą sutarčių ir akcentuoti esminius, pagrindinius aspektus, kad vykdant sutartį, ją skaitant ir nagrinėjant, būtų aiškiau ir PO žinotų į ką labiau atkreipti dėmesį.
Taigi sutartys, kurias PO gali rasti CPO, priklauso nuo tipo, t.y. nuo to, kokios tai yra prekės ar paslaugos. Tai gali būti vertės išpirkimo arba kiekio išpirkimo arba vertės ir kiekio išpirkimo sutartys.
PO, pradėdama pirkimą CPO, gali pasirinkti kokį išpirkimo tipą nusimatyti, t.y. minimalų kiekį arba minimalias lėšas, kurias sutarties vykdymo metu PO ketina išleisti šiai sutarčiai. Arba kokį kiekį PO nori įsigyti. Tai galioja tiek pirmai, tiek antrai sutarčių grupei.
Pirmoje grupėje sutarčių Biuro reikmenų sutartims minimalus krepšelio užsakymas yra 60 Eur su PVM, o eksploatacinių spausdinimo medžiagų sutartims - 50 Eur su PVM. Tai yra minimali suma, reikalinga sutarties sudarymui, krepšelio suformavimui. Antroje grupėje sutarčių minimalaus krepšelio užsakymo nėra.
Svarbu tai, kad, PO, formuodama užsakymą, turi nurodyti maksimalų biudžetą, t.y. lėšas, kurias ji yra pasirengusi mokėti už šias prekes arba kiek ji yra numačiusi skirti šiai sutarčiai.
Elektros sutartyse galima numatyti įkainį už vieną kWh. Jeigu PO nusprendžia nurodyti maksimalų galimai mokėtiną įkainį už vieną kWh, tai sistema automatiškai paskaičiuoja PO maksimalų biudžetą arba PO gali tiesiog pati nurodyti savo bendrą biudžetą šiam pirkimui ir tada jau nebenurodyti įkainio vienai kWh.
Grįžtant prie pačių sutarčių vykdymo, kadangi CPO sulaukė nemažai klausimų : „Ar sutartis turi būti vienkartinė, ar ilgalaikė?“, pažymėtina, kad PO kiekvienu atveju pati gali pasirinkti ir įsivertinti kai jai naudingiau - ar atlikti vienkartinį įsigijimą ar sudaryti ilgalaikę sutartį.
Svarbu, kad sutarties įvykdymo užtikrinimas elektros sutartyse nėra numatytas. Biuro reikmenų ir spausdinimo įrangos eksploatacinių medžiagų sutartyse jį PO gali pasirinkti tuomet, kai Užsakymas yra didesnis nei 3000 Eur . Užtikrinimas turi būti: Ne mažesnis kaip 10 proc. sutarties vertės; Besąlyginis ir neatšaukiamas.
Pažymėtina, kad sutartis įsigalioja pasirašius ją abiems sutarties šalims ir tiekėjui pateikus sutarties įvykdymo užtikrinimą, jeigu Jūs jį pasirenkate taikyti.
Taigi kokios yra Užsakovo teisės vykdant sutartį? Tai kaip ir buvo paminėta - nepriimti techninių reikalavimų neatitinkančių prekių, prašyti tiekėjo pateikti visus atitikimą techninei specifikacijai patvirtinančius dokumentus, eksploatacinių medžiagų aprašymuose tiekėjas taip pat PO įsipareigoja suteikti originalios įrangos gamintojo nustatymo garantiją. Tai reiškia, kad sutarties vykdymo laikotarpiu, būtent dėl atsiradusių defektų, dėl netinkamos kokybės arba sugedimo - kas priklauso ne nuo Užsakovo - tiekėjas privalo ištaisyti šiuos defektus savo sąskaita arba su gamintoju susitaręs. Vadinasi, turint garantiją, PO turi kreiptis į tiekėją raštu ir prašyti ištaisyti šiuos defektus.
Yra svarbu pažymėti, kad CPO sutartyse yra numatytas papildomas prekių įsigijimas. Tai reiškia įsigijimą tokių prekių, kurios nėra nurodytos Techninėje specifikacijoje (ką PO išsirinko užsakymo metu), bet šios prekės yra susijusios su PO užsakytomis prekėmis. Tokių prekių PO gali įsigyti iki 10 proc. pradinės pagrindinės sutarties vertės.
Atkreiptinas dėmesys, kad yra sankcijos, taikomos Užsakovui, dėl kiekio neišpirkimo. Jos numatytos, jeigu PO Užsakymo metu pasirinko tarkim išpirkti 70 proc. biuro kanceliarinių prekių sutarties vertės prekių, bet Jūs išpirko mažiau, tarkim 50 proc. Tai Tiekėjui pareikalavus, nuo neišpirktos vertės skirtumo PO yra taikoma 10 proc. bauda. Todėl tą minimalų prekių išpirkimą reikėtų įsivertinti ir atsakingai nusimatyti.
Tiekėjui taip pat sutartyse yra numatytos tam tikros sankcijos, todėl raginama pasižiūrėti sutartis atidžiai. Pvz. už kiekvieną uždelstą pristatyti prekes dieną tiekėjas moka 5 Eur baudą (jei Tiekėjas vėluoja pristatyti prekes). Taip pat Tiekėjui taikoma 10 proc. Sutarties vertės bauda už sutarties nutraukimą. Užsakovas taip pat turi nepamiršti, kad gali pasinaudoti sutarties įvykdymo užtikrinimu.
Taip pat Užsakovui yra numatyta galimybė vienašališkai nutraukti sutartį, esant tam tikroms sąlygoms. Būtent biuro reikmenų sutartyje tokios sąlygos yra:
- Raštiškas pranešimas;
- Tiekėją įspėjus prieš 10 kalendorinių dienų;
- Kai Tiekėjas vėluoja pristatyti visas ar dalį prekių ilgiau nei 10 kalendorinių dienų (ne dėl Užsakovo kaltės);
- Ir/arba: Tiekėjas daugiau nei 30 darbo dienų nevykdo kitų savo prisiimtų įsipareigojimų;
- Dėl esminio sutarties pažeidimo. Dažnai tai tampa įrodinėjimo dalyku.
Taip pat svarbu paminėti ir sutartyse numatytas sankcijas Užsakovui - už pareigos tinkamai ir laiku atsiskaityti su tiekėju nesilaikymą yra numatyti 0,5 proc. delspinigiai nuo vėluojamos sumokėti sumos už kiekvieną sąskaitos apmokėjimo termino praleidimo dieną.
PO paskelbia užsakymą, jo metu suklysta, tiekėjas laimi ir tada PO nenori pasirašyti sutarties. Taigi kokios už tai sankcijos numatytos? Ar PO gali nepasirašyti sutarties? Ar gali tiekėjas nepasirašyti sutarties?
Jei tiekėjas nepasirašo su PO sutarties, tai PO turėtų raštu informuoti CPO apie tai, kad tiekėjas atsisakė sudaryti sutartį. Tuomet CPO taiko sankcijas tiekėjui ir stabdo jo dalyvavimą pirkime. CPO išsiaiškina priežastį, dėl ko tiekėjas nepasirašė sutarties, pritaiko baudą ir toliau tiekėjas gali vėl dalyvauti pirkime.
Jeigu Užsakovas nepasirašo sutarties, ir tiesioginės baudos už tai nei pirkimo dokumentuose, nei kituose dokumentuose nėra numatyta, tiekėjas vis tike turi teisę pareikalauti dėl to atlyginti jam nuostolius, jeigu tokių atsirado.
tags: #dokumento #parisirasymas #tusinuku #kokios #spalvos #turi