Įvairioms ūkinės veiklos rūšims reikia įvairaus ilgalaikio turto. Kilnojamojo turto, t.y. santykio nustatymas - viena iš efektyvaus įmonės darbo sąlygų.
Kiekviena įmonė stengiasi apsaugoti savo turtą, efektyviai ir tikslingai jį naudoti. Inventorizacija (lot. rodikliais) - tai turto objektų būvimo įmonėje patikrinimas natūra, siekiant apsaugoti visą įmonės turtą.
Literatūroje inventorizacija skirstoma įvairiai. Vienas iš inventorizacijos skirstymo būdų pateiktas 1 schemoje.
Inventorizacijos tikslai:
- stengiasi apsaugoti savo turtą,
- efektyviai ir tikslingai jį naudoti.
Inventorizacijos Skirstymas
Inventorizacija skirstoma įvairiai:
- Pagal apimtį:
- Pilna
- Dalinė
- Pagal atlikimo būdą:
- Planinė
- Neplaninė
- Pagal privalomumą:
- Privaloma
- Neprivaloma
- Pagal dokumentavimą:
- Faktinė
- Dokumentinė
Inventorizacijos Etapai ir Taisyklės
Inventorizacija įmonėje prasideda nuo vadovo įsakymo, kuris paprastai rašomas ūkinių metų pradžioje. Įsakyme nurodomos inventorizacijos datos ir komisijos sudėtis. Komisiją ypač patogu įmonėse, kur inventorizuojama periodiškai. Toks įsakymas galioja visoms inventorizacijoms ir kada ši komisija atliks. Jei įmonė vykdo savo veiklą struktūriniuose padaliniuose ar filialuose, įsakyme nurodomos sąlygas bei reikalavimus. Įsakymo pavyzdys pateiktas 1 priede.
Svarbu, kad įmonė apsirūpintų inventorizacijai įforminti reikalingais blankais. Inventorizacijos taisyklėse išvardyti rekvizitai.
Inventorizacijos metu pirmiausia tikrinami dokumentai - sutartys, mokėjimo dokumentai. Komisija turi patikrinti jo atsiradimo įmonėje pagrįstumą: sutartys, sąskaitos, pajamavimo dokumentai.
Inventorizacijos Aprašų Sudarymas
Ilgalaikio materialiojo turto objektus įrašyti į aprašus pavieniui. Inventorizacijos taisyklių 18-27 punktai nurodo, kad kiekvienas objektas apžiūrėti natūra. Jei įmonėje tokių vienarūšių turto objektų yra daug, jie visi turi būti įrašomi į aprašą atskirai, per 10 eilučių. Būtina nurodyti inventoriaus numerius. Šis reikalavimas įgyvendinamas per pirmą inventorizaciją.
Apraše turi būti nurodomi papildomi rekvizitai: galingumas, medžiagos, kuriose jis apskaitomas. Taip pat reikia įvertinti, ar materialųjį turtą tikslinga toliau eksploatuoti.
Pagal kiekvieną turto buvimo vietą sudaromi atskiri aprašai, t.y. objektai: pavyzdžiui, kabinetas Nr. 1, sandėlis ir t.t. Atskiri aprašai sudaromi pagal buhalterinės apskaitos sąskaitas, kuriose yra apskaitomas.
Asmenims, atsakingiems už turtą, rekomenduojama sudaryti tris egzempliorius. Taigi inventorizacijos aprašus sudaryti trimis egzemplioriais. Visi įrašai turi būti aiškūs, įskaitomi, netrinti ir nebraukyti.
Duomenų Sutikrinimas ir Neatitikimų Nustatymas
Pasibaigus inventorizacijai, sutikrinami apskaitos ir inventorizacijos duomenys. Nustatomi neatitikimai ir spausdinami sutikrinimo žiniaraščiai. Kompiuterizavimas labai palengvina šį procesą.
Inventorizacijos komisijai pateikiama informacija apie neatitikimų atsiradimo priežastis. Komisija turi nustatyti klaidas, nurodyti, kokio turto rasta per daug, o kokio trūksta. Rastą perteklių paprastai siūloma užpajamuoti, pasitelkiant turto vertintojus.
Įvertinus realias galimybes prisiteisti trūkumus, sprendžiama dėl materialinės darbuotojų atsakomybės. Sprendimas dėl inventorizacijos rezultatų turi būti priimtas nedelsiant. Administracijos vadovas arba savininkas įformina sprendimą įsakymu.
Inventorizacijos Rezultatų Registravimas
Per inventorizaciją nustatyti ilgalaikio turto perteklius, trūkumai ar nuostoliai registruojami apskaitoje. Taisant neesmines klaidas, t. y. reikšmingai neiškraipomi finansiniai duomenys, įrašai atitinkamose sąskaitose turi būti padaromi per 10 dienų.
Visi inventorizacijos rezultatai apibendrinami ir registruojami apskaitos registruose. Tai leidžia greičiau ištaisyti esamą padėtį.
Pavyzdžiai
Išnagrinėkime situacijas, kai UAB „Aguona“ remiantis 2004 m. inventorizacija, nustatytas turto trūkumas už 2000 Lt.
Tarkim, 2004 m. vasario 12 d. įmonė įsigijo baldų komplektą už 7000 Lt. Baldai pradėti naudoti įmonės veikloje 2004 m. balandžio pabaigos, tačiau baldų įsigijimo dokumentų nerasta. Apskaitoje turi būti užregistruotos ir per 2004 m. nusidėvėjimo sąnaudos.
Įmonė 1998 m. sausio 10 d. įsigijo automobilį už 36 100 Lt. Pilnas nudėvėjimo laikotarpis, t. y. nusidėvėjimas buvo baigtas skaičiuoti 2004 m. sausio mėn. Tačiau inventorizacijos metu nustatyta, kad automobilis dar tinkamas naudoti, t. y. trumpas jo nudėvėjimo laikotarpis. Tokiu atveju apskaitoje turi būti atstatoma 2004 m. sausio mėn. akumuliuotoji amortizacija, naudojant ypatinguosius straipsnius - pagautę ar netekimus.