Ilgalaikio turto pirkimo komisijos sudarymo tvarka

Šiame straipsnyje aptariama ilgalaikio turto pirkimo komisijos sudarymo tvarka, jos funkcijos ir atsakomybė, remiantis Viešosios įstaigos Šiaulių ilgalaikio gydymo ir geriatrijos centro (toliau - Centro) viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklėmis. Šios taisyklės nustato viešųjų pirkimų organizavimą ir vidaus kontrolę Centre, apimančias poreikių formavimą, pirkimų planavimą, inicijavimą ir pasirengimą jiems, pirkimų vykdymą, viešojo pirkimo-pardavimo sutarties sudarymą, vykdymą ir jos rezultatų įvertinimą.

Planuojant ir atliekant pirkimus, vykdant sutartis ir nustatant pirkimų kontrolės priemones, Centro darbuotojai vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (VPĮ), jį įgyvendinančiaisiais teisės aktais, šiomis Taisyklėmis, kitais įstatymais, teisės aktais ir Centro vidaus teisės aktais.

Darbuotojai, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procese ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų bei siekti, kad prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose.

Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, siekti strateginių ir kitų Centro veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų vykdymą tretiesiems asmenims. Taisyklėmis privalo vadovautis visi Centro darbuotojai, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procese.

Pagrindinės sąvokos

• Viešųjų pirkimų administratorius - darbuotojas, atsakingas už viešųjų pirkimų plano sudarymą, planavimo ir inicijavimo procedūrų koordinavimą, viešųjų pirkimų suvestinės viešinimą.
• Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) administratorius - darbuotojas, turintis teisę CVP IS tvarkyti duomenis apie Centrą ir jo darbuotojus.
• Viešųjų pirkimų organizavimas - veiksmai, apimantys atsakingų asmenų paskyrimą, jų funkcijų, teisių, pareigų ir atsakomybės nustatymą, siekiant tinkamo viešųjų pirkimų ir sutarčių vykdymo, racionalaus lėšų ir žmogiškųjų išteklių naudojimo.
• Viešųjų pirkimų iniciatorius - darbuotojas, kuris atlieka rinkos tyrimą, nurodo poreikį viešojo pirkimo būdu įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų ir (ar) parengia jų techninę specifikaciją ir (ar) jos projektą, koordinuoja (organizuoja) perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų laikymąsi, prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, taip pat inicijuoja ar teikia siūlymus dėl pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo, nutraukimo, teisinių pasekmių tiekėjui, nevykdančiam ar netinkamai vykdančiam pirkimo sutartyje nustatytus įsipareigojimus, taikymo.
• Pirkimų organizatorius - darbuotojas, kuris organizacijos nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka viešuosius pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma Viešųjų pirkimų komisija.
• Atsakingas asmuo už sutarties vykdymą - pirkimų iniciatorius, sutartyje nurodytas asmuo arba Centro direktoriaus įsakymu paskirtas asmuo, asmeniškai atsakingas už sutarties vykdymo sistemingą kontrolę, organizuoja Centro įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminus, prekių ir paslaugų, darbų atitiktį sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, tiekėjo finansinių įsipareigojimų (baudos, netesybos) vykdymą, atsakingas už laiku ir tinkamą sutarties sudarymą ir jos pratęsimą.
• Prevencinis patikrinimas - prevencinę viešųjų pirkimų kontrolę atliekančio asmens vykdomi išankstiniai veiksmai, kuriais siekiama išvengti galimų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų ir Centro vidaus dokumentų, susijusių su viešaisiais pirkimais, pažeidimų tiek visame viešojo pirkimo procese, tiek atskiruose jo etapuose.
• Prevencinę viešųjų pirkimų kontrolę atliekantis asmuo - darbuotojas, vykdantis išankstinę viešojo pirkimo proceso procedūros stebėseną, patikrinimą ir suderinimą.
• Pirkimo paraiška - Centro nustatytos formos dokumentas, kuriame Pirkimų iniciatorius nurodo pagrindines pirkimo sąlygas ir kitą informaciją, kuri pagrindžia jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams.
• Pirkimų planas - užpildytas Pirkimų planas ateinantiems biudžetiniams metams, kuriame nurodomas pavadinimas, planuojama pirkimo pradžia, vertė, kiekis, pirkimo objektas, BVPŽ kodas, sutarties galiojimas, Pirkimo iniciatorius.
• Pirkimų suvestinė - Centro parengta ir Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (CVP IS) viešai skelbiama informacija apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti organizacijos pirkimus.
• Prekių, paslaugų ar darbų poreikio sąrašas - viešojo pirkimo iniciatoriaus parengta susisteminta informacija apie ateinančiais biudžetiniais metais reikalingas pirkti prekes, paslaugas ir darbus.
• Rinkos tyrimas - kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (įskaitant ir rinkoje veikiančius VPĮ 23 ir VPĮ 24 straipsniuose nurodytus subjektus), jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas, atliekamus darbus ir kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti.
• Tiekėjų apklausos pažyma - Centro nustatytos formos dokumentas, pildomas Pirkimų organizatoriaus vykdant mažos vertės pirkimus ir pagrindžiantis jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams.
• Pirkimų žurnalas - Centro nustatytos formos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje), skirtas registruoti Centro atliktus pirkimus.
• Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai - rengia su pirkimais susijusius vidaus teisės aktus ir užtikrina jų atitiktį viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams, pildo ir tvarko viešųjų pirkimų registrus, užtikrina nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku, rengia pretenzijas tiekėjams, nevykdantiems sutartinių įsipareigojimų, įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų ir melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, rengia pirkimų ataskaitas.
• Komisija - pirkimo komisija, sudaryta Centro direktoriaus įsakymu, nuolat veikianti pagal patvirtintą Viešosios įstaigos Šiaulių ilgalaikio gydymo ir geriatrijos centro viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentą. Tuo pačiu metu atliekamiems keliems pirkimams, neskaitant nuolatinės komisijos, gali būti sudarytos kitos pirkimo komisijos.

Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys ir jų funkcijos

Už VPĮ ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų laikymosi užtikrinimą Centre yra atsakingas įstaigos direktorius. Pirkimų ir vidaus kontrolės procese dalyvauja:

• Pirkimų iniciatorius;
• Pirkimų organizatorius;
• Viešojo pirkimo komisija;
• CVP IS administratorius;
• Viešųjų pirkimų administratorius;
• Prevencinę kontrolę atliekantis asmuo.

Atsižvelgiant į pirkimų apimtį ir pobūdį, direktoriaus įsakymu gali būti paskirti keli Pirkimų organizatoriai ar sudaryta Viešojo pirkimo komisija vienam ar keliems pirkimams arba nuolatinė Viešojo pirkimo komisija.

Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, Pirkimų iniciatoriai, Pirkimų organizatoriai, Viešųjų pirkimų komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jos rezultatams, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą.

Pirkimų iniciatoriai, Pirkimų organizatoriai, Viešųjų pirkimų komisijos nariai ir viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, turi užpildyti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatyme.

Pirkimų iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

• Formuoja Centro reikmėms reikalingų pirkti prekių, paslaugų ar darbų poreikį pagal savo kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka.
• Atlieka rinkos tyrimą (žodžiu ar raštu), kurio metu, siekiant nustatyti rinkos kainas, turi būti renkami duomenys apie potencialius prekių, darbų, paslaugų tiekėjus ir esamą kainų lygį, vykdymą.
• Priskiria prekėms, paslaugoms ir darbams kodus pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną (BVPŽ).
• Teikia kiekvienais kalendoriniais metais ne vėliau kaip iki lapkričio 1 d. per dokumentų ir valdymo sistemą DocLogix (toliau - DLX) ar elektroniniu paštu įstaigos pirkimų administratoriui užpildytas prekių, paslaugų, darbų poreikių pateikimo formas apie poreikį įsigyti prekes, paslaugas, darbus ateinančiais kalendoriniais metais.
• Pirkimo procedūroms atlikti DLX pildo paraišką. Kartu su paraiška rengia ir pateikia pirkimo objekto techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), žaliųjų pirkimų kriterijus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą arba pagrindines pirkimo sutarties sąlygas (jei tokias siūlo) ir pagrindimą dėl pirkimo objekto neskaidymo į dalis (tarptautinių pirkimų atveju ir kai atliekamas statinio statybos darbų ir statinio projektavimo paslaugų pirkimas).
• Paraiškoje teikia pirkimų administratoriui pagrindimą, jei nurodoma, kad prekės, paslaugos ar darbai nebus perkamos per Viešosios įstaigos Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau - CPO) katalogą.
• Neįvykus pirkimui, išsiaiškina priežastis, kodėl šis neįvyko (nustatyta per mažai lėšų, per trumpi įsipareigojimų terminai, problemos su specifikacija ir panašiai) ir iš naujo teikia paraišką pakartotinam pirkimui.
• Prižiūri (organizuoja priežiūrą) Centro sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą bei pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų bei prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi.
• Išpirkus anksčiau termino sutartyje nustatytus maksimalius prekių, paslaugų, darbų kiekius ar sutartyje nustatytą maksimalią jos vertę, inicijuoja naują pirkimą.
• Inicijuoja siūlymus dėl sutarčių keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui.
• Esant poreikiui, inicijuoja sutarčių pratęsimus, keitimus ir nutraukimus; inicijuojant sutarčių pratęsimą.

Asmuo, atsakingas už sutarties vykdymą:

• Esant būtinumui, informuoja Centro direktorių ar jo įgaliotą asmenį apie pirkimo sutarties vykdymo eigą (pirkimo sutartis įvykdyta, nevisiškai įvykdyta ar nutraukta), teikia pasiūlymus dėl iškilusių problemų sprendimo ar pirkimo sutarties nutraukimo inicijavimo.
• Pasirašo atliktų darbų, suteiktų paslaugų ar patiektų prekių perdavimo ir priėmimo aktus bei sąskaitas.
• Inicijuoja siūlymus dėl pirkimo sutarčių galiojimo pratęsimo, keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių užtikrinimo būdų taikymo; rengia susitarimų dėl pirkimo sutarčių galiojimo pratęsimo, keitimo, nutraukimo projektus ne vėliau kaip 45 k. d.
• Rengia raginimų, pretenzijų projektus kitai pirkimo sutarties šaliai dėl netinkamo pirkimo sutarties vykdymo.
• Koordinuoja (organizuoja) tiekėjo sutartinių įsipareigojimų vykdymą (terminų laikymąsi, prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimo sutartyje numatytiems kokybiniams reikalavimams, kitų įsipareigojimų laikymąsi.

Prevencinę kontrolę atliekančio asmens funkcijos:

• Derina pirkimų planą.
• Derina informaciją pateiktą pirkimų plane apie numatomus vykdyti pirkimus ar pirkimų plano pakeitimus.
• Derina DLX pirkimų iniciatorių pateiktas pirkimo paraiškas.
• Atsižvelgdamas į rizikos veiksnių ir Centro vykdomų pirkimų rezultatus, gali prevenciniam patikrinimui pasirinkti rizikingiausius pirkimus arba atskirus jų etapus, prieš tai informavęs Komisiją arba pirkimų organizatorių patikrinti pirkimo procedūras.
• Centro direktoriaus ar jo įgalioto asmens nurodymu, raštu teikia informaciją apie pastebėtus pirkimų trūkumus arba siūlymus kaip tobulinti pirkimų procedūras.

Pirkimų organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:

• Konsultuoja Pirkimų iniciatorius pirkimų klausimais.
• Vykdo mažos vertės pirkimus ir apklausia tiekėjus.
• Pildo ir saugo mažos vertės pirkimų dokumentus.

Viešųjų pirkimų komisijos funkcijos ir atsakomybė:

• Atlieka pirkimus, kuriems atlikti neskiriamas pirkimų organizatorius.
• Vertina tiekėjų pasiūlymus ir nustato laimėtoją.
• Priima sprendimus dėl pirkimo procedūrų.

Viešųjų pirkimų administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:

• Rengia ir koordinuoja pirkimų planą.
• Viešina pirkimų suvestinę.

CVP IS administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:

• Tvarko duomenis apie Centrą ir jo darbuotojus CVP IS sistemoje.

Šios taisyklės padeda užtikrinti, kad ilgalaikio turto pirkimai būtų vykdomi skaidriai, efektyviai ir laikantis visų reikiamų teisės aktų reikalavimų.

tags: #ilgalaikio #turto #pirkimo #komisijos