Kaip apsaugoti „Word“ dokumentą nuo kopijavimo: patarimai ir gudrybės

„Microsoft Office“ - tai galingas įrankių rinkinys, leidžiantis kurti profesionalius dokumentus. Tačiau, kaip apsaugoti šiuos dokumentus nuo neteisėto kopijavimo? Šiame straipsnyje aptarsime įvairius būdus, kaip užtikrinti jūsų „Word“ dokumentų saugumą ir privatumą.

Dokumentų apsaugos būdai

Atsiradus naujoms redagavimo galimybėms, praplėstos ir dokumentų apsaugos funkcijos. Jei norime išsaugoti savo privatumą, prieš paskelbdami dokumentą internete, jį galime apdoroti su „Document Inspector“ įrankiu.

1. Slaptažodžio nustatymas

Vienas iš pagrindinių būdų apsaugoti „Word“ dokumentą - nustatyti slaptažodį. Tai užtikrins, kad tik tie, kurie žino slaptažodį, galės atidaryti ir redaguoti dokumentą.

1. Atidarykite „Word“ dokumentą.
2. Spustelėkite „File“ (Failas) > „Info“ (Informacija) > „Protect Document“ (Apsaugoti dokumentą) > „Encrypt with Password“ (Šifruoti slaptažodžiu).
3. Įveskite slaptažodį ir patvirtinkite jį.

2. Apribojimų nustatymas

Galite apriboti, ką vartotojai gali daryti su jūsų dokumentu. Pavyzdžiui, galite leisti tik skaityti dokumentą arba leisti tik tam tikras redagavimo funkcijas.

1. Atidarykite „Word“ dokumentą.
2. Spustelėkite „File“ (Failas) > „Info“ (Informacija) > „Protect Document“ (Apsaugoti dokumentą) > „Restrict Editing“ (Apriboti redagavimą).
3. Pasirinkite norimus apribojimus.

3. Vandens ženklų naudojimas

Vandens ženklai yra puikus būdas pažymėti dokumentą kaip nuosavybę ir atgrasyti nuo kopijavimo. Galite įterpti tekstinį arba vaizdinį vandens ženklą.

1. Atidarykite „Word“ dokumentą.
2. Spustelėkite „Design“ (Dizainas) > „Watermark“ (Vandens ženklas).
3. Pasirinkite vieną iš esamų vandens ženklų arba sukurkite savo.

4. Dokumento pavertimas PDF formatu

Išsaugant „Word“ dokumentą PDF formatu, galima sumažinti jo redagavimo galimybes. PDF formatas yra mažiau lankstus redagavimui nei DOCX formatas.

1. Atidarykite „Word“ dokumentą.
2. Spustelėkite „File“ (Failas) > „Save As“ (Išsaugoti kaip).
3. Pasirinkite PDF formatą ir spustelėkite „Save“ (Išsaugoti).

5. „Protected View“ režimas

Parsisiųstas iš interneto failas atidaromas „Protected View“ režime, kuriame užblokuojami makrosai, scriptai ir nuorodos į internetinius servisus. Atidarius viena iš „Office“ programų iš interneto parsisiųstą failą, įjungiamas „Protected View“ režimas. Jame dokumentą galime tik peržiūrėti. Šis režimas įjungiamas ir tuomet, kai bandome atidaryti failą su makrosais ar nuorodomis į internetines tarnybas.

Jei vis tik mums prisireikia pakeisti dokumentą, pakanka paspausti viršuje mygtuką „Enable Editing“. „Protected View“ turėtų apsaugoti mus nuo dokumentuose įsiūto kenkėjiško kodo.

6. Dokumento inspektorius

Jei norime išsaugoti savo privatumą, prieš paskelbdami dokumentą internete, jį galime apdoroti su „Document Inspector“ įrankiu.

„Office 2010“ naujovės

Birželį prekyboje pasirodys naujasis „Microsoft“ biuro programų paketas „Office 2010“. Gamintoja gerokai patobulino dokumentų redagavimo ir apipavidalinimo funkcijas. Naujosios galimybės leis mums sukurti gražiai, šiuolaikiškai ir stilingai atrodančius dokumentus. Visos trys dokumentams kurti skirtos „Office 2010“ programos - „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, turi daug naujų teksto ir paveiksliukų apipavidalinimo funkcijų.

Egzotiška naujovė - ekrano nuotraukų (angl. „screenshot“) įterpimas į dokumentą. Jei reikia iliustruoti tekstą „Windows“ langu ar jo fragmentu, tai galime padaryti neišeidami iš „Office“. Į dokumentus galime nesunkiai įkelti momentinę ekrano ar lango nuotrauką (screenshot‘ą).

Automatinis išsaugojimas

Pagaliau „Microsoft“ rimčiau pradėjo žiūrėti į dokumentų apsaugą nuo praradimo. Pasirinkę „Word“, „PowerPoint“ ar „Excel“ viršuje „File“ skirsnį, galėsime atidaryti iki penkių automatiškai išsaugotų dokumento versijų. Tai reiškia, kad ką nors netyčia ištrynę arba „užlūžus“ kompiuteriui, turime daugiau galimybių susigrąžinti prarastą informaciją. Deja, kai paspaudžiame „Save“ mygtuką, ankstesnės dokumento versijos ištrinamos.

„Word“ ir „PowerPoint“ programose dokumentus galime išsaugoti internete - nemokamame internetiniame kietajame diske „SkyDrive“. Tuomet juos galime atidaryti bet kuriame kompiuteryje, kuriame įdiegtas „Office 2010“. O jei „Office“ neturime, „SkyDrive“ diske saugomus failus galime atverti naršyklėje ar mobiliajame telefone su „Windows Mobile“ operacine sistema.

Internete išsaugotus dokumentus gali redaguoti keli žmonės tuo pačiu metu. Kas įdomiausia, „Office“ programos „neužrakina“ visą redaguojamą dokumentą - tik dalį jo. Pavyzdžiui, „Word“ užrakina tik keičiamą pastraipą. Užvedus virš jos pelę, „iššoka“ nedidelis langelis su žmogaus, kuris šiuo metu redaguoja dokumentą, kontaktais. Be to, atidarius internetinį dokumentą, „Office“ išsaugo jo kopiją kietajame diske. Su šia kopija galime dirbti ir neprisijungę prie interneto.

Kitos priemonės

Duomenų atsarginės kopijos

Siekiant kuo labiau sumažinti duomenų apsaugos spragas ir galimus nuostolius, kaip papildoma priemonė turėtų būti atliekama reguliari duomenų atsarginė kopija.

Kita vertus, atsarginė kopija sukuria gyvos aplinkos kopiją tam tikrais momentais ir jos įrašą išsaugo ZIP formatu laikmenose, atskirtose nuo tiesioginės aplinkos. Tai savo ruožtu garantuoja, kad duomenis netyčia ar piktybiškai ištrynus iš vienos aplinkos, juos galima atkurti iš atsarginės kopijos kitoje aplinkoje.

Skenavimas telefonu

Nors šiuolaikiniame pasaulyje skaitmeninės technologijos naudojamos vis plačiau, popieriniai dokumentai išlieka svarbūs. Tiesa, šiandien norint išsiųsti pasirašyto dokumento kopiją ar išsaugoti pirkimo kvitą, lėtą ir nepatogų skenerį gali atstoti išmaniojo telefono kamera.Nuskenuotą dokumentą galima redaguoti, papildyti iš anksto nuskenuotu parašu, išsaugoti PDF formatu ir įkelti į debesų saugyklas.

Populiarios programėlės dokumentų skenavimui:

• Adobe Scan
• Genius Scan
• Microsoft Office Lens
• Clear Scan

Skenuojamą dokumentą padėkite ant lygaus paviršiaus. Rekomenduojama, kad jis būtų tamsesnis, nes taip geriau matosi skenuojamo objekto ribos. Dokumentas turėtų būti lygus, nesuglamžytas ir gerai apšviestas. Taip pat kai kurios programėlės leidžia apdoroti jau anksčiau telefonu užfiksuotą nuotrauką.

Kai paruošiate dokumentą fotografavimui, darbo imasi dirbtinis intelektas. Kai kuriose aplikacijose teks paspausti fotografavimo mygtuką ir pažymėti dokumento kraštines patiems. Kitos dokumento kraštus atpažįsta pačios. Jį užfiksavę būsite perkelti į redagavimo aplinką, kur galėsite pasirinkti spalvų gamą, ryškumą bei kitus parametrus.

Išvados

Apsaugoti „Word“ dokumentą nuo kopijavimo yra svarbu, ypač jei jame yra konfidencialios informacijos. Naudodami aukščiau aprašytus metodus, galite užtikrinti, kad jūsų dokumentai bus saugūs ir apsaugoti nuo neteisėto naudojimo.

tags: #kaip #padarytyti #kad #negalima #butu #kopijuoti