Sąskaita faktūra - tai finansinės apskaitos dokumentas, kuriuo įforminamas prekių tiekimas ar paslaugų teikimas. Šiame straipsnyje aptarsime, kas yra sąskaita faktūra, kokie jos tipai, kokie rekvizitai privalomi, ir kaip teisingai ją išrašyti.
Sąskaita faktūra - tai finansinis dokumentas, kuris patvirtina prekių pardavimą arba paslaugų suteikimą ir nurodo atsiskaitymo sąlygas. Lietuvos teisės aktuose sąskaitos faktūros naudojimas yra reglamentuojamas įvairiais įstatymais, tarp jų Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymu ir Pridėtinės vertės mokesčio įstatymu (PVMĮ).
Šis dokumentas yra būtinas tiek buhalterinei apskaitai, tiek mokesčių administravimui, kaip numatyta Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatyme (10 straipsnis). Elektroninės sąskaitos faktūros yra visiškai teisėtos ir laikomos lygiavertėmis popierinėms, jei jos atitinka Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą Nr. 910/2014 dėl elektroninio parašo (eIDAS). LR Elektroninių ryšių įstatymas taip pat užtikrina šių dokumentų teisėtumą, jei jie siunčiami ir saugomi tinkamai.
Sąskaitos faktūros sudėtis
Pagal Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (PVMĮ 80 str.) sąskaitoje faktūroje privalo būti pateikiami konkretūs rekvizitai. Sąskaitoje pateikti rekvizitai turi būti tikslūs, kad dokumentas galėtų būti naudojamas mokesčių administravimo ir apskaitos tikslams. Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnį - sąskaita faktūra yra vienas pagrindinių apskaitos dokumentų, todėl jos sudėtis turi atitikti teisės aktų reikalavimus.
Privalomi rekvizitai
- Dokumento pavadinimas: Sąskaitos faktūros viršuje turi būti aiškiai nurodytas pavadinimas: „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.
- Serijos numeris: Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų numerį arba serijos numerį, kuris užtikrina jos eiliškumą buhalterijoje.
- Data: Data, nurodanti, kada sąskaita buvo išrašyta, yra būtina apskaitos dokumentams ir atsiskaitymo terminų nustatymui.
- Pardavėjo / paslaugos teikėjo informacija:
- Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo).
- Adresas.
- PVM mokėtojo kodas (jei pardavėjas ar tiekėjas yra PVM mokėtojas).
- Kontaktiniai duomenys (el. paštas, telefonas).
- Pirkėjo informacija:
- Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo).
- Adresas.
- PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas yra PVM mokėtojas).
- Prekių ar paslaugų aprašymas: Aiškiai išdėstytas sąrašas, kuriame nurodomi:
- Prekių ar paslaugų pavadinimai.
- Kiekiai (pvz., vnt., kg, val.).
- Vieneto kaina (be PVM).
- Bendra suma už kiekvieną prekę ar paslaugą (be PVM).
- PVM tarifas ir suma:
- Nurodomas taikomas PVM tarifas (pvz., 21%, 9% ar 5%).
- Apskaičiuojama ir pateikiama PVM suma.
- Jei PVM netaikomas, tai taip pat turi būti pažymėta (pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“).
- Bendra mokėtina suma: Privalo būti nurodyta:
- Visa suma be PVM.
- PVM suma.
- Visa suma su PVM.
- Atsiskaitymo informacija:
- Pardavėjo banko sąskaitos numeris.
- Atsiskaitymo terminas (pvz., 14 dienų nuo sąskaitos išrašymo datos).
- Kiti mokėjimo būdai, jei jie galimi (pvz., atsiskaitymas grynaisiais, mokėjimo platformos, tokios kaip „PayPal“).
- Papildoma informacija (jei reikalinga):
- Nuorodos į sutartis ar užsakymus (pvz., užsakymo numeris).
- Pristatymo informacija (jei taikoma).
- Specialios sąlygos, nuolaidos ar kiti svarbūs duomenys.
Sąskaitų faktūrų tipai
Sąskaitos faktūros skirstomos į kelis pagrindinius tipus, priklausomai nuo jų paskirties:
- Paprasta sąskaita faktūra: naudojama ne PVM mokėtojų, pateikiant pagrindinę informaciją apie prekes ar paslaugas.
- PVM sąskaita faktūra: yra privaloma PVM mokėtojams (joje nurodomas taikomas PVM tarifas ir suma).
- Išankstinė sąskaita faktūra: išrašoma avansiniams mokėjimams ir nėra oficialus apskaitos dokumentas.
- Kreditinė sąskaita faktūra: naudojama norint pakoreguoti sąskaitą faktūrą arba kompensacijoms už grąžintas prekes išmokėti.
- Debetinė sąskaita faktūra: skirta papildomoms sumoms už papildomas paslaugas ar prekes apmokėti.
Standartinės sąskaitos faktūros
Standartinė sąskaita faktūra - tai įprasta sąskaita faktūra, išrašoma, kai pardavėjas ar paslaugos teikėjas nėra PVM mokėtojas arba, kai PVM nėra taikomas. Ji naudojama prekių pardavimo ar paslaugų suteikimo sandoriams fiksuoti ir užtikrina, kad visa reikalinga informacija tarp pardavėjo ir pirkėjo būtų aiškiai nurodyta.
PVM sąskaitos faktūros
PVM sąskaita faktūra - tai dokumentas, kurį privalo išrašyti PVM mokėtojai, kai parduoda prekes ar teikia paslaugas, apmokestinamas pridėtinės vertės mokesčiu (PVM). Ši sąskaita faktūra yra pagrindinis dokumentas PVM apskaitai ir deklaracijoms.
PVM sąskaita - faktūra yra specialus buhalterinės apskaitos dokumentas, skirtas įforminti prekių pardavimą ar paslaugų teikimą iš tiekėjo (Pardavėjo) vartotojui (Pirkėjui) tam, kad būtų konkretizuota (išskirta) PVM suma, kurią tiekėjas (Pardavėjas) privalės sumokėti valstybės biudžetui ir kurią naudotojas (Pirkėjas), realizavus prekę ar paslaugą savo ekonominėje veikloje, galėtų apskaičiuoti ir atskaityti vykdant savo mokestinę prievolę.
Išankstinės sąskaitos faktūros
Išankstinė sąskaita faktūra - tai dokumentas, kuris išrašomas prieš įvykdant sandorį arba gavus avansinį mokėjimą už prekes ar paslaugas. Ji nėra laikoma oficialiu apskaitos dokumentu ir negali būti naudojama PVM atskaitymui. Ši sąskaita yra informacinio pobūdžio ir skirta išankstiniam atsiskaitymui organizuoti.
Kreditinės sąskaitos faktūros
Kreditinė sąskaita faktūra - tai dokumentas, kuris yra išrašomas siekiant sumažinti anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros sumą. Ji naudojama tais atvejais, kai grąžinamos prekės, koreguojamos kainos ar taisomos klaidos. Kreditinė sąskaita faktūra yra būtina, norint užtikrinti apskaitos tikslumą ir PVM sumos koregavimą.
Debetinės sąskaitos faktūros
Debetinė sąskaita faktūra - tai dokumentas, kuris yra išrašomas siekiant padidinti anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros sumą. Ji naudojama tais atvejais, kai reikia papildomai apmokestinti prekes ar paslaugas, kurių kaina buvo klaidingai apskaičiuota arba atsirado papildomų išlaidų.
Kaip sukurti profesionalią sąskaitą faktūrą?
Profesionali sąskaita faktūra padeda ne tik greičiau gauti apmokėjimą, bet ir palieka gerą įspūdį apie jūsų verslą.
- Aiškiai nurodykite savo ir kliento informaciją:
- Jūsų duomenys: pavadinimas, adresas, PVM kodas (jei esate PVM mokėtojas), el. pašto adresas ir telefonas.
- Kliento duomenys: vardas ir pavardė (arba įmonės pavadinimas), adresas, PVM kodas (jei taikoma).
- Sukurkite unikalų sąskaitos numerį: Naudokite sistemą, pvz., „SF-2025-001“, kad sąskaitos būtų lengvai sekamos ir tvarkingos.
- Įtraukite sąskaitos išrašymo datą ir apmokėjimo terminą:
- Nurodykite tikslią sąskaitos išrašymo datą.
- Aiškiai pažymėkite apmokėjimo terminą, pvz., „Apmokėti per 14 dienų nuo išrašymo datos“.
- Detaliai aprašykite prekes ar paslaugas: Kiekvieną prekę ar paslaugą aprašykite atskirai:
- Pavadinimas: aiškus ir konkretus.
- Kiekis: pvz., vienetai, valandos.
- Vieneto kaina: be PVM (jei taikoma).
- Bendra suma: už kiekvieną prekę/paslaugą.
- Nurodykite PVM informaciją (jei taikoma):
- Aiškiai nurodykite PVM tarifą (pvz., 21%, 9%) ir apskaičiuotą PVM sumą.
- Jei PVM netaikomas - pridėkite pastabą, pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“.
- Įrašykite bendrą sumą: Atskirai nurodykite:
- Suma be PVM.
- PVM suma.
- Galutinė suma su PVM.
- Pridėkite atsiskaitymo būdus: Aiškiai nurodykite, kaip klientas gali atsiskaityti:
- Banko sąskaitos numeris.
- Sąskaitos savininko vardas.
- Kiti atsiskaitymo būdai (pvz., „PayPal“).
- Pasirinkite tvarkingą dizainą:
- Naudokite minimalią, profesionalią šrifto ir spalvų schemą.
- Pridėkite savo įmonės logotipą, kad sustiprintumėte prekės ženklo įvaizdį.
- Patikrinkite informaciją: Prieš išsiųsdami - peržiūrėkite sąskaitą, kad įsitikintumėte, jog nėra klaidų.
Arba galite pasinaudoti mūsų paruoštu nemokamu sąskaitos faktūros šablonu, kuris sugeneruoja SF be registracijos.
Dažniausiai užduodami klausimai apie sąskaitas faktūras
- Kas yra sąskaita faktūra? Sąskaita faktūra - tai oficialus dokumentas, kurį pardavėjas pateikia pirkėjui, nurodydamas suteiktas paslaugas ar parduotas prekes, jų kainą, mokesčius ir apmokėjimo terminą.
- Kokie duomenys turi būti įtraukti į sąskaitą faktūrą? Būtini elementai:
- Pardavėjo ir pirkėjo pavadinimai, adresai, kontaktai.
- Sąskaitos numeris.
- Išrašymo ir apmokėjimo datos.
- Paslaugų ar prekių aprašymas, kiekis, vieneto kaina.
- Bendroji suma, nurodant PVM (jei taikoma).
- Pardavėjo rekvizitai sąskaitos apmokėjimui.
- Ar sąskaitos faktūros turi būti pasirašytos? Lietuvoje pagal teisės aktus sąskaitos faktūros neprivalo būti pasirašytos ranka. Elektroniniu būdu pateiktos sąskaitos laikomos galiojančiomis, jei jose yra visi būtini duomenys.
- Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir PVM sąskaitos faktūros?
- Sąskaita faktūra - naudojama, jei pardavėjas nėra PVM mokėtojas.
- PVM sąskaita faktūra - naudojama, jei pardavėjas yra PVM mokėtojas, ir joje nurodomas PVM dydis.
- Ar galiu išrašyti sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui? Taip, sąskaitą faktūrą galima išrašyti tiek juridiniams, tiek fiziniams asmenims. Išrašant sąskaitą fiziniams asmenims dažnai užtenka įrašyti vardą, pavardę ir adresą.
- Kiek laiko reikia saugoti sąskaitas faktūras? Lietuvoje sąskaitas faktūras būtina saugoti ne mažiau kaip 10 metų.
- Kada reikia išrašyti sąskaitą faktūrą? Kai suteikiate paslaugą arba parduodate prekę. Dažniausiai sąskaita faktūra turi būti išrašyta iki mėnesio pabaigos, per kurią įvyko sandoris.
- Ar galima išrašyti sąskaitą faktūrą atgaline data? Teoriškai tai įmanoma, tačiau nerekomenduojama, nes tai gali pažeisti finansinės apskaitos taisykles. Geriausia sąskaitas faktūras išrašyti tiksliai tą dieną, kai įvykdomas sandoris.
- Ar reikia išrašyti sąskaitą faktūrą, jei klientas atsiskaitė grynaisiais? Taip, jei klientas prašo sąskaitos faktūros.
Sąskaita faktūra yra būtinas dokumentas kiekvienam verslui. Tinkamai ją pildant, užtikrinamas skaidrumas, tikslumas ir atitiktis teisės aktams.