Sėkmingos derybos su užsienio partneriais priklauso nuo daugelio faktorių, įskaitant tinkamą pasiruošimą, aiškius tikslus, lankstumą ir pagarbą oponento nuomonei. Tačiau ne mažiau svarbūs yra ir protokolo bei etiketo reikalavimai, kurie padeda sukurti palankią atmosferą ir išvengti nesusipratimų.
Užsienio derybų delegacijos priėmimas
Derybų delegacijos sutikimas ir priėmimas
Įspūdis apie sutikimą ir palydas ypač ilgai išlieka.
Visus iki vieno atvykstančius svečius reikia pasitikti.
Jeigu svečias atvyksta su žmona, jį pasitikti taip pat dera su žmona.
Pasisveikinimas
- Vyras pirmas pasisveikina su moterimi, o jaunesnis privalo pirma pasisveikinti su vyresniuoju.
- Pasveikinta moteris pirma paduoda ranką.
- Tas patį prioritetą turi ir pagyvenę asmenys ir vadovai.
- Pasisveikinimas - tai pagarbos ir draugiškumo išraiška.
- Paprastai su priešais ateinančiu sveikinamasi už kelių žingsnių iki susigretinant.
- Atstumas tarp besisveikinančių pakankamai svarbus. Pavyzdžiui, rašomasis stalas didina nuotolį.
- Vyro lydima moteris pirma pasveikina sutiktą vieną moterį, po to sutiktąją sveikina vyras, jei susitinka dvi poros - moteris sveikina moterį, vyrai pasveikina moteris, po to pasisveikina patys.
- Praeinantis sveikina sėdintį ar stovintį.
- Jei yra vaikų dėmesys pirmiausia skiriamas jiems.
- Sveikinantis neturi būti cigaretės dantyse, o rankų - kišenėse.
- Sveikinantis dera šypsotis.
- Sveikinimosi frazes “laba diena”, “labas rytas” ar “labas vakaras” ištariame aiškiai ir tiksliai, bet svarbiausia draugiškai ir nuoširdžiai, o ne familiariai ar išdidžiai.
- Sveikindamiesi žiūrime į akis, o ne į ausį, žemę ar pan.
- Tuščia ranka (be ginklo) taikingumo ženklas.
- Rankos paspaudimu parodome norą pradėti pokalbį. Jos neduodame, kai skubame ar kai neturime noro šnekėtis.
- Rankos paspaudimas rodo pokalbio pradžią ir pabaigą.
- Nepaspausti kito ištiestos rankos negalima.
- Stipriai spausti rankos nevalia, tačiau per silpnai taip pat nederėtų.
- Mandagiau sveikintis be pirštinių. Jei viena iš šalių nusimauna pirštinę, kitai šaliai tai padaryti privalu.
- Jei ranka tiesiama delnu žemyn, vadinasi norima, kad ją pabučiuotų. Tokiu atveju lenkiantis moters ranka keliama neaukščiau moters pečių linijos ir likus keliems centimetrams iki rankos imituojamas bučinys.
- Apkabinimu reiškiama ypač didelė simpatija žmogui. Tačiau to nedera daryti pirmą kartą sutikus žmogų. Apkabinimo (skruostas prie skruosto) ceremonija, vadinama AKOLADE, kilusi iš riterių priėmimo į ordiną ceremonijos.
- Kartais pasisveikinant ir atsisveikinant pasibučiuojama. Tokiu atveju reikia tik priglausti skruostą prie skruosto.
- Sveikindamasis gatvėje vyras linktelėdamas nusiima skrybėlę ir laiko ją maždaug pečių aukštyje. Moterys sveikindamosi galvos apdangalo nenusiima.
- Jeigu gatve einame su kitu žmogumi ir jį kas nors sveikina sveikintis dera ir mums.
- Moterys į pasveikinimą atsako lengvu galvos linktelėjimu ir šypsniu.
- Sėdint restorane ar kavinėje sveikinamasi tik galvos linktelėjimu.
Vizitinės kortelės
Dalykinių susitikimų kortelėmis keičiamasi dažniausiai.
Keitimasis jomis prasideda nuo paties svarbiausio delegacijos nario ir vyksta griežtai pagal rangą, todėl iš anksto reikia žinoti, kuris iš svečių yra aukščiausias rangu.
Pagal protokolą pirmasis vizitinę kortelę įteikia atėjęs asmuo.
Į vizitines korteles būtina atsakyti.
Vakarų Europoje ir bendraujant su japonais vizitinės kortelės atlieka asmens pažymėjimo vaidmenį.
Vizitinę kortelę būtina įteikti atsuktą tekstu į pašnekovą.
Įteikdami ją dar kartą pasakome savo vardą ir pavardę.
Gautoje kortelėje nedarome jokių įrašų.
Asmeninės kortelės dažniausiai būna baltos ar kreminės spalvos. Jose vengiama įmantrių raidžių nesuderinamų su oficialumu. Asmeninėje kortelėje gali būti parašyta MSc. Vidmantas Budrys, tačiau tarnybinėje kortelėje turėtų būti parašyta: Vidmantas Budrys/ Vadybos mokslų magistras.
Jų paskirtis yra priminti, kas jūs esate ir kur jus rasti. Ji siunčiama kartu su pranešimu.
Klasikinis vizitinių kortelių dydis - 6 x 9 cm, tačiau dažniausiai pasitaikantis dydis - 5 x 9 cm. Moterims tinka ir mažesnis formatas - 5 x 8 cm, bet tai nėra taisyklė.
Vizitinėje kortelėje patartina nurodyti:
- Pareigos. Patartina nurodyti netik savo pareigas (pvz. direktoriaus pavaduotojas), bet konkrečią veiklos sferą ar įgaliojimus (pvz.
- Tačiau verslininkai neprivalo šio reikalavimo griežtai laikytis.
- Vizitinės kortelės spausdinamos tiek gimtąja, tiek užsienio kalba (dažniausiai anglų). Techniniu požiūriu labai nepatogios dvipusės kortelės, tokiose vertimas turi būti visiškai autentiškas.
Vizitinės kortelės pavyzdys
Pristatymas
Pristatymas - pati seniausia ir protokoliškiausia susipažinimo forma.
Ankstesniais amžiais griežtos protokolo normos reikalavo, kad dviem žmonėms susipažįstant visada dalyvautų trečiasis pažįstantis abudu.
Pirmiausia kreipiamės į svarbesnį asmenį ir jam pristatome kitą partnerį. Vėliau tą pačią informaciją pakartojame priešinga kryptimi.
Pristatant svarbu nurodyti - pareigas, laipsnį ir pan. Šių požymių eilės tvarkos nustatyti neįmanoma, visi jie vienodai svarbūs. Mokslo ir pedagoginiai vardai pristatant pasakomi kartu su pavarde.
Beje reikia skirti žodžius profesorė, nuo profesorienė. Visos pagyvenusios moterys dabar pageidauja kreipinio “ponia”.
Jei susipažįsta ką tik atėję ir jau sėdintys svečiai, priimta, kad vyrai atsistotų, nesvarbu, kas priėjo prie stalo, - pora, vyras ar moteris.
Derybų vieta
Svečias nesodinamas veidu į langą (šviesos šaltinį), o jeigu kitaip neįmanoma, reikia pasirūpinti, kad šviesa nekristų tiesiai jam į akis.
Jeigu atvyksta užsienio svečiai atstovaujantys valstybinėms institucijoms, ant stalo galima statyti vėliavėles, o jei tai privačių firmų atstovai, galima apseiti ir be šito.
Jeigu dalyvauja daugiau negu dviejų šalių atstovai, vėliavėlės statomos arba kabinamos pagal valstybių, kurioms atstovauja svečiai, pavadinimus -šeimininkų arba darbo kalbos abėcėlės tvarka. Išimtis šeimininkų vėliavai, kurios vietą nustato renginio organizatoriai.
Organizuojant bet kokį pokalbį vertėjais turėtų pasirūpinti atvykstantieji. Jeigu yra du vertėjai, jie sodinami delegacijų vadovams už nugarų iš kairės pusės.
Jeigu vienas, tai jis sodinamas tos šalies delegacijos vadovui iš kairės pusės arba išskirtinėje vietoje - stalo gale.
Norint nufilmuoti ar įrašyti pokalbį, reikia gauti kitos šalies leidimą.
Pokalbio metu nedera liesti nacionalinių, religinių ir kitų opių temų, kritikuoti šalies papročių.
Neatsargus žodis gali įžeisti svečią ar netgi sužlugdyti derybas.
Kalbėtis reikia pakankamai lėtai, ne perdaug garsiai, nepertraukinėjant svečio.
Pokalbio tonas turi būti ramus, net jeigu svarstoma tema nėra maloni.
Svečių susodinimo už stalo planas
Centre prie stalo sodinamas svarbiausias asmuo, jam iš dešinės - pagal svarbumą antras, iš kairės - trečias, t.y.
Stalo etiketo pavyzdys
''Sotūs ir laimingi'': Kaip elgtis prie stalo? Etiketo taisyklės, praversiančios kiekvienam
Kūno kalba ir bendravimo ypatumai
Tiek protokolas tiek etiketas - tai tam tikros elgesio, mandagumo taisyklės, kurias privalo žinoti žmonės, nenorintys negatyviai išsiskirti iš kitų.
Profesinėje veikloje susidūrus su įžūliu pašnekovu tik verslo interesai verčia mus paisyti mandagumo, nors ir didelėmis pastangomis.
Bendravimas, tai, daugumoje atvejų, neformalūs santykiai tarp žmonių, nebūtinai susietų dalykiniais bei tarpusavio įsipareigojimais.
Dauguma bendravime naudojamų gestų visiškai vienodi visame pasaulyje. Pavyzdžiui galvos linkčiojimas reiškia sutikimą, o galvos sukiojimas į šonus neigimą.
- Nykštys į viršų - Anglakalbėse šalyse pirmiausia naudojamas automobiliams stabdyti, antra reikšmė, viskas gerai, staigus kėlimas įgauna įžeidžiantį seksualinį charakterį. Graikijoje, tai reiškia “eik tu.”.
- V - Anglakalbėse šalyse turi įžeidžiamą charakterį, Čerčilis II-o pasaulinio karo metu naudojo jį kaip pergalės ženklą.
Kūno kalba, kaip bet kuri kalba susideda iš žodžių, sakinių ir skyrybos ženklų.
Lingvistikos tyrinėjimai parodė tiesioginį ryšį tarp socialinio statuso, valdžios ir jo žodyno. Kitaip tariant ant kuo aukštesnės socialinės pakopos žmogus stovi tuo žodinis bendravimas jam lengvesnis ir jis juo naudojasi plačiau negu mažiau kvalifikuotas ir išsilavinęs.
Todėl žmonės neturintys turtingo žodyno labiau pasikliauja ir naudojasi gestų kalba.
Kūno judesiai ir gestai priklauso ir nuo amžiaus. Pavyzdžiui, jeigu vaikas abiem rankom užima burną tai signalas, kad jis bando apgauti tėvus. Šis gestas išlieka visam žmogaus gyvenimui, tačiau keičiasi jo išraiška.
Paauglys nesuims burnos abiem rankom, tačiau pakels vieną ranką ir pirštais lengvai trins lūpas. Kai suaugęs žmogus meluoja, jo smegenys nesąmoningai duoda komandą rankai pridengti burną, bandant blokuoti melagingus žodžius.
- Delnai į viršų - nuolankumo gestas, prašytojo privilegija.
- Bandymas paslėpti delnus - signalas, kad pašnekovas nori nuslėpti tiesą.
- Dominuojančio pašnekovo neutralizavimas ir situacijos kontrolės perėmimas. Žingsnis kaire po to dešine koja įsiveržiant į pašnekovo intymią zoną (elegantiškas būdas).
- Rankos paspaudimas “pirštinė” - politiko. Tinka tik gerai pažįstamų žmonių tarpe.
- “Traškančių pirštų” rankos paspaudimas, jo išvengti neįmanoma. Ištiesta ranka taip pat sako apie partnerio agresyvumą.
- Rankos paspaudimas kaire ranka paspaudžiant riešą noras parodyti ypatingus jausmus perduodamus pašnekovui. Jausmų gilumas nustatomas pagal atstumą. Pvz. dilbio paspaudimas reiškia stipresnes emocijas ir peties paspaudimas kaire ranka leidžiamas tik tarp žmonių tarp kurių yra gilus emocinis ryšys.
- Rankos už nugaros, vienos rankos delnu suimta kita ranka demonstruoja pasitikėjimą savimi, viršenybę virš kitų, Užtenka stresinėje situacijoje stotis į tokią pozą ir pasijausite užtikrinčiau. Tokią pozą mėgsta aristokratai, mokyklų direktoriai pasivaikščiojimo po mokyklą metu, policininkai budėjimo metu ir žmonės užimantys aukštą visuomeninę padėtį.
- Kaklo kasymas dominuojančios rankos smiliumi nedaugiau penkių kartų - abejonė ir netikrumas.
- Kalnieriaus atitraukimas pirštu reiškia melą.
- Smilius vertikaliai, o nykštys remia smakrą - pašnekovas nusiteikęs kritiškai.
- Smakro glostymas pirštais - sprendimo priėmimo ženklas.
- Galvos, pakaušio trynimas ir plekšnojimas per kaktą - savęs smerkimo už užmiršimą ženklas.
- Rankų sukryžiavimas ant krūtinės - gynybinė arba bandymo slėptis nuo nepageidaujamos situacijos ženklas. Gali būti negatyvaus požiūrio į viską pasaulyje ženklas.
- Kojų sukryžiavimas taip pat yra barjero ženklas. Koja suimta rankomis ir užkelta ant kitos kojos užsispyrimo ženklas.
- Sėdinti moteris sukryžiuotomis kojomis ir rankomis duoda savo vyrui arba draugui ženklą, kad ji nepritaria.
Asmeninė erdvė (proksemika)
Šeštajame dešimtmetyje amerikiečių antropologas Edvardas T. Holas buvo vienas iš žmogaus erdvės poreikių tyrinėjimo pionierių. Jis įvedė terminą proksimika kilusį iš anglų kalbos žodžio proximity - artumas.
Kiekvienas žmogus priklausomai nuo to kokioje vietovėje užaugo turi savo asmenini “oro gaubtą”. Baltaodžiui priklausančiam viduriniai klasei “oro gaubto” spindulys praktiškai vienodas.
- Intymi zona (nuo15 iki 45 cm); Tai pati svarbiausia zona, kurią žmogus laiko savo nuosavybe. Tik patys artimiausi į ją įleidžiami.
- Publikos zona (virš 3,6 m.) Kai mes kreipiamės į didelę žmonių grupę toks atstumas mums labiausiai priimtinas.
Jeigu kito asmens būvimą socialinėje ir asmeninėje zonoje mes galime pakęsti, tai įsibrovimas į intymią zoną susijęs su mūsų fiziologiniais pokyčiais. Padidėja adrenalino išmetimas į kraują, padažnėja pulsas, daugiau kraujo patenka į smegenis, raumenys įsitempia nesąmoningai bandant atremti puolimą, nes įsibrovimas gali būti sąlygotas priešiškų ketinimų.
Kuo tankiau apgyvendintoje teritorijoje gyvename tuo mažesnis mūsų intymios zonos spindulys, to neturime pamiršti bendraudami su žmogumi atvykusi iš retai apgyvendinto krašto. Nes įsibrovimas į jo įprastą intymią zoną gali būti suprastas kaip seksualinis priekabiavimas.
Balso ypatumai
- su patosu pastoviai vartojamas ne scenoje - signalizuoja apie egoizmą, pasipūtimą, pasikėlimą.
- pakeltas - signalizuoja apie nepritarimą, pasipiktinimą, protestą.
- spiegiantis - nesąmoningas bandymas apsisaugoti nuo įsivaizduojamos agresijos.
- dirbtinai užkimęs, klausant tokio norisi atsikosėti. Akivaizdi poza, klaidingai pasirinkto stereotipo kopijavimas, blogas įprotis (tik seniems žmonėms tai gali būti su amžiumi įgytas balso stygų surambėjimas). Dalis mūsų parlamentarų mano kad tai solidu, tačiau iš tikro tai nemalonu su tokiu bendrauti.
- per nosį - mokiniška mada (išsilavinimo stokos rodiklis), nuskriausto vaiko įvaizdis.
- pro sukastus dantis (seimo nario sindromas) ar pro suspaustas lūpas (vadovo sindromas).
Žodžiai pasakyti su akcentu dažnai leidžia nuspėti kalbančiojo tautybę. Tačiau ilgai gyvenančio tam tikroje tautinėje aplinkoje asmens nesugebėjimas išmokti taisyklingai kalbėti valstybine kalba signalizuoja apie jo negabumą arba priešiškumą aplinkai.
Kalboje vartojamas žargonas liudija apie kalbos skurdumą, išsilavinimo stoką arba apie pozą, norėjimą pasirodyti tuo, kuo iš tikrųjų nesi.
Derybų tipai pagal dalyvių elgesį
- Daugiaplaniai - gyvi, žvalūs, šnekūs žmonės, vienu metu atliekantys daug darbų, planuojantys eiliškumą ne pagal tvarkaraštį, o pagal tai, ar susitikimas įdomus ir svarbus.
- Santūrieji - jų kultūra pasižymi mandagumu, pagarba kitam, mokėjimu tyliai ramiai išklausyti pašnekovą ir atidžia reakcija į antrosios šalies pasiūlymus.
Vykstant verslo globalizacijai, susitikę administratoriai vis dažniau įsitikina, kad, įsigilinus į sampratas ir vertybes, beveik niekuo negalima pasikliaut. Šiaurės europiečiui ir Š. P. Būtina atsargiai žiūrėti į patį posakį “sveika nuovoka”, nes “sveikumą” ne visi vienodai suvokia. Anglų kalboje - tai nuomonė pagrįsta patirtimi, o ne mokslu.
Derybų su užsienio partneriais organizavimas ir koordinavimas
- Atidžiai ruoškis susitikimui.
- Turėk omeny, kad susitinki turėdamas konkretų tikslą.
- Tavo oponentai taip pat turi savo tikslų.
- Venk ginčytis. Gerai argumentuok savo poziciją ir būk lankstus tiek, kiek tau tai naudinga.
- Būk sąžiningas ir padorus. Tesėk ką pažadėjai.
- Visada prisimink su kuo bendrauji. Būk savo vietoje.
- Kontroliuok savo balsą, intonacijas, elgesį.
- Renkis tvarkingai ir atitinkamai pagal situaciją. Batai turi būti švarūs.
- Prisimink, kad nei tu nei tavo Tėvynė nėra nei geresnė, nei blogesnė už kitų.
- Gerbk savo oponento nuomonę. Tai jo nuomonė.
Norint pasiekti gerų rezultatų, bet kurio pokalbio metu derėtų prisiminti D. Karnegio principus:
- Leiskite kitam asmeniui pasirodyti reikšmingu.