Kiekviena organizacijos veikla, tiek jos viduje, tiek išorėje, savaip prisideda prie konkrečių organizacijos tikslų įgyvendinimo. Ne visada paprasta įvertinti pavienio darbo ar sprendimo įtaką šiems tikslams pasiekti sudėtingame organizacijos veiklų kontekste. Įprasta manyti, kad tai, kas sujungia visus organizacijos procesus į bendrą visumą ir sutelkia pastangas konkrečiu laikotarpiu apibrėžta kryptimi, ir yra strategija.
Projektinis darbas yra viena iš ypatingųjų veiklos valdymo formų. Norint, kad projektai tirai padėtų siekti organizacijos strateginių tikslų, pirmiausia pravartu juos atskirti nuo kitų organizacijos veiklų.
Kiekvieno projekto eiga turi tam tikras stadijas, kurios sudaro vadinamąjį projekto gyvavimo ciklą. Projektas į etapus yra skirstomas tam, kad būtų galima užtikrinti didesnę vykdomų veiklų kontrolę ir efektyviai valdyti projekto rizikas bei neapibrėžtumus. Projekto etapai apima visą projektą nuo pat jo pradžios iki pabaigos ir sudaro projekto gyvavimo ciklą. Projekto gyvavimo ciklas - tai laikotarpis nuo projekto pasirodymo (idėjos gimimo) momento iki jo užbaigimo, likvidavimo.
Projektas - tai yra dokumentas, kuriame aiškiai ir argumentuotai išdėstoma projekto sumanymo esmė, apibūdinama organizacijos būklė, numatoma projekto įgyvendinimo strategija ir ateities perspektyvos, prognozuojami projekto įgyvendinimo rezultatai.
Parengus projekto schemą, ji aptariama ir numatoma, kurie projekto klausimai bus pateikti bendrai, kurie detaliai. Svarstoma, ar reikia papildomų tyrimų prieš pradedant rašyti projektą. Galbūt reikia smulkiau panagrinėti aplinką, galinčius įtakoti projektą veiksnius.
Kiekvienas projektas turi turėti griežtai apibrėžtą tikslą, t.y. tam tikrą rezultatą kurio siekiama. Bet kuriam projektui įgyvendinti reikia tam tikrų išteklių: informacinių, žmogiškųjų, finansinių. Šie ištekliai visuomet yra riboti, tad racionalus jų panaudojimas svarbiausia projekto įgyvendinimo problema. Pirmiausia apibrėžiamas tikslas - numatomas rezultatas, kurio siekiama. Tada sudaromas planas iškeltam tikslui pasiekti. Sudarius planą, turi būti pasirinktos organizacijos , galinčios laiku atlikti darbus.
Pradėjus įgyvendinti projektą, būtina nuolat stebėti ir reguliuoti projekto įgyvendinimo procesą, nes projektas sudaromas ateičiai. Sunku numatyti, kaip gali keistis jo vykdymo sąlygos. Rengiant projektą pirmiausia iškeliamas tikslas ir apibrėžiamos ribos, tik tuomet galima planuoti darbus ir reikalingus išteklius. Rezultatas, kurį norima pasiekti visuomet vertinamas pagal tokius kriterijus - trukmė, kaina ir kokybė. Norint pasiekti kokį nors tikslą, gauti kokį nors rezultatą, reikia atlikti tam tikrus darbus.
Projekto planavimo procesas prasideda nuo idėjos ir pagrindinių veiklos krypčių formulavimo. Formuluotės turi būti trumpos, konkrečios, akcentuojančios organizacijos siekius. Be idėjos ir projekto pagrindinių krypčių, patartina trumpai apibūdinti ankstesnę organizacijos veiklą, paaiškinti, kaip tikimasi pasiekti tikslą ateityje.
Labai svarbu šioje projekto dalyje aprašyti pagrindinius projekto įgyvendinimo privalumus. Nustatant projekto tikslus, suformuluojama tai ko bus siekiama įgyvendinant projektą, kurių pagrindu galima sukurti veiksmų planą, šiems tikslams pasiekti. Šį procesą galima pavadinti į objektą orientuotas planavimas. Kai tikslai yra aiškūs, labai nesunku nustatyti geriausius įgyvendinimo veiksmus, išmatuoti projekto vyksmą.
Projekto įgyvendinimo metu projekto procesas yra monitoruojamas, tikrinamas, siekiant nustatyti, ar projekto eiga nukreipta pasirinkto tikslo link. Jei taip nėra, imamasi koregavimo veiksmų.
Tokios projekto rengimo eigos privalumai: Surinktos tikslinių auditorijų grupės, kurios analizuoja problemas, tikslus, strategiją, tokia struktūra priverčia apsispręsti kokie yra jų lūkesčiai, kaip jie gali būti pasiekti. Nustatant aiškiai tikslus, sudėjus juos į tikslų hierarchiją, struktūros lentelė leidžia patikrinti vidinę projekto plano logiką, užtikriną kad nustatyti veiksmai, rezultatai ir tikslai yra susieti. Tai paskatina projekto planuotojus kritiškai nustatyti prielaidas ir riziką, kurie gali įtakoti projekto sėkmę, taip padidinant projekto įgyvendinimo tikimybę. Kada bus pasiektas rezultatas ir vertinimo priemonės, projekto sudarytojai priversti numatyti, kaip projektas bus tikrinamas ir vertinamas.
Trūkumai: Toks planavimas ne visada garantuoja sėkmingą projekto įgyvendinimą. Planuotojams reikia sutrumpinti sudėtingas idėjas ir ryšius į paprastas frazes, kurios gali tapti neaiškios ir bevertės. Problemų gali atsirasti taikant projektą, kai keičiasi aplinka, o tai nebuvo numatyta projekto rengime, ir reikia pakeisti patį projekto įgyvendinimą. Jei buvo nustatyti nerealūs tikslai planavimo metu, personalas nesugebės jų įgyvendinti. Tam kad tokią struktūrą galima būtų panaudoti kaip galima geriau, reikėtų naudotis techninėmis, ekonominėmis, socialinėmis ir aplinkos analizės priemonėmis.
Tikslinės auditorijos turi būti įtrauktos kaip galima labiau į projekto planavimą, o tai reikalauja iš projekto rengėjų skatinimo ir komandų valdymo įgūdžių. Norint įsitikinti, kad problemų analizė įtakos tikrus prioritetus, efektyvus dalyvavimas turi būti paremtas ryšiais, susiklosčiusiais su tikslinėmis auditorijomis.
Projekto planavimas - vienas iš projekto valdymo procesų. Planavimo tikslas - numatyti, kokius darbus būtina atlikti, numatyti jų vykdymo tvarkaraštį, apskaičiuoti reikalingų projektui išteklių poreikį bei sudaryti projekto biudžetą. Kuo detalesnis planas, tuo geriau numatomi darbo procesai. Tokiu būdu galima išskirti nereikalingą veiklą, kurios metu viskas gali sustoti, nelogiškus veiksmus, kurie trikdo darbo eigą.
Pirmumo metodas rekomenduojamas ir todėl, kad jis yra paprastas, lengvai panaudojamas, nesunkiai išmokomas, visiems suprantamas, universaliai pritaikomas. Planuojant reikėtų pirmiausia apibrėžti svarbiausius projekto darbus, tada sujungti juos su antraeiliai veiksmais ar renginiais.
Nepaisant didelės projektų įvairovės, galima išskirti bendruosius projekto planavimo principus:
- Orientacija į tikslą.
- Kompleksiškumas.
- Išteklių balansas.
- Sistemiškumas.
- Lankstumas.
- Funkcionalumas.
- Optimalumas.
- Nepertraukiamumas.
- Stabilumas.
Planavimo lankstumas leidžia prognozuoti ir įvertinti galimus pasikeitimus bei su tuo susijusias pasekmes. Planuojant turi būti suteikta galimybė laisvai varijuoti projektą veikiančia aplinka, apribojimais ir prioritetais. Planavimas turi motyvuoti projekto dalyvius tikslų įvykdymui bei parengti bendradarbiavimo pagrindus. Šis procesas turi skatinti dalyvauti suinteresuotąsias šalis planavimo etapuose taip pat kaip ir jo įgyvendinime.
Planavimui reikia skirti pakankamai daug laiko ir pastangų, kadangi planavimas labai palengvina darbų vykdymą bei padeda išvengti sunkumų ir nesusipratimų. Planavimas yra kolektyvinis darbas. Pagrindiniai projekto dalyviai kartu planuodami suformuoja bendrą požiūrį į projektą ir reikalavimus jo rezultatams. Planuojant visuomet išlieka pavojus nukrypti nuo svarbiausių tikslų į detales.
Nuoseklus darbas tobulinant pirmąjį plano eskizą (preliminarus planavimas) iki galutinio plano padeda išvengti bereikalingo darbo, kadangi daugiausiai pokyčių įvyksta projekto pradžioje. Pirmiausiai reikėtų parengti projekto struktūrą bei reikiamu detalumu suplanuoti darbus tam, kad būtų galima apskaičiuoti realų projekto biudžetą. Projekto gyvavimo laikotarpiu gali susidaryti įvairiausios situacijos, kurios gali ir teigiamai ir neigiamai įtakoti projektą bei pareikalauti keisti planus. Pokyčiai gali pareikalauti koreguoti netgi kai kuriuos pradinius uždavinius. Tačiau pokyčiai nebūtinai sužlugdo projektus. Atvirkščiai, jie kaip tik gali patobulinti projektus.
Planavimas turi du savo esme skirtingus lygmenis. Pirmajame yra apibrėžiama kas (rezultatai, produktai) projekto pasekoje turi būti gauta (tikslinis planavimas, valdymo lygmuo), o antrajame apibrėžiama kaip (darbų planavimas) numatomi rezultatai turėtų būti gaunami. Toks planavimas yra svarbi sėkmės prielaida, kadangi tai verčia projekto planuotojus logine seka aptarti projekto pokyčius su visais projekto dalyviais ir gauti visą skirtingiems lygiams ir sritims reikiamą informaciją.
Šis planavimo metodas palengvina skirtingoms suinteresuotosioms šalims prisidėti prie šio proceso ir prisiimti atitinkamus įsipareigojimus. Be aiškios galutinio tikslo vizijos projekto planuotojai turėtų numatyti keletą konkrečių ir akivaizdžių momentų projekto vykdymo eigoje - taip vadinamų gairių. Gairės gali parodyti svarbius projekto momentus ar/ir pažymėti skirtingus projekto etapus. Jei gairės susietos su gaunamais rezultatais, jos kartu pažymi akivaizdžių produktų gavimo/sukūrimo momentus. Gairėmis paprastai pažymimi tarpiniai projekto tikslai kelyje į galutinį tikslą suteikdamos galimybę ir laiką susiorientuoti.
Gairės pažymi svarbiausių etapų pabaigas. Jas numato projekto komanda pačioje projekto planavimo pradžioje. Tokios gairės gali būti pasiektos tik tuomet, kai visi su tuo susiję uždaviniai bent patenkinamai įvykdyti. Gairės yra svarbūs apsisprendimo momentai tęsti, sustoti ar pakartoti. Gairių pasiekimas visuomet motyvuoja komandą, kadangi jos parodo projekto darbų progresą. Todėl komanda turėtų atitinkamai įvertinti ir atžymėti pasiektus gerus rezultatus.
Gairių plano esmė glūdi supratime, kad negalima pasiekti sekančios gairės, nuosekliai nepasiekus visų iki tol numatytų gairių. Gairių planas parodo sąsajas ir loginę darbų atlikimo seką konkrečiame projekte. Norint pasiekti konkrečią gairę reikia atlikti su ja susijusius darbus. Konkretūs darbai yra susiję su atitinkamomis gairėmis, todėl jei tik galima, juos reikia pradėti vykdyti nelaukiant ankstesnės gairės pasiekimo.
Projekto turinį apibūdina projekto rezultatai, jų charakteristikos, taip pat projekto darbų kompleksai, kurie turės būti atlikti siekiant projekto tikslų. Projekto turinio planavimas - tai sudėtingas, daugiaetapis procesas. Siekiant tiksliai identifikuoti projekto turį reikia žinoti projekto galutinio rezultato charakteristikas; apribojimus (finansinius, darbo jėgos, materialinius, laiko), kurie apibrėžia projekto komandos sprendimus; galiausiai prielaidas, t.y.
Projekto tikslai identifikuojami struktūrinės dekompozicijos metodu, čia svarbus ir kūrybinis procesas. Siekiant nustatyti detalias, projekto rezultatui (ir galutiniam, ir tarpiniam) numatomas charakteristikas, atliekama galutinė analizė. Naudojami sisteminės analizės metodai, funkcinė-vertinė analizė. Projekto analizės metu apibrėžiamos projekto rezultato, laiko, kokybės, kainos ir kitos charakteristikos. Projekto tikslų alternatyvius siekimo variantus galima formuoti tinklinio planavimo metodais.
Sukurti alternatyvūs projekto tikslų siekimo variantai yra vertinami ir atrenkami geriausieji. Vertinimui gali būti naudojama funkcinė-vertinė analizė, nukreipta į projekto kaštų ir pelno įvertinimą. Alternatyvos analizuojamos skaitmeniniais atrankos metodais, - apskaičiuojami tokie finansiniai rodikliai kaip atsipirkimo laikas, vidutinė pelno norma, diskontuoti piniginiai srautai, pelningumo indeksas.
Be to, projekto tūrinį identifikuojant sudaromas projekto turinio valdymo planas. Jame numatoma, kaip projektą įgyvendinant bus valdomas projekto turinys ir kokiu būdu bus atliekami galimi projekto turinio pakeitimai. Šiame dokumente įvertinamas projekto turinio stabilumas, numato projekto turinio pasikeitimo tikimybė, nurodant, kokiais atvejais gali keistis projekto turinys. Taip pat numatomas momentas, kada projekto turinio keitimas tampa nuostolingas.
Projekto turinio detalizavimas - projekto nustatytiems tikslams pasiekti reikalingų uždavinių skaidymas į smulkesnius ir lengviau valdomus komponentus. Projekto turinio detalizavimo tikslumas gali tapti lemiamu projekto įgyvendinimo sėkmės veiksniu. Projekto turinys detalizuojamas naudojant struktūrinės dekompozicijos metodą - sudaroma išskaidytų darbų struktūra.
Dekompozicijos metodas - kai projekto tikslai skaidomi į mažesnius ir lengviau valdomus struktūrinius elementus. Skaidant projekto tikslus iki elementarių darbų, siūloma neviršyti darbų išskaidymo struktūros šešių lygių ribos. Pirmieji trys darbų išskaidymo struktūros lygiai (projekto pagrindinis tikslas, tarpiniai tikslai, uždaviniai) priklauso valdymo lygmens grupei.
Projekto dekompozicija gali būti atliekama dviem kryptimis: iš viršaus į apačią ir iš apačios į viršų. Dažniausiai projekto struktūra sudaroma abiem kryptimis. Valdymo lygmens dekompozicijos lygiai nustatomi iš viršaus į apačią, o techninio lygmens dekompozicijos lygiai - iš apačios į viršų. Darbų išskaidymo struktūros kūrimo procesas yra sudėtingas, ir dažniausiai projekto vadovas nėra pakankamos kompetencijos tai atlikti vienas. Į pagalbą pasitelkiama komanda, o darbų išskaidymo struktūra sudaroma „ minčių lietaus“ metu.
Kiekvienas projektas savo gyvavimo laikotarpiu suformuoja jam būdingą socialinę aplinką, pasižyminčią ypatinga elgsena, vertybėmis, prioritetais bei identitetu. Todėl yra labai svarbu apibrėžti šią aplinką bei jos galimą įtaką projektui. Tai gali padėti planavime identifikuoti riziką ir kritinius etapus bei padėti komandai jų išvengti.
Visais atvejais aplinkos veiksniai turi būti nepamirštami, apžvelgiami ir įvertinami.
Aplinkos analizė
- Mezo aplinkos analizė (artimiausios organizacijos išorinės aplinkos analizė, į kurią patenka visos suinteresuotos projektu šalys - vartotojai, tiekėjai, partneriai, steigėjai, konkurentai ir kitos grupės). Apibūdinama kiekviena atskira suinteresuota projekto šalis, analizuojamos jos poveikio projektui galimybės, jos kitimo tendencijos ir pan. Analizuojamos projekto tikslinės grupės, poreikiai, poreikių tendencijos ir pan.
- Mikro aplinkos analizė (vidinės organizacijos aplinkos analizė - analizuojamos vidinės tikslinės grupės, materialinė bazė, technologiniai sprendimai ir pan.). Analizuojamos vidinės organizacijos projekto tikslinės grupės, jų poreikiai, poreikių tendencijos ir pan. Analizuojamos organizacijos problemos ir stipriosios pusės, susijusios su materialine baze, taikomais technologiniai sprendimais ir darbo metodais ir pan.
Projektų valdymo metodai siūlo keletą planavimo būdų, kurie padeda apjungti šiuos veiksnius į vieną geriau matomą komandai sistemą. Žmones, kurie atliks numatomus darbus būtina įtraukti į projekto planavimo ir organizavimo darbus. Ką ir kada daryti? Kas darys?
Viena efektyviausių detaliame planavime naudojamų projekto valdymo priemonių yra darbų išskaidymas į darbų...
Techninis projektas apima išsamų statinių projektavimo planą, kuriame yra nustatomi visi statybos darbai, naudojami resursai, konstrukcijos ir inžineriniai sprendimai. Šis techninis projektas yra esminis ne tik norint pradėti statybas, bet ir siekiant gauti leidimą statyboms. Valstybės institucijos dažnai reikalauja pateikti išsamų techninį projektą, kad įsitikintų, jog planuojamos statybos atitiks visus reglamentus ir standartus bei nekels pavojų aplinkai ar žmonių saugumui. Be to, turint techninį projektą, statybininkai ir inžinieriai gali efektyviai planuoti ir vykdyti statybos darbus, užtikrindami jų kokybę ir efektyvumą.
Projekto etapai:
Projekto valdymo principai:
Struktūrinė dekompozicija:
