Įvairioms ūkinės veiklos rūšims reikia įvairaus ilgalaikio turto. Ilgalaikio turto, t.y. santykio nustatymas - viena iš efektyvaus įmonės darbo sąlygų.
Kiekviena įmonė stengiasi apsaugoti savo turtą, efektyviai ir tikslingai jį naudoti. Vienas iš svarbiausių įmonės veiklos elementų yra turto kontrolės sistemų kūrimas ir diegimas.
Inventorizacija - tai turto objektų būvimo įmonėje patikrinimas natūra. Inventorizacija apima visą įmonės turtą. Inventorizacija (lot. inventarium) - turto ir įsipareigojimų tikrojo kiekio, būklės ir vertės nustatymas natūra, dokumentų ir apskaitos duomenų palyginimas, siekiant patikrinti jų tikrumą ir atitiktį.
Kas yra ilgalaikis turtas ir kaip jį sekti?
Inventorizacijos skirstymas
Literatūroje inventorizacija skirstoma įvairiai. Vienas iš inventorizacijos skirstymo būdų pateiktas 1 schemoje. Pagal apimtį inventorizacija būna pilna ir dalinė. Pilna inventorizacija atliekama periodiškai, dažniausiai parengiant metinę finansinę atskaitomybę. Per pilną inventorizaciją tikrinamas visas įmonės turtas ir įsipareigojimai, įskaitant žaliavas, prekes, pinigus, skolas ir kt. Tuo tarpu per dalinę inventorizaciją tikrinama tik kurio nors turto dalis. Pagal atlikimo būdą inventorizacija skirstoma į faktinę ir dokumentinę. Faktinės inventorizacijos metu turtas apžiūrimas ir skaičiuojamas. Dokumentinės inventorizacijos metu tikrinami tik dokumentai, o turto likutis skaičiuojamas pagal juos.
Inventorizacijos datos ir etapai
Lietuvos Respublikos teisės aktai nenustato anksčiausios inventorizacijos atlikimo datos. Inventorizacija įmonėje prasideda nuo vadovo įsakymo. Juo sudaroma inventorizacinė komisija vienai konkrečiai inventorizacijai atlikti. Tokią komisiją ypač patogu sudaryti įmonėse, kur inventorizuojama periodiškai. Toks įsakymas paprastai rašomas ūkinių metų pradžioje. Jame nurodomos planuojamos inventorizacijos ir kada ši komisija atliks inventorizacijas. Įsakyme turi būti nurodytas inventorizacijos tikslas, terminai, inventorizuojamas turtas ir atsakingi asmenys. Įsakymo pavyzdys pateiktas 1 priede.
Inventorizacijos darbus tikslinga suskirstyti į kelis etapus: pasirengimas inventorizacijai, turto tikrinimas ir dokumentų tikrinimas. Pasirengimo etape inventorizacijos komisija turi apsirūpinti inventorizacijai įforminti reikalingais blankais. Taip pat komisija turi patikrinti jo atsiradimo įmonėje pagrįstumą.
Inventorizacijos komisija - tai nuolatinė arba laikina grupė asmenų, paskirtų įmonės vadovo atlikti inventorizaciją. Komisijos sudėtis priklauso nuo įmonės dydžio ir veiklos pobūdžio, tačiau paprastai į ją įeina:
- Atsakingas vadovas
- Buhalteris
- Materialiai atsakingi asmenys
- Kiti specialistai (pvz., technologai, inžinieriai)
Komisijos funkcijos:
- Inventorizacijos plano sudarymas
- Turto apžiūra ir skaičiavimas
- Dokumentų patikrinimas
- Neatitikimų nustatymas ir priežasčių analizė
- Inventorizacijos rezultatų apibendrinimas
- Siūlymų teikimas dėl neatitikimų pašalinimo
Ilgalaikio materialiojo turto inventorizacija
Inventorizacijos metu komisija turi patikrinti ilgalaikio materialiojo turto objektą apžiūrėdama natūra. Inventorizacijos aprašymuose turi būti nurodomi inventoriaus numerius ir techniniai duomenys (galingumas ir pan.). Jei nustatoma, kad materialųjį turtą tikslinga toliau eksploatuoti, inventorizacijos aprašyme turi būti nurodoma likvidacinė vertė.
Inventorizuojant turtą, kuris yra ne įmonės nuosavybė, duomenys pateikiami atskirai pagal kiekvieną turto savininką. Aprašuose turi būti nurodomas sutarties pabaigos laikas ir turto grąžinimo klausimus.
Investicijų inventorizacija
Yra nustatyta ir ilgalaikio turto - investicijų - inventorizacija. Jos metu pirmiausia tikrinami dokumentai - sutartys, mokėjimo dokumentai. Taip pat tikrinama nebaigtų darbų apimtis, peržiūrimos sąmatos. Komisija turi pasitikrinti, ar nėra prirašymų ir kitų pažeidimų, tikrindamos rangovo atliktų darbų apimtis.
Inventorizacijos aprašų sudarymas ir reikalavimai
Atliekant ilgalaikio turto inventorizaciją, surašomas jos aprašas. Reikalavimai aprašams: ilgalaikio materialiojo turto objektus įrašyti į aprašus pavieniui. Pagal kiekvieną turto buvimo vietą sudaromi atskiri aprašai, t.y. objektai: pavyzdžiui, kabinetas Nr. 1, sandėlis ir t.t. Atskiri aprašai sudaromi pagal buhalterinės apskaitos sąskaitas. Aprašai turi būti sudaromi aiškiai, įskaitomas, netrinti ir nebraukyti. Apraše esantys kiekvieno materialiojo turto objekto įrašai, turi būti sunumeruoti didėjančia tvarka. Žodžiais įrašomas paskutinio įrašo lape eilės numeris.
Pagal inventorizacijos rezultatus nustatomi neatitikimai ir spausdinami sutikrinimo žiniaraščiai. Kompiuterizavimas inventorizacijos procesą palengvina, tačiau juo nesibaigia. Būtina nustatyti neatitikimų atsiradimo priežastis ir jas ištaisyti apskaitoje.
Inventorizacijos rezultatų apibendrinimas ir klaidų taisymas
Inventorizacijos rezultatai apibendrinami ir fiksuojami inventorizacijos suvestinėje. Jei inventorizacijos metu nustatomas turto trūkumas, inventorizacijos komisija turi nustatyti trūkumo priežastis ir kaltus asmenis. Rastą perteklių paprastai siūloma užpajamuoti. Nustatytus trūkumus ir pertekliaus nustatymo metu komisijai turi būti pateiktas paaiškinimas: kaip tai klaida, kada ji buvo padaryta ir kaip nustatyta. Jei komisija nesutinka su paaiškinimais, gali paskirti pakartotinę inventorizaciją.
Nustatytus inventorizacijos neatitikimus būtina užregistruoti apskaitoje. Trūkumai ir nuostoliai registruojami sąskaitoje. Ilgalaikio materialiojo turto perteklius, įvertintas 5000 Lt, registruojamas atitinkamuose registruose. Inventorizacija leidžia greičiau ištaisyti esamą padėtį.
Išnagrinėkime situacijas, kai UAB „Aguona“ remiantis 2004 m. 31 d. inventorizacija nustatytas turto trūkumas už 2000 Lt. Tokiu atveju būtina nustatyti, ką laikyti įmonės nuostoliais.
Pavyzdžiai
Tarkim, 2004 m. vasario 12 d. UAB „Aguona“ įsigijo baldų komplektą už 7000 Lt. Dėl neaiškių priežasčių baldai nebuvo užpajamuoti ir pradėti naudoti įmonės veikloje. Apie tai sužinota tik balandžio pabaigos. Taigi, paaiškėjo, kad įmonė neturi baldų įsigijimo dokumentų. Apskaitoje turi būti užregistruotos ir per 2004 m. nusidėvėjimo sąnaudos, t. y. 7000 Lt : 10 metų : 12 mėn. × 8 mėn.
UAB „Aguona“ 2004 m. birželio 20 d. įsigijo du buhalterinius skaičiavimo aparatus už 1400 Lt. Atlikus inventorizaciją paaiškėjo, kad šie aparatai. buhalteris per klaidą užregistravo kaip perparduoti skirtą prekę.
Įmonė 1998 m. sausio 10 d. įsigijo automobilį už 36 100 Lt. Apskaitoje automobilis buvo nudėvėtas per minimalų nusidėvėjimo laikotarpis, t. y. nusidėvėjimas buvo baigtas skaičiuoti 2004 m. sausio mėn. Automobilis buvo nurašytas į 2004 m. sausio mėn. sąnaudas, iš apskaitos registrų nurašė visiškai nusidėvėjusį turtą. Tačiau inventorizacijos metu paaiškėjo, kad automobilis dar tinkamas naudoti, t. y. trumpas jo nudėvėjimo laikotarpis. Tokiu atveju apskaitoje turi būti atstatoma 2004 m. sausio mėn.
Atlikus 2004 m. rugsėjo mėn. inventorizaciją, nustatytas turto trūkumas už 2000 Lt. Tokiais atvejais, kai inventorizaciją nerandamas į apskaitą įtrauktas ilgalaikis turtas, būtina nustatyti trūkumo priežastis. Jei nustatoma, kad turtas dingo dėl stichinės nelaimės, avarijos ir pan. priežasčių, tada likutinė vertė - 700 Lt. Jei priežastys nenustatomos, tačiau pripažinta, kad jis galėjo būti tik pavogtas, tada trūkumas registruojama iki šiol.
Turto inventorizacijos komisijos pavyzdys
UAB „Aguona“ 2004-01-04 Nr. 1
Inventorizacinės komisijos sudėtis
Nariai:
- Jonas Kalvaitis - vyr. finansininkas (pirmininkas)
- Petras Petrauskas - vyr. buhalteris
- Ona Onaitienė - sandėlininkė
Inventorizacijos aprašo pavyzdys
| Eil. Nr. | Turto pavadinimas | Inventoriaus Nr. | Kiekis | Būklė | Pastabos |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Stalas | 12345 | 1 | Gera | Kabinetas Nr. 1 |
| 2 | Kėdė | 67890 | 1 | Patenkinama | Kabinetas Nr. 1 |
tags: #komisija #privalomam #registruoti #turtui #ivertinti