Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Šiame straipsnyje aptarsime individualaus dokumento užduoties vykdymo terminus ir jų nurodymo vietas, dokumentų valdymo svarbą organizacijose bei įmonėse.
Rašytinė komunikacija ir jos svarba organizacijų valdymui
Komunikacijos literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas.
Pagrindinės sąvokos
Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Komunikacijos pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Efektyvus informacijos valdymas - Jurgita Baldyšienė
Dokumentų valdymas ir dokumento sąvoka
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt.
Dokumento sąvoka ir atliekamos funkcijos
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Veiklos dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas.
- audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. metu - klausa ir rega.
Įstaigos veiklos dokumentų įforminimas
Dokumentų priedai
Dokumentų priedai gali būti įvairūs. Pridedami dokumentai gali būti įvairūs dokumentų išrašai.
Dokumentų pasirašymas
Dokumentų pasirašymas yra svarbus įforminimo etapas.
Įstaigos veiklos dokumentų rengimas
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją.
Dokumentų rekvizitai
Svarbu atkreipti dėmesį į dokumentų rekvizitus ir jų atitikimą galiojančioms taisyklėms. Taip pat svarbu naudoti dokumentų trafaretus.
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai.
Dokumentų registravimas
Svarbus dokumentų tvarkymo etapas yra dokumentų registravimas.
Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė
Dokumentų užduočių vykdymas ir jo kontrolė yra būtini efektyviam dokumentų valdymui.
Elektroninių dokumentų valdymas
Svarbu laikytis elektroninių dokumentų valdymo taisyklių. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms. Elektroninio dokumento turinys. Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje. Elektroninių dokumentų registravimas. Elektroninių bylų sudarymas. Elektroninių dokumentų saugojimas.
Teisės aktai
Svarbu žinoti ir vadovautis teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys.
Svarbiausi teisės aktai
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas. Dokumentų rengimo taisyklės. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės. Dokumentų saugojimo taisyklės.
Šios taisyklės nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
