Daugiabučio Namo Bendrijos Visuotinio Susirinkimo Protokolas: Pavyzdys ir Svarbūs Aspektai

Daugiabučių namų bendrijų veikla Lietuvoje yra reglamentuojama įstatymais, o vienas svarbiausių dokumentų, užtikrinančių skaidrų ir teisėtą bendrijos valdymą, yra visuotinio susirinkimo protokolas. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai parengti tokį protokolą, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais. Taip pat aptarsime svarbius butų savininkų bendrijos (BSB) susirinkimų organizavimo aspektus Lietuvoje. Pateiksime pavyzdžių ir patarimų, kurie padės užtikrinti, kad susirinkimai būtų teisėti ir efektyvūs.

Pirmiausia, svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad mums nėra suteikta teisė oficialiai aiškinti įstatymų ir kitų teisės aktų nuostatų taikymą. Tačiau galime pateikti bendrą informaciją ir patarimus, remiantis įstatymų nuostatomis ir praktika.

Visuotinio Susirinkimo Šaukimas ir Organizavimas

Vadovaujantis Bendrijų įstatymo 11 straipsniu, visuotinio susirinkimo šaukimo ir organizavimo tvarka yra griežtai reglamentuota. Svarbu laikytis visų reikalavimų, kad susirinkimo sprendimai būtų teisėti ir galiojantys.

Visuotinius susirinkimus šaukia bendrijos pirmininkas arba bendrijos valdyba, laikydamiesi bendrijos įstatuose nustatytos tvarkos. Susirinkimas taip pat turi būti sušauktas, jei to reikalauja revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip ketvirtadalis bendrijos narių.

Pranešimas Apie Susirinkimą

Pranešimas apie šaukiamą visuotinį susirinkimą turi būti paskelbtas ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos. Pranešime būtina nurodyti:

• Susirinkimo vietą
• Datą ir laiką
• Susirinkimo darbotvarkę
• Siūlomų sprendimų projektus arba vietą, kur galima su jais susipažinti

Jeigu darbotvarkėje numatyta rinkti ar atšaukti bendrijos valdymo organą, keisti įstatus, svarstyti reorganizavimo ar likvidavimo klausimus, metinę pajamų ir išlaidų sąmatą, apie susirinkimą bendrijos nariams pranešama raštu. Taip pat, raštu pranešama ir tais atvejais, kai numatoma priimti sprendimus, susijusius su pastato (pastatų), kuriame įsteigta bendrija, butų ir kitų patalpų savininkais.

Visuotinis susirinkimas turi būti šaukiamas kasmet ne vėliau kaip per 5 mėnesius pasibaigus finansiniams metams (nuo 2023 m. sausio 1 d. Sąrašą pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius. Bendrijos nariai gali iš anksto raštu pareikšti savo nuomonę dėl svarstomų klausimų. Tokie nariai laikomi dalyvaujančiais susirinkime, registruojami dalyvių sąraše, o jų balsai įskaitomi į balsavimo rezultatus.

Susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių. Jei kvorumo nėra, laikoma, kad susirinkimas neįvyko, ir ne anksčiau kaip po dviejų savaičių turi būti sušauktas pakartotinis susirinkimas, kuris turi teisę svarstyti ir priimti sprendimus pagal neįvykusio susirinkimo darbotvarkę.

Kvorumas ir Balsavimas

Organizuojamas bendrijos narių visuotinis susirinkimas. Kiek bendrijos narių turi dalyvauti gyvai, kad susirinkimas būtų laikomas įvykusiu?

Visuotinis ataskaitinis bendrijos narių susirinkimas neįvyko, nes nebuvo kvorumo. Jeigu bendrijos narys, pavyzdžiui, ilgam išvykęs, iš anksto pateikė savo nuomonę pareiškimo biuletenį, ar užsiskaitys tie patys neįvykusio susirinkimo išankstinės nuomonės pareiškimo biuleteniai pakartotiniame susirinkime, ar iš naujo reikės balsuoti jau pareiškusiems nuomonę bendrijos nariams?

Bendrijos narių visuotiniame susirinkime (arba bendrijos nariams balsuojant raštu) vienas bendrijos narys turi vieną balsą, nesvarbu, kiek į bendriją įtrauktų butų ar patalpų, ar pastatų jis valdo nuosavybės teise.

Balsavimo metu už aktualų klausimą pasisakė pvz 22, prieš 10, susilaikė 15 balso teisę turinčių narių. Ar tai teisėtas pritarimas aktualiam klausimui? Logiškai mąstant susilaikę asmenys neturi būti priskiriami nei prie už, nei prie prieš. Susirinkimas buvo pakartotinis, kvorumo nereikia. Jeigu kalbate apie garažų bendrijos narių pakartotinį susirinkimą, tai pagal Bendrijų įstatymo nuostatas Visuotinio susirinkimo sprendimai yra teisėti, kai už juos balsuoja daugiau kaip pusė susirinkime dalyvaujančių bendrijos narių (jeigu susirinkime dalyvavo 47, "už" balsavo 22, tai užtenka balsų) , išskyrus sprendimus dėl bendrijos įstatų pakeitimo, dėl bendrijos valdymo organo arba bendrijos likvidavimo ar reorganizavimo.

Bendrijos pirmininką renka, taip pat ir bendrijos įstatus tvirtina ne visi savininkai, o tik bendrijos nariai. Susirinkimo (balsavimo raštu) dieną būtina žinoti bendrijos narius, kad būtų galima žinoti kvorumą ir apskaičiuoti balsavusiųjų "už" dalį (skaičių).

Balsavimo Teisės Perleidimas

Butas priklauso mamai, mama bute negyvena, o gyvena sūnus, kitu atveju butas priklauso uošvienei, o gyvena marti. Kokius dokumentus turi pateikti bendrijai sūnus ir marti, kad galėtų dalyvauti bendrijos susirinkimuose su balsavimo teise? Ar užtenka balsavimo perleidimo sutarties, ar ne?

Jeigu bendrijos įstatuose nenustatyta, kad balsavimo teisės perleidimo sutartis gali būti perleista, pavyzdžiui, tik kitam bendrijos nariui, tuomet sūnui ar marčiai jūsų nurodytu atveju užtenka pateikti laisvos rašytinės formos balsavimo teisės perleidimo sutartį.

Vienas savininkas gali būti vienu bendrijos nariu.

Bendrijos visuotiniame susirinkime kiekvienas bendrijos narys turi po vieną balsą. Visų daugiabučio namo (daugiabučių namų) ir kitos paskirties pastatų savininkų susirinkime kiekvienas savininkas turi tiek balsų, kiek jam nuosavybės teise priklauso Nekilnojamojo turto registre įregistruotų nuosavybės teisės objektų tame (tuose) bendrijai priklausančiame (priklausančiuose) pastate (pastatuose).

Protokolo Reikalavimai

Visuotiniai susirinkimai turi būti protokoluojami. Protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos. Prie protokolo pridedamas dalyvių sąrašas, įgaliojimai ir kiti dokumentai, patvirtinantys teisę balsuoti bendrijos narių vardu, taip pat dokumentai, patvirtinantys, kad bendrijos nariams buvo pranešta apie šaukiamą susirinkimą.

Bendrijos nariai sprendimus gali priimti balsuodami raštu.

Pavyzdinė Protokolo Struktūra:

• Susirinkimo data, laikas ir vieta
• Dalyvaujantys asmenys (sąrašas)
• Darbotvarkė
• Svarstyti klausimai
• Priimti sprendimai (su balsavimo rezultatais)
• Susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašai

Laikantis šių reikalavimų, užtikrinamas sklandus ir teisėtas butų bendrijos valdymas, o visi sprendimai yra priimami atsižvelgiant į bendrijos narių interesus.

Reikalavimas Surengti Susirinkimą

Jeigu susirinkimą šaukia bendrijos nariai, pirmiausiai jie turi įteikti reikalavimą raštiškai bendrijos pirmininkui.

Vadovaujantis Bendrijų įstatymo 11 str. 1 punktu, susirinkimą gali iškviesti 1/5 bendrijos narių, įteikus bendrijos pirmininkui reikalavimą raštiškai, kad jis per mėn. laiko organizuotų susirinkimą, jei to nepadaro 1/5 bendrijos narių patys organizuoja susirinkimą. Kaip turėtų atrodyti tas įteikiamas dokumentas pirmininkui, kuriuo reikalaujama surengti susirinkimą? Ar tame teikiamame rašte turi būti 1/5 bendrijos narių parašai su pavardėmis?

Dokumentą reikėtų aiškiai pavadinti: REIKALAVIMAS. Taip, dokumentą turėtų pasirašyti visi susirinkimo reikalaujantys bendrijos nariai.

Bendrijos valdyba ir bendrijos nariai nori sušaukti bendrijos visuotinį susirinkimą. Jie surinko reikalingus parašus, tačiau bendrijos pirmininkas prašymo nepriima ir liepia siųsti registruotu laišku. Žinoma, kad nuo prašymo dienos, pirmininkas per vieną mėnesį turi sušaukti susirinkimą. Nuo kada skaičiuoti prašymo įteikimą: ar nuo tos dienos, kai laiškas išsiųstas, ar nuo tos dienos, kai laišką pasiims bendrijos pirmininkas? Būna atvejų, kad pirmininkas laišką pasiima tik už dviejų ar trijų savaičių.

Pagal Bendrijos įstatymo 11 str. 1 dalį, bendrijos narių visuotinį susirinkimą gali sušaukti ir valdyba (be bendrijos narių). Valdyba sprendimą sušaukti susirinkimą gali priimti ir tuomet, jeigu, pavyzdžiui, vienas narys (bendrijos pirmininkas) tam ir nepritartų, tik svarbu, kad būtų įgyvendintos Bendrijų įstatymo 16 str.

Bendrijos pirmininkė sušaukė susirinkimą paskutinę termino dieną nuo reikalavimo įteikimo (pagal bendrijų įstatymą 11 str.). Tačiau į darbotvarkę neįtraukė klausimo iš įteikto reikalavimo dėl valdymo organų perrinkimo. Kaip turėtų elgtis bendrijos nariai? Ar užtenka (ar gali) pranešti pirmininkei apie netinkamą susirinkimo sušaukimą ir tada nariams jį organizuoti patiems, nes kaip minėjau, pirmininkė jį sušaukė paskutinę termino dieną?

Terminas sušaukti susirinkimą nebuvo pradelstas, susirinkimas buvo sušauktas, bet vis tiek norite terminą ginčyti, ar taip suprantame? Jeigu pirmininkas tik iš dalies neįvykdė reikalavimo, pavyzdžiui, neįtraukė esminio reikalavimo klausimo dėl valdymo organų, reikškia, jis formuoja ginčą.

Galbūt verta įteikti dar vieną reikalavimą (saugesnis sprendimas), o gal susirinkime visgi buvo priimti reikalingi sprendimai? Reikėtų labai išsamiai išnagrinėti situaciją.

Bendrijos Pirmininko ir Valdybos Rinkimai

Bendrijoje pirmininko ir valdybos narių kadencija pasibaigusi prieš kelis mėnesius, revizoriaus kadencija taip pat pasibaigusi. Visuotinį bendrijos narių susirinkimą šaukia ne mažiau kaip 1 /4 bendrijos narių.

Bendrijos narių parašų rinkimo metu (dėl teisės sušaukti visuotinį susirinkimą) bendrijos narių sąraše buvo 47 nariai. Per pasirengimo būsimam visuotiniam susirinkimui laikotarpį keli butų savininkai pateikė raštu prašymus įstoti į bendriją asmeniui (bendrijos nariui), kuris rengia būsimo visuotinio susirinkimo dokumentus. (Dalis pateikusių prašymus įstoti į bendriją yra kandidatai į valdybos narius, todėl privalo būti bendrijos nariais.)

Taigi narių skaičius padidėjo iki 56 - šiems asmenims buvo raštu (per pašto dėžutes, surašant aktą) įteikti pranešimai apie šaukiamą visuotinį susirinkimą, vyksiantį po 3 savaičių. Per tas 3 savaites atsirado dar 5 butų savininkai, kurie pateikė prašymus įstoti į bendriją ir nori balsuoti visuotiniame bendrijos narių susirinkime arba pateikti užpildytą ir pasirašytą išankstinės nuomonės pareiškimo biuletenį. Bendrijos narių skaičius išaugo iki 61.

Niekur nėra parašyta, kad valdybos nariai privalo būti bendrijos nariais (nebent jūsų bendrijos įstatuose yra tokia nuostata).

Mano kaip DNSB pirmininko, taip pat ir valdybos narių kadencija baigėsi, o dėl COVID-19 pravesti bendrijos narių visuotinį susirinkimą nėra galimybės. Ar galima nuotoliniu ar kitokiu budu organizuoti naujo pirmininko ir valdybos narių, taip pat laiptinių įgaliotinių, revizoriaus, ginčų komisijos rinkimus? Kaip tai organizuoti? Ar įregistruos VĮ Registrų centras?

Neturime informacijos, kad negalima šaukti bendrijos narių visuotinio susirinkimo dėl COVID-19. Bendrijos nevykdo renginių, pramogų organizavimo veiklos, bendrijos darbas turi būti vykdomas užtikrinant darbo organizavimo būtinąsias sąlygas.

Bendrijos nariai nori perrinkti (atšaukti) bendrijos pirmininką ir valdybos narius. Pirmininkė nesutinka organizuoti susirinkimo, teigdama, kad tai neteisėta, nes į skelbimą turi įrašyti kandidatus, tam kad bendrijos nariai (kurie negali dalyvauti susirinkime gyvai) galėtų balsuoti iš anksto.

Skelbiant bendrijos narių susirinkimo darbotvarkę siūlomus sprendimus galima nurodyti, galima ir nenurodyti (nebent jūsų bendrijos įstatuose tuo klausimu kas nors įsakmiai įrašyta, kuo abejotume). Siūlomą sprendimą privaloma argumentuoti susirinkimo metu.

Kiti Svarbūs Klausimai

Ar bendrijos narių susirinkime gali dalyvauti svetimas asmuo, t. y. ne bendrijos narys, ne sutuoktinis, ne šeimos narys, ne nuomininkas? Ateina kažkieno draugas ir susirinkimo metu pirmininkui uždavinėja klausimus apie vykdomą veiklą. Ar tai nepažeidžiamas BDAR, mano ir kt. narių, kurie dalyvauja susirinkime? Ar teisę turi dalyvauti svetimas asmuo bendrijos susirinkime?

Susirinkimo pirmininkas turėtų paklausti, kokiu pagrindu ir kokiu tikslu dalyvauja ne bendrijos narys ir ne savininkas. Bendrijos narių susirinkimas gali balsuoti už tai, kad būtų leista tam asmeniui dalyvauti arba gali balsuoti taip, kad jis turi pasišalinti (turėtų pasišalinti, jei to nepadarytų, galima būtų kviesti policiją, pareiškiant kaltinimą dėl trukdymo susirinkimui).

Ar visuotiname susirinkime priimtą klaidingą sprendimą gali visuotinas susirinkimas atšaukti, paskelbti negaliojančiu, sekančiame susirinkime? Aukščiausias organas bendrijoje - bendrijos narių visuotinis susirinkimas. Jis gali priimti įvairius sprendimus, taip pat ir atšaukiančius, žinoma, vadovaujantis protingumo, sąžiningumo, žalos nedarymo, teisėtumo principais.

Pagal kompetenciją kai kuriuos sprendimus priima bendrijos nariai (bendrijos narių visuotiniame susirinkime, vadovaujantis Bendrijų įstatymo 11 str., arba balsuodami raštu), o kai kuriuos - savininkai (savininkų susirinkime, vadovaujantis Bendrijų įstatymo 12 str. ir Civilinio kodekso 4.85 str., arba savininkams balsuojant raštu).

Ką daugiabučio namo susirinkimo darbotvarkėje turėtų reikšti formuluotė „Kitų klausimų svarstymas“? Ar tai neturėtų būti klausymų, iškilusių susirinkimo metu, aptarimas? Ar namo administratorius gali po šia formuluote „dangstyti“ klausymus, kuriuos yra iš anksto numatęs svarstyti susirinkimo metu, tačiau vengia juos konkrečiai įvardinti prieš susirinkimą skelbiamoje darbotvarkėje?

Ne, darbotvarkės dalyje "Kiti klausimai" neturėtų būti slepiami svarbūs klausimai. Tai galėtų būti kažkokie papildomi nenumatyti klausimai, bet nelabai reikšmingi.

Parašų Rinkimo Lapo Pavyzdys

Atsižvelgiant į aptartus klausimus, parašų rinkimo lapas galėtų atrodyti taip:

Butų bendrijos veikla yra reglamentuojama įstatymų, o bendrijos narių susirinkimo organizavimas yra esminis žingsnis siekiant priimti svarbius sprendimus dėl daugiabučio namo priežiūros ir valdymo. Šiame straipsnyje aptarėme, kaip turėtų atrodyti butų savininkų parašų rinkimo lapas, atsižvelgiant į įvairias situacijas ir klausimus, susijusius su bendrijų veikla.

tags: #namo #bendrijos #visuotinio #susirinkimo #protokolas