Verslo kasdienybėje grynųjų pinigų operacijos vis dar užima reikšmingą vietą, nepaisant sparčiai populiarėjančių elektroninių atsiskaitymų. Kiekviena įmonė, kuri savo veikloje susiduria su grynaisiais pinigais - ar tai būtų atsiskaitymai su klientais, ar pinigų išmokėjimas darbuotojams avansu, ar atskaitingų asmenų operacijos - privalo griežtai laikytis kasos darbo organizavimo taisyklių.
Kaip stiprinti kasos veiklą ir išvengti sunkių ligų
Kasos knyga: svarbiausias grynųjų pinigų apskaitos dokumentas
Vienas pagrindinių dokumentų, užtikrinančių skaidrią ir teisėtą grynųjų pinigų apskaitą, yra kasos knyga. Nors iš pirmo žvilgsnio jos pildymas gali pasirodyti techninis ir nesudėtingas darbas, praktika rodo, kad būtent čia buhalteriai ir kasininkai dažnai padaro klaidų, kurios vėliau gali užtraukti administracinę atsakomybę ar sukelti problemų mokestinių patikrinimų metu. Kasos knyga yra pagrindinis apskaitos registras, kuriame chronologine tvarka fiksuojamos visos įmonės grynųjų pinigų operacijos. Kiekvienas pinigų įnešimas į kasą ar išėmimas iš jos privalo būti pagrįstas pirminiais dokumentais ir atsispindėti šiame žurnale. Lietuvoje kasos darbo organizavimą ir kasos operacijų atlikimą reglamentuoja Vyriausybės nutarimai bei Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės.
Svarbu suprasti, kad kasos knyga nėra tik formalumas. Tai yra dokumentas, kuris parodo realią įmonės grynųjų pinigų būklę bet kuriuo laiko momentu. Norint išvengti nemalonumų, būtina laikytis esminių pildymo principų.
Pagrindiniai kasos knygos pildymo principai
- Nė vienas įrašas kasos knygoje negali atsirasti be pagrindžiančio dokumento.
- Įrašai kasos knygoje privalo būti daromi tą pačią dieną, kai įvyko operacija. Negalima kaupti kelių dienų orderių ir juos suvesti savaitės pabaigoje. Dienos pabaigos likutis apskaičiuojamas taip:
Dienos pradžios likutis + Dienos pajamos - Dienos išlaidos = Dienos pabaigos likutis.
- Kasos knygoje pasirašo kasininkas (arba kitas darbuotojas, paskirtas atlikti kasos operacijas) ir vyriausiasis buhalteris. Kasininkas savo parašu patvirtina, kad faktiškai priėmė arba išdavė pinigus ir kad įrašai knygoje atitinka dokumentus. Buhalteris tikrina įrašų teisingumą.
Elektroninė vs. Popierinė kasos knyga
Šiuolaikinėje apskaitoje popierinės, ranka pildomos kasos knygos tampa retenybe, tačiau jos vis dar legalios ir naudojamos mažesnėse įmonėse. Elektroninė kasos knyga turi keletą esminių privalumų. Pirma, ji eliminuoja aritmetinių klaidų tikimybę - programa pati suskaičiuoja likučius. Antra, ji užtikrina tvarką numeracijoje. Tačiau net ir naudojant programinę įrangą, privaloma periodiškai (dažniausiai - mėnesio pabaigoje) atspausdinti kasos knygos lapus, juos pasirašyti ir susegti į bylas kartu su pirminiais dokumentais (KPO ir KIO).
Dažniausios klaidos pildant kasos knygą
Net ir patyrę specialistai kartais klysta. Tai viena grubiausių ir, deja, gana dažnų klaidų. Fiziškai neįmanoma iš kasos išimti daugiau pinigų, nei joje yra. Pildant popierinę kasos knygą, griežtai draudžiama naudoti korektorius (baltukus), trinti įrašus ar skutinėti. Jei padaryta klaida, ji taisoma taip: klaidingas įrašas perbraukiamas vienu brūkšniu (kad būtų galima perskaityti, kas buvo parašyta), šalia rašomas teisingas skaičius ar tekstas, ir pasirašoma. Šalia turi būti užrašas „Taisymu tikėti“, data ir atsakingų asmenų parašai. Dažnai pasitaiko atvejų, kai kasos knyga atspausdinama, bet paliekama nepasirašyta. Nepasirašyta kasos knyga neturi teisinės galios. Dar blogiau, kai trūksta parašų ant pačių orderių (ypač gavėjo parašo ant KIO).
Praktiniai patarimai ir rekomendacijos
- Jei įmonė priima atsiskaitymus ne tik eurais, bet ir užsienio valiuta, kiekvienai valiutai rekomenduojama (ir dažnai būtina techniškai) vesti atskirą kasos knygą arba atskirą apskaitos dalį.
- Jei naudojate buhalterinę programą, kasos knygos lapus rekomenduojama spausdinti pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui (pvz., mėnesiui). Tačiau jei operacijų labai daug, galima spausdinti ir dažniau.
- Jei per dieną nebuvo atlikta jokių grynųjų pinigų operacijų (nei pajamų, nei išlaidų), tos dienos kasos knygos lapo pildyti nereikia.
- Taip, jei MB atlieka operacijas grynaisiais pinigais, ji privalo vadovautis tais pačiais kasos darbo organizavimo principais kaip ir UAB.
- Antspaudas ant kasos dokumentų privalomas tik tuo atveju, jei įmonės įstatuose numatyta, kad įmonė savo veikloje naudoja antspaudą.
Atsakomybė už kasos operacijų tvarkos pažeidimus
Kasos operacijų taisyklių pažeidimas nėra tik biurokratinė klaida. Už kasos operacijų tvarkos pažeidimus Lietuvos Respublikos administracinių nusižengimų kodeksas numato baudas tiek atsakingiems asmenims (buhalteriams, kasininkams), tiek įmonių vadovams. Baudos gali svyruoti nuo įspėjimų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo pažeidimo pobūdžio ir pakartotinumo.
Kasos inventorizacija
Siekiant išvengti klaidų, rekomenduojama periodiškai atlikti kasos inventorizaciją - sulyginti faktiškai kasoje esančius pinigus su buhalteriniais likučiais. Tai ypač aktualu įmonėse, kur grynaisiais pinigais operuoja ne vienas asmuo.
Pinigų valdymas banko sąskaitose
Atsiskaitymo negrynaisiais pinigais operacijas įmonėse atlieka buhalterijos darbuotojai ir, žinoma, niekas negalėtų teigti, kad ši darbo funkcija turėtų būti perduota, pavyzdžiui, personalo ar ūkio skyriaus darbuotojams. Beveik visose įmonėse buhalteris yra vienintelis asmuo, kuris perveda pinigus iš įmonės sąskaitos, t. y. parengia bankui mokėjimo nurodymus, juos tvirtina (pasirašo) ir pateikia bankui vykdyti. Išplitus elektroninei bankininkystei, realiu pinigų valdytojų tapo tas, kuris turi elektroninių kodų generatorių ar kitą analogišką prietaisą. Dažniausiai tai būna buhalteris.
Buhalteriui vienam surašyti ir tvirtinti mokėjimo nurodymus yra paprasčiau: nereikia derinti galimų mokėjimų nurodymų sąrašo su įmonės vadovu, nereikia supažindinti vadovo su parengtais mokėjimo nurodymais ir laukti, kol juos patvirtins. Taigi, dirbdamas „vienas“, buhalteris prisiima visą atsakomybę už įmonės pinigus ir mokėjimų teisėtumą. Tačiau tai neapsaugo nuo galimų konfliktų su įmonės vadovu ir savininkais. Įmonės vadovo ir buhalterio nuomonė dėl mokėjimų eiliškumo gali skirtis. Todėl vienam buhalteriui to daryti nepatartina.
Ne visi kolegos pagalvoja, kad ir naudojantis elektronine bankininkyste skirtingiems asmenims galima suteikti skirtingus įgaliojimus. Vadovai ir toliau gali dalyvauti pinigų pervedimo procedūroje: peržiūrėti mokėjimo nurodymus, juos tvirtinti ar atšaukti.
Kaip operatyviai ir saugiai valdyti įmonės pinigus bankų sąskaitose
- Išsirinkti banką, kurio siūlomos paslaugos ir jų kokybė tenkina įmonės poreikius;
- Paskirstyti operacijų su negrynaisiais pinigais atlikimo funkcijas įmonės darbuotojams ir nustatyti jų kompetencijos ribas.
Vieniems buhalterijos darbuotojams gali būti suteiktos teisės tik parengti mokėjimo nurodymus ir peržiūrėti bei spausdinti elektroninės bankininkystės sistemoje esančius duomenis (banko išrašus, darbo užmokesčio mokėjimo sąrašus ir kt.). Kiti buhalterijos darbuotojai gali turėti teisę pervesti pinigus iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos, bet jiems turėtų būti nustatoma vienos mokėjimo operacijos maksimali suma, vienos dienos ir mėnesio maksimali mokėjimo suma. Dar kitiems darbuotojams gali būti suteikiamos teisės naudoti paskolų sąskaitose esančius pinigus, sudarinėti darbo užmokesčio pervedimo sąrašus, pagal juos pervedinėti pinigus ir atlikti operacijas su didesnėmis pinigų sumomis. Tokiu būdu būtų ne tik paskirstyti darbai buhalterijos darbuotojams, bet ir atsakomybė.
Darbuotojams suteiktos funkcijos ir jų atliekamų operacijų apribojimai nustatomi su konkrečiu banku pasirašomose elektroninės bankininkystės sutartyse. Įmonės vadovo pageidavimu šios sutartys gali būti bet kada keičiamos. Be to, reikia nepamiršti, kad įmonės vadovas ar jo įgaliotas asmuo gali ne tik paskirstyti pinigų pervedimo iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos funkcijas darbuotojams ir nustatyti pervedamų pinigų limitus, bet ir pats aktyviai dalyvauti atliekant banko operacijas. Įmonės vadovas (ar jo įgaliotas asmuo) gali pats teikti bankui mokėjimo nurodymus, t. y. buhalterijos darbuotojų parengtus mokėjimo nurodymus patvirtinti elektroninės bankininkystės priemonėmis. Tai galima padaryti tik vieno mygtuko paspaudimu.
Žinoma, kad toks atvejis, kai visus mokėjimo nurodymus privalo pasirašyti tik įmonės vadovas, yra ne visada patogus. Geriausia, kai vadovas nusprendžia, kokius mokėjimus gali atlikti buhalteris savarankiškai, o kokie turi būti „pasirašomi“ tik jo paties. Vadovai parengtiems mokėjimo nurodymams peržiūrėti ir jiems „pasirašyti“ per dieną sugaišta ne daugiau kaip kelias minutes ir tai gali atlikti bet kurioje vietoje, kur tik yra interneto ryšys. Ši procedūra leidžia jiems įsitikinti, kad pinigai panaudojami tikslingai, ir neabejoti savo įmonės darbuotojų patikimumu, o buhalteriams išvengti nepagrįstų įtarinėjimų ir konfliktų.
Operacijos su grynaisiais pinigais
Pastaruoju metu, kai atsiskaitymų per banką sistemos tapo visiems prieinamos, įmonėse mažėja operacijų su grynaisiais pinigais. Mažėjant grynųjų pinigų vaidmeniui ūkio subjektų veikloje, sumažėjo ir dėmesys tokiam svarbiam įmonės turtui kaip grynieji pinigai. Lietuvos teisės norminiuose aktuose yra gana griežtai reglamentuotas grynųjų pinigų naudojimas ir apskaita.
LR Vyriausybės 2000 m. vasario 17 d. nutarimu Nr. 179 patvirtintos Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės nustato pagrindinius grynųjų pinigų gavimo ir išmokėjimo dokumentavimo reikalavimus, tačiau pagrindinio dalyko - kam ir kada gali ar turi būti išmokami pinigai - nenustato. Atrodytų, ko daugiau reikia. Juk kasos taisyklės aiškiai pasako: kiekvieną kasos išlaidų orderį privalo pasirašyti įmonės vadovas. Tačiau šis reikalavimą ganėtinai dažnai vykdomas formaliai: vadovui pateikiamas pluoštas išrašytų orderių, pagal kuriuos pinigai jau seniausiai išmokėti. Ne visada vadovas turi laiko ir noro įsigilinti į mokėjimų paskirtį.
Kiekvienos įmonės vadovo ir vyriausiojo buhalterio pareiga nustatyti tam tikras taisykles, kurios užtikrintų grynųjų pinigų naudojimo tvarką įmonėje, kontrolę ir apsaugą.
Kaip užtikrinti pinigų saugumą įmonėje
- Nustatyti pinigų naudojimo tvarką;
- Paskirti atsakingus asmenis;
- Vykdyti pinigų naudojimo kontrolę.
Tik nustačius aiškią ir konkrečią tvarką, kaip ir kada turi būti naudojami pinigai, galima reikalauti iš įmonės darbuotojų atsakomybės, o remiantis nustatyta tvarka ir darbuotojų pareigomis reikalauti, kad administracijos darbuotojai įgyvendintų pinigų naudojimo kontrolę. Tokios taisyklės nustatomos ne tam, kad baugintų įmonės darbuotojus, o tam, kad būtų aiškiai suformuluoti grynųjų pinigų priėmimo, išmokėjimo, naudojimo ir atsiskaitymo už juos reikalavimai.
Tokiose taisyklėse turėtų būti numatyta:
- Pinigų priėmimo į kasą atvejai: pirkėjai atsiskaito už pirktas prekes ir paslaugas (kai neprivaloma naudoti kasos aparato), atskaitingi asmenys įmoka pinigus į kasą ir kt.
- Pinigų išmokėjimo iš kasos atvejai: išmokamas darbo užmokestis (nustatomi mokėjimo terminai, laikotarpis, per kurį darbo užmokestis turi būti išmokėtas, tam tikrais atvejais - dydžiai ar eiliškumas), išmokama atskaitingiems asmenims, atsiskaitoma su tiekėjais už pirktas prekes ar paslaugas ir kt.
- Nustatytas ir pinigų limitas kasoje, t. y. pinigų kiekis, kuris turi būti kasoje nuolat ar tam tikrais laikotarpiais.
- Pinigų išmokėjimo atskaitingiems asmenims ir pinigų priėmimo iš atskaitingų asmenų taisyklės.
- Atsakingų asmenų atsiskaitymo tvarka.
Labai svarbu, kad gautų ir išmokėtų pinigų ataskaitos būtų pateikiamos buhalterijai laiku ir būtų galima apskaitoje operatyviai registruoti informaciją, t. y. atlikti pirkimo PVM atskaitą, registruoti patirtas sąnaudas ir kontroliuoti grynųjų pinigų likutį tiek kasoje, tiek pas atskaitingus asmenis.
Norint įgyvendinti pinigų naudojimo, saugojimo ir apskaitos kontrolės mechanizmą, tvarkoje reikia nurodyti ir ataskaitas gaunančio asmens (paprastai buhalterijos darbuotojo) pareigas: patikrinti ataskaitą, įvertinti išlaidų teisėtumą ir patvirtinti ataskaitą ar, pavyzdžiui, avanso apyskaitas pateikti tvirtinti įmonės vadovui ar įgaliotajam asmeniui, pareikalauti iš atskaitingo asmens nepanaudotų pinigų likutį grąžinti į įmonės kasą ar įmonėje nustatyta tvarka leisti nepanaudotų pinigų likutį perkelti į ateinantį ataskaitinį laikotarpį.
Įmonės kasoje ar kasos operacijų atlikimo vietoje (kai atsiskaitant grynaisiais pinigais naudojami kasos aparatai) turi būti sudarytos reikiamos sąlygos gryniesiems pinigams saugoti. Įmonės vadovai turi žinoti, kad reikalauti darbuotojų visiškos materialinės atsakomybės už jiems patikėtus įmonės pinigus galima tik tuomet, kai darbuotojai turi galimybę saugiai juos laikyti. Nesudarius bent minimalių saugos sąlygų (neskyrus kasai atskiros specialiai įrengtos patalpos su seifu ir apsaugos sistema; pardavimo vietoje, kur naudojami kasos aparatai, neįrengus vietos su seifu pinigams, išimtiems iš kasos aparato, laikinai saugoti; periodiškai neinkasuojant pinigų naudojantis bankų ar saugos tarnybų paslaugomis ir kt.), tikėtis, kad įmonės turtas pats savaime yra saugus, nereikėtų.
Be to, yra būtina pinigų, kaip ir kiekvieno turto, inventorizacija. Įmonėje gali būti atliekama ne tik metinė inventorizacija ir inventorizacija keičiantis materialiai atsakingam asmeniui, kurias privaloma atlikti vadovaujantis LR Vyriausybės 2008 m. balandžio 17 d. nutarimu Nr. 370 patvirtintomis Inventorizacijos taisyklėmis, bet ir periodinės inventorizacijos, atsižvelgiant į įmonės poreikius, ir net specialiosios („netikėtos“) ...
Ar gali buhalteris būti kasininku?
Jei kasininko pareigybės nėra, turi būti įsakymu paskirtas kitas asmuo (darbuotojas) kuris VYKDO kasininko pareigas - gali būti direktorius, buhalteris ir pan. (paprastai tai būna tas asmuo, kuris faktiškai kontroliuoja grynus pinigus, t.y.
Taigi, apibendrinant, buhalteris gali būti paskirtas kasininku įmonėje, jei nėra atskiros kasininko pareigybės. Tokiu atveju, įmonės vadovas įsakymu paskiria buhalterį vykdyti kasininko funkcijas. Svarbu, kad būtų aiškiai apibrėžtos buhalterio-kasininko atsakomybės ir kompetencijos, nustatytos pinigų naudojimo taisyklės ir vykdoma nuolatinė pinigų naudojimo kontrolė.
tags: #ar #buhalteris #gali #buti #kasininkas #imoneje