Dokumentų rengimas yra svarbus procesas, kuriam reikia skirti didelį dėmesį. Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus. Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė.
Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Prisirenka daug šablonų, pavyzdžių, bet reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą.
Dokumento sąvoka yra daugiareikšmė. Dažniausiai tradiciniu požiūriu dokumentas paprastai suprantamas kaip tam tikra informacijos fiksavimo forma, turinti loginę, semantinę ir grafinę išraišką. Žodis ,,dokumentas“ atsirado daug vėliau, negu pasirodė pirmieji raštai, kurie dabar vadinami dokumentais. Dokumento sąvoka kilusi iš lotynų kalbos.
Dokumentų tvarkymas nuo rengimo arba gavimo iki jų užduočių atlikimo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvarta. Dokumentų mokslinis klasifikavimas gana painus, kadangi jie turi įvairią ir daugialypę vidinę struktūrą. Aišku, kad dokumentų klasifikavimas - jų skirstymas į tam tikras grupes pagal bendrus požymius. Dokumentų turinio klasifikavimo problema visada buvo aktuali, todėl šiuo metu yra viena iš geriausiai išnagrinėtų šioje mokslo srityje.
Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama buhalterinės apskaitos, planavimo, statistikos, materialinio pobūdžio, socialinės saugos, techninio tiekimo, prekybos, techninė ir kitokia informacija. Akivaizdu, kad organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistemoje dokumentais vykdoma bendra funkcija, tai yra atliekamas valdymo proceso organizavimas. Pavyzdžiui, visų įstaigų valdymo veikla išreiškiama tvarkomais dokumentais, posėdžių, pasitarimų, susirinkimų, konferencijų eiga fiksuojama specialiuose protokoluose, informacija perduodama raštais, ir pan.
Taip pat yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant tokių dokumentų paprastai daromas tam tikras užrašas - “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan., kuris vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje ar kitur.
Viešųjų Pirkimų Reglamentavimas ir Elektroninės Priemonės
Komentuojamame VPĮ 22 straipsnyje[1] yra įtvirtintos perkančiųjų organizacijų ir tiekėjų komunikacijos taisyklės visų viešųjų pirkimų procedūrų bei viešojo pirkimo sutarties vykdymo metu. Šios taisyklės yra svarbios, kadangi jos tiesiogiai siejamos su skaidrumo ir kitų viešųjų pirkimų principų (detaliau žiūrėti VPĮ 17 straipsnio komentarą) įgyvendinimu. VPĮ 22 straipsnyje nustatyta, kad viešojo pirkimo procedūrų metu visiems perkančiosios organizacijos ir tiekėjo veiksmams atlikti turi būti naudojamos elektroninės priemonės (detaliau dėl elektroninių priemonių sampratos žiūrėti VPĮ 2 straipsnio 8 dalies komentarą), taip siekiant pirkimų procedūrų skaidrumo, efektyvumo, tiekėjų dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose padidinimo[2]. Lietuvoje nuo 2008 metų buvo sukurta CVP IS sistema, kuria užtikrinamas elektroninis visų viešojo pirkimo procedūrų vykdymas[3].
Nepaisant tikslo pirkimus maksimaliai vykdyti elektroniniu būdu, VPĮ 22 straipsnyje taip pat reguliuojamos situacijos, kai elektroninių priemonių naudojimas yra objektyviai neįmanomas, pavyzdžiui, dėl poreikio pateikti projekto maketą (detaliau žiūrėti VPĮ 22 straipsnio 5 dalies, 8 dalies komentarą), ir tokių situacijų sprendimo būdai, t. y. VPĮ 22 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta bendra taisyklė dėl perkančiosios organizacijos ir tiekėjo bendravimo ir keitimosi informacija - CVP IS priemonės. Kitaip sakant, šia taisykle nustatoma, kad CVP IS yra pagrindinė bendravimo platforma, kurią privalomai turi naudoti tiek perkančiosios organizacijos, tiek tiekėjai. Tai reiškia pareigą perkančiosioms organizacijoms teikti visus dokumentus, duomenis ir informaciją būtinai CVP IS, o tiekėjams visus pasiūlymų (paraiškų) dokumentus, duomenis, klausimus, pasiūlymų (paraiškų) paaiškinimus, patikslinimus, papildymus, neįprastai mažos kainos pagrindimus ir kita taip pat teikti CVP IS.
CVP IS yra pagrindinė valstybės sukurta sistema, kuri yra privaloma, o tokiomis sistemomis kaip Mercell[5], nors ir viešinami pirkimai, tačiau nesuteikiamos visos viešojo pirkimo procedūrų prieigos, pavyzdžiui, pasiūlymo pateikimo galimybės ir pan. CVP IS naudojimo privalomumas reiškia, kad, pavyzdžiui, perkančioji organizacija negali tik paskambinusiam telefonu tiekėjui pateikti atsakymus į klausimus dėl pirkimo dokumentų, o turi visiems suinteresuotiems rinkos dalyviams pateikti tuos pačius atsakymus CVP IS, tiekėjas negali pateikti pasiūlymo (paraiškos) paštu ar el. paštu, kai yra nurodymas teikti pasiūlymus (paraiškas) tik CVP IS priemonėmis (toks tiekėjo pasiūlymas nepriimamas ir išsiunčiamas atgal tiekėjui) ir pan.
Kita vertus, teismų praktikoje, esant tam tikroms išimtinėms aplinkybėms, pripažįstama tiekėjo teisė pasiūlymą pateikti ne CVP IS priemonėmis. LAT Nacionalinio stadiono byloje[6] spręsta situacija, kai dalyvis įkėlė pasiūlymą į netinkamą CVP IS skiltį bei dėl programų nesuderinamumo elektroniniu parašu negalėjo pasirašyti savo pasiūlymo, nors toks reikalavimas buvo nustatytas konkurso sąlygose. LAT vertino, kad dalyvis pasiūlymą faktiškai pateikė. Išimtys, kai gali būti nesilaikoma pareigos tiekėjams su perkančiąja organizacija bendrauti CVP IS, yra įtvirtintos VPĮ ir taikomos tik aiškiai VPĮ apibrėžtais atvejais, t. y. VPĮ 22 straipsnio 1 dalyje nurodyti konkretūs dokumentai, kurie teikiami CVP IS.
VPĮ 22 straipsnio 3 dalies nuostatose įtvirtintos bendravimo taisyklės pasibaigus viešajam pirkimui VPĮ 29 straipsnio 2 dalies 1 punkto pagrindu, t. y. Teismų praktikoje pažymėta, kad VPĮ reguliavimo reikšmė nesumenksta ir viešajam pirkimui pasibaigus, t. y., nors pagal VPĮ, sudarius viešojo pirkimo sutartį, pirkimas pasibaigia, tačiau perkančiosios organizacijos ir tiekėjo viešojo pirkimo teisiniai santykiai - ne[9]. pasirašant pirkimo sutartis, perkančiosios organizacijos gali pasirinkti komunikacijos priemones, kurios neprivalo būti CVP IS.
VPĮ 22 straipsnio 3 dalyje taip pat nustatyta, kad sąskaitos faktūros turi būti pateikiamos ir apdorojamos (peržiūrimos, patikrinami rekvizitai, apmokamos) tik elektroninėmis priemonėmis, t. y. - tiekėjo pasirinktomis elektroninėmis priemonėmis, kai sąskaitos, sąskaitos faktūros atitinka nustatytus reikalavimus - Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, kurio nuoroda paskelbta EK 2017 m. spalio 16 d. įgyvendinimo sprendime (ES) 2017/1870 dėl nuorodos į Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir sintaksių sąrašo paskelbimo pagal Europos Parlamento ir Tarybos direktyvą 2014/55/ES. Perkančiosios organizacijos, nepriklausomai nuo to, kuriuo iš pirmiau nurodytų būdų gavo elektroninę sąskaitą faktūrą, privalo ją apdoroti per „e.sąskaita“ sistemą[11].
VPĮ 22 straipsnio 4 dalyje įtvirtinti reikalavimai visoms naudojamoms elektroninėms priemonėms, t. y. tiek CVP IS, tiek Centrinės perkančiosios organizacijos naudojamoms elektroninėms priemonėms, tiek VPĮ 22 straipsnio 7 dalyje įtvirtintoms elektroninėms priemonėms, tiek informacinės sistemos „e.sąskaita“ priemonėms. ES mastu reguliuojama, kad perkančiosios organizacijos turėtų naudoti elektronines ryšio priemones, kurios būtų nediskriminacinės, plačiai prieinamos ir sąveikios su visuotinai naudojamais IRT produktais ir jomis neturi būti ribojama ekonominės veiklos vykdytojų galimybė dalyvauti pirkimo procedūroje. Naudojant tokias ryšio priemones, taip pat turėtų būti atsižvelgiama į neįgaliųjų galimybes jomis naudotis[12].
Elektroninės priemonės turi nediskriminuoti tiekėjų ir neriboti tiekėjų galimybių dalyvauti pirkimo procedūrose. Nediskriminavimo principas turi būti suprantamas kaip apibrėžta VPĮ 17 straipsnyje, įskaitant draudimą taikyti tokias elektronines priemones, kuriomis negalėtų pasinaudoti užsienio tiekėjai, pavyzdžiui, elektroninės priemonės priima tik Lietuvoje išduotus kvalifikuotus elektroninius parašus ar pan. Jeigu elektroninėmis priemonėmis neįgyvendinami nediskriminavimo ir kiti viešųjų pirkimų principai, perkančiosioms organizacijoms tenka pareiga užtikrinti, kad būtų prieinamos alternatyvios priemonės, kurios garantuotų, kad visi suinteresuoti rinkos dalyviai turėtų galimybes susipažinti su pirkimo dokumentais, pateikti pasiūlymus (paraiškas). Elektroninės priemonės turi būti visiems prieinamos, suderintos su visuotinai naudojamomis informacinių ir ryšių technologijų priemonėmis.
Šie reikalavimai yra tiesiogiai susiję su VPĮ 22 straipsnio 4 dalyje įtvirtintais kriterijais, kuriuos turi atitikti elektroninės priemonės. ES mastu taip pat laikomasi nuostatos, kad pareiga visuose viešųjų pirkimų procedūros etapuose naudoti elektronines ryšio priemones nebūtų tikslinga, kai elektroninėms priemonėms naudoti reikėtų specialių priemonių ar rinkmenų formatų, kurie nėra plačiai prieinami, ir kai atitinkami ryšiai galėtų būti palaikomi tik naudojant specializuotą biuro įrangą.
Dokumentų Rengimo Taisyklės
Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.
Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.
Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas). Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį.
Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama. Valstybinės archyvų sistemos įstaigos turi teisę tikrinti, ar teisingai atlikta dokumentų vertės ekspertizė. Jeigu rasta pažeidimų, jos gali uždrausti naikinti dokumentus.
1874 metais atsirado dešimtainė dokumentų klasifikavimo sistema. Šiuo metu dešimtainė sistema naudojama bibliotekose. 1972 m. Lietuvoje buvo išleistas pirmasis organizacinių dokum...
🎓Studijos Lietuvoje 2025 🇱🇹 | Išsamus vadovas 📄 Priėmimo, dokumentų ir TRP procesas #studijoseuropoje
Apibendrinant, įmonės vidaus dokumentų rengimas ir tvarkymas yra svarbus procesas, kuriam taikomi tam tikri reikalavimai. Viešųjų pirkimų srityje elektroninės priemonės ir CVP IS sistema užtikrina skaidrumą ir efektyvumą, o dokumentų rengimo taisyklės padeda užtikrinti dokumentų kokybę ir tinkamą įforminimą.