Augant tarptautiniam verslui, vis dažniau kyla klausimas - kokia kalba turi būti išrašyta sąskaita faktūra? Ar pakanka lietuvių kalbos? Ar galima išrašyti sąskaitą anglų kalba?
Pagal Lietuvos teisės aktus, apskaitos dokumentai, saugomi Lietuvos įmonės apskaitoje, turi būti suprantami lietuvių kalba. sąskaita gali būti išrašyta užsienio kalba (pvz. Taip. naudojamas dvikalbis dokumentas (pvz. Ypatingą dėmesį reikėtų skirti PVM pastaboms. Sąskaitos faktūros kalba nėra griežtai apribota, tačiau turi būti aiški, suprantama ir teisinga.
Sąskaitos faktūros anglų kalba struktūra
Paprastai sąskaita faktūra anglų kalba (Invoice) apima šią informaciją:
- Invoice number - sąskaitos numeris
- Invoice date - sąskaitos išrašymo data
- Due date - mokėjimo terminas
- Seller’s information - pardavėjo duomenys
- Buyer’s information - pirkėjo duomenys
- Itemized list of goods or services - detalus prekių ar paslaugų sąrašas su kainomis
- Total amount - bendra suma
- Payment terms - mokėjimo sąlygos
- Tax information - mokesčių informacija (PVM, akcizai ir kt.)
- Bank details - banko rekvizitai
Pagrindiniai aspektai išrašant sąskaitą anglų kalba
Išrašant sąskaitą anglų kalba, svarbu atkreipti dėmesį į kelis pagrindinius aspektus:
- Terminologija. Vartokite tikslius terminus. Pavyzdžiui, „PVM“ angliškai yra „VAT“ (Value Added Tax). Prekės ir paslaugos turi būti aprašytos aiškiai, kad neliktų dviprasmybių.
- Valiuta. Aiškiai nurodykite, kokia valiuta išrašoma sąskaita. Tai padeda išvengti nesusipratimų.
- Mokesčiai. Nurodykite visus taikomus mokesčius: PVM, akcizus, muitus ar rinkliavas. Kiekvienam mokesčiui skirkite atskirą eilutę, nurodykite procentinį tarifą ir tikslią sumą.
- Kalba. Sąskaita turi būti lengvai suprantama anglų kalbos vartotojui. Aiškus dokumentas rodo įmonės profesionalumą ir padeda išvengti ginčų.
- Formatavimas. Naudokite tvarkingą šriftą (Arial, Calibri, Times New Roman), aiškias antraštes, lenteles ir pakankamus tarpelius tarp eilučių. Jei turite įmonės logotipą - įtraukite jį.
Dažniausios klaidos
Išrašant sąskaitas anglų kalba, pasitaiko įvairių klaidų. Štai keletas dažniausių:
Netiksliai išversti terminai ar frazės
❌ Netikslūs vertimai - „Tax“ vietoje „VAT“.
✅ Naudokite teisingus terminus pagal tarptautinius standartus.
Viena dažniausių problemų - netikslūs vertimai, ypač kalbant apie specializuotus verslo ar mokesčių terminus. Pavyzdžiui, „PVM“ turi būti verčiamas kaip „VAT“ (Value Added Tax), o ne tiesiog „tax“. Taip pat svarbu tiksliai išversti prekių ar paslaugų pavadinimus. Klaidingas vertimas gali lemti, kad klientas nesupras, ką įsigijo, o muitinė gali reikalauti papildomų dokumentų.
Klaidingai apskaičiuoti mokesčiai
❌ Klaidingi mokesčių skaičiavimai - neteisingas tarifas ar netikslus skaičius.
✅ Patikrinkite skaičiavimus du kartus arba naudokite automatinę sistemą.
Net ir nedidelė aritmetinė klaida mokesčių skaičiavime gali sukelti rimtų pasekmių - nuo papildomų patikrinimų iki prarasto kliento pasitikėjimo. Dažnai pasitaiko, kad nurodomas neteisingas PVM tarifas, mokesčiai apskaičiuojami nuo netinkamos sumos arba į bendrą sumą įtraukiamos klaidingos eilutės. Todėl visada patikrinkite skaičiavimus bent du kartus ir naudokite programinę įrangą, kuri mokesčius apskaičiuoja automatiškai.
Nepilna informacija apie pirkėją ar pardavėją
❌ Nepilni rekvizitai - trūksta įmonės kodo ar PVM kodo.
✅ Įtraukite visus privalomus pardavėjo ir pirkėjo duomenis.
Sąskaita faktūra be pilnų rekvizitų gali būti nepripažinta oficialiu dokumentu. Pardavėjo pusėje būtina nurodyti įmonės pavadinimą, registracijos kodą, PVM mokėtojo kodą, adresą, telefono numerį ir el. pašto adresą. Pirkėjo duomenys taip pat turi būti tikslūs. Net vienos raidės klaida įmonės pavadinime gali apsunkinti mokėjimo procesą ar sukelti ginčus dėl atsakomybės.
Netvarkingas dokumento formatas
❌ Netvarkingas formatas - sunkiai skaitomas tekstas, netvarkingi stulpeliai.
✅ Naudokite aiškų šriftą, lenteles ir logišką informacijos išdėstymą.
Prastai suformatuota sąskaita atrodo neprofesionaliai ir gali būti sunkiai suprantama. Įprastos problemos - per smulkus šriftas, netvarkingas teksto lygiavimas, sumaišytos valiutos arba per daug spalvų ir grafinių elementų. Profesionalus formatas reiškia aiškią struktūrą, tvarkingas lenteles, logišką informacijos išdėstymą ir pakankamus tarpus tarp eilučių. Gerai parengtas dokumentas ne tik lengviau skaitomas, bet ir stiprina įmonės įvaizdį.
Kaip palengvinti procesą?
Daugelis buhalterinių programų turi paruoštus sąskaitų šablonus anglų kalba. Ne visuomet privaloma, tačiau tai rekomenduojama, ypač jei anglų kalba yra bendravimo kalba. Taip. Priklausomai nuo situacijos, paprastai reikia nurodyti PVM (VAT), akcizus (Excise duties) ir kitus taikomus mokesčius ar rinkliavas. Taip, nes tai yra viena pagrindinių informacijos dalių, kuri leidžia klientui atlikti mokėjimą.
Jei kyla abejonių, naudokitės patikimais verslo terminų žodynais, profesionalių vertėjų paslaugomis arba tokia platforma kaip Sąskaita123, kurioje vertimai jau yra įtraukti į šablonus.
Privaloma informacija PVM sąskaitoje faktūroje
PVM sąskaitoje faktūroje privalo būti nurodyta:
- PVM sąskaitos faktūros išrašymo data;
- PVM sąskaitos faktūros serija ir numeris, leidžiantys identifikuoti PVM sąskaitą faktūrą;
- prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo PVM mokėtojo kodas arba identifikacinis PVM numeris (su žymeniu „EX“);
- prekių arba paslaugų pirkėjo (kliento) PVM mokėtojo kodas ar identifikacinis PVM numeris (su žymeniu „EX“), kurį jis nurodė įsigydamas prekes ar paslaugas. Jeigu Lietuvos apmokestinamasis asmuo tiekia prekes ar teikia paslaugas šalies teritorijoje, pirkėjo PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas įsiregistravęs PVM mokėtoju) nurodomas visais atvejais;
- prekių tiekėjo arba paslaugų teikėjo pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu jis fizinis asmuo) ir adresas;
- prekių arba paslaugų pirkėjo pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu jis fizinis asmuo) ir adresas;
- tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų pavadinimas, taip pat jų kiekis;
- prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data, jeigu ji nesutampa su PVM sąskaitos faktūros išrašymo data. Jeigu PVM sąskaita faktūra įforminamas avanso gavimas, - avanso gavimo diena, kai ji nesutampa su PVM sąskaitos faktūros išrašymo data;
- tiekiamos prekės arba teikiamos paslaugos vieneto kaina (be PVM), taip pat nuolaidos, neįtrauktos į vieneto kainą;
- tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų, apmokestinamų taikant vienodą tarifą, apmokestinamoji vertė;
- PVM tarifas (tarifai), išskyrus atvejus, kai PVM sąskaitą faktūrą išrašo PVM mokėtojas, taikantis smulkiojo verslo schemą (SVS) Lietuvoje, arba apmokestinamasis asmuo, įsisteigęs kitoje valstybėje narėje ir taikantis SVS Lietuvoje;
- PVM suma eurais, išskyrus atvejus, kai PVM sąskaitą faktūrą išrašo PVM mokėtojas, taikantis SVS Lietuvoje, arba apmokestinamasis asmuo, įsisteigęs kitoje valstybėje narėje ir taikantis SVS Lietuvoje;
- kai įforminamas prekių ir / ar paslaugų, kurios neapmokestinamos arba apmokestinamos taikant 0 proc. PVM tarifą, tiekimas ir (arba) teikimas, - nuoroda į atitinkamą PVMĮ arba Direktyvos 2006/112/EB nuostatą arba bet kokia kita nuoroda, kad prekės ir (arba) paslaugos neapmokestinamos, apmokestinamos taikant 0 proc. PVM tarifą;
- naujos transporto priemonės tiekimo į kitą valstybę narę atveju - PVMĮ 2 str. 16 dalyje nurodyti duomenys apie naują transporto priemonę (eksploatavimo pradžia, rida, valandų skaičius);
- kai taikoma speciali turizmo paslaugų apmokestinimo PVM schema, nurodyta PVMĮ XII skyriaus antrajame skirsnyje, - nuoroda „Maržos apmokestinimo schema. Kelionių agentūros“, o kai taikoma speciali naudotų prekių, meno kūrinių, kolekcinių ir antikvarinių daiktų apmokestinimo PVM schema, nurodyta PVMĮ XII skyriaus trečiajame skirsnyje, - atitinkama nuoroda „Maržos apmokestinimo schema. Naudotos prekės“, „Maržos apmokestinimo schema. Meno kūriniai“ arba „Maržos apmokestinimo schema. Kolekcionavimo objektai ir antikvariniai daiktai“;
- kai pagal PVMĮ prievolė apskaičiuoti PVM tenka užsienio apmokestinamojo asmens paskirtam fiskaliniam agentui - fiskalinio agento PVM mokėtojo kodas, pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu jis fizinis asmuo) ir adresas;
- kai įforminamas prekių ir (arba) paslaugų, už kurias prievolė apskaičiuoti (arba išskaityti) ir sumokėti PVM tenka pirkėjui, tiekimas ir (arba) teikimas, - nuoroda „Atvirkštinis apmokestinimas“;
- kai prievolė apskaičiuoti PVM atsiranda gavus atlygį už patiektas prekes ar suteiktas paslaugas, - nuoroda „Pinigų apskaitos sistema“;
- kai PVM sąskaitą faktūrą prekių tiekėjo ar paslaugų teikėjo vardu įformina pirkėjas, - nuoroda „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“.
Informacija supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje
Atvejais, kai išrašoma supaprastinta PVM sąskaita faktūra, joje turi būti nurodyta:
- PVM sąskaitos faktūros išrašymo data;
- PVM sąskaitos faktūros numeris, leidžiantis identifikuoti PVM sąskaitą faktūrą;
- prekių tiekėjo arba paslaugų teikėjo PVM mokėtojo kodas ar identifikacinis PVM numeris (su žymeniu „EX“);
- prekių tiekėjo arba paslaugų teikėjo pavadinimas arba vardas, pavardė (jeigu jis fizinis asmuo);
- prekių ir (arba) paslaugų pirkėjo PVM mokėtojo kodas ar identifikacinis PVM numeris (su žymeniu „EX“), kurį jis nurodė įsigydamas prekes ir (arba) paslaugas. Jeigu Lietuvos apmokestinamasis asmuo tiekia prekes ar teikia paslaugas šalies teritorijoje, pirkėjo PVM mokėtojo kodas (jeigu pirkėjas įsiregistravęs PVM mokėtoju) nurodomas visais atvejais;
- tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų pavadinimas;
- tiekiamų prekių arba teikiamų paslaugų, apmokestinamų taikant vienodą tarifą, apmokestinamoji vertė;
- PVM tarifas (tarifai), išskyrus atvejus, kai supaprastintą PVM sąskaitą faktūrą išrašo PVM mokėtojas, taikantis SVS (smulkiojo verslo schemą) Lietuvoje, arba apmokestinamasis asmuo, įsisteigęs kitoje valstybėje narėje ir taikantis SVS Lietuvoje;
- PVM suma eurais, išskyrus atvejus, kai supaprastintą PVM sąskaitą faktūrą išrašo PVM mokėtojas, taikantis SVS Lietuvoje, arba apmokestinamasis asmuo, įsisteigęs kitoje valstybėje narėje ir taikantis SVS Lietuvoje.
Be aukščiau išvardytos informacijos, supaprastintoje PVM sąskaitoje faktūroje gali būti įrašoma ir kiti kita PVMĮ 80 str. 1 dalyje nurodyta informacija, taip pat kita papildoma informacija.
0 proc. PVM tarifas
Kai prekių tiekimui (paslaugų teikimui) yra taikomas 0 proc. PVM tarifas:
| PVM įstatymo nuostata | Aprašymas | Direktyvos 2006/112/EB nuostata |
|---|---|---|
| 41 straipsnio 1 dalis | Prekės eksportuojamos į trečiąją valstybę tiekėjo ar jo užsakymu kito asmens | 146 straipsnio 1 dalies a punktas |
| 41 straipsnio 2 dalis | Prekės eksportuojamos į trečiąją valstybę pirkėjo, neįsisteigusio prekių išgabenimo valstybėje narėje, ar jo užsakymu kito asmens | 146 straipsnio 1 dalies b punktas |
| 43 straipsnio 1 dalis | Pvz., trumpalaikė laivų nuoma, apmokestinama taikant 0 proc. PVM tarifą | 148 straipsnio 1 dalies c punktas |
| 43 straipsnio 2 dalis | Pvz., trumpalaikė lėktuvų nuoma, apmokestinama taikant 0 proc. PVM tarifą | 148 straipsnio 1 dalies f punktas |
| 45 straipsnio 1, 3 dalys | Tiekiamos su prekių eksportu ar importu susijusios paslaugos, įskaitant vežimą bei papildomas vežimo paslaugas | 146 straipsnio 1 dalies e punktas |
| 47 straipsnis | Diplomatinėms atstovybėms, konsulinėms įstaigoms, ES institucijoms, jų įsteigtoms įstaigoms, agentūroms ir tarptautinėms organizacijoms ar jų atstovybėms, taip pat šių atstovybių ir konsulinių įstaigų personalui ir jo šeimos nariams tiekiamos prekės ir teikiamos paslaugos | 151 straipsnis |
| 49 straipsnio 1 dalis | Prekių tiekimas į kitą ES valstybę narę | 138 straipsnio 1 dalis |
| 49 straipsnio 2 dalis | Į kitą ES valstybę narę tiekiama nauja transporto priemonė | 138 straipsnio 2 dalies a punktas |
| 49 straipsnio 4 dalis | Į kitą ES valstybę narę pervežamos prekės verslo tikslais | 17 straipsnio 1 dalis |
| 52 straipsnis | Atstovavimas kito vardu ir sąskaita straipsnyje nurodytais atvejais | 153 straipsnis |
Sąskaitų išrašymas yra svarbus verslo procesas, leidžiantis užtikrinti, kad klientai sumokėtų už pirkimus ar paslaugas, kurias gavo. Sąskaitos faktūros išrašymas gali būti sudėtingas procesas, ypač jei esate naujas verslininkas arba neturite patirties rašant sąskaitas faktūras.
Pirmiausia, reikia patvirtinti, ar turite visus reikalingus duomenis, kad galėtumėte išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai apima pirkėjo vardą ir kontaktinius duomenis, prekių ar paslaugų sąrašą, kainas ir mokesčius, taip pat užsakymo ar sutarties numerį.
Kitas žingsnis yra pasirinkti sąskaitos faktūros formą. Galite naudoti specialią programinę įrangą, kad galėtumėte lengvai išrašyti sąskaitą faktūrą, arba galite naudoti paprastą formą, kurią galite susikurti patys arba atsisiųsti iš interneto.
Kai turite sąskaitos faktūros formą, reikia užpildyti visus laukus. Tai apima jūsų verslo vardą ir kontaktinius duomenis, taip pat pirkėjo vardą ir kontaktinius duomenis. Taip pat reikia įrašyti prekių ar paslaugų sąrašą, kainas ir mokesčius.