Avansinė apyskaita yra svarbus dokumentas įmonės finansų valdyme, ypač kai darbuotojai (atskaitingi asmenys) naudoja savo asmenines lėšas įmonės reikmėms. Šiame straipsnyje aptarsime, kokios taisyklės ir reikalavimai taikomi avansinėms apyskaitoms Lietuvoje, kaip tvarkyti likučius ir kokie įstatyminiai aktai tai reglamentuoja.
Kas yra avansinė apyskaita?
Avanso apyskaitos sudaromos, kai įmonės darbuotojas (atskaitingas asmuo) už savo asmeninius pinigų perka prekes (paslaugas) įmonės reikmėms. Taip pat darbuotojas gali vykti į komandiruotę, kurios metu patirtos išlaidos (apgyvendinimo išlaidos, dienpinigiai ir pan.) turi būti kompensuojamos iš įmonės lėšų. Avanso apyskaitoje nurodomos kokio išlaidos buvo patirtos įmonės naudai ir pagal šį dokumentą pinigai išmokami atskaitingam asmeniui. Avanso apyskaitoje galima priskirti Pirkimo sąskaitą (ji prieš tai turi būti įvesta į sistemą) arba Paslaugas (laisvai įvedamos kitos išlaidos). Pvz. komandiruotės tikslams galite susikurti "paslaugas" : Dienpinigiai, Transportas ir pan.
Avansinės apyskaitos sandara
Avanso apyskaitos sukūrimas. Norint sudaryti avanso apyskaitą, visų pirma turi būti sukurtas Atskaitingas asmuo.
- Pinigai->Atskaitingi asmenys
- Pinigai->Avanso apyskaitos
Avanso apyskaitos antraštė:
- Numeris - sistemos pasiūlomas apyskaitos numeris.
- Pavadinimas - apyskaitos trumpas pavadinimas.
- Skolą registruoti pagrindine valiuta - nepriklausomai nuo to ar išlaidos patirtos užsienio valiuta, skola atskaitingam asmeniui bus užregistruota nacionaline valiuta
Avanso apyskaitos eilutės:
- Išlaidos - Pirkimo sąskaita arba Paslaugos. Į avanso apyskaitą galima įtraukti įvestą Pirkimo sąskaitą arba kitas išlaidas (eilutėje pasirenkama Paslaugos), pvz. transporto, dienpinigiai, kurios nėra įforminamos sąskaita faktūra.
Pildant avansinę apyskaitą, skiltyje "gauta iš ko" surašomi tik iš kasos gauti pinigai. Jei atskaitingas asmuo ne tik išmoka bet ir surenka pinigus - taip, viskas turi matytis avanso apyskaitoje (ar kitame panašiame dokumente, nes forma neprivaloma).
Pildau pavyzdinę avanso apyskaitą ir iškilo porą klausimų: kur dešiniame kampe, lapo viršuje duota eilutė "mokėjimo pavedimo nr.:, ten įrašytume pavedimo numerį, kuriuo sumokam antiišslaidžius atskaitingam asmeniui?
Atsiskaiciau uz prekes. Isitraukiau gauta s/f. Kaip tureciau apskaitoje tai sutvarkyti?
Avansinės apyskaitos likučio tvarkymas
Skola atskaitingam asmeniui dažniausiai registruojama nacionaline valiuta. Tačiau jei nuimsite atitinkamą varnelę, galite skolą užregistruoti ir užsienio valiuta. Tokiu atveju jei atskaitingas asmuo bus patyręs išlaidų keliomis valiutomis, bus suformuoti keli skolos įrašai pagal vieną avanso apyskaitą.
Astuleee, o Avansinėje apyskaitoje mėnesio pabaigai turi būti užnulintas likutis ar kaip? Mes tikrai ne visas avansines "išnulinam". Kartais tai net neįmanoma. 31 dieną "išnulini", o kito mėnesio 1-ą - vėl "įnulini"?
Nepanaudoto avanso likučio grąžinimo prievolė
Nepanaudoto avanso likučio grąžinimo prievolę. Tai yra įmonės apsisprendimas. Kaip sakėme, nei kasos taisyklės, nei kiti teisės aktai tiesiogiai nereikalauja grąžinti į kasą nepanaudoto avanso likučio. Todėl pati įmonė turi nuspręsti ir sprendimą įrašyti į atskaitingų asmenų atsiskaitymo tvarką. Kiekvienai atskaitingų asmenų grupei gali būti nustatyta atskira nepanaudoto likučio grąžinimo tvarka.
Visiškai neprasminga ir neracionalu reikalauti, kad įmonės ūkvedys ar kitas darbuotojas, įpareigotas pirkti kanceliarijos ir ūkio reikmenis ar apmokėti pašto ar kitas paslaugas, kas mėnesį grąžintų nepanaudotą išmokėto avanso likutį. Nes iš karto jam turės būti išmokėtas kitas avansas. Visiškai kitaip reikėtų elgtis, kai atskaitingi asmenys retai patiria išlaidų įmonės vardu.
Liekana su minuso ženklu
Liekana -25000(5000 sumokėtas avansas). O tai grafoje antiišlaidžiai irgi su minuso ženklu rašyti (nes įmonė skolinga darbuotojui)?Nemoku tų antiišlaidžių pildyti.
Avansinės apyskaitos dokumentų tvarkymas
Sąskaitai, iš kurios apmokamas dokumentas, turi būti uždėtas požymis "Pinigų sąskaita". Po apmokėto pirkimo važtaraščio perkėlimo susiformuoja įrašas Didžiosios Knygos operacijose.
Jei pirko įmonės kortele ir nepristatė sąskaitos, darbuotojas tampa skolingas įmonei. Visko būna ir visko būdavo, bet dabar jau išmokome tvarkingai dirbti, nebent dėl kokio užsimiršimo ar nesusipratimo neatneša sąskaitos, bet sutikrinusi avansines ir banko išrašus tas klaidas su jais išsprendžiu. Jei tai yra įmonės kortelė, tai juk nuskaito nuo banko sąskaitos ir gryni pinigai nejuda.
Kaip atsispausdinti avanso apyskaitą?
- Paspauskite mygtuką "Analitinė operacija" dešiniu pelės klavišu.
- Pasirinkite "DK operacijos".
- Spauskite mygtuką "Spausdinti". Atsidaro langas "Ataskaitos spausdinimas".
- Spauskite mygtuką "Spausdinti". Gavote avansinę apyskaitą, kurią galima atsispausdinti, išsaugoti pdf ar kitokiu formatu arba nusiųsti el.
Svarbu:Direktorius pinigus iš EKA kasdien išsima dienos pardavimus. Ar galima juos rodyti ataskaitingo asmens avanso apyskaitoje? ar geriau parodyti pinigų įnešima į įmonės kasą t.y. KPO. Beto direktorius grynaisiais pinigais atsiskaito su tiekėjais.
Privatus. Mes turim vieną UAB ir individualią. Kai buvo operatyvinis patikrinimas, tikrino abi ir iš abiejų vienodai reikalavo.
Teisminė praktika
Civilinė byla Nr. e2-677-241/2020 Teisminio proceso Nr. 2-55-3-00802-2019-7 Procesinio sprendimo kategorija 3.4.3.7.1 (S) LIETUVOS APELIACINIS TEISMAS NUTARTIS LIETUVOS RESPUBLIKOS VARDU 2020 m. balandžio 28 d. Vilnius Lietuvos apeliacinio teismo Civilinių bylų skyriaus teisėjų kolegija, susidedanti iš teisėjų Danutės Gasiūnienės (kolegijos pirmininkė ir pranešėja), Danguolės Martinavičienės ir Jūratės Varanauskaitės, teismo posėdyje apeliacine rašytinio proceso tvarka išnagrinėjo civilinę bylą pagal pareiškėjo K. R. atskirąjį skundą dėl Vilniaus apygardos teismo 2020 m. vasario 18 d. nutarties, kuria atsisakyta patvirtinti pareiškėjo K. R. finansinį reikalavimą atsakovės bankrutavusios uždarosios akcinės bendrovės „Mojo Lounge Vilnius“ bankroto byloje (civilinės bylos Nr. eB2-551-855/2020).
Teismas nustatė, kad K. R. nuo 2017 m. birželio 5 d. yra UAB „Mojo Lounge Vilnius“ akcininkas, nuo 2017 m. gegužės 12 d. iki 2019 m. sausio 2 d. buvo ir įmonės vadovas. Nuo 2019 m. sausio 2 d. iki bankroto bylos įmonei iškėlimo vadovu buvo įregistruotas V. J. Bankroto byla buvo inicijuota kreditorės UAB „Straujos prekybos sistemos“, kuri dokumentus dėl bankroto bylos iškėlimo siuntė ne įmonės akcininkui, o įmonei. Visi teismo procesiniai dokumentai taip pat buvo siunčiami tik įmonei bei jos vadovui V. J. Byloje nėra duomenų apie tai, kad įmonės vadovas būtų informavęs įmonės akcininkus apie bankroto bylos iškėlimą.
Teismas nurodė, kad pareiškėjas jokiais įrodymais nepagrindė aplinkybės, jog būtent jis ir būtent už UAB „Mojo Lounge Vilnius“ įvykdė turtines prievoles iš savo asmeninių lėšų, o ne iš pačiai įmonei priklausančių ar trečiųjų asmenų lėšų. Iš prie PVM sąskaitų faktūrų esančių jų visišką ar dalinį apmokėjimą patvirtinančių čekių (kvitų) negalima nustatyti iš kokių konkrečiai lėšų buvo apmokėti čekiai (kvitai). Todėl apskritai negalima nustatyti, ar už tam tikras prekes ir paslaugas buvo apmokėta, kokia dalimi, o jeigu taip - iš kokių lėšų, juo labiau, kad tam tikri šias sąskaitas išrašę asmenys, pavyzdžiui, UAB „Bennet distributors“, UAB „Sanitex“, UAB „Parazitas“ yra įtraukti į likviduojamos dėl bankroto BUAB „Mojo Lounge Vilnius“ kreditorių ir jų finansinių reikalavimų sąrašą.