Daugelis įmonių, ieškodamos naujo biuro, vis dar pirmiausia vertina reikalingą plotą ir skaičiuoja darbo erdvei reikalingus kvadratinius metrus. Tačiau žymiai efektyvesnis būdas pasirinkti tinkamą biuro plotą yra skaičiuoti reikalingą darbo vietų skaičių ir kiek jų telpa siūlomose patalpose. Mat efektyviai suplanuoto biuro plotas bus mažesnis, tačiau tenkins visus darbuotojų poreikius, o įmonei leis sutaupyti.
Šiame straipsnyje aptarsime, kokie yra reikalavimai darbo patalpų plotui Lietuvoje, kaip efektyviai išnaudoti biuro erdvę ir į ką atkreipti dėmesį renkantis biurą.
Kaip būti organizuotam darbe: 8 patarimai, kaip padidinti produktyvumą
Higienos normos ir ploto reikalavimai
Remiantis LIETUVOS HIGIENOS NORMOS HN 32:2004 „DARBAS SU VIDEOTERMINALAIS. SAUGOS IR SVEIKATOS REIKALAVIMAI“ reikalavimais, darbuotojui skirta darbo vieta turi būti suprojektuota ir įrengta taip, jog asmuo galėtų laisvai prie jos prieiti, o taip pat - turėtų pakankamai erdvės darbo ir kitiems judesiams atlikti bei kūno padėčiai keisti.
Svarbu atminti, kad vienai darbo vietai turi būti skiriama ne mažiau kaip 6 kv. m darbo patalpos ploto ir ne mažiau kaip 20 m3 erdvės. Higienos normos reikalauja, kad vienai darbo vietai tektų 6 kvadratinių metrų plotas.
Tačiau tai per mažas plotas, jeigu savo biure norite posėdžių salės, virtuvėlės, tyliųjų erdvių, kurioms skirtas plotas taip pat įskaičiuojamas į darbo vietai tenkančius kvadratinius metrus, - sako Anastasija Pocienė, UAB „Hanner“ komercinio nekilnojamojo turto nuomos vadovė.
Pasak jos, efektyviausiai biuro erdvė išnaudojama, jeigu darbo vietai tenka 8 - 8,5 kv. m. O neefektyviai naudojamose erdvėse vienai darbo vietai gali tekti ir 20 kv. m.
Efektyvus biuro erdvės išnaudojimas
„Moderni darbo vietų vadyba šiuolaikiniuose biurų pastatuose reiškia itin tankiai planuojamas darbo vietas bendrosiose atvirose erdvėse, kurios papildomos socialinėmis zonomis, privačiomis erdvėmis pokalbiams telefonu, tylos, poilsio ir užsiėmimų kambariais. Į visa tai rekomenduotina atsižvelgti, renkantis biurą ir kuriant jo planą“, - dėmesį atkreipia A. Pocienė.
Efektyvus biuro planas leido bendrovei „sutaupyti“ 300 kv. m. Vienas pastarųjų mūsų klientų pavyzdžių puikiai iliustruoja, kad biuro darbo vietų planas yra itin svarbus. 50 darbuotojų bendrovė, dirbusi 500 kv. m. biuro ploto paieškas. Bendrovė buvo nusimačiusi, jog be atvirųjų erdvių darbo vietoms, reikalingos ir posėdžių salės, virtuvėlė, patalpos biuro administratorei ir kt.
Mes viename iš savo valdomų verslo centrų, „City“, pasiūlėme 500 kv. m. patalpas, kurios ne tik sutalpino padidėjusią komandą, tačiau tenkino ir visus kitus papildomų erdvių reikalavimus.
Verslo centrui „135“ pasirinkta plokščio stačiakampio forma, kuri užtikrina maksimaliai efektyvų biuro išplanavimą, taip pat šviesos ir erdvės pojūtį darbuotojams, kadangi darbo vietos bus netoli lango. Ovalių, kvadratinių, trikampių ar nestandartinių formų pastatuose biuro plotas dažniausiai išnaudojamas neefektyviai, kadangi pastatas yra gilus, o atstumas iki langų didelis, todėl tik arčiausiai langų esančios vietos gali būti naudojamos komfortiškoms darbo vietoms sukurti.
Naujame verslo centre „135“ tipiniam aukštui rekomenduojama atvirų erdvių („open space“) sistema, kuri leis įrengti komfortiškas ir erdvias darbo vietas.
Verslo centre „135“ bus suformuotos bendros susitikimų salės, pokalbių kambarėliai, dušinės, dviračių saugyklos, kuriais galės naudotis visi verslo centro nuomininkai, o biuro plotas bus naudojamas tik darbuotojų tiesioginėms reikmėms.
Įmonės „Eika“ skaičiavimu, 25 kv. metrų ploto susirinkimų salės atsisakymas įmonei leis sutaupyti apie 5 tūkst.
Pagrindiniai principai, kurių reikia laikytis planuojant biuro erdvę:
- Atsižvelgti į darbuotojų poreikius ir darbo pobūdį.
- Efektyviai išnaudoti kiekvieną kvadratinį metrą.
- Užtikrinti gerą apšvietimą ir vėdinimą.
- Sukurti patogias ir funkcionalias darbo vietas.
- Numatyti vietas poilsiui ir bendravimui.
Biuro vieta: darbuotojams ar klientams?
Renkantis biurą, plotas - tik vienas iš vertinimo kriterijų. Nemažiau svarbi paieškose tampa ir biuro vieta.
„Jeigu aptarnaujate klientus, patogiausios yra centrinės miesto vietos, žinomi verslo centrai, pirmieji pastatų aukštai. Tačiau verta pagalvoti, ar įmonei reikia nuomotis visą biurui reikalingą plotą pirmame aukšte, ar galima atskirti klientus aptarnaujantį padalinį nuo likusios komandos dalies. Mat įprastai pirmo aukšto nuoma būna brangesnė, todėl skirtingais atvejais, įmonei gali būti finansiškai naudingiau atskirti kliento aptarnavimo padalinį ir įrengti jį pirmame aukšte, o visą biurą įrengti aukštesniuose pastato aukštuose“, - pataria A.
„Jeigu biure klientai nebus aptarnaujami, tada esminis kriterijus turėtų būti vietos patogumas darbuotojams. Tokiais atvejais, norėdamos geriausiai patenkinti darbuotojų poreikius, įmonės daro vidines apklausas, iš kurių mikrorajonų darbuotojai vyksta į darbą.
Kiti svarbūs aspektai renkantis biurą
Renkantis biurą, verta atkreipti dėmesį ir į kitus svarbius aspektus:
- Ateities perspektyvos. Neįvertinama, kiek komanda augs ateityje. Patartina išsinuomoti didesnį plotą negu reikia esamam momentui ir įvertinti perspektyvą, kiek naujų darbo vietų reikės per ateinančius kelerius metus.
- Pagalbinės patalpos. Skaičiuojamas tik aktyviam darbui reikalingas plotas, tačiau pamirštamos tokios pagalbinės patalpos, kaip sandėlis, serverinės ir pan.
- Konkurencija. Neįvertinama, kiek konkurentų yra įsikūrę šalia arba tame pačiame pastate.
- Biudžetas. Naujo biuro nuomos biudžetas skaičiuojamas, nevertinant papildomų išlaidų. Sudarant naujo biuro nuomos biudžetą, reikėtų skaičiuoti ne tik nuomos mokestį ar eksploatacijai skirtas išlaidas, tačiau ir papildomus kaštus: automobilių stovėjimo aikštelės mokesčius, jeigu įmonė turi skirtingus filialus arba padalinius, kaip pasikeis susisiekimo ir logistikos kaštai tarp filialų, kokie yra persikraustymo kaštai, naujų baldų ir įrangos kaštai.
Darbo vietos ergonomika
Tam, kad žmogus jaustusi saugiai ir patikimai darbo vietoje, jam turi būti suprojektuota patogi ir saugi darbo aplinka. Psichologai teigia, kad viena iš darbingumo sumažėjimo priežasčių - netinkamai organizuota darbo vieta. Būsena, kai „viskas krinta iš rankų“ - pirmas požymis, kad darbo vieta įrengta netinkamai.
Patalpų įrengimo stilius turi griežtai atitikti paskirtį, o įrengimo ir apdailos lygis - padalinio rangą ir darbuotojo statusą. Reikia nepamiršti, kad dalykiniame pasaulyje vyrauja konservatyvumas, nors pastaruoju metu populiarus ir ypač šiuolaikiškas stilius. Visos interjero detalės turi būti apgalvotos, su firmos simbolika. Verslo praktikoje susiklostė tam tikros tradicijos ir principai, kurių pageidaujama laikytis įrengiant biurą.
Biuro baldai ir jų išdėstymas, o kartais ir organizacinės technikos kkomplektavimas labai priklauso nuo biuro vidaus patalpų išdėstymo. Lietuvoje įprastas kabinetinis, arba sekcinis, patalpų išdėstymo variantas. Ergonominiai tyrimai rodo, kad racionaliai panaudota erdvė ir mažiausi judėjimo atstumai leidžia greitai keistis informacija.
Prireikus, viena darbo vieta nuo kitos atskiriama tik nedidele ppertvara. Jei reikia turėti patalpą deryboms ar pasitarimams, ji įrengiama kuo atviresnė, panaudojant lengvas permatomas duris, skaidrias sienas. Darbo sąlygos ergonominiu požiūriu bus palankesnės, sukūrus „patalpos patalpoje“ sistemą, t.y. darbo vietas ar jų grupes atskyrus spintomis, pertvaromis ir pan.
Darbo vietos izoliacijos iliuzija sukuriama skaidriomis pertvaromis, stelažais, gėlėmis. Didelėse bendrose patalpose vidutinio aukščio darbo vietų pertvaros, augalų kompozicijos bei tinkamai sustatyti baldai padeda sukurti individualią ir funkcionalią aplinką. Bendros darbo vietų išdėstymo taisyklės reikalauja, kad pirmiausia būtų atsižvelgiama į susisiekimo poreikius.
Įrengiant kompiuterizuotas darbo vietas ar lokalų kompiuterių tinklą, būtina teisingai parinkti patalpas ir atitinkamai jas paruošti. Tam reikia vadovautis svarbiausiais higienos ir kompiuterių technikos eksploatavimo rreikalavimais.
Reikalavimai kompiuterinei darbo vietai
- Darbo vietos plotas vienam darbuotojui (kompiuterinei darbo vietai) turi būti skiriama ne mažiau kaip 6 m2 darbo patalpos ploto ir ne mažiau kaip 20 m3 erdvės, taip pat reikia pakankamai vietos laisvai judėti.
- Jeigu kabinete yra daugiau, nei viena darbo su kompiuteriu vieta, atstumas tarp monitorių ekranų ir kito užpakalinio paviršiaus turi būti ne mažesnis kaip 2 metrai, tarp šoninių paviršių - ne mažesnis kaip 1,2 metro.
- Darbo stalas turi būti pakankamai didelis (rekomenduojamas minimalus dydis 1200mm x 800mm, o geriausias 1600mm x 800mm), kad būtų galima patogiai išdėstyti monitorių, klaviatūrą, dokumentus ir kitus darbui svarbius įrenginius. Kadangi žmonės yra skirtingo ūgio, pageidautina, kad kompiuterinio darbo stalo aukštis būtų reguliuojamo aukščio.
- Darbo vietos ergonomikai turi įtakos ir stalo aukštis, kuris turi atitikti kėdės aukštį: atstumas nuo kėdės iki stalo viršaus turi būti toks, kad dirbant nereikėtų pasilenkti arba kelti rankų.
- Kėdė turi turėti bent penkias reguliavimo sritis: aukštį, nugaros atramą, nugaros atramos pasvirimą, rankų atramas. Gerai parinkta ir tinkamai sureguliuota darbo kėdė pati savaime skatina taisyklingą sėdėjimą. Naudojantis netinkama kėde, darbuotojo nugaros ir kojų raumenis veikia nepageidautinas statinis krūvis. Sėdint stabilią kūno padėtį palaiko liemens, pečių ir kaklo raumenys. Nesiliaujant statinei įtampai, šie raumenys blogiau aprūpinami krauju, jie nuvargsta ir skauda.
- Lietuvos higienos normoje HN32:2004 nurodoma, kad visi darbe naudojami videoterminalo įrenginiai turi būti nepavojingi darbuotojų sveikatai ir pažymėti „CE“ ženklu, patvirtinančiu jų atitiktį.
- Atstumas nuo darbuotojo akių iki monitoriaus ekrano turėtų būti ne mažesnis nei 40 cm, paprastai 45-75 cm (priklausomai nuo to su kokia informacija dirbama, bet patogiausias atstumas yra per žmogaus rankos ilgį); tai taip pat priklauso nuo monitoriaus įstrižainės. Ženklai vaizduoklyje turi būti ryškaus kontūro, lengvai įskaitomi. Vaizdas monitoriuje turi būti stabilus ir nemirgantis, be akinančių blyksnių ir atspindžių, kad darbuotojui nesukeltų nemalonių pojūčių bei akių nuovargio. Siekiant išvengti blyksnių ir šviesos atspindžių, monitorių reikia pastatyti statmenai į langą arba truputį palenkti ekraną žemyn.
- Klaviatūros vietos aukštis turi būti toks, kad leistų išlaikyti taisyklingą kūno laikyseną, išvengti plaštakų, riešų ir pečių juostos nuovargio. Pelę reikia laikyti švelniai ir be įtampos, per daug nespaudžiant. Ranka turi būti atsipalaidavusi, pirštai laisvi. Svarbu parinkti tinkamą pelės dydį: ji turi tilpti į delną taip, kad pirštais būtų nesunku ir patogu pasiekti klavišus. Kad darbas su pele būtų efektyvesnis ir kuo mažiau judėtų plaštaka bei riešas, naudojamas kokybiškas pelės kilimėlis. Svarbu, kad pelė būtų švari. Klaviatūra turi būti atskirta nuo monitoriaus ir pakreipta taip, kad būtų patogu dirbti, išvengiama plaštakų ir rankų nuovargio. Jos paviršius turi būti matinis, be akinančių atspindžių, simboliai lengvai įskaitomi. Dirbant klaviatūra, plaštaką, riešus ir alkūnes reikia laikyti tiesiai.
Apšvietimas ir triukšmas
Darbo vietos ergonomika apibrėžia ir reikalavimus apšvietimui. Patalpoje turi būti higienos normos atitinkantis natūralus ir dirbtinis apšvietimas. Patalpos apšvieta turi būti pakankama visiems darbo veiksmams atlikti, atitinkanti darbo pobūdį ir tenkinanti darbuotojo regos ypatumus.
- Vaizduoklio - ne mažesnė kaip 100 lx ir ne didesnė kaip 250 lx.
- Natūralios ir dirbtinės apšvietos šaltiniai turi būti įrengti ir išdėstyti taip, kad darbuotojas išvengtų akinančio blyksnių ir atspindžio vaizduoklyje poveikio.
- Esant reikalui, darbo patalpoje gali būti įrengtas vietinis dirbtinis apšvietimas. Dėl vietinės apšvietos vaizduoklyje neturi būti akinančių blyksnių.
Triukšmo lygiai darbo vietoje turi atitikti higienos normos reikalavimus. Esant reikalui, patalpų apdailai gali būti naudojamos garsą sugeriančios medžiagos.
Oro temperatūra ir vėdinimas
Patalpos šildymas, vėdinimas ir oro kondicionavimas turi būti įrengtas pagal galiojančių normų reikalavimus. Bet kokia spinduliuotė turi neviršyti sveikatai kenksmingų lygių. Šiluminio spinduliavimo intensyvumas. Šiluminės aplinkos parametrų vertės nustatomos atsižvelgiant į metų laikotarpį ir darbų sunkumo kategoriją.
Skiriami du metų laikotarpiai: šaltasis ir šiltasis. Skiriamos trys darbų sunkumo kategorijos: lengvas (Ia, Ib), vidutinio sunkumo (IIa, IIb) ir sunkus fizinis darbas (III).
Pvz:. Dirbant 8 val. darbo dieną, reglamentuotos (specialios) 5 (10) min. trukmės pertraukos nustatomos po 1 val. Dirbant 12 valandų darbo dieną (40 val. darbo savaitę), reglamentuotos (specialios) pertraukos pirmosioms 8 val. nustatomos pagal 8 val. darbo pamainos režimą, likusias 4 val. po kiekvienos darbo valandos daroma 15 min. pertrauka.