Butų bendrijos veikla yra reglamentuojama įstatymų, o vienas svarbiausių dokumentų, užtikrinančių skaidrų ir teisėtą bendrijos valdymą, yra visuotinio susirinkimo protokolas. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tinkamai parengti tokį protokolą, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais.
Visuotinio Susirinkimo Šaukimas ir Organizavimas
Vadovaujantis Bendrijų įstatymo 11 straipsniu, visuotinio susirinkimo šaukimo ir organizavimo tvarka yra griežtai reglamentuota. Svarbu laikytis visų reikalavimų, kad susirinkimo sprendimai būtų teisėti ir galiojantys.
Visuotinius susirinkimus šaukia bendrijos pirmininkas arba bendrijos valdyba, laikydamiesi bendrijos įstatuose nustatytos tvarkos. Susirinkimas taip pat turi būti sušauktas, jei to reikalauja revizijos komisija (revizorius) arba daugiau kaip ketvirtadalis bendrijos narių.
Pranešimas apie šaukiamą visuotinį susirinkimą turi būti paskelbtas ne vėliau kaip prieš 14 dienų iki susirinkimo dienos. Pranešime būtina nurodyti:
- Susirinkimo vietą
- Datą ir laiką
- Susirinkimo darbotvarkę
- Siūlomų sprendimų projektus arba vietą, kur galima su jais susipažinti
Jeigu darbotvarkėje numatyta rinkti ar atšaukti bendrijos valdymo organą, keisti įstatus, svarstyti reorganizavimo ar likvidavimo klausimus, metinę pajamų ir išlaidų sąmatą, apie susirinkimą bendrijos nariams pranešama raštu. Taip pat, raštu pranešama ir tais atvejais, kai numatoma priimti sprendimus, susijusius su pastato (pastatų), kuriame įsteigta bendrija, butų ir kitų patalpų savininkais.
Visuotinis susirinkimas turi būti šaukiamas kasmet ne vėliau kaip per 5 mėnesius pasibaigus finansiniams metams (nuo 2023 m. sausio 1 d.
Bendrijos nariai gali iš anksto raštu pareikšti savo nuomonę dėl svarstomų klausimų. Tokie nariai laikomi dalyvaujančiais susirinkime, registruojami dalyvių sąraše, o jų balsai įskaitomi į balsavimo rezultatus.
Susirinkimas yra teisėtas, kai jame dalyvauja daugiau kaip pusė bendrijos narių. Jei kvorumo nėra, laikoma, kad susirinkimas neįvyko, ir ne anksčiau kaip po dviejų savaičių turi būti sušauktas pakartotinis susirinkimas, kuris turi teisę svarstyti ir priimti sprendimus pagal neįvykusio susirinkimo darbotvarkę.
Balsavimas ir Sprendimų Priėmimas
Balsavimas visuotiniame susirinkime yra atviras. Slaptas balsavimas yra privalomas, jei bent vienas bendrijos narys to pageidauja ir tam pritaria daugiau kaip dešimtadalis susirinkime dalyvaujančių narių. Kiekvienas bendrijos narys turi po vieną balsą.
Protokolo Reikalavimai
Visuotiniai susirinkimai turi būti protokoluojami. Protokolas turi būti parengtas ir pasirašytas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo susirinkimo dienos. Prie protokolo pridedamas dalyvių sąrašas, įgaliojimai ir kiti dokumentai, patvirtinantys teisę balsuoti bendrijos narių vardu, taip pat dokumentai, patvirtinantys, kad bendrijos nariams buvo pranešta apie šaukiamą susirinkimą.
Bendrijos nariai sprendimus gali priimti balsuodami raštu.
Pavyzdinė protokolo struktūra:
Sąrašą pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius.
- Susirinkimo data, laikas ir vieta
- Dalyvaujantys asmenys (sąrašas)
- Darbotvarkė
- Svarstyti klausimai
- Priimti sprendimai (su balsavimo rezultatais)
- Susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašai
Laikantis šių reikalavimų, užtikrinamas sklandus ir teisėtas butų bendrijos valdymas, o visi sprendimai yra priimami atsižvelgiant į bendrijos narių interesus.
tags: #daugiabucio #namo #susirinkimo #protokolo #pvz