Kaip pagreitinti apmokėjimo procesą: efektyvūs metodai ir strategijos

Procesų optimizavimas verslui yra viena iš didžiausių siekiamybių. Priklausomai nuo to, kaip pavyksta palengvinti, supaprastinti ir pagerinti duomenų apsikeitimo srautą tarp departamentų ir iš vidaus į išorę (bei atvirkščiai), gali keistis įmonės rezultatai. Kuo lengviau valdyti informaciją ir ją panaudoti, tuo paprasčiau bus optimizuoti veiklą ir pakelti produktyvumą.

Šiame straipsnyje pateiksiu keletą bendravimo su klientais bei partneriais patarimų, o jeigu tiksliau - metodų, kuriais pasinaudoję su jumis klientai atsiskaitys greičiau. Tekste nerašysiu kur ir kaip geriausia panaudoti gautus pinigus, šio straipsnio tikslas - paskatinti greitesnį jų gavimą.

Verslo procesų optimizavimas

Atlyginimų skaičiavimas yra vienas iš tų procesų, kuris reikalauja nemažai laiko ir administracinių resursų. Be specializuotos programinės įrangos darbo užmokesčio apskaita taptų tikrų tikriausiu galvos skausmu buhalterijai bei žmogiškųjų išteklių skyriui. Kuo daugiau įmonėje darbuotojų, tuo sudėtingiau duomenis valdyti be specializuotos įrangos.

Gamybininkai susiduria su daugybe iššūkių. Visų pirma - reikia būti visada pasiruošusiems priimti naujus klientus bei idealiai optimizuoti gamybos apimtis. Rankiniu būdu arba primityviai vedami registrai tiekimo grandinės valdyme duoda mažai naudos. Modernios technologijos leidžia matyti realiu laiku besikeičiančius duomenis, generuoti ataskaitas.

Ryšių su klientais valdymo sistema (CRM) yra bene svarbiausias skaitmenizuotas įrankis verslui. Gamybos, prekybos ar paslaugų sektoriuje esančios įmonės visuomet gali rasti ne vieną, o daugybę įvairių CRM sistemos naudų savo verslui. Šios sistemos naudotojai pastebi ryšį tarp pajamų bei pelno augimo, reputacijos pagerėjimo ir veiklos vykdymo efektyvumo išaugimo, atsiradusio po to, kai buvo įdiegta sistema.

Teisinių dokumentų parengimas ir valdymas dažnai apsunkinamas visiškai be priežasties. Juk dauguma sutarčių formuojamos pagal šabloną, kurį reikia keisti. Užuot kiekvieną kartą rengus naują dokumentą arba ieškojus atitinkamų resursų internete, galima pasinaudoti paruoštais šablonais sistemoje bei sutartis užpildyti ir pasirašyti labai greitai. Na, o kalbant apie sąskaitas, tai daugiausiai naudos teikia sąskaitų pajamavimo automatizacija.

Finansų apskaitos procesas yra vienas iš svarbiausių dalykų bet kuriam verslui. Jeigu finansiniai rodikliai yra prasti - verslui sekasi sunkiai. Optimizuoti finansinių procesų valdymą yra sudėtinga ir tai reikalauja didelio tikslumo. Pasirinkus Microsoft Dynamics 365 Business Central, galima sistemą lengvai pritaikyti prie individualių iššūkių ir/ar reikalavimų. Ši programa gali būti tobulinama ir keičiama.

Jeigu verslui nuolat reikia raportų, ataskaitų ir kitokių dokumentų, tikriausiai suprantama, kad neverta turėti dešimtis ar šimtus skirtingų paruoštukų, į kuriuos reikėtų nuolat perkelti ir įrašyti naujus duomenis. Verslo procesų valdymo programos beveik visada gali sukurti ataskaitas ar leisti eksportuoti sukauptus duomenis tam tikro formato failais. Duomenų valdymo sistema leis bet kada generuoti naujas ataskaitas ir matyti realiu laiku besikeičiančius rodiklius ar parametrus.

Sąskaitų išrašymo automatizavimas

Dauguma įmonių vargsta su sąskaitų išrašymu, kadangi tokiam procesui reikia skirti daug laiko bei atidumo. Skaitmenizuotos apskaitos tvarkymo sistemos leidžia pagreitinti ir palengvinti darbo procesą. Sąskaitų išrašymas - varginantis ir ilgai užtrunkantis darbo procesas, kurį kiekvienas norime kiek įmanoma pagreitinti bei palengvinti.

Skaitmenizuotos apskaitos tvarkymo platformos turi šablonus, kurie padeda paspartinti sąskaitų išrašymą ir sutaupo laiko ieškant tinkamai paruoštų dokumento pavyzdžių. Pasikeitus Lietuvos Respublikos įstatymams visas gautas sąskaitas užtenka archyvuoti el. formoje. Naudodami skaitmenizuotą sąskaitų tvarkymo platformą, visas išrašytas ir gautas sąskaitas galėsite archyvuoti debesyje. Archyvuodami sąskaitas vienoje vietoje galėsite atlikti paprastą ir greitą sąskaitų paiešką bet kuriuo metu.

Skaitmenizuotos apskaitos tvarkymo platformos, kurios turi integruotas mobiliąsias programėles, suteikia galimybę pirkimo kvitus, sąskaitas ar kitus reikalingus dokumentus įkelti tiesiai iš mobiliojo telefono. Ši funkcija atpažįsta pagrindinius dokumento laukus, todėl jums nebereikės vargti perrašant duomenis rankiniu būdu ir taip išvengsite klaidų. Skaitmenizuotose sąskaitų tvarkymo platformose galėsite susieti visas savo banko sąskaitas ir matyti jų likučius bei išrašus.

Į sąskaitą įdiegdami „apmokėti“ mygtuką, suteiksite klientui galimybę vos kelių mygtukų paspaudimais apmokėti sąskaitą. Skaitmenizuota buhalterinės apskaitos programa ne tik įneš daugiau tvarkos į jūsų darbo procesus, bet ir padės sutaupyti daug laiko. Naudodamiesi šia sistema, jūs galėsite lengvai ir greitai išrašyti sąskaitas, stebėti mokėjimo būsenas bei įkelti reikalingus dokumentus tiesiai iš mobiliojo telefono.

Sąskaitų išrašymo procesas gali būti pagreitintas naudojant keletą veiksmingų metodų:

• Automatizuotų sprendimų naudojimas
• Standartizuotų šablonų naudojimas
• Duomenų automatizavimas
• Efektyvus bendradarbiavimas su skirtingais departamentais
• Nuolatinis proceso peržiūrėjimas ir tobulinimas

Priklauso nuo jūsų verslo poreikių, galite taikyti keletą metodų proceso peržiūrai ir tobulinimui. Tai gali apimti:

• Duomenų analizė
• Komunikacija ir bendradarbiavimas
• Proceso supaprastinimas
• Aukštos kokybės duomenų valdymas
• Nuolatinis proceso tobulinimas

Apyvartinio kapitalo valdymas ir derybos su klientais

„Prispaudus“ klientus mokėti anksčiau, galima „išlaisvinti“ nemažai „įšaldytų“ įmonės lėšų. Lengva tai pasakyti, tačiau sunku padaryti. Negalima pamiršti, kad agresyvus spaudimas gali atbaidyti klientus. Ką reikėtų daryti, kad ir vilkas būtų sotus, ir avys sveikos?

Pirma, pabandykite įvertinti, kas sudaro pardavimo procesą jūsų įmonėje bei atrinkite tai, kas svarbu apyvartinio kapitalo valdymui. Daugumoje įmonių pardavimo procesą sudaro: sutarties su klientu pasirašymas, kliento užsakymo gavimas, sąskaitos klientui išrašymas, kliento apmokėjimo gavimas bei apmokėjimo apskaita. Žinodami pardavimo proceso sudedamąsias dalis, sugrupuokite savo darbuotojus pagal tai, kokiame procese jie dalyvauja. Tuomet pabandykite atvirai padiskutuoti, ką galima pagerinti jų kasdieniniame darbe, kad pagreitėtų informacijos ir pinigų apyvarta bei sutrumpėtų gautinų sumų apyvartumas. Neabejoju, kad tarp visų išsakytų idėjų atsiras vertų dėmesio.

Didžiausias potencialas gautinų sumų apyvartumo optimizavimui dažniausiai slypi derybose su klientais, todėl jūsų darbuotojai turi būti tinkamai pasiruošę. Finansų padalinio pagalba paruoškite ir nuolat atnaujinkite nuolaidų ir atidėjimų taikymo gaires.

Derėdamiesi dėl stambaus užsakymo, įvertinkite kliento nemokumo riziką ir jo mokėtinų sumų apyvartumą. Tai galite padaryti įsigiję kliento finansines ataskaitas ar užsakę įvertinimą kredito rizikos vertinimo bendrovėse. Jei kliento nemokumo rizika jums atrodo nepriimtina, apsidrauskite prekinio kredito draudimu. Pirkėjo nemokumo atveju draudimo bendrovė padengs didžiąją jo skolos dalį.

Mokėtinų dienų apyvartumas dienomis pasakys, per kiek vidutiniškai laiko klientas atsiskaito su savo tiekėjais. Iš anksto žinosite, ko galima tikėtis derybų metu. Be to, jei klientas bandys gudrauti, žadėdamas atsiskaityti per gerokai trumpesnį terminą nei rodo jo mokėtinų dienų apyvartumas, galėsite paprašyti jo argumentuoti, kokiu būdu su jumis sugebės atsiskaityti daug anksčiau nei su kitais savo tiekėjais.

Jei deritės su užsienio klientais, nepamirškite, kad tarptautinis mokėjimas keliauja nuo 1 iki 3 dienų (priklausomai nuo šalies ir mokėjimo valiutos). Jei taikote 30 dienos atidėjimą, nustatykite, kad lėšos įplauktų į sąskaitą būtent 30 dieną, priešingu atveju, faktinis atidėjimas pailgės tiek dienų, kiek keliauja mokėjimas.

Taip pat būtų sąžininga susitarti, kad pilna nuolaida kiekvienai sąskaitai būtų taikoma tik tuomet, jei ankstesnė sąskaita buvo apmokėta laiku. Pavyzdžiui, jei klientas ankstesnę sąskaitą apmokėjo 10 dienų vėliau, kainos nuolaida mažinama 2%. Tai bus naudinga ir jums, ir klientui - jums nereikės pradėti brangiai kainuojančių priminimo procedūrų, „įšaldytas“ lėšas kompensuosite didesnėmis pajamomis. Klientui atsiras laisvė rinktis nuolaidos dydį bei atidėjimo trukmę.

Suskaičiuokite, kiek vidutiniškai per mėnesį išrašoma sąskaitų faktūrų su klaidomis. Išsiaiškinkite dažniausiai daromas klaidas ir jų priežastis. Pasikonsultuokite su apskaitos sistemą aptarnaujančiais programuotojais - gal galima ją patobulinti. Dažnai pasitaiko, kad sutartyse, numačius nestandartinius atidėjimus, nėra galimybės jų įvesti į sistemą, tad ant sąskaitos automatiškai spausdinamas standartinis terminas. Jei standartinis terminas ilgesnis, didelė tikimybė, kad tokią sąskaitą klientas apmokės vėliau nei jūs tikitės. Nepamirškite ir žmogiškųjų klaidų, kurios praktiškai neišvengiamos ir pasitaiko pakankamai dažnai.

Jei sąskaitas siunčiate kartu su prekėmis, didelė tikimybė, kad apie klaidas sąskaitoje sužinosite tik tuomet, kai sueis apmokėjimo terminas. Pasvarstykite apie galimybę suformuoti elektroninę sąskaitą faktūrą (PDF ar Microsoft Office Word formatu) ir iš anksto išsiųsti ją elektroniniu paštu tiesiai į klientų buhalteriją, kad jie patvirtintų jos teisingumą. Taip apie klaidas sužinosite daug anksčiau.

LR įstatymai nereikalauja popierinių sąskaitų faktūrų, todėl, jei pasitikite klientu, galite apskritai jų atsisakyti ir naudoti tik elektronines. Tai padės sumažinti dar ir administracinius kaštus. Kaip dažnai išrašote sąskaitas klientams? Jei tai darote tik kartą per mėnesį, gal vertėtų dažniau - tai gali pagreitinti gautinų sumų apyvartumą keliomis dienomis. Dalis klientų yra įpratę apmokėti sąskaitas tik gavę priminimą.

Pasinaudokite komunikacijos triukais - pradėkite spausdinti sąskaitas-faktūras, pavyzdžiui, ant raudono popieriaus. Psichologinis efektas gali paskatinti dalį klientų apmokėti sąskaitas laiku, nelaukiant priminimo.

Kiti patarimai, kaip paspartinti apmokėjimo procesą

Kadangi apyvartinės lėšos yra labai svarbios, siektina padidinti jų įėjimo greitį. Sakydama “įėjimo” turiu omenyje tokią būseną, kuomet klientai bei verslo partneriai su jumis atsiskaito kiek įmanoma greičiau. Net ir tvirtas pozicijas rinkoje užimančios bendrovės, nesusitvarkydamos su klientais, gali bankrutuoti.

Štai keli patarimai, kaip galite paspartinti apmokėjimo procesą:

• Pasiūlykite nuolaidą išankstiniam apmokėjimui: Tai paprasčiausias būdas gauti grynuosius pinigus kuo anksčiau, kuriuo klientas, tikriausiai, pasinaudos.
• Naudokitės automatinio apmokėjimo sistemomis: Taip sutrumpėja atsiskaitymo laikas.
• Prašykite dalinio apmokėjimo iš karto: Kuo mažiau apčiuopiamas jūsų produktas, tuo didesnis šansas gauti avansą.
• Įšaldykite paslaugų teikimo klientui procesą: Jeigu klientas pažadėjo viduryje projekto sumokėti dalį pinigų, o jų banko sąskaitoje dar nėra, įšaldykite gamybos procesą ir laukite iki tol, kol klientas atsiskaitys.
• Paprašykite atsiskaityti kredito kortele: Kuo didesnis atsiskaitymo pasirinkimas, tuo dažnesnis atsiskaitymas.
• Padalinkite atsiskaitymo sumą į mažesnes dalis: Suskaldyti apmokėjimą į smulkesnes dalis.
• Pasidalinkite savo nuomone su klientais: Galbūt sužinosite išskirtines kliento finansų valdymo praktikas, kurios liečia ir jūsų verslą.

Mokėjimų apdorojimo paslaugos

Mokėtinų sąskaitų (MP) arba mokėjimų apdorojimo paslaugos apima įmonės išeinančių finansinių operacijų, dažniausiai susijusių su tiekėjų ir pardavėjų apmokėjimu, valdymą. AP mokėjimų apdorojimo paslaugos apima gaunamų sąskaitų faktūrų tvarkymą. Įdiegus patvirtinimo darbo eigą užtikrinama, kad prieš apmokėjimą sąskaitos faktūros būtų patvirtintos. Tiksliai įvedame sąskaitų faktūrų duomenis į apskaitos sistemą. Mokėjimų apdorojimo paslaugos padeda planuoti mokėjimus pagal su tiekėjais sutartas sąlygas. Tiekėjų duomenų bazės tvarkymas ir bendravimas su jais yra šių paslaugų dalis. Pasitelkdamos technologijas, AP mokėjimų apdorojimo paslaugos apima automatizavimą, siekiant pagreitinti pasikartojančias užduotis, sumažinti klaidas ir padidinti efektyvumą.

Vėluojantys mokėjimai, pinigų srautų problemos ir nemokumas: mažos ir vidutinės įmonės susiduria su didesne neapmokėtų sąskaitų rizika ir yra labiau pažeidžiamos. Kai mažėja užsakymų, ilgėja mokėjimo terminai, o grynųjų pinigų srautai yra neužtikrinti, būtina skubiai susigrąžinti gautinų sumų kontrolę.

Kodėl gautinos sumos nusipelno viso jūsų dėmesio

Mažos ir vidutinės įmonės patiria nuolatinį spaudimą: neaiški ekonominė aplinka, reguliavimo spaudimas, pinigų srautų problemos, administracinis sudėtingumas ir ilgesni mokėjimo terminai. Atsižvelgiant į tai, gautinų sumų valdymas tampa strateginiu (net gyvybiškai svarbiu!) mažųjų įmonių finansų valdymo klausimu.

Tačiau daugeliu atvejų gautinos sumos pernelyg dažnai ignoruojamos ir jas toliau tiesiogiai valdo mažos arba vidutinės įmonės generalinis direktorius. Problema ta, kad mažų ir vidutinių įmonių vadovai yra įsitraukę į visus frontus ir jiems paprasčiausiai stinga laiko viskam, todėl greitai pasijunta prislėgti dėl tam skirtų žmogiškųjų ir technologinių išteklių trūkumo.

Ir vis dėlto griežta mokėjimų stebėsena, veiksminga išieškojimo politika ir klientų rizikos numatymas gali daug ką pakeisti. Egzistuoja paprasti refleksai, prieinamos priemonės ir išbandyti sprendimai, padedantys susigrąžinti gautinų sumų kontrolę ir paversti jas finansinių rezultatų svertu.

Pagrindiniai veiksmai siekiant greitesnių apmokėjimų

1. Pinigų srautų prognozavimas: Naudokite paprastą valdymo skydelį, kuris reguliariai atnaujinamas, kad peržiūrėti tikėtinas pinigų įplaukas ir išmokas ir nustatyti rizikos laikotarpius.
2. Grynieji pinigų srautai: Reguliariai skaičiuokite grynuosius pinigų srautus, kad sužinoti savo finansinę būklę.
3. Tinkamai pateikite sąskaitas: Aiškus ir tiksliai apibrėžtas sąskaitų išrašymo procesas yra pirmas žingsnis, apsaugantis nuo vėluojančių mokėjimų.
4. Priminimas klientui: Imkitės veiksmų jau kitą dieną! Kai jūsų klientas gauna priminimą apie pradelstą mokėjimą iškart po pirmojo mokėjimo termino, jis iš jūsų gauna aiškų signalą.
5. Aiškios mokėjimo sąlygos: Paaiškindami savo pardavimo sąlygas, reikalaudami užstato arba nustatydami baudas už pavėluotus mokėjimus, lengvai užsitikrinsite pinigų srautus.
6. Kliento rizikingumas: Apsiginkluokite priemonėmis, padedančiomis užkirsti kelią neapmokėtoms sąskaitoms ir analizuoti klientų rizikingumą.
7. Gautinų sumų skaitmeninimas: Elektroninis sąskaitos išrašymo procesas, automatiniai įspėjimai ir suplanuoti priminimai - tai priemonės, kurios taupo jūsų laiką, mažina klaidų skaičių ir didina pinigų srautų matomumą.
8. Skolų išieškojimas: Veikite dabar, kol dar nevėlu!
9. Nelikte vieni su neapmokėtomis sąskaitomis: Pasinaudokite išoriniais sprendimais, kaip apsisaugoti nuo neapmokėtų sąskaitų ir užtikrinti gautinų sumų apmokėjimą iškilus problemoms.
10. Finansinis raštingumas: Investuokite į savo įmonės ilgaamžiškumą.

AI dokumentų apdorojimas

Ar jūsų darbuotojai praleidžia valandas apdorodami sąskaitas, kontraktus ar kitus dokumentus? Ar kyla klaidų, kurios kainuoja laiką ir pinigus? Ar sunku rasti informaciją tūkstančiuose dokumentų? Dauguma įmonių vis dar apdoroja dokumentus rankiniu būdu. Tai užtrunka laiko, kyla klaidų ir kainuoja pinigų.

AI technologijos gali automatiškai apdoroti dokumentus: sumažinti klaidas iki 95%, pagreitinti procesą 10 kartų ir sutaupyti tūkstančius eurų per metus.

Kokias verslo problemas sprendžia AI dokumentų apdorojimas?

• Rankinis dokumentų apdorojimas užtrunka laiko
• Klaidos dokumentų apdorojime
• Sunku rasti informaciją
• Aukštos išlaidos

Ką gali apdoroti AI?

• Sąskaitos
• Kontraktai
• CV ir paraiškos
• Ataskaitos
• El. laiškai
• Formos

Realūs pavyzdžiai

Finansų įmonė:

• Situacija: Įmonė gaudavo 500 sąskaitų per mėnesį. Kiekvieną sąskaitą apdorodavo darbuotojas rankiniu būdu - užtrukdavo 15 minučių. Būdavo klaidų, kurios kainuodavo laiką ir pinigus.
• Sprendimas: Įdiegėme AI sistemą, kuri automatiškai apdoroja sąskaitas: ištraukia duomenis, patikrina, klasifikuoja ir įveda į sistemą.
• Rezultatai:
  • Apdorojimo laikas: nuo 15 min. iki 30 sek.
  • Klaidos sumažėjo 95%
  • Išlaidų sumažinimas: 60% (sutaupyta 2 darbuotojų vietos)

HR įmonė:

• Situacija: Įmonė gaudavo 200 CV per mėnesį. HR darbuotojai praleisdavo valandas peržiūrėdami CV, ieškodami tinkamų kandidatų.
• Sprendimas: Įdiegėme AI sistemą, kuri automatiškai analizuoja CV, randa reikiamus įgūdžius, patirtį ir reitinguoja kandidatus.
• Rezultatai:
  • CV analizės laikas: nuo 10 min. iki 1 min.
  • Rasta 40% daugiau tinkamų kandidatų
  • Išlaidų sumažinimas: 50%
  • Greičiau užpildomos darbo vietos

Kaip veikia AI dokumentų apdorojimas?

AI sistema:

• Skaito dokumentus
• Ištraukia informaciją
• Klasifikuoja
• Patikrina
• Įveda į sistemą
• Praneša apie problemas

AI dokumentų apdorojimas nėra ateities technologija - tai šiandienos realybė. Įmonės, kurios naudoja AI dokumentų apdorojimą, jau dabar turi konkurencinį pranašumą: mažiau klaidų, greitesnis darbas, mažesnės išlaidos.

Apibendrinant, norint paspartinti apmokėjimo procesą, būtina optimizuoti verslo procesus, automatizuoti sąskaitų išrašymą, efektyviai valdyti apyvartinį kapitalą ir derėtis su klientais. Taip pat svarbu naudotis moderniomis technologijomis, tokiomis kaip CRM sistemos ir AI dokumentų apdorojimas, bei nuolat tobulinti finansinį raštingumą.

tags: #gal #butu #galimybe #pagreitinti #apmokejima