Kaip būti produktyviam: patarimai ir strategijos

Produktyvumo samprata gali būti skirtingai interpretuojama priklausomai nuo pačio žmogaus. Vienam tai yra būtiniausia sąlyga norint atlikti visus darbus ir prasmingai praleisti dieną, o kitam tai gali pasirodyti kaip dalykas, apie kurį neverta daug kalbėti ir gaišti laiko. Tačiau produktyvumo stoka labai dažnai pasireiškia nuolatiniu užduočių atidėliojimu ar, paprasčiausiai, jų neatlikimu (laiku), kas gali sukelti kitų arba tavo paties nepasitenkinimą savo darbu, pasitikėjimo savimi sumažėjimą ar kitas neigiamas pasekmes.

Dabar, kaip niekuomet anksčiau, savidisciplina yra ypač reikalinga. Nepaisant to, kad nenori dirbti, privalai prisiversti judėti į priekį. Produktyvumas yra labai reikalingas, kai turi didelį kiekį veiklų.

Pirmiausia, ką labiausiai norėčiau pabrėžti, kad produktyvumas yra labai artimas disciplinai, nes tik ją turėdamas gali padaryti viską, ką esi suplanavęs. Pati esu seniai išmokusi savidisciplinos, kadangi dirbu namuose savarankiškai ir niekas „nekvėpuoja į nugarą“, kad padaryčiau savo darbus. Savidisciplina dažniausiai būna subjektyvi. Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra žinoti savo ritmą ir darbingiausias valandas. Taip pat rasti, kokia aplinka tau yra tinkama darbui (ar reikia kitų žmonių, ar vis dėlto geriau dirbti tyloje). Kiekvienas žmogus gali discipliną atrasti paprasčiausiai žiūrėdamas į savo gyvenimą objektyviai bei ieškodamas tų punktų, kurie jam padeda dirbti.

Produktyvumas gali vesti į perdegimą, kuomet yra lėtinis nuovargis ir pats dirbdamas to net nesupranti. Dažnai žmonės mėgsta save „spausti“, kad reikia nuolat būti produktyviam ir negali būti jokių poilsio ar tinginystės dienų. Daugelis save kaltina, jog kažko nepadarė, o šio dalyko reikėtų labai vengti. Taip pat dėl per didelio produktyvumo gali būti pametama pradinė idėja ir įkvėpimas, dėl ko kažką darai. Kai kasdienybė virsta tuo techniniu darbu, dingsta visas entuziazmas ir užsidegimas.

Galėčiau pasakyti, kad svarbiausia yra neišsikelti sau per didelių tikslų be konkretaus laiko jiems atlikti. Labai padeda vieno tolimo tikslo turėjimas, kurį būtų galima išskirstyti į kiekvienos dienos ar savaitės mažesnes užduotis. Nereikia savęs spausti, kaip žmonės mėgsta tai daryti, kai pasirašo dviejų lapų ilgio darbų sąrašą ir, jeigu jo neatlieka, ateina tas vidinis nerimas, kad padarei per mažai. Produktyvumo nauda tikrai gali būti neišsemiama, tačiau reikia prisiminti, kad jis turi padėti, o ne trukdyti. Šioje vietoje labai tinka posakis: „Kas per daug, tas nesveika”. O tą „sveikąjį” dienos ar savaitės darbo kiekį pasirinkti ir nustatyti turime mes patys, o ne kas kitas.

Superproduktyvių žmonių yra kiekvienoje industrijoje. Pasak Michaelio Mankinso tyrimo, produktyviausi kompiuterinių programų kūrėjai per dieną parašo 9 kartus daugiau naudojamų kodų už vidutinį kūrėją. Jis taip pat atrado, kad geriausias Niujorko „Le Bernardin Restaurant“ žuvininkas gali paruošti tris kartus daugiau žuvies, už vidutinį žuvininką, prie geriausio Blackjack kortų dalintojo stalelio žaidimas vyksta 5 kartus ilgiau, o geriausias „Nordstorm“ pardavėjas parduoda 8 kartus daugiau rūbų. Kaip jiems tai pavyksta?

Portalas hbr.org surinko duomenis apie daugiau kaip 7000 žmonių, kuriuos jų vadybininkai vertino pagal produktyvumo lygį bei 48 specifinius elgesio modelius. Kiekvieną asmenį taip pat įvertino vidutiniškai 11 kitų žmonių, įskaitant kolegas, pavaldinius bei kitus. Identifikuoti specifiniai elgesio modeliai, susiję su aukštu produktyvumo lygiu, bei atlikta veiksnių analizė. Iškilo 7 gausios grupės, identifikuojančios produktyviausių žmonių reguliariai paktikuojamus įgūdžius.

7 įgūdžiai, kuriuos praktikuoja produktyvūs žmonės

1. Nusistatykite didelius tikslus. Didelis projektas skatina pagreitinti tempą ir nesiblaškyti. Vyksta kažkas magiško, kai žmogų užvaldo mintis apie didelio tikslo pasiekimą. Tyrimo dalyviai, kurie padarė daugiausia, išvystė įprotį kelti sau didelius tikslus.
2. Būkite nuoseklūs. Jie sugebėjo nuolat ir nuosekliai pateikti rezultatus - kiekvieną savaitę, kiekvieną mėnesį. Jų darbas buvo ritmingas, būtent dėl to jis nesustodavo.
3. Turėkite žinių bei techninės patirties. Kai žinote, ką darote, nebereikia aukoti kokybės vardan greičio. Galite atlikti darbus greitai ir gerai. Nebereikia švaistyti laiko internete ieškant gerų mokomųjų vaizdo įrašų ar klausiant kolegų patarimų.
4. Rezultatų siekite su užsidegimu. Jie dega džiaugsmu, kai išbraukia kažką iš darbų sąrašo. Jie konkurencingi - ir jie konkuruoja ne tik su kolegomis, tačiau ir su savimi. Jiems patinka nustatyti rekordus ir pranokti pačius save.
5. Laukite problemų ir spręskite jas. Jie randa inovatyvių sprendimų ir darbus įvykdo efektyviau. Jie taip pat tikisi kažkokių kliūčių ir pradeda ieškoti sprendimų iš anksto, todėl išvengia kai kurių problemų, su kuriomis susiduria kiti.
6. Imkitės iniciatyvos. Produktyviausi žmonės pradeda labai greitai ir nelaukia, kol kas nors jiems lieps pradėti. Jie prašo atleidimo, ne leidimo.
7. Bendradarbiaukite. Produktyviausi tyrimo žmonės buvo labai linkę bendradarbiauti ir gerai dirbo komandoje.

Jei norite tapti produktyvesni, atkreipkite dėmesį į šį sąrašą ir paklauskite savęs, ką galite patobulinti. Jums sunku kažką pradėti? Galbūt galėtumėte būti nuoseklesni? Jei esate vadybininkas, norintis padėti vienam iš savo darbuotojų padaryti daugiau, paklauskite savęs, gal šiame sąraše yra kažkas, kas galėtų padėti. Galbūt jūsų darbuotojas sunkiai dirba, tačiau neturi įgūdžių, padėsiančių padidinti jo produktyvumą? Ar galite jam padėti įgyti tuos įgūdžius? Ar galite padėti jiems nusistatyti motyvuojančius tikslus?

Atrodo, kad produktyviausi žmonės viską padaro magijos - arba trumpesnių kelių - pagalba, tačiau, pasirodo, didelis produktyvumas tėra įgūdžių rinkinys. Įgūdžių, kuriuos įgyti ir naudoti gali visi.

Šiandien gyvename skaitmeniniame ir technologijų pilname amžiuje, todėl sutelkti dėmesį ir nesiblaškyti darosi vis sunkiau, nei atlikti konkretų darbą. Kai esame produktyvūs, atlikti darbo uždaviniai ir rezultatai tampa kur kas kokybiškesni, tačiau yra daugybė blogų įpročių, kurie pamažu naikina mūsų produktyvumą.

Blogi įpročiai, mažinantys produktyvumą

1. Televizoriaus žiūrėjimas prieš miegą. Daugelis žmonių mano, jog televizoriaus žiūrėjimas atpalaiduoja, tačiau ištiesų tik dar labiau priverčia pasijusti pavargusiems. Viso to pasekmė - nekokybiškas miegas.
2. Socialinių tinklų naudojimas prieš miegą. Ryte atsikėlę jaučiasi pavargę ir mieguisti, o viso to kaltė per ilgas naršymas.
3. Fizinio aktyvumo trūkumas. Tačiau dienai skiriant vos 20 minučių, bet kokio, fizinio aktyvumo kūnas pamažu prisitaikytų, o rezultatai būtų pastebimi ne tik išorėje, bet ir viduje.
4. Perfekcionizmo siekimas. Perfekcionistai dažnai pasmerkia save vienatvei arba konfliktams su „netobulais“ aplinkiniais ir amžinai kovai su nepasitenkinimu savimi.
5. Daugelio darbų atlikimas vienu metu. Tačiau sutelkiant dėmesį į vieną konkrečią veiklą rezultatai būtų kur kas geresni.
6. Spontaniškumas. Užtrukus spontaniškumui, žmogus fiziškai tampa nebepajėgus ką nors keisti savyje, vadinasi, ir realybėje.
7. Įsitikinimas būti produktyviam nepriklausomai nuo aplinkybių. Produktyvumo laipsnis priklauso nuo daugelio faktorių tokių kaip: laikas, aplinkybės ar pačio asmens, todėl įsitikinimas būti produktyviam, net tada kai nuo pačio asmens mažai kas priklauso yra paprasčiausiai neįmanoma.
8. Darbų darymas savarankiškai siekiant sutaupyti. Svarbūs darbai yra atidėliojami, o tuo tarpu atliekami mažesnės svarbos darbai, kurie nereikalauja didelių išlaidų.
9. Savimi pasirūpinimo pamiršimas. Nesvarbu kokia užimta darbotvarkė bebūtų, tačiau visuomet raskite laiko tam kas teikia džiaugsmą, tai gali būti mėgiamos knygos skaitymas ar bendravimas su mylimais žmonėmis.
10. Stresas. Nors stresas yra psichologinis išgyvenimas, jis kenkia ir fizinei žmonių sveikatai. Ypatingai pavojingas jis pasidaro tuomet, kai trunka ilgai.

Dirbantiems ar besimokantiems nuotoliniu būdu siūlome išbandyti Pomodoro laiko planavimo metodą. Tai 1980 m. Francesco Cirillo sukurta viena garsiausių visame pasaulyje taikomų asmeninio produktyvumo ir savidisciplinos technikų, skirta efektyviam darbui ir mokymuisi, naudojant laikmatį.

Kaip naudoti Pomodoro techniką:

1. Susiplanuokite savo užduotis.
2. Atlikite vieną pomodoro sesiją.
3. Intensyviai dirbk 25 min. be trukdžių, po to 3-5 min pertrauka.

Galite perskaityti visas knygas apie produktyvumą, daugybę tinklaraščių ir pritaikyti krūvą skirtingų produktyvumo skatinimo patarimų. Tiesa ta, kad teoriškai produktyvumas yra gana paprastas reikalas.

1. Išsirinkite kurią nors svarbią užduotį (galbūt užduotį iš svarbiausio projekto).
2. Ir būtinai darykite pertraukas.

Pasivaikščiokite. Padarykite jogos pratimų. Pamedituokite. Suvalgykite ką nors sveiko. Pabendraukite. Tačiau grįžę prie darbo dėmesį sutelkite tik svarbią užduotį ir bandykite ją atlikti. Tad jeigu viskas taip paprasta, kas gi tada mums trukdo? Tiesa sakant, mes bijome tik vieno dalyko: negalėti kontroliuoti, jaustis saugiai, užtikrintai ir patogiai. Iš tiesų visa tai yra tas pats. Mes nenorime šių baimių jausti. Todėl vengiame jų, siekdami kontrolės, užtikrintumo, komforto ir nukreipdami dėmesį į tokius trukdžius kaip naujienų portalai, socialinė medija, kačiukų filmukai, laiškai, žinutės.

Stengiamės pajusti kontrolę bėgdami nuo svarbių, bet neaiškių užduočių, ir geriau tvarkydamiesi, dėliodami, kurdami naują produktyvumo sistemą. Taigi, dabar prieiname prie mano paties svarbiausio produktyvumo skatinimo būdo.

1. Pradėkite skirdami sau svarbią užduotį. Tiks bet kuri.
2. Susitelkite tik ties ta viena užduotimi.
3. Kai pastebėsite save bandančius nukrypti prie blaškančių dalykų, stabtelėkite. Atkreipkite dėmesį į neužtikrintumo baimę.
4. Patyrinėkite tą jausmą. Pažiūrėkite, kaip jis jaučiasi jūsų kūne. Minutę pabūkite su šiuo fiziniu jausmu ir pajuskite, kad jums viskas gerai, nepaisant tos neužtikrintumo baimės.
5. Pasinerkite į užduotį net jausdami tą baimę.

Tai tiek. Jūs kartais leisite sau pabėgti nuo baimės, nukrypti į trukdžius.

Review42 skelbia, jog šiandien net 55 % darboviečių visame pasaulyje siūlo darbuotojams nuotolinį darbą. Anot FlexJobs specialistų, darbas namuose turi daug privalumų: galima sutaupyti laiko, kurį švaistytume važiuodami į bei iš darbovietės, jis ir tvaresnis - biurams nenaudojama energija, o ryškiai padidėjus dirbančiųjų iš namų skaičiui sumažėja eismo spūstys, tarša.

Tiesa, tie patys ekspertai pažymi, jog nuotolinis darbas turi ir nemažai trūkumų - gali būti sunku susisiekti su kolegomis bei palaikyti reikiamą darbinę atmosferą, iškyla duomenų saugumo problemų (nes darbuotojai kartais dirba naudodamiesi asmeniniais įrenginiais). Visgi dažniausiai pabrėžiama problema - sumažėjęs darbuotojų produktyvumas ir atskaitomybė.

Nors dirbant iš namų gali pasirodyti įprasta iš lovos dar su pižama lėkti prie kompiuterio, rekomenduojama to nedaryti. Tiesa, pižama ar minkštas chalatas suteikia komforto, tačiau kenčia jūsų produktyvumas. Rekomenduojama išlaikyti ryto rutiną: keltis, keliauti į dušą, pasiruošti pusryčius bei persirengti ir tik tada kibti į darbus. Svarbu pažymėti, jog nebūtina apsirengti pilną darbo aprangą arba įsisprausti į nepatogiausius drabužius, tačiau vien persirengimo veiksmas mūsų smegenims signalizuoja - keičiame režimą, dabar - dirbsime.

Darbingai turite atrodyti ne tik jūs, bet ir jus supanti aplinka. Namuose pabandykite rasti atskirą darbo vietą, į kurią galėtumėte įsitaisyti pradėdami darbus, ir nuo kurios atsitrauktumėte, kai visi darbai bus baigti (taigi sofa priešais televizorių ar lova tikriausiai netiks). Neturėdami tradicinės darbo vietos struktūros ir grafiko - turite daugiau laisvės, tačiau ir daugiau atsakomybės už darbų įvykdymo terminus.

Specialistai rekomenduoja kiekvieną dieną (arba savaitę, jeigu darbas yra orientuotas į ilgesnes užduotis) susidaryti užduočių sąrašą ir kiekvienai užduočiai priskirti kuo tikslesnį atlikimo terminą. Tiksliai žinodami, ką turite nuveikti per darbo dieną, galite pasirinkti atlikti daugiau susitelkimo reikalaujančias užduotis savo produktyviausiomis valandomis. Taip pat toks darbo dienos planas leis racionaliau įvertinti savo užimtumą - galbūt turite pakankamai užduočių ir negalite sutikti su kolegos prašymu jam padėti arba anksčiau palikti darbo vietos.

Galite kurti ir komandines darbų planuotes - taip ir kiti kolegos matys, kokiais darbais užsiimate ir kiek laiko trunkate juos atlikdami. Review24 duomenimis, 37 % apklaustų dirbančiųjų iš namų pranešė, kad geriausias būdas padidinti produktyvumą - daryti reguliarias pertraukas.

Tačiau pertraukos turi turėti aiškiai apibrėžtas taisykles - anot specialistų, namuose galime jausti, jog dirbame laisviau ir dėl to pamesti tiek darbo, tiek pertraukų ribas. Rekomenduojama aiškiai apibrėžti pertraukas laike (pvz., 15 min. pertrauka kas dvi valandas) ir jas išnaudoti iš tikrųjų atsitraukiant nuo darbo - pavalgyti, išeiti pasivaikščioti (jeigu turite galimybę), prasimankštinti atliekant elementarius pratimus, paklausyti muzikos ir pan. Siūloma namuose susikurti „zoną be streso“ (ang. stress free zone) - tai atsvara namų biurui ir vieta, kurioje atsipalaiduojate ir negalvojate apie užduotis.

Darbas iš namų gali apkarsti ir tapti nemalonia ar net susierzinimą keliančia patirtimi, jeigu neturite tinkamų priemonių. Jei jūsų asmeninis kompiuteris užstringa atidarius jums reikiamas programas arba interneto greitis neleidžia operatyviai naudotis naršykle, investuokite į pokyčius. Geras interneto ryšys yra pagrindinis nuotolinių darbuotojų įrankis.

Tačiau norint pasirinkti tinkamiausią paslaugų tiekėją patartina atlikti specifikacijų, greičio ir kainos tyrimus. Taip pat ir su įrenginiais - gali tekti keisti maršrutizatorių, kompiuterio programinę įrangą ar net patį kompiuterį. Jei atsinaujinimui neturite galimybės, pasikalbėkite su darbdaviu - galbūt rasite būdą reikalingą įrangą perkelti iš įprastos darbo vietos į jūsų namų biurą.

Įprastoje darbo vietoje dažniausiai būname apsupti kolegų - žmonių, kurie puikiai supranta, kokius darbus atliekame, kokie šių atlikimo terminai, kokioje proceso stadijoje esame. Namuose, deja, kolegų nėra, visi dirba skirtingais tempais (nuo komandos draugų iki vadovų), todėl operatyviai dalintis informacija ir visiems kartu bendrauti dažnai tampa iššūkiu. Todėl rekomenduojama bent kartą per savaitę susisiekti su kolektyvu ir aptarti svarbiausias užduotis.

Vienas iš būdų, kaip palaikyti ryšį su komanda - vaizdo skambučiai. Žiūrėkite į juos kaip į darbo susirinkimus, kartu sutarkite konkretų laiką (pvz. skambučius organizuokite kiekvieną penktadienį 14 val.), nustatykite preliminarią trukmę, aptarkite ne tik darbus, bet ir pasidalinkite darbo iš namų patirtimi. Programos, kurios padės sklandžiai komunikuoti su kolegomis - Microsoft Teams, Zoom, Google Hangout.

Kodėl tai taip svarbu? Mes gyvename skaitmeniniame amžiuje, todėl ypač svarbu susikaupti, nesiblaškyti, tai sunkiau, nei padaryti patį darbą. Jau nekalbannt apie tai, kad produktyvi diena sukelia tam tikrą pasitenkinimą. Kalbant apie darbo našumą reikėtų pamąstyti, ar produktyvumas - tai tik varnelės atliktų darbų sąraše? Produktyviai dirbantys žmonės neturi tikslo padaryti kuo daugiau darbų - jų skaičius nesusijęs su produktyvumu. Jei norite būti produktyvūs, jūs turite kokybiškai atlikti mažiau darbų, bet kokybiškai.

Projektų vadovas, besidomintis darbo našumo didinimu, Tony Wongas teigia žinąs keletą svarbių dalykų, kurie padeda dirbti produktyviai. Jis pasidalino patirtimi, kaip darbą padaryti produktyvesniu. Taigi, pasistenkite, kad šie įpročiai taptų jūsų kasdienybe:

• Padalinkite savo darbų sąrašą į dvi dalis. Pasirinkite kelis darbus ir susikaupkite ties jais, kad tikrai darbą atliktumėte gerai.
• Dažniau darykite pertraukas. Išnaudojamos gliukozės atsargos ir jums reikia pasivaikščioti, užkąsti, ar šiaip pamedituoti. Jūs grįšite prie darbo su nauja energija ir pasieksite didesnio efektyvumo.
• Vadovaukitės 80/20 taisykle. Tai reiškia, kad tik 20 % to, ką jūs padarote kiekvieną dieną, sudaro 80% jūsų rezultatų.
• Pašalinkite viską, kas trukdo jūsų produktyvumui. Pavyzdžiui, padalinkite projektą į dalis ir palaipsniui vykdykite.
• Išnaudokite ryto valandas susikaupimui. Pradėkite dieną gerais pusryčiais ir mankšta. Tai tarsi kuras darbingai dienai. Imkitės sudėtingiausių darbų iki pietų pertraukos, kol dar nesate pavargę. Susitikimus atidėkite vėlesniam laikui.
• Išmokite nesileisti blaškomi elektroninio pašto. Jei gaunate laišką, adresuotą daugeliui žmonių, galima atsakyti ir mandagiai paprašyti tokių laiškų nesiųsti. Jei nepadeda, galima ir pasikalbėti asmeniškai.
• Susikurkite sistemą. Viską planuodami jūs galėsite susikoncentruoti į tai, kas būtina, kitaip smulkmenos jus išblaškys.
• Nepainiokite produktyvumo su tingumu. Susikoncentruokite į savo darbo atlikimą kiek įmanoma.
• Nesiimkite daugelio darbų vienu metu. Dirbkite našiau atlikdami vieną užduotį vienu metu.

Mažiau yra daugiau - šis paradoksas galioja kalbant apie darbo produktyvumą. Siekdami jo nepamirškite šių pagrindinių dalykų.

tags: #kad #butu #produktivus