Kaip vadinama patalpa, kur laikomi dokumentai?

Metams pasibaigus, atėjo laikas pradėti rūpintis apskaitos dokumentų parengimu saugojimui. Kaip tvarkyti įmonės dokumentus ir kaip juos saugoti, turi rūpintis įmonės darbuotojas, kuris arba specialiai priimtas tam darbui, arba atlieka jį turėdamas ir kitų pareigų. Toks darbuotojas turi būti skirtas įmonės vadovo įsakymu, kuriame tiksliai apibrėžtos jo pareigos. Dažniausiai į tokias pareigas skiriamas asmuo, išmanantis dokumentų rengimą, dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimo reikalavimus.

Visi įmonės buhalterinės apskaitos dokumentai turi būti saugomi įmonės archyve teisės aktuose nustatytą laiką. Dažnai už įmonės archyvą atsakingu asmeniu skiriama biuro administratorė. Šiame straipsnyje aptarsime, ką biuro administratorė turėtų žinoti apie reikalavimus įmonės archyvui ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimus.

Archyvas (dokumentų saugykla) - tai specialiai įrengta patalpa, skirta dokumentams saugoti. Pasak G. Andriukaitienės, dažniausiai dokumentų saugyklos įrengiamos teismo rūmų pastatuose, bibliotekose, valstybinėse įstaigose ar įmonėse. Skiriami du dokumentų saugyklų tipai: neterminuoto ir terminuoto saugojimo.

Neterminuoto saugojimo dokumentų saugyklose dokumentai saugomi neribotą laiką, terminuoto saugojimo - ribotą (iki 100 metų).

Bendrosios nuostatos: Kaip tinkamai saugoti įmonės apskaitos dokumentus, organizuoti apskaitą, atsakingas įmonės vadovas. Aišku, vadovas pats neatliks darbų, susijusių su apskaitos dokumentų parengimu saugojimui ir dokumentų saugojimu.

Įmonių dokumentų saugojimo bendrieji terminai nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 1 dalyje. Konkretūs saugojimo terminai nustatyti Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 09 18 įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.

Atkreiptinas dėmesys, kad 2010 m. spalio 18 d. priimta šio įsakymo nauja redakcija, kuri pakeitė kai kurių dokumentų saugojimo terminus. Dar vienas svarbus dokumentų saugojimą reglamentuojantis teisės aktas - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“.

Šiuo įsakymu patvirtintos dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės reglamentuoja einamąjį dokumentų saugojimą, bylų formavimą, įmonės dokumentacijos plano ir dokumentų, perduodamų saugoti į įmonės archyvą, bylų apyrašo sudarymą. Nors šių taisyklių reikalavimai privatiems juridiniams asmenims yra tik rekomendacinio pobūdžio, tačiau į juos vertėtų atkreipti dėmesį. Visi ūkio subjektai savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytą laiką.

Reikėtų atkreipti dėmesį ir į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio nustatytus reikalavimus dokumentams saugoti. Taigi privatūs juridiniai asmenys privalo:

• saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius. Tai reiškia, kad vieta, kurioje saugomi apskaitos dokumentai, turi būti pritaikyta dokumentams saugoti.
• išsaugoti savo veiklos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės. Bendras apkaitos dokumentų saugojimo terminas - 10 metų, tačiau kai kurie apskaitos dokumentai turi būti saugomi ir ilgau, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos dokumentai turi būti saugomi 50 metų;
• užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 1 dalys nustato, kad Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinių ataskaitų patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kuri turi numatyti priemones, užtikrinančias dokumentų saugumą.

Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 2 dalyje nustatyta, kad patvirtinus finansines ataskaitas, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų. Apskaitos dokumentų saugojimas iki metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo.

Patvirtinus metines finansines ataskaitas, būtina sutvarkyti praėjusių metų apskaitos dokumentus ir parengti dokumentų bylas saugoti toliau. Tai reiškia, kad apskaitos dokumentai turi būti susiūti (įrišti) į bylas, lapai sunumeruoti, o paskutiniame bylos lape nurodytas lapų skaičius. Tinkamai parengus apskaitos dokumentų bylas, surašomas bylų perėmimo aktas. Šio dokumento paskirtis - nurodyti, kas ir kokias bylas parengė saugoti ir kas jas priėmė toliau saugoti.

Priėmęs dokumentų bylas atsakingas už dokumentų saugojimą įmonės darbuotojas turi patikrinti, ar bendras pagal aktus perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičius atitinka perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičių pagal suvestinės duomenis.

Archyvo patalpa

Jeigu įmonė archyvui skiria atskirą patalpą, geriausia, kad į tokią patalpą nepatektų dienos šviesa arba kad dokumentai būtų apsaugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Pageidautina, kad archyve būtų palaikoma pastovi temperatūra, patalpa būtų sausa ir gerai vėdinama. Parenkant patalpas archyvui, būtina atsižvelgti ir į vidaus vandentiekio bei kanalizacijos tinklų išdėstymą - kuo jie toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti dedamos į stelažus ir spintas. Nepatartina jų laikyti ant grindų.

Intensyvus dirbtinis apšvietimas archyvo patalpose nebūtinas, pakanka tokio, kad būtų galima įskaityti bylų pavadinimus, tačiau elektros lemputės turi turėti storo stiklo ir metalo grotelių gaubtus, kad joms sprogus nekiltų gaisras. Įrengiant archyvą turi būti imamasi visų priešgaisrinės saugos priemonių. Jeigu archyvui paskiriama patalpa pirmame aukšte, ant langų pravartu įrengti grotas ar apsaugines žaliuzes. Archyvo durys turi būti rakinamos, raktas turi būti pas už dokumentų saugojimą atsakingą asmenį. Kadangi 90 proc. įmonių dokumentus saugo ne specialioje dokumentams saugoti skirtoje patalpoje - archyve, o buhalterijoje, tokiu atveju turi būti sudarytos visos sąlygos išsaugoti įmonės dokumentus (atskira nedegi rakinama spinta, kurioje laikomi tik dokumentai, raktą nuo spintos turi tik atsakingas asmuo ir įmonės vadovas ir pan.).

Mikroklimato reikalavimai

Remiantis Lietuvoje galiojančiomis dokumentų saugojimo taisyklėmis, terminuoto saugojimo dokumentų saugyklose turi būti palaikoma 20 ± 5 °C temperatūra ir 50 ± 10 % santykinė drėgmė. Neterminuoto saugojimo saugykloms keliami reikalavimai griežtesni, leidžiami mažesni nuokrypiai. Mikroklimato parametrai neterminuoto saugojimo saugyklose priklauso nuo to, kokie dokumentai saugomi.

Kiekvienai saugomai medžiagai (popieriui, fotonuotraukoms, kompiuterinėms laikmenoms) taikoma atitinkama temperatūra ir santykinė drėgmė. Keičiantis temperatūrai, keičiasi ir drėgmė, todėl šie parametrai turi derėti tarpusavyje. Mažėjant temperatūrai, kai kurių rūšių plastiko trapumas padidėja, didėjant temperatūrai, aktyvėja cheminės reakcijos.

Kadangi mikroklimato parametrų ribos gali svyruoti (nuo ±1 iki ±5), turi būti naudojamos tokios oro kondicionavimo valdymo sistemos, kurios padėtų palaikyti tikslius oro parametrus. L. Gagytė teigia, kad oro kondicionavimo sistemos gali veikti ir kaip orinio šildymo sistemos.

Bibliotekose, kuriose saugomi ne tokie vertingi dokumentai, dažniausiai įrengiamos įprastos vėdinimo sistemos (su oro recirkuliacija ar rekuperacija). Anot pašnekovės, archyvuose ir bibliotekų saugyklose, kuriuose saugomi vertingi dokumentai, turi būti įrengiamos oro kondicionavimo sistemos.

Bibliotekų, kurių fondas 1 mln. ir daugiau vienetų, saugyklose, retų knygų ir rankraščių saugyklose, valstybės reikšmės archyvų saugyklose turi būti įrengiamas oro kondicionavimas. Bibliotekų skaityklos, mokymosi patalpos ir saugyklos, kurių fondas - 200 tūkst. vienetų ir daugiau, gali būti šildomos oru, derinant su oro tiekimo ar oro kondicionavimo sistemomis.

Naudojant recirkuliuotą orą, lauko oro kiekis saugyklose turi būti ne didesnis kaip 10 % bendro tiekiamo oro kiekio, o saugyklose ir mokymosi patalpose - ne mažesnis kaip 20 m3 vienam žmogui. Archyvų saugyklos, kuriose saugoma daugiau kaip 300 tūkst. vienetų bylų (leidinių), turi būti šildomos oru, o kitos šių pastatų patalpos - vandeniu. Iš lauko oro, tiekiamo į bibliotekų saugyklas, taip pat recirkuliuojamo oro specialiais įrenginiais iki mažiausios leidžiamos koncentracijos turi būti išvalomas dulkės.

Skaičiuojant šalinamo oro kiekį, reikia atsižvelgti į tai, kad didžiausioje saugykloje oras turi būti keičiamas šešis kartus per valandą. Bibliotekose ir archyvų pastatuose oro temperatūra turi būti ne žemesnė kaip 18 oC, santykinė drėgmė - 55 %. Bibliotekose, kurių fondai 1 mln. ir daugiau vienetų leidinių, ir valstybinės reikšmės archyvų saugyklose visais metų laikais turi būti vienoda 18 oC temperatūra. Kitais atvejais leistini ne didesni kaip +- 3 oC nuokrypiai.

Oro pasikeitimas per valandą turi būti: apskaitos dokumentų, tarnybinių katalogų saugyklose - 1 kartą šalinamas ir 1 kartą tiekiamas; reprodukavimo ir kopijavimo patalpose - 3 kartus šalinamas ir 2 kartus tiekiamas; atsakingų fondų saugotojų patalpose - 1,5 karto šalinamas ir 2 kartus tiekiamas.

Oro kokybės reikalavimai

Pasak L. Gagytės, kalbant apie ore esančius teršalus, iškyla oro kokybės klausimas. Oro kokybė archyvų ir bibliotekų saugyklose taip pat turi būti reguliuojama. Oro kokybę saugyklų patalpose lemia įvairūs faktoriai: statybinių ir apdailos medžiagų, baldų išskiriami teršalai, naudojami cheminiai valymo produktai, sandarios pastatų konstrukcijos.

Žinoma, patalpų oro kokybei įtaką daro ir atmosferos oras, vėdinimo sistemomis tiekiamas į patalpas. Galima suskaičiuoti nemažai oro kokybės reguliavimo būdų. Archyvų ir bibliotekų patalpose oro kokybė reguliuojama ribojant teršalų emisiją iš medžiagų ir filtruojant vėdinimo sistemomis tiekiamą orą.

Dokumentų saugojimo taisyklėse pateikiamas medžiagų, kurios irdamos išskiria saugomiems dokumentams kenksmingas medžiagas, sąrašas. Tai yra medžiagos, galinčios išskirti lakiuosius organinius junginius, formaldehidą, sieros dioksidą (SO2), poliuretaną, vinilą ir t. t.

Sandarumo reikalavimai keliami ir šių patalpų vėdinimo sistemoms, nes gesinant gaisrą per vėdinimo sistemas dujų gali patekti į gretimas patalpas.

Valstybės debesijos paslaugų teikėjų naudojamų duomenų centrų patalpos, kuriose yra talpinamos tarnybinės stotys, tinklo įranga, duomenų saugojimo įranga ir rezervinio maitinimo šaltiniai, privalo būti apsaugoti nuo vandens patekimo iš išorės ir bendras šių patalpų arba, jeigu patalpos yra ne pirmame statinio aukšte, tai visų žemesnių aukštų atsparumo ugniai laipsnis turi būti ne mažesnis nei I, ne mažesnės nei 1 gaisro apkrovos kategorijos, parenkamos pagal Gaisrinės saugos pagrindinius reikalavimus, patvirtintus Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamento prie Vidaus reikalų ministerijos direktoriaus 2010 m. gruodžio 7 d. įsakymuNr. 1-338 „Dėl Gaisrinės saugos pagrindinių reikalavimų patvirtinimo“.

Valstybės debesijos paslaugų teikėjų naudojamuose duomenų centruose privalo būti įrengtos tarptautines duomenų centrų įrengimo praktikas (pavyzdžiui, tarptautiniame ANSI/TIA/EIA-942: standarte (toliau - TIA-942 standartas) apibrėžiamus duomenų centrų įrengimo reikalavimus) atitinkančios gesinimo dujomis ir priešgaisrinės saugos, vėdinimo ir klimato kontrolės ir elektromagnetinės spinduliuotės slopinimo sistemos.

Valstybės debesijos paslaugų teikėjų naudojamų duomenų centrų tarnybinių stočių patalpose įrengtos vėdinimo ir klimato kontrolės sistemos privalo palaikyti pas...

Taip pat reglamente nurodoma, kad statinio techninis prižiūrėtojas (toliau - techninis prižiūrėtojas), atlikdamas konkretaus statinio techninę priežiūrą, vykdo organizacines ir technines priemones statinio techninei būklei palaikyti, kad būtų užtikrinti statinio esminiai reikalavimai [9.16] per ekonomiškai pagrįstą statinio naudojimo trukmę.

Nuolatiniai statinio būklės stebėjimai atliekami ne rečiau kaip kartą per mėnesį. Nuolatiniai statinio būklės stebėjimai atliekami dažniau kaip kartą per mėnesį, kai:

• pastebėti statinio (jo konstrukcijų, inžinerinių sistemų) būklės defektai ar neleistinos deformacijos;
• vykdomi statinio dalies rekonstravimo ar kapitalinio remonto darbai;
• statinio sklype ar besiribojančiuose sklypuose vykdomi naujo statinio statybos arba esamo statinio rekonstravimo darbai;
• pageidauja Naudotojas.

Nuolatinių statinio būklės stebėjimų dažnumą 35 punkte išvardintais atvejais nustato ir įrašo statinio techninės priežiūros žurnale:

• statinio naudojimo priežiūrą atliekantis viešojo administravimo subjektas;
• kasmetinės ar neeilinės statinio apžiūros komisija;
• Naudotojas.

Nuolatinius statinio būklės stebėjimus atlieka techninis prižiūrėtojas arba, kai techninis prižiūrėtojas yra juridinis asmuo, - darbuotojas, kuriam yra pavesta atlikti nuolatinius statinio būklės stebėjimus.

Naujausia informacija: Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė

Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Naujojoje rodyklėje buvo patikslinti ir sutrumpinti kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpiai, pašalinti nereikalingi dokumentai bei įtraukti nauji. Šie pakeitimai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimo procesas dar nėra pasibaigęs.

Naujoji rodyklė yra privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.

Svarbiausi pakeitimai:

• Dokumentų pavadinimų keitimai: Bendroji dokumentų saugojimo rodyklė pervadinta į Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę.
• Saugojimo terminų sutrumpinimas:

Štai keletas pavyzdžių, kaip pasikeitė saugojimo terminai:

• Sprendimai dėl prastovų: vadovo priimti sprendimai dėl prastovų turi būti saugomi mažiausiai 50 metų (anksčiau tokių sprendimų rodyklėje nebuvo).
• Atostogų ir darbo grafikai: dabar turi būti saugomi 3 metus (anksčiau atostogų grafikai saugoti 1 metus, o kai kurie kiti grafikai apskritai nebuvo reglamentuoti).
• Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus (buvo 5 metai).
• Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau - 10 metų).
• Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios - 50 metų.
• Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: jų apskaitos žurnalai saugomi 3 metus (anksčiau - 10 metų).
• Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau nebuvo reglamentuoti).
• Finansinės ataskaitos: tarpinės saugomos 5 metus, metinės - 10 metų (be pokyčių).
• Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: vienas pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų, kiti - bent 10 metų.
• NPD prašymai: saugomi 3 metus (buvo 10 metų).
• Susirašinėjimo dokumentai: nustatytas vieningas 3 metų saugojimo terminas (anksčiau - 5 metai).
• Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo (anksčiau - 1 metus).
• Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus (buvo 1 metai).

Svarbu žinoti:

Jei organizacijos vidaus norminiai teisės aktai nustato ilgesnius saugojimo terminus, juos galima sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti organizacijos vidinius reglamentus.

Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurie dokumentų saugojimo reikalavimai ne tik sutrumpėjo, bet ir buvo papildyti naujais dokumentų tipais.

tags: #kaip #vadinama #patalpa #kur #laikomi #dokumentai