Procesų valdymas yra viena iš svarbiausių sričių bet kurioje organizacijoje. Norint parengti teisingą ir išsamią procedūrą labai rekomenduoju vadovautis konkrečiu proceso žemėlapiu. Pirmiausia aptarkime kas yra procesų žemėlapis ir vėliau aptarsime kur jame yra darbuotojų funkcijos.
Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip procesų žemėlapiai gali padėti identifikuoti asmenų funkcijas, matyti užduočių paskirstymą bei atsakomybių ribas. Proceso žemėlapyje mes randame konkrečias roles, vaidmenis ir veiklų sekas vadovaudamiesi griežta procesų valdymo logika. Akademinėje terminologijoje taip pat yra naudojamos šios sąvokos: vertės grandinė, veiklų schema, procesų architektūra.
Procesų žemėlapiai tai yra puikus vizualus įrankis ir analizės priemonė komandinei veiklai atspindėti. Jie padeda pamatyti ne tik „kas ką daro“, bet ir kaip šios funkcijos gali būti perkeltos į procedūras, kurios realiai veiks.
Pasaulio lygio įmonės, tokios kaip Toyota ir Amazon, yra puikūs pavyzdžiai to, kaip efektyvus procesų valdymas gali padėti pasiekti pasaulinį dominavimą. Jų pavyzdys rodo, kad geriausios praktikos gali būti pritaikomos bet kurioje srityje ir bet kokio dydžio organizacijoje.
Proceso Žemėlapio Elementai
Baseinas (Pool)
Prieš pradėdami nagrinėti proceso žemėlapio naudą, pirmiausiai išskirkime ką simbolizuoja proceso žemėlapyje baseinas. Angliškai jis vadinasi pool. Baseinas simbolizuoja vieną konkretų procesą, nuo pradžios iki pabaigos. Tai yra vienas telkinys, kuriame vyksta konkretaus proceso susiję veiksmai.
Plaukimo Takeliai (Lanes)
Savaime suprantama, kad baseine bus plaukimo takeliai. Angliškai tai yra lanes. Plaukimo takeliai (angl. lanes) yra baseino dalys, kuriose išskiriamos tam tikros atsakomybės sritys. Kiekvienas takelis priklauso konkrečiam atskiram darbuotojui.
Darbuotojų Rolės ir Funkcijos
Kiekvienas plaukimo takelis turi savo pavadinimą - tai yra konkretų priskirtą asmenį. Todėl konkrečiame proceso žemėlapyje aiškiai identifikuodami plaukimo takelių pavadinimus matysime kokios pareigybės dalyvauja konkrečiame procese kaip komanda.
Tokiu atveju konkrečiame proceso žemėlapyje matysime kaip konkretus komandos narys atlikęs užduotį ar veiklą toliau perduoda užduotį vykdyti kitam komandos nariui.
Kiekvienas plaukimo takelio dalyvis turi savo rolę (pvz., vedėjas, konsultantas, vadybininkas) ir konkrečius vaidmenis konkrečios užduoties atlikimui. Kai jau identifikuojame konkretaus proceso žemėlapio konkrečiame plaukimo takelyje konkretaus dalyvio vaidmenis, tuomet galime pastebėti dalyvio atliekamas funkcijas.
Tokiu būdu, remiantis proceso žemėlapiu gali būti sukurtas konkretaus darbuotojo darbo funkcijų aprašymas. Viename plaukimo takelyje esančios veiklos nurodys kokios yra darbuotojo funkcijos.
Remiantis šia informacija galime rengti procedūrą, kurioje bus detaliai aprašytos ne tik dalyvių veiklos, bet ir informacijos pasidalinimas tarp dalyvių.
Pavyzdys: Užsakymo Apdorojimo Procesas
Štai pavyzdys, kaip procesų žemėlapis gali padėti identifikuoti darbuotojų funkcijas užsakymo apdorojimo procese:
| Plaukimo Takelis (Darbuotojas) | Rolė | Funkcijos |
|---|---|---|
| Pardavimų Vadybininkas | Užsakymų Priėmimas |
|
| Sandėlio Darbuotojas | Užsakymų Vykdymas |
|
| Apskaitos Skyrius | Apmokėjimo Tvarkymas |
|
Šis straipsnis yra autorės intelektinė nuosavybė.
tags: #kas #turi #buti #procesu #zemelapyje