Šiame straipsnyje aptarsime, ką svarbu žinoti apie reikalavimus įmonės archyvui ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimus Lietuvoje. Aptarsime bendrąsias nuostatas, saugojimo reikalavimus ir terminus, atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos įstatymus ir kitus teisės aktus.
Bendrosios Nuostatos
Kaip tinkamai saugoti įmonės apskaitos dokumentus, organizuoti apskaitą, atsakingas įmonės vadovas. Aišku, vadovas pats neatliks darbų, susijusių su apskaitos dokumentų parengimu saugojimui ir dokumentų saugojimu. Kaip tvarkyti įmonės dokumentus ir kaip juos saugoti, turi rūpintis įmonės darbuotojas, kuris arba specialiai priimtas tam darbui, arba atlieka jį turėdamas ir kitų pareigų. Toks darbuotojas turi būti skirtas įmonės vadovo įsakymu, kuriame tiksliai apibrėžtos jo pareigos. Dažniausiai į tokias pareigas skiriamas asmuo, išmanantis dokumentų rengimą, dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimo reikalavimus. Neretai šios pareigos tenka biuro administratorei.
Įmonių dokumentų saugojimo bendrieji terminai nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 1 dalyje. Konkretūs saugojimo terminai nustatyti Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 09 18 įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje. Atkreiptinas dėmesys, kad 2010 m. spalio 18 d. priimta šio įsakymo nauja redakcija, kuri pakeitė kai kurių dokumentų saugojimo terminus.
Dar vienas svarbus dokumentų saugojimą reglamentuojantis teisės aktas - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Šiuo įsakymu patvirtintos dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės reglamentuoja einamąjį dokumentų saugojimą, bylų formavimą, įmonės dokumentacijos plano ir dokumentų, perduodamų saugoti į įmonės archyvą, bylų apyrašo sudarymą. Nors šių taisyklių reikalavimai privatiems juridiniams asmenims yra tik rekomendacinio pobūdžio, tačiau į juos vertėtų atkreipti dėmesį.
Visi ūkio subjektai savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytą laiką. Reikėtų atkreipti dėmesį ir į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio nustatytus reikalavimus dokumentams saugoti.
Privatūs juridiniai asmenys privalo:
- Saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius.
- Išsaugoti savo veiklos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.
- Užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.
Dokumentų Saugojimo Reikalavimai
Dokumentų saugojimas patikimoje ir saugioje aplinkoje: Tai reiškia, kad vieta, kurioje saugomi apskaitos dokumentai, turi būti pritaikyta dokumentams saugoti. Jeigu įmonė archyvui skiria atskirą patalpą, geriausia, kad į tokią patalpą nepatektų dienos šviesa arba kad dokumentai būtų apsaugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Pageidautina, kad archyve būtų palaikoma pastovi temperatūra, patalpa būtų sausa ir gerai vėdinama. Parenkant patalpas archyvui, būtina atsižvelgti ir į vidaus vandentiekio bei kanalizacijos tinklų išdėstymą - kuo jie toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti dedamos į stelažus ir spintas. Nepatartina jų laikyti ant grindų.
Intensyvus dirbtinis apšvietimas archyvo patalpose nebūtinas, pakanka tokio, kad būtų galima įskaityti bylų pavadinimus, tačiau elektros lemputės turi turėti storo stiklo ir metalo grotelių gaubtus, kad joms sprogus nekiltų gaisras. Įrengiant archyvą turi būti imamasi visų priešgaisrinės saugos priemonių. Jeigu archyvui paskiriama patalpa pirmame aukšte, ant langų pravartu įrengti grotas ar apsaugines žaliuzes. Archyvo durys turi būti rakinamos, raktas turi būti pas už dokumentų saugojimą atsakingą asmenį.
Kadangi 90 proc. įmonių dokumentus saugo ne specialioje dokumentams saugoti skirtoje patalpoje - archyve, o buhalterijoje, tokiu atveju turi būti sudarytos visos sąlygos išsaugoti įmonės dokumentus (atskira nedegi rakinama spinta, kurioje laikomi tik dokumentai, raktą nuo spintos turi tik atsakingas asmuo ir įmonės vadovas ir pan.).
Dokumentų saugojimas teisės aktų nustatytą laiką: Bendras apkaitos dokumentų saugojimo terminas - 10 metų, tačiau kai kurie apskaitos dokumentai turi būti saugomi ir ilgau, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos dokumentai turi būti saugomi 50 metų.
Elektroninių dokumentų saugojimas: Užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 1 dalys nustato, kad Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinių ataskaitų patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kuri turi numatyti priemones, užtikrinančias dokumentų saugumą.
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 2 dalyje nustatyta, kad patvirtinus finansines ataskaitas, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų. Patvirtinus metines finansines ataskaitas, būtina sutvarkyti praėjusių metų apskaitos dokumentus ir parengti dokumentų bylas saugoti toliau. Tai reiškia, kad apskaitos dokumentai turi būti susiūti (įrišti) į bylas, lapai sunumeruoti, o paskutiniame bylos lape nurodytas lapų skaičius. Tinkamai parengus apskaitos dokumentų bylas, surašomas bylų perėmimo aktas. Šio dokumento paskirtis - nurodyti, kas ir kokias bylas parengė saugoti ir kas jas priėmė toliau saugoti. Priėmęs dokumentų bylas atsakingas už dokumentų saugojimą įmonės darbuotojas turi patikrinti, ar bendras pagal aktus perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičius atitinka perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičių pagal suvestinės duomenis.
Ši paprasta failų valdymo sistema pakeitė mano gyvenimą!
Dokumentų Saugojimo Terminai
Kiek laiko reikia saugoti įstaigos dokumentus? Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. Šioje rodyklėje apibrėžiami minimalūs saugojimo terminai bendrųjų dokumentų, kurie parengiami didžiojoje dalyje įvairaus tipo įstaigų - tiek valstybinių, tiek privačių - veikloje.
Tačiau esama ir rodyklių, apibrėžiančių specifinių viešojo administravimo sričių ar funkcijų dokumentų saugojimo terminus, pvz., bendrojo lavinimo mokyklų, notarų, antstolių, teismų, „Sodros“, policijos įstaigų ir pan. Didžioji dalis dokumentų, kuriuos parengia įstaigos, yra iš finansinio ir kito turto valdymo srities, ir daugumos jų saugojimo terminas yra 10 metų. Tai trumpas saugojimo laikotarpis, tačiau jis pakankamai ilgas, kad šio tipo dokumentai būtų kaupiami darbuotojų darbo vietose.
Ilgai saugomi (50 m.) dokumentai yra susiję su darbo santykiais ir darbo užmokesčio apskaita. Šie dokumentai sudaro mažesniąją įmonių dokumentacijos dalį, tačiau jai keliami aukštesni sutvarkymo, apskaitos bei saugojimo reikalavimai.
Pirkimo procedūrų dokumentų saugojimo terminai:
- Pirkimo procedūrų dokumentai - ne trumpiau kaip 4 metus.
- Preliminariosios sutartys, pirkimo sutartys, jų pakeitimai ir su jų vykdymu susiję dokumentai - ne trumpiau kaip 4 metus nuo pirkimo sutarties įvykdymo.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodoma, kad įstaigos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Pvz., 2014 m. Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai.
Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugomas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas. Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve.
LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką”. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus.
Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas.