Efektyvus grynųjų pinigų valdymas yra svarbus kiekvienos įmonės finansinės veiklos aspektas. Lietuvoje šią sritį reglamentuoja įstatymai ir taisyklės, kurių privalu laikytis, siekiant išvengti baudų ir užtikrinti skaidrią apskaitą. Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius reikalavimus, susijusius su grynųjų pinigų naudojimu įmonėse Lietuvoje.
Atsiskaitymų Grynaisiais Pinigais Apribojimai
Lietuvoje galioja tam tikri apribojimai, susiję su atsiskaitymais grynaisiais pinigais tarp verslo subjektų. Nuo 2022-11-01 Lietuvos Respublikos atsiskaitymų grynaisiais pinigais ribojimo įstatymas Nr. XIV-1165 draudžia atsiskaitymus grynaisiais, jei sandorio suma viršija 5 tūkst. EUR.
Svarbu: Sumos riba yra nustatyta visam sandoriui, o ne vienam mokėjimui.
Pavyzdžiui, jei įmonė pasirašo darbų atlikimo sutartį su darbų įkainiais bet be galutinės sandorio sumos, pagal kurią pirkėjas sumoka 3 tūkst. EUR avansą grynaisiais pinigais, o po mėnesio atlieka darbų už 3 tūkst. EUR, dar po mėnesio už dar 3 tūkst. EUR, po avanso sumokėjimo pirkėjas gali sumokėti dar 2 tūkst. EUR grynaisiais pinigais, o likusius 1 tūkst. EUR privalo sumokėti banko pavedimu. Jei jau pasirašant sutartį yra žinoma, kad sandorio vertė yra 6 tūkst. EUR, pirkėjas iš viso negali mokėti grynaisiais pinigais.
Privatiems asmenims šis apribojimas neteikiamas, tačiau vis tiek rekomenduojama fiksuoti stambesnius sandorius dėl saugumo.
Jei transporto priemonės vertė didesnė nei 5 000 Eur, ar galimas atsiskaitymas grynaisiais pinigais? Ne, jei pirkėjas ar pardavėjas yra juridinis asmuo arba fizinis asmuo, vykdantis veiklą. Tarp privačių asmenų - galima.
Dokumentavimo Reikalavimai
Atsiskaitant grynaisiais pinigais, svarbu tinkamai dokumentuoti operacijas. Ar verslas privalo išduoti čekį, atsiskaitant grynaisiais pinigais? Taip, jei naudojamas kasos aparatas. Jei ne, privaloma išrašyti pinigų priėmimo kvitą arba kasos pajamų orderį.
Kokie dokumentai reikalingi grynųjų pinigų operacijoms pagrįsti? Sąskaita faktūra, kasos čekis, KPO ar PPK - priklauso nuo situacijos. Svarbiausia - dokumentas turi pagrįsti operaciją.
Pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitai naudojami klientams atsiskaitant arba perkant iš asmenų prekes ir atsiskaitant su jais grynaisiais pinigais tik nustatytais atvejais, kai neprivaloma naudoti kasos aparatų. Kvitai nepakeičia kasos pajamų ar kasos išlaidų orderių ir negali būti išrašomi įnešant pinigus į ūkio subjekto kasą ar juos šioje kasoje išmokant.
kasos aparatas su PAYKIT i.EKA mokomasis video Gariūnų prekybininkams ir smulkaus verslo atstovams.
Kasos Aparatai: Kada Privalomi ir Kada Ne?
Vienas iš pagrindinių įrankių, užtikrinančių atsiskaitymo skaidrumą - kasos aparatai. Nuo šių metų gegužės 1 d. yra kai kurių pakeitimų. Ką reikėtų žinoti?
Nuo šių metų gegužės 1 d.visos įmonės, individualią veiklą vykdantys gyventojai, ūkininkai, kai atsiskaitymas (grynaisiais ar negrynaisiais pinigais) vyksta klientui fiziškai esant paslaugos ar prekės pardavimo vietoje, privalo turėti išmaniuosius kasos aparatus ir teikti atspausdintų kvitų duomenis VMI. Nauji išmanūs kasos aparatai užtikrina kasos kvitų originalių įrašų patikimumą ir jų perdavimą realiu laiku į išmaniosios mokesčių administravimo sistemos (i.MAS) išmaniųjų elektroninių kasos aparatų (i.EKA) posistemį.
Pagal VMI nurodymus, kasos aparatą privaloma naudoti, kai tenkinamos visos šios sąlygos:
- kai prekyba vykdoma ne lauko sąlygomis: pastatuose ar patalpose, turguje, mugėje, prekyvietėje taip pat kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse ar kitoje viešoje vietoje;
- kai atsiskaitoma grynaisiais arba kortele;
- veikla vykdoma ne pagal paslaugų teikimo sutartį (pvz., atsitiktiniai klientai);
- klientui neišrašoma sąskaita faktūra ar PVM sąskaita faktūra, t. y. nėra dokumento, kuris atitiktų finansinės apskaitos reikalavimus.
Kasos aparatas nėra privalomas, jei:
- ūkininkas prekiauja tik savo ūkyje, kurio ekonominis dydis neviršija 1 EDV, išaugintais žemės ūkio produktais ir iš jų pagamintais maisto produktais;
- prekiaujant lauko sąlygomis, t. y. ne pastatuose ar patalpose, taip pat ne kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuosiuose nameliuose, automobilinėse parduotuvėse;
- kiekvienam pirkėjui / paslaugos gavėjui išrašoma sąskaita faktūra;
- jei atsiskaitoma tik pavedimu / banku, be grynųjų;
- kai kasos aparato naudoti neįmanoma dėl objektyvių priežasčių arba kasos aparato naudojimas sukeltų akivaizdžiai neproporcingą administracinę naštą;
- asmuo nėra įtrauktas į VMI stebėtinų veiklų sąrašą.
Jei veikla vykdoma be privalomo kasos aparato - skiriama bauda nuo 90 iki 180 eurų pagal LR Administracinių nusižengimų kodekso 162 straipsnį. Pakartotinis pažeidimas gali kainuoti jau 390-780 eurų, o jei naudojamas nelegalus ar modifikuotas įrenginys - bauda gali siekti net 980-1 890 eurų. Be to, nustačius neapskaitytas pajamas, gali būti taikomas dvigubas apmokestinimas.
Atsakingi Asmenys ir Pinigų Naudojimo Tvarka
Kiekvienos įmonės vadovo ir vyriausiojo buhalterio pareiga nustatyti tam tikras taisykles, kurios užtikrintų grynųjų pinigų naudojimo tvarką įmonėje, kontrolę ir apsaugą. Norint užtikrinti pinigų saugumą įmonėje, reikia nustatyti pinigų naudojimo tvarką, paskirti atsakingus asmenis ir vykdyti pinigų naudojimo kontrolę.
Tokiose taisyklėse turėtų būti numatyta:
- pinigų priėmimo į kasą atvejai;
- pinigų išmokėjimo iš kasos atvejai;
- nustatytas ir pinigų limitas kasoje;
- pinigų išmokėjimo atskaitingiems asmenims ir pinigų priėmimo iš atskaitingų asmenų taisyklės;
- atsakingų asmenų atsiskaitymo tvarka.
Įmonės kasoje ar kasos operacijų atlikimo vietoje (kai atsiskaitant grynaisiais pinigais naudojami kasos aparatai) turi būti sudarytos reikiamos sąlygos gryniesiems pinigams saugoti. Įmonės vadovai turi žinoti, kad reikalauti darbuotojų visiškos materialinės atsakomybės už jiems patikėtus įmonės pinigus galima tik tuomet, kai darbuotojai turi galimybę saugiai juos laikyti.
Atsiskaitymai su Atskaitingais Asmenimis
Atskaitingus asmenis skiria įmonės vadovas įvairioms ūkinėms operacijoms atlikti. Atsakingas asmuo, gavęs įmonės vardu pinigus iš kitų ūkio subjektų ar gyventojų, atiduoda juos į kasą. Su atskaitingu asmeniu dažniausiai atsiskaitoma banko pavedimu.
Atskaitingam asmeniui surinkus pirkėjų įmokas pagal pinigų priėmimo kvitus, jis privalo tokią sumą sumokėti įmonei. Tačiau nėra apribojimo, kad jis privalo su įmone atsiskaityti tokia pačia forma, kokia pinigus gavo. Dažniausiai pigiau yra darbuotojui įsinešti pinigus į savo asmeninę banko sąskaitą ir atlikti banko pavedimą į įmonės sąskaitą.
Jei įmonėje visos operacijos grynaisiais pinigais vyksta per atskaitingą asmenį, o jis su įmone atsiskaito banko pavedimais, įmonėje iš viso nėra kasos. Vadinasi, įmonei nereikia išrašinėti KIO ir KPO, nereikia sudarinėti kasos knygos ataskaitos, nereikia sudaryti kasos operacijų tvarkos, nereikia realiai saugoti grynųjų pinigų.
Baudos už Limitų Viršijimą
Kokios baudos gresia už limitų viršijimą atsiskaitant grynaisiais pinigais? Iki 3 000 eurų už atsiskaitymą viršijant ribą arba nesilaikant dokumentavimo reikalavimų.
Pinigų Valdymas Banko Sąskaitose
Atsiskaitymo negrynaisiais pinigais operacijas įmonėse atlieka buhalterijos darbuotojai. Norint operatyviai ir saugiai valdyti įmonės pinigus bankų sąskaitose, reikia:
- išsirinkti banką, kurio siūlomos paslaugos ir jų kokybė tenkina įmonės poreikius;
- paskirstyti operacijų su negrynaisiais pinigais atlikimo funkcijas įmonės darbuotojams ir nustatyti jų kompetencijos ribas.
Įmonės vadovas (ar jo įgaliotas asmuo) gali pats teikti bankui mokėjimo nurodymus, t. y. buhalterijos darbuotojų parengtus mokėjimo nurodymus patvirtinti elektroninės bankininkystės priemonėmis.