Dažnai žmonės rengia dokumentus tiksliai nežinodami, kuo reikia vadovautis, juos rengiant. Taisyklingai parengtas dokumentas - tai tarsi Jūsų preciziškos atsakomybės ir kruopštumo vizitinė kortelė. Galima atsispausdinti aibę labai brangių ir įmantrių vizitinių kortelių, bet jos vienu akimirksniu gali netekti savo solidaus įvaizdžio, jeigu savo dalykinio bendravimo ar verslo partneriui nusiųsite netvarkingai ar netinkamai parengtą dokumentą.
Dokumentų rengimo taisyklės - tai tarsi dokumentų rengimo etiketas, todėl tikrai vertėtų dokumentus rengti atsakingai, nes tai ne tik informacijos perteikimo forma, bet ir savęs pristatymo galimybė. Šiais laikais, kai dokumentai vis dažniau siunčiami elektroniniu formatu, jie sukuria pirminį įvaizdį apie Jus. Puikiai žinome posakį: žmogų pasitinka pagal aprangą, o išlydi pagal protą. Dokumentų rengimo taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą.
Šiame straipsnyje aptarsime svarbiausius aspektus, susijusius su dokumentų rengimu ir įforminimu, ypač atkreipiant dėmesį į pareigūno vardo lentelės išdėstymą. Taip pat panagrinėsime dokumentų klasifikavimą, jų valdymą ir saugojimą.
Dokumentų Rengimo Pagrindai
Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Tvarkinga dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso, o netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą.
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Svarbesni žmogaus gyvenimo faktai paprastai yra fiksuojami dokumentuose, tam tikrose laikmenose. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Mokslo srityje dokumentai būtini ne tik kaip informacijos šaltinis, bet kai kurioms mokslo sritims jie yra ir tyrinėjimo objektas.
Dokumentų mokslinis klasifikavimas gana painus, kadangi jie turi įvairią ir daugialypę vidinę struktūrą. Dokumentų turinio klasifikavimo problema visada buvo aktuali, todėl šiuo metu yra viena iš geriausiai išnagrinėtų šioje mokslo srityje. Dokumento turinį nusako keturi pagrindiniai kriterijai: išdėstymo pobūdis, lingvistiniai-terminologiniai ypatumai, fiksuojamos dokumente informacijos rūšis, dokumento struktūra.
Pagrindinės Dokumentų Funkcijos
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija. veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija. valstybių, įstaigų, asmenų ir kt. palaikyti.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija. ti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Pareigūno Vardo Lentelės Išdėstymas
Taisyklėse nurodoma, kad dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių ženklu. Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas šalia jo. Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis, išilginiu centruotu būdu. Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą pavadinimą.
Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po viršutine parašte.
Kiti Svarbūs Dokumentų Rekvizitai
Data: Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.: 2015 m. Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.
Adresatas: Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu vėliaviniu būdu. Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“.
Registracijos numeris: Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.: Nr.
Parašas: Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus. Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje. Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Dokumento rengėjo nuoroda: Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso numeriai, elektroninio pašto adresas).
Dokumento priedas: Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį.
Dokumentų Saugojimas ir Vertės Ekspertizė
Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar naikinti procesas. Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 100 metų) ir laikino (iki 10 metų) saugojimo. Dokumentų saugojimo terminai nustatomi darant jų vertės ekspertizę pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus norminius dokumentus. Ją atlieka fondų sudarytojų ar laikytojų ekspertų komisijos, sudaromos institucijos vadovo. Naikinti institucijų dokumentus be jų vertės ekspertizės draudžiama. Valstybinės archyvų sistemos įstaigos turi teisę tikrinti, ar teisingai atlikta dokumentų vertės ekspertizė. Jeigu rasta pažeidimų, jos gali uždrausti naikinti dokumentus.
Dažniausiai pasibaigus tam tikriems raštvedybos metams, įstaigose ar organizacijose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgo ir neterminuoto saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigose iki 10 metų. Viena ilgo saugojimo dokumentų rūšis yra kadrų dokumentai.
Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentų tvarkymas nuo rengimo arba gavimo iki jų užduočių atlikimo ir įdėjimo į bylą vadinamas dokumentų apyvarta. Paprastai visi dokumentai informacinio apdorojimo tikslu klasifikuojami pagal įvairius požymius. Dokumentų klasifikavimas - jų skirstymas į tam tikras grupes pagal bendrus požymius.
Dokumentai taip pat klasifikuojami į grupes (sistemas) pagal informacijos, esančios juose, pobūdį. Pavyzdžiui, dokumentuose fiksuojama buhalterinės apskaitos, planavimo, statistikos, materialinio pobūdžio, socialinės saugos, techninio tiekimo, prekybos, techninė ir kitokia informacija. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų sistema paprastai skiriasi nuo kitų sistemų (buhalterinės apskaitos, statistikos, prekybos ir pan.) tuo, kad ji taikoma visose įstaigose ir organizacijose.
Dokumentų būna tipinių ir individualių. Tipiniai dokumentai sudaromi vienos rūšies valstybės įstaigoms (pvz., tipiniai pramonės įmonių nuostatai) arba kokiai nors darbo rūšiai (pavyzdinė raštvedybos instrukcija). Individualių dokumentų turinys kiekvieną kartą, yra originalus, yra asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas.
Taip pat yra viešų, slaptų ir tarnybinio naudojimo dokumentų. Ant tokių dokumentų paprastai daromas tam tikras užrašas - “Slaptas”, “Naudotis tarnyboje” ar pan., kuris vadinamas grifu. Tarnybinio naudojimo dokumentais gali naudotis visi įstaigos ar organizacijos darbuotojai, bet šie dokumentai neturi būti skelbiami spaudoje ar kitur. Pagal juridinę galią yra tikrų ir fiktyvių dokumentų. Tikri dokumentai rengiami pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles.
Teisės Aktai
Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Dokumentų rengimo taisyklės. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Svarbu: Reikėtų vadovautis Dokumentų rengimo taisyklėmis. Taisyklės užtikrina unifikuotą, suvienodintą dokumentų rengimo tvarką, rodo asmens, įstaigos ar organizacijos atsakingą ir neatsainų požiūrį į dokumentų rengimą.
Dokumentų Pavyzdžiai
Žemiau pateikiami keli dokumentų pavyzdžiai, iliustruojantys teisingą rekvizitų išdėstymą:
| Dokumento Tipas | Pavyzdys |
|---|---|
| Įsakymas | [Įsakymo pavyzdys] |
| Protokolas | [Protokolo pavyzdys] |
| Aktas | [Akto pavyzdys] |
Šie pavyzdžiai padeda geriau suprasti, kaip praktiškai taikyti dokumentų rengimo taisykles.