Viešojo pirkimo komisijos posėdžio protokolas yra svarbus dokumentas, fiksuojantis visą informaciją apie viešojo pirkimo eigą. Protokole turi būti nurodytas perkančiosios organizacijos pavadinimas, pirkimo pavadinimas, data, protokolo numeris ir vietovės pavadinimas.
Protokole turi būti nurodyti dalyvaujantys ir nedalyvaujantys komisijos nariai, nurodant jų vardus ir pavardes.
Darbotvarkė
Darbotvarkėje turi būti aiškiai apibrėžti svarstomi klausimai, tokie kaip sprendimų dėl pirkimo būdo nustatymo, pirkimo dokumentų tvirtinimo ir pirkimo paskelbimo priėmimas.
Svarstyta
Protokole turi būti aprašytas komisijos nario pristatymas apie pirkimo dokumentų projektą ir nurodytas pirkimo būdas pagal patvirtintą einamųjų metų pirkimų planą. Taip pat turi būti pažymėta, ar pirkimo techninės specifikacijos projektas buvo paskelbtas Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (CVP IS) ir ar buvo gauta pastabų dėl techninės specifikacijos projekto.
Nutarimai
Protokole turi būti aiškiai suformuluoti priimti nutarimai, tokie kaip:
- Pirkimą vykdyti nurodytu pirkimo būdu.
- Patvirtinti pirkimo dokumentus (įskaitant skelbimą apie pirkimą) ir įpareigoti komisijos narį išsiųsti skelbimą apie pirkimą Viešųjų pirkimų tarnybai CVP IS priemonėmis.
- Įpareigoti komisijos narį išsiųsti skelbimą apie pirkimą į Valstybės žinias.
Pridedami dokumentai
Prie protokolo turi būti pridėti svarbūs dokumentai, tokie kaip:
- Pirkimo dokumentai (įskaitant skelbimą apie pirkimą).
- CVP IS išrašas dėl techninės specifikacijos projekto viešinimo.
Protokolo forma ir rekvizitai
Viešųjų pirkimų tarnyba yra patvirtinusi pavyzdines protokolų formas. Susipažinimo su pasiūlymais procedūros protokolų rekvizitai, patvirtinti Viešųjų pirkimų tarnybos, privalomi tik tada, kai su paraiškomis ir pasiūlymais susipažįstama ne elektroninėmis priemonėmis.
Komisijos susipažinimo su pasiūlymais ar paraiškomis procedūros protokolų privalomųjų rekvizitų aprašas ir Komisijos susipažinimo su pasiūlymais ar paraiškomis pavyzdinių protokolų formų patvirtinimo Nr.
Komisijos sudėtis ir veikla
Ministras priima įsakymą dėl Konkurso paskelbimo. Apie tai skelbiama agentūros interneto svetainėje ir Ministerijos interneto svetainėje. Pretendentų dokumentai priimami iki 10 darbo dienų. Komisija sudaroma iš ne mažiau kaip 5 narių. Komisijoje turi būti pirmininkas, jo pavaduotojas ir Komisijos sekretorius.
Konfidencialumas ir nešališkumas
Komisijos nariai negali būti susiję su pretendentais santuokos, partnerystės ar kitais ryšiais, kurie galėtų kelti abejonių dėl jų nešališkumo. Komisijos nariai turi informuoti ministrą apie bet kokias aplinkybes, galinčias kelti abejonių dėl jų nešališkumo.
Visuomenės atstovų dalyvavimas
Institucijas ir įstaigas gali atstovauti įgalioti atstovai. Visuomenės atstovai turi teisę stebėti tik Atranką. Jie turi pateikti patvirtinantį dokumentą ir įgaliojimą dalyvauti stebėtojo teisėmis Atrankoje. Jie neturi teisės naudoti priemones, skirtas garso ir (ar) vaizdo įrašymui, be išankstinio Komisijos sutikimo. Apie tai pažymima protokole.
Komisijos nariai pasirašo pasižadėjimą. Komisijos posėdžio protokolas yra svarbus dokumentas, kuriame fiksuojama visa informacija apie konkurso eigą.
Komisijos teisėtumas ir sprendimų priėmimas
Komisija yra teisėta, jeigu jos darbe dalyvauja daugiau kaip pusė Komisijos narių.
Pretendentų vertinimas
Prieš pradedant Atranką pretendentai žodžiu supažindinami su vertinimo eiga. Komisijos nariai pildo individualaus vertinimo lentelę. Žemiausias įvertinimas yra 1 balas, aukščiausias - 10 balų. Atrankos metu pretendentams pateikti klausimai, užduotys ir atsakymai į juos neviešinami. Atsakymai į Atrankos metu pateiktus klausimus ir užduotis kitiems pretendentams neviešinami.
Garso ir vaizdo įrašai
Atrankos metu naudojami galiniai vaizdo įrenginiai - skaitmeninis garso ir vaizdo įrašas. Garso ir vaizdo įrašas pridedamas prie protokolo.
Protokolo pasirašymas
Protokolą pasirašo Komisijos pirmininkas ir sekretorius.
Pokalbis su ministru
Po Atrankos organizuojamas pokalbis su ministru. Pokalbis turi įvykti ne vėliau kaip per 10 darbo dienų po Atrankos pabaigos. Ministras pretendentus vertina individualiai - nuo 1 iki 10 balų. Teigiamas įvertinimas - ne mažiau kaip 6 balus. Pokalbyje dalyvauja Komisijos sekretorius.
Pokalbio rezultatai fiksuojami protokolu, kurį pasirašo ministras ir Komisijos sekretorius kvalifikuotais elektroniniais parašais. Pokalbio su ministru metu daromas skaitmeninis garso įrašas, kuris perkeliamas į kompiuterinę laikmeną ir pridedamas prie Pokalbio protokolo.
Duomenų apsauga
Tvarkant asmens duomenis, būtina užtikrinti jų apsaugą ir laikytis konfidencialumo reikalavimų. Atsisakymas duoti sutikimą tvarkyti asmens duomenis neturi sukelti neigiamų pasekmių.
Ši informacija padės užtikrinti, kad viešųjų konkursų protokolai būtų rengiami tinkamai ir atitiktų visus reikalavimus.
