Bendravimas elektroniniais laiškais jau seniai tapo kiekvieno iš mūsų kasdienybe. Viena iš pagrindinių dalykinio bendravimo priemonių - elektroninis paštas. Elektroniniuose laiškuose yra laikomasi įprastų etiketo taisyklių. Tad panagrinėkime, kaip rašyti taisyklingus elektroninius laiškus.
Bendrosios taisyklės
Kompiuterijos termino angl. electronic mail trumpinys yra "el. paštas". Sakyti „imeilas“, „e-meilas“ yra didelė klaida, žr. Didžiųjų kalbos klaidų sąrašą (patvirtintą Valstybinės lietuvių kalbos komisijos 1997 m. gruodžio 18 d. nutarimu Nr. 68; Žin., 1998, Nr. Elektroninis paštas pirmiau siūlytas trumpinti tik dviem būdais: el. paštas arba el. p., tačiau derinant prie sistemos (plg.: e. vyriausybė, e. parašas, e. bankas) galimi ir tokie sutrumpinimai: e. paštas arba e. p. Svarbu netrumpinti rašant brūkšnelį (jokiu būdu ne e-paštas), nes tai anglų kalbai būdinga rašyba. Elektroniniai laiškai gali būti asmeniniai arba dalykiniai.
Elektroninio laiško ypatumai:
- Lakoniškumas
- Konkretumas
Rekomenduojama eilutės apimtis - iki 70 simbolių. Jeigu prie laiško siunčiamas priedas, būtina laiške tai paminėti. Tiek prie elektroninio, tiek prie paštu siunčiamo laiško priedus pridedame, o ne prisegame. Angl. attach - liet. pridėti, pridėti priedą; angl. attachment - liet. priedas (ne prisegtukas) (Žr. V. Dagienės, G. Grigo, T. Jevsikovos „Enciklopedinį kompiuterijos žodyną“, Vilnius, 2008; p. 369). Taigi pasakymų prisegti, prisegtukas ir kt.
Telefono numerių rašymą reglamentuoja Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo taisyklės, patvirtintos Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162 (Žin., 2005, Nr. 152-5628; pakeitimai Žin., 2006, Nr. Pasirašydami laišką įrašykite visą savo įmonės/asmens kontaktinę informaciją (bendrovės pavadinimą, savo pavardę ir pareigas, telefono ir fakso numerius). Parašas rašomas kairėje pusėje, palikus ne mažiau nei vienos eilutės intervalą. Negalima rašyti elektroninio laiško vien tik didžiosiomis raidėmis.
Etiketo svarba
Rašydamas elektroninį laišką, siuntėjas turi parodyti geras manieras ir pagarbą gavėjui. Etiketo specialistė Indrė Sapagovaitė-Briedelienė sako, kad konkrečių etiketo taisyklių, kurios būtų apie kalbą - beveik nėra. Tačiau yra keletas atskirų etiketo sričių, kuriose svarbu, ar taisyklingai vartojama lietuvių kalba. Viena iš jų - elektroninių laiškų rašymas.
„Būtent laiškuose atsispindi mūsų kalbos kultūra, gramatika, žodynas ir t. t. Tai yra viena iš svarbiausių sričių, kurias tikrai verta išmanyti, nes elektroninius laiškus mes rašome kiekvienas, nesvarbu, kokioje srityje dirbame. Kita dalis yra bendravimo etiketas, kai su žmonėmis bendraujame tiesiogiai: tiek kalbėdami telefonu, tiek susitikę gyvai ar nuotoliniu būdu. „Ir tai, kaip kalbame ar ką sakome - taip pat yra mūsų įvaizdžio dalis. Tad šios sritys yra svarbiausios, kuriose kalba yra ypač svarbi“, - kalbėjo I.
13 būtinų patarimų, kaip puikiai parašyti el. laišką
Praktiniai patarimai
Rašant elektroninį laišką, pirmiausia reikia žinoti, kam jį rašome ir su kuo bendraujame. „Etiketo taisyklių taikymas ne tik laiškuose, bet ir visose kitose srityse labai priklauso nuo situacijos. Todėl reikia labai sąmoningai įvertinti, su kuo bendraujame. Būtent pagal tai galime nuspręsti, ar turime jį rašyti pagal visas etiketo taisykles, ar vis dėlto galime rašyti šiek tiek laisviau. Anot pokalbininkės, taisyklinga laiško struktūra prasideda nuo temos laukelio.
Temos laukelis
Visada svarbu nurodyti pranešimo temą (subject). Temos nurodymas padeda atskirti laiškų svarbą. Jeigu elektroninio laiško tema nenurodyta, laiško gavėjas gali į tokį laišką neatsakyti arba ištrinti jį kaip nereikšmingą. Į dalykinius laiškus reikėtų atsakyti per parą (poilsio dienos neįskaičiuojamos).
„Tačiau būtent šią eilutę žmonės nuvertina, parašydami joje tik vieną žodį arba nenaudodami lietuviškų raidžių. Elektroninio laiško temos pavadinimo laukelyje turėtų būti koncentruotai paaiškinta, apie ką jame bus rašoma. Žinoma, nereikia į šį laukelį surašyti penkių sakinių pastraipos. Jeigu tai yra kvietimas į kokį nors renginį, tai taip ir turi būti nurodyta: kvietimas į renginį, nurodant jo pavadinimą, laiką ir vietą“, - teigė I.
Pasisveikinimas ir kreipinys
Natūralu, kad, atsidarius elektroninį laišką, pirmieji žodžiai turėtų būti pasisveikinimo. „Vėliau, po pasisveikinimo, prieiname prie kreipinio. O kokį kreipinį reikėtų vartoti, taip pat labai priklauso nuo laiško gavėjo. Jeigu laiškas yra labai oficialus, mandagus kreipinys su papildoma pagarbos išraiška turėtų būti „ponia“, „ponas“ arba „gerbiamas“, „gerbiama“, po kurio rašomas žmogaus vardas ir pavardė. Tačiau reikia nepamiršti, jog tokie kreipiniai vartojami rečiau ir tais atvejais, kai kreipiamasi į žmogų oficialiu tikslu: į valstybinėse institucijose, akademinėje aplinkoje dirbančius asmenis ir t. t. Jeigu laiškas yra mažiau oficialus, po pasisveikinimo užtenka kreiptis tiesiog vardu“, - kalbėjo I.
Tačiau, anot pašnekovės, jeigu rašome laišką akademinėje srityje dirbančiam asmeniui, itin svarbu atkreipti dėmesį į keletą papildomų detalių. „Jeigu yra kreipiamasi „Laba diena, gerbiamas Profesoriau“ nepaminint vardo ir pavardės, tada žodis „Profesoriau“ turi būti rašomas iš didžiosios raidės. Jeigu rašysime „gerbiamas profesoriau...“ ir toliau rašysime jo vardą ir pavardę, tokiu atveju žodis „profesoriau“ jau bus rašomas iš mažosios raidės. O kreipinį „gerbiamas (-a)“ jau galima trumpinti ir rašyti „gerb.“. Kreipinys išskiriamas kableliais ir po jo pirmoji laiško pastraipa turi būti pradedama mažąja raide.
„Tačiau jeigu kreipinys baigiasi šauktuku, tada pirmoji pastraipa jau turi būti rašoma iš didžiosios raidės. Šioje vietoje daugelis daro klaidą, nes po kreipinio, pasibaigiančio kableliu, pirmąją pastraipą pradeda rašyti didžiąja raide. Svarbu pabrėžti, kad pirmuosiuose sakiniuose turėtų būti pateikta koncentruota informacija, nurodanti, apie ką bus šis laiškas. Jeigu tai yra ne pirmasis laiškas, o atsakymas į jau anksčiau gautą laišką, pirmiausia reikėtų padėkoti už pirmąjį, už jame suteiktą informaciją, pvz.: „Dėkoju už Jūsų atsakymus, siunčiu savuosius.“ O pats laiškas neturėtų būti ilgesnis kaip 2-3 pastraipos. Toks teksto kiekis būtų idealus, nes šiais laikais įvairių elektroninių laiškų kiekvienas iš mūsų gauname labai daug ir retai kas mėgsta ir turi laiko skaityti ilgus tekstus. Todėl labai svarbu juos rašyti labai apgalvotai ir koncentruotai, išskiriant punktais arba sunumeruojant svarbiausius dalykus.
Žinoma, būna laiškų, kurie turi būti ilgi. Tokiais atvejais geriausia į pirmus kelis sakinius surašyti trumpą santrauką ir po to jau parašyti visą pasakojimą, paaiškinimą ar pan. Svarbiausia, kad žmogus, atsidaręs laišką, per kuo trumpesnį laiką pamatytų svarbiausią informaciją. Tai yra gero laiško bruožas“, - akcentavo I. Etiketo specialistė teigia, kad rašant laiškus tekste reikėtų vengti žodžių sutrumpinimų. Ypač tada, kai laiške yra naudojami tam tikros darbo srities terminai.
Pabaiga ir parašas
I. Sapagovaitė-Briedelienė sako, kad laiškas turėtų būti baigiamas sakiniu, kuris nurodytų, ko yra tikimasi iš asmens, pvz.:„Lauksiu Jūsų komentarų (atsakymų)“ ir t. „Laiškas baigiamas parašu. Oficialiuose laiškuose mes esame įpratę rašyti „Pagarbiai“. Šioje vietoje atkreiptinas dėmesys, kad po šio žodžio kablelio dėti nereikia.
Klaidų vengimas
Labai dažnai neatkreipiamas dėmesys į vartojamą skyrybą. Po žodžių Pagarbiai, Su pagarba negali būti dedami kableliai. Tai angliškos skyrybos įtaka. Po šių mandagumo žodelių lietuviškame tekste jokiu būdu nededamas joks skyrybos ženklas. Reikėtų atkreipti dėmesį į datos rašymą.
Elektroniniame laiške datą rašant trumpuoju būdu, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais arba tarpeliais, pvz.: 2013-09-17, 2013 09 17. Data gali būti rašoma ir ilgesniu būdu, pvz.: 2013 m. rugsėjo 17 d., 2011 m. sausio 23 d.. Taip pat reikia pastebėti, jog tarp skaitmenų ir sutrumpinimų m. ir d.
Rašant elektroninius laiškus ne mažiau svarbus aspektas yra priedai ir jų pavadinimai. I. Sapagovaitės-Briedelienės teigimu, vertėtų nepatingėti pervadinti visus siunčiamus priedus, dokumentus, nuotraukas ar pan. „Labai svarbu yra gramatinės klaidos. Šito tikrai reikėtų vengti elektroniniuose laiškuose ir prieš išsiunčiant laišką dar kartą atidžiai pasitikrinti, perskaityti jį garsiai ir pažiūrėti, ar laiško tonas neskamba grubiai ar nemandagiai. Kai rašome, galvoje galime turėti vienaip skambančią mintį, tačiau kitas žmogus skaitydamas gali perskaityti visiškai kitokiu tonu tai, ką mes norėjome pasakyti.
Kalba ir rašyba
Laiškas yra mūsų įvaizdžio dalis. Jį gavęs žmogus visada susidaro savo nuomonę ir susikuria pirmą įspūdį apie mus. Apie žmogų daug pasako ne tik elektroninių laiškų struktūra ir gero tono juose laikymasis. Ne mažiau svarbu yra ir tiesioginio bendravimo manieros, kalbos kultūra ir etiketo išlaikymas. Tačiau vis dažniau tenka girdėti, kad net didelių įmonių vadovai, lektoriai ir įvairių sričių pranešėjai stengiasi palaikyti kuo natūralesnį bendravimą net oficialiuose renginiuose, tokiu būdu bandydami sumažinti atstumą tarp besiklausančiųjų ir stengdamiesi sukurti jaukią ir neįpareigojančią, laisvą atmosferą. Ir panašu, kad šiai tendencijai ypač pritaria jauni žmonės.
Kalbininkė, Vilniaus universiteto dėstytoja doc. dr. Gintarė Judžentytė-Šinkūnienė įsitikinusi, kad vis dėlto reikėtų stengtis išlaikyti oficialiąją kalbą. „Šį mano įsitikinimą iliustruotų pavyzdys iš diskusijų su studentais. Greta kitų dalykų Vilniaus universitete dėstau medicinos specialybės kalbą pirmakursiams. Semestro pradžioje nemažai diskutuojame apie tai, kas yra standartinė kalba, kas apskritai yra lietuvių kalba, kokios yra vadinamosios lietuvių kalbos sudedamosios dalys ir pan. Dažnai paaiškėja, kad mes dar nelabai suvokiame, kas yra lietuvių kalba (kas ją sudaro) ar standartinė kalba, koks valstybinės ir standartinės lietuvių kalbos santykis, kur yra dialektų vieta. Visgi aš linkusi eksperimentuoti.
Žodžių rašymas kartu ir atskirai
Dauguma žodžių lietuvių kalboje rašomi skyrium vienas nuo kito. Būtina nesupainioti atskirų žodžių - dalelyčių (per geras, nebe per didelis, per arti), prielinksnių (per tvorą, už stalo, su draugu) - ir žodžio dalių - priešdėlių (perbėgo, užsuko, suvežė). Kartu rašomi sudurtinių žodžių dėmenys (piliakalnis, devyniasdešimt, pusiaudienis, pusiausveikis...). Įsidėmėtina, kad prieveiksmis pusiau vartojamas kaip atskiras žodžių junginio dėmuo (pusiau žalias, pusiau prinokęs, pusiau raštingas).
Vienu žodžiu rašomi junginiai, kurie sutrumpėjus bent vienam jų nariui įgyja vieno žodžio reikšmę (kitąkart, šiąnakt, šiemet, tuomet, galbūt, turbūt, dusyk, visuomet, kažkuris, kažkada, viskas...). Drauge rašomi prielinksniai su sutrumpėjusiomis linksnių formomis (išvis, išties, perpus, perdien, iškart). Dėl to rašoma atskirai, kai tie žodžiai reiškia priežastį (Pradėjo lyti, dėl to nespėjau baigti darbų). Kartu dėlto rašoma, kai turi žodžio tačiau reikšmę, dažniausiai vartojama su dalelyte vis (Šiandien vis dėlto nebespėsiu sugrįžti). Už tai (už tat) rašoma skyrium, kai visas junginys reiškia „už tą dalyką“ (Už tai mes visi esame jam dėkingi). Užtai (už tat) rašoma kartu, kai reiškia priežastį (Jis daug dirba, užtai neturi laiko linksmybėms).
Dalelytė gi rašoma kartu prieš ją esančiais nekaitomais vienskiemeniais žodžiais (argi, betgi, dargi, irgi, kaipgi, kurgi, nagi, negi, nesgi, netgi, ogi, taigi, vagi, vėlgi, visgi...). Dalelytės te, tebe rašomos kartu su veiksmažodžiais, būdvardžiais ir būdvardiniais prieveiksmiais (Jis dar tebedirba gamykloje. Teneša viską į sandėlį. Ji viena man temiela. Šuniukas dar tebemažas. Ar vis dar tebegerai gyveni?).