Įmonės dokumentų saugojimo terminai: ką svarbu žinoti?

Metams pasibaigus, atėjo laikas pradėti rūpintis apskaitos dokumentų parengimu saugojimui. Visi įmonės buhalterinės apskaitos dokumentai turi būti saugomi įmonės archyve teisės aktuose nustatytą laiką. Dažnai už įmonės archyvą atsakingu asmeniu skiriama biuro administratorė.

Šiame straipsnyje aptarsime, ką biuro administratorė turėtų žinoti apie reikalavimus įmonės archyvui ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimus.

Bendrosios nuostatos

Kaip tinkamai saugoti įmonės apskaitos dokumentus, organizuoti apskaitą, atsakingas įmonės vadovas. Aišku, vadovas pats neatliks darbų, susijusių su apskaitos dokumentų parengimu saugojimui ir dokumentų saugojimu.

Kaip tvarkyti įmonės dokumentus ir kaip juos saugoti, turi rūpintis įmonės darbuotojas, kuris arba specialiai priimtas tam darbui, arba atlieka jį turėdamas ir kitų pareigų. Toks darbuotojas turi būti skirtas įmonės vadovo įsakymu, kuriame tiksliai apibrėžtos jo pareigos. Dažniausiai į tokias pareigas skiriamas asmuo, išmanantis dokumentų rengimą, dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimo reikalavimus. Neretai šios pareigos tenka biuro administratorei.

Įmonių dokumentų saugojimo bendrieji terminai nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 1 dalyje. Konkretūs saugojimo terminai nustatyti Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 09 18 įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.

Atkreiptinas dėmesys, kad 2010 m. spalio 18 d. priimta šio įsakymo nauja redakcija, kuri pakeitė kai kurių dokumentų saugojimo terminus.

Dar vienas svarbus dokumentų saugojimą reglamentuojantis teisės aktas - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Šiuo įsakymu patvirtintos dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės reglamentuoja einamąjį dokumentų saugojimą, bylų formavimą, įmonės dokumentacijos plano ir dokumentų, perduodamų saugoti į įmonės archyvą, bylų apyrašo sudarymą.

Nors šių taisyklių reikalavimai privatiems juridiniams asmenims yra tik rekomendacinio pobūdžio, tačiau į juos vertėtų atkreipti dėmesį. Visi ūkio subjektai savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytą laiką.

Reikėtų atkreipti dėmesį ir į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio nustatytus reikalavimus dokumentams saugoti. Taigi privatūs juridiniai asmenys privalo:

1. saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius. Tai reiškia, kad vieta, kurioje saugomi apskaitos dokumentai, turi būti pritaikyta dokumentams saugoti. Jeigu įmonė archyvui skiria atskirą patalpą, geriausia, kad į tokią patalpą nepatektų dienos šviesa arba kad dokumentai būtų apsaugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Pageidautina, kad archyve būtų palaikoma pastovi temperatūra, patalpa būtų sausa ir gerai vėdinama. Parenkant patalpas archyvui, būtina atsižvelgti ir į vidaus vandentiekio bei kanalizacijos tinklų išdėstymą - kuo jie toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti dedamos į stelažus ir spintas. Nepatartina jų laikyti ant grindų. Intensyvus dirbtinis apšvietimas archyvo patalpose nebūtinas, pakanka tokio, kad būtų galima įskaityti bylų pavadinimus, tačiau elektros lemputės turi turėti storo stiklo ir metalo grotelių gaubtus, kad joms sprogus nekiltų gaisras. Įrengiant archyvą turi būti imamasi visų priešgaisrinės saugos priemonių. Jeigu archyvui paskiriama patalpa pirmame aukšte, ant langų pravartu įrengti grotas ar apsaugines žaliuzes. Archyvo durys turi būti rakinamos, raktas turi būti pas už dokumentų saugojimą atsakingą asmenį. Kadangi 90 proc. įmonių dokumentus saugo ne specialioje dokumentams saugoti skirtoje patalpoje - archyve, o buhalterijoje, tokiu atveju turi būti sudarytos visos sąlygos išsaugoti įmonės dokumentus (atskira nedegi rakinama spinta, kurioje laikomi tik dokumentai, raktą nuo spintos turi tik atsakingas asmuo ir įmonės vadovas ir pan.);
2. išsaugoti savo veiklos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės. Bendras apkaitos dokumentų saugojimo terminas - 10 metų, tačiau kai kurie apskaitos dokumentai turi būti saugomi ir ilgau, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos dokumentai turi būti saugomi 50 metų;
3. užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

Apskaitos dokumentų saugojimas

Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 1 dalys nustato, kad Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinių ataskaitų patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kuri turi numatyti priemones, užtikrinančias dokumentų saugumą.

Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 2 dalyje nustatyta, kad patvirtinus finansines ataskaitas, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų. Apskaitos dokumentų saugojimas iki metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo

Patvirtinus metines finansines ataskaitas, būtina sutvarkyti praėjusių metų apskaitos dokumentus ir parengti dokumentų bylas saugoti toliau. Tai reiškia, kad apskaitos dokumentai turi būti susiūti (įrišti) į bylas, lapai sunumeruoti, o paskutiniame bylos lape nurodytas lapų skaičius. Tinkamai parengus apskaitos dokumentų bylas, surašomas bylų perėmimo aktas. Šio dokumento paskirtis - nurodyti, kas ir kokias bylas parengė saugoti ir kas jas priėmė toliau saugoti.

Priėmęs dokumentų bylas atsakingas už dokumentų saugojimą įmonės darbuotojas turi patikrinti, ar bendras pagal aktus perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičius atitinka perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičių pagal suvestinės duomenis.

Naujausia informacija: Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė

Nuo 2024 m. spalio 1 d. pradėta taikyti atnaujinta Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri pakeitė ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Naujojoje rodyklėje buvo patikslinti ir sutrumpinti kai kurių dokumentų saugojimo laikotarpiai, pašalinti nereikalingi dokumentai bei įtraukti nauji. Šie pakeitimai taikomi ir anksčiau sudarytiems dokumentams, jei jų saugojimo procesas dar nėra pasibaigęs.

Naujoji rodyklė yra privaloma tiek viešojo sektoriaus įstaigoms, tiek privačioms įmonėms.

Svarbiausi pakeitimai:

• Dokumentų pavadinimų keitimai: Bendroji dokumentų saugojimo rodyklė pervadinta į Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę.
• Saugojimo terminų sutrumpinimas:

Štai keletas pavyzdžių, kaip pasikeitė saugojimo terminai:

• Sprendimai dėl prastovų: vadovo priimti sprendimai dėl prastovų turi būti saugomi mažiausiai 50 metų (anksčiau tokių sprendimų rodyklėje nebuvo).
• Atostogų ir darbo grafikai: dabar turi būti saugomi 3 metus (anksčiau atostogų grafikai saugoti 1 metus, o kai kurie kiti grafikai apskritai nebuvo reglamentuoti).
• Komandiruočių ataskaitos: saugomos 3 metus (buvo 5 metai).
• Asmens bylos: saugomos 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau - 10 metų).
• Neįsigaliojusios darbo sutartys: saugomos 3 metus, o galiojančios - 50 metų.
• Darbuotojų saugos ir sveikatos dokumentai: jų apskaitos žurnalai saugomi 3 metus (anksčiau - 10 metų).
• Periodinių sveikatos tikrinimų dokumentai: saugomi 3 metus po darbo santykių pabaigos (anksčiau nebuvo reglamentuoti).
• Finansinės ataskaitos: tarpinės saugomos 5 metus, metinės - 10 metų (be pokyčių).
• Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai: vienas pagrindinis dokumentas turi būti saugomas 50 metų, kiti - bent 10 metų.
• NPD prašymai: saugomi 3 metus (buvo 10 metų).
• Susirašinėjimo dokumentai: nustatytas vieningas 3 metų saugojimo terminas (anksčiau - 5 metai).
• Teismų ir ginčų dokumentai: saugomi 5 metus po sprendimo (anksčiau - 1 metus).
• Asmens duomenų tvarkymo sutikimai: saugomi 2 metus (buvo 1 metai).

Svarbu žinoti:

Jei organizacijos vidaus norminiai teisės aktai nustato ilgesnius saugojimo terminus, juos galima sutrumpinti, tačiau būtina atitinkamai pakeisti organizacijos vidinius reglamentus.

Atkreiptinas dėmesys, kad kai kurie dokumentų saugojimo reikalavimai ne tik sutrumpėjo, bet ir buvo papildyti naujais dokumentų tipais. Naujoji rodyklė supaprastina dokumentų administravimą ir leidžia įmonėms efektyviau tvarkyti savo archyvus.

Žemiau esančioje lentelėje pateikiami kai kurių dokumentų saugojimo terminai pagal atnaujintą Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę:

tags: #kokie #imones #dokumentai #ir #kiek #turi