Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, svarbi tiek verslininkams, tiek organizacijoje dirbantiems darbuotojams. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis, kurio paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba Organizacijų Valdymui
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: siuntėjo, kuris koduoja pranešimą ir siunčia jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys.
Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas. Tai gali būti bet kas - nuo paprasto elektroninio laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan.
Pagrindinės Sąvokos
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Todėl labai svarbu, kad būtų gaunama tiksli informacija. Komunikacija (lot. communicatio - pranešimas, perdavimas) - tai informacijos perdavimas. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas - tai informacija, užfiksuota bet kokioje materialinėje laikmenoje (popieriuje, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose) turinti juridinę galią.
Dokumentų Valdymas ir Dokumento Sąvoka
Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Tačiau netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%.
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.
Dokumentų Valdymo Sąvoka ir Reikšmė Valdymo Organizavimui
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Dokumentų valdymas - tai veikla, apimanti dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą ir saugojimą. Dokumentų valdymas apima visą dokumento gyvavimo ciklą - nuo sukūrimo iki sunaikinimo arba perdavimo į archyvą. Dokumentų valdymo tikslas - užtikrinti, kad reikalinga informacija būtų prieinama tada, kai jos reikia, ir būtų naudojama efektyviai.
Dokumento Sąvoka ir Atliekamos Funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentu gali būti laikomas bet koks objektas, kuriame užfiksuoti objektyvios tikrovės reiškiniai ir žmogaus mąstymo veiklą. Tai gali būti tekstiniai, grafiniai, audio, video, kino dokumentai. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė: dokumentu laikomas bet koks dalykinio pobūdžio rašytinis arba atspausdintas tekstas, patvirtintas parašu, ar kt. informacijos laikmena.
Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. konkretaus fakto konstatavimas.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Dokumentai, įtvirtinantys teisinę funkciją praėjus tam tikram laikui, įgyja istorinę funkciją.
Veiklos Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį: paprasti ir sudėtingi.
- Pagal paskirtį: tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- Pagal fiksavimo būdą: rašytiniai, grafiniai, vizualiniai (lot. visualis - regimasis), audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas).
Vizualiniai dokumentai - tai schemos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos. Audiodokumentai - tai dokumentai, kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. veikiama žmogaus dviejų analizatorių vienu metu - klausa ir rega.
Įstaigos / Įmonės Veiklos Dokumentų Įforminimas
Dokumentų spausdinimas turi atitikti tam tikrus standartus ir reikalavimus. Taip pat svarbu tinkamai įforminti dokumentų priedus ir išrašus. Dokumentų pasirašymas yra būtinas, kad dokumentas įgytų juridinę galią.
Dokumentų Rekvizitai
Dokumentų rekvizitai yra būtini, kad dokumentas būtų pripažintas oficialiu. Tai apima datą, numerį, pavadinimą ir kitus elementus. Taip pat svarbu atsižvelgti į aktualius dokumentų rengimo taisyklių pakeitimus.
Dokumentų trafaretai palengvina dokumentų rengimą ir užtikrina vienodą jų įforminimą.
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita yra svarbūs, norint užtikrinti dokumentų saugumą ir prieinamumą. Tai apima dokumentų registravimą, užduočių vykdymo kontrolę ir dokumentų saugojimą.
Dokumentų Apyvartos Organizavimas
Dokumentų apyvartos organizavimas apima visą dokumento kelią įstaigoje - nuo gavimo iki išsiuntimo arba archyvavimo. Tai apima dokumentų registravimą, paskirstymą, vykdymo kontrolę ir archyvavimą.
Dokumentų Registravimas
Dokumentų registravimas yra būtinas, kad būtų galima sekti dokumentų judėjimą įstaigoje. Registruojami visi gauti ir išsiųsti dokumentai, taip pat vidaus dokumentai.
Dokumentų Saugojimas
Dokumentų saugojimas yra svarbus, norint užtikrinti dokumentų išsaugojimą ir prieinamumą ateityje. Dokumentai saugomi archyvuose arba kitose specialiai įrengtose patalpose.
Dokumentų kontrolės šablonas
Elektroninių Dokumentų Valdymo Taisyklės
Elektroninių dokumentų valdymas tampa vis svarbesnis, nes vis daugiau dokumentų yra kuriami ir saugomi elektroniniu formatu. Elektroninių dokumentų valdymas apima elektroninio dokumento turinį, metaduomenis, parašą ir pakuotę.
Reikalavimai Elektroniniam Dokumentui ir Jo Specifikacijoms
Elektroninis dokumentas turi atitikti tam tikrus reikalavimus, kad būtų pripažintas oficialiu. Tai apima elektroninio parašo naudojimą, metaduomenų įvedimą ir dokumento formato atitikimą standartams.
Elektroninių Dokumentų Valdymas Įstaigoje
Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje apima elektroninių dokumentų rengimą, registravimą, bylų sudarymą, tvarkymą, perkėlimą ir saugojimą. Taip pat svarbu užtikrinti elektroninių dokumentų perdavimą ir valdymo taisyklių laikymąsi.
Įstaigos Rengiami Dokumentai
Įstaigos rengia įvairius dokumentus, tokius kaip teisės aktai, tvarkomieji dokumentai ir kt. Teisės aktais tvirtinami dokumentai turi atitikti tam tikrus reikalavimus ir būti tinkamai įforminti.
Šios įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus nustato Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63).
Aktualūs Dokumentų Tvarkymo ir Apskaitos Taisyklių Pakeitimai
Svarbu sekti aktualius dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimus, kad įstaigos veikla atitiktų teisės aktų reikalavimus. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Žemiau pateikta lentelė apibendrina pagrindinius dokumentų valdymo aspektus:
| Aspektas | Aprašymas |
|---|---|
| Dokumentų rengimas | Dokumentų turinio ir formos atitikimas reikalavimams. |
| Dokumentų tvarkymas | Dokumentų registravimas, paskirstymas, vykdymo kontrolė. |
| Dokumentų apskaita | Dokumentų registravimas ir saugojimas. |
| Dokumentų saugojimas | Dokumentų išsaugojimas ir prieinamumas ateityje. |
Neoficialūs Dokumentai
Be oficialių dokumentų, įstaigos naudoja ir neoficialius dokumentus, tokius kaip kvietimai, skelbimai, sveikinimai ir užuojautos.