Šiame straipsnyje išsamiai aptariama patalpų apžiūros procedūra perkančiojoje organizacijoje, remiantis Viešųjų pirkimų įstatymo (VPĮ) 44 straipsniu. Straipsnis atnaujintas atsižvelgiant į teisės aktų, teismų praktikos, Europos Komisijos ir Viešųjų pirkimų tarnybos pozicijos pasikeitimus.
Pradinis susipažinimas su pasiūlymais
Pagal VPĮ 44 straipsnio 1 dalį, pradinis susipažinimas su paraiškomis ar pasiūlymais vyksta Komisijos posėdyje. Išskyrus atvejus, kai, vadovaujantis šio įstatymo 22 straipsnio 1 ir 2 dalimis, su paraiškomis ar pasiūlymais susipažįstama naudojantis elektroninėmis priemonėmis.
VPĮ 44 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta pradinio susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais procedūros sąvoka, kadangi pagal VPĮ 50 straipsnio 5 dalį perkančiosios organizacijos visų pirma įvertina kiekvieno paraišką ar pasiūlymą pateikusio kandidato ar dalyvio Europos bendrajame viešųjų pirkimų dokumente (EBVPD) pateiktą informaciją ir, jeigu taikytina, šio straipsnio 4 dalyje nurodytuose dokumentuose pateiktą informaciją, priima sprendimą dėl kiekvieno paraišką ar pasiūlymą pateikusio kandidato ar dalyvio reikalavimų atitikties ir kiekvienam iš jų ne vėliau kaip per tris darbo dienas raštu praneša apie šio patikrinimo rezultatus, pagrįsdama priimtus sprendimus.
Teisę dalyvauti tolesnėse pirkimo procedūrose turi tik tie kandidatai ar dalyviai, kurie atitinka perkančiosios organizacijos keliamus reikalavimus (detaliau žiūrėti VPĮ 50 straipsnio 5 dalies komentarą).
Priėmusi sprendimą susipažinimą su paraiškomis ar pasiūlymais vykdyti Komisijos posėdyje, perkančioji organizacija susipažinimą su paraiškomis ar pasiūlymais gali vykdyti įprastu būdu (Komisijos nariams surengus susirinkimą (posėdį) tam tikroje fizinėje vietoje) arba CVP IS priemonėmis, nesant būtinybės būti vienoje fizinėje vietoje (detaliau žiūrėti VPĮ 19 straipsnio 6 dalies komentarą).
Atliekant pirkimo procedūras CPO sudarytos preliminariosios sutarties ar sukurtos dinaminės pirkimų sistemos pagrindu, susipažinimas su paraiškomis ar pasiūlymais gali vykti CPO siūlomomis elektroninėmis priemonėmis (detaliau žiūrėti VPĮ 22 straipsnio 2 dalies komentarą).
Susipažinimo su pasiūlymais laikas ir vieta
Susipažinimas su paraiškomis ar pasiūlymais pradedamas pirkimo dokumentuose nurodytą dieną, o jeigu pirkimas atliekamas ne elektroninėmis priemonėmis, - nurodytą dieną, valandą ir minutę. Jeigu paraiškos ir pasiūlymai teikiami ne elektroninėmis priemonėmis, Komisijos posėdžio diena ir valanda turi sutapti su paraiškų ar pasiūlymų pateikimo termino pabaiga. Pakeitus šį terminą, atitinkamai turi būti pakeistas ir susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais laikas.
Kai pirkimas ir susipažinimas su paraiškomis ar pasiūlymais vykdomas elektroninėmis priemonėmis, t. y., pavyzdžiui, CVP IS arba CPO siūlomame centralizuotų viešųjų pirkimų elektroniniame kataloge, pirkimo dokumentuose privaloma nustatyti susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais dieną.
Pavyzdžiui, pirkimo sąlygose yra įtvirtintas pasiūlymų pateikimo terminas - ne vėliau kaip iki 2025 m. sausio 15 d. 10 val. Pirkimo sąlygose nurodyta, kad susipažinimas su pasiūlymais vyks 2025 m. sausio 15 d. Tai reiškia, kad perkančioji organizacija susipažinimo su pasiūlymais procedūrą vykdys 2025 m. sausio 15 d. bet kuriuo tos dienos laiku, tačiau ne anksčiau, nei nustatytas galutinis pasiūlymų pateikimo terminas, t. y. ne anksčiau kaip 2025 m. sausio 15 d.
Tuo tarpu, kai pirkimas ir susipažinimas su paraiškomis ar pasiūlymais yra vykdomas ne elektroninėmis priemonėmis, atplėšiant popierinius vokus, pirkimo dokumentuose perkančiosios organizacijos privalo nurodyti ne tik susipažinimo dieną, bet ir tikslią valandą bei minutę.
Atitinkamai susipažinimo procedūra turi būti vykdoma tą pačią dieną ir valandą, tačiau nėra reikalavimo, kad pasiūlymų pateikimo terminas ir susipažinimo procedūra sutaptų minučių tikslumu. Kai pasiūlymai pateikiami ne elektroninėmis priemonėmis, perkančioji organizacija pirkimo dokumentuose turi nurodyti tiek pasiūlymų pateikimo terminą, tiek susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais laiką (detaliau žiūrėti VPĮ 35 straipsnio komentarą).
Abiem atvejais, t. y. tiek pirkimą bei susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais procedūrą vykdant elektroninėmis priemonėmis, tiek ne elektroninėmis priemonėmis, perkančiosios organizacijos privalo susipažinti su visais pasiūlymais ar paraiškomis, kurie buvo pateikti laiku, t. y. iki pirkimo dokumentuose nustatyto paraiškų ar pasiūlymų pateikimo termino pabaigos. Su paraiškomis ar pasiūlymais, pateiktais po nustatyto termino, perkančioji organizacija nesusipažįsta (jų neatidaro).
Įstatyme nėra įtvirtintos perkančiųjų organizacijų pareigos tokių paraiškų ar pasiūlymų arba grąžinti, jei jie pateikti popierine forma, arba persiųsti, jei jie gauti elektronine forma, tiekėjams arba juos saugoti.
Tiekėjų dalyvavimas Komisijos posėdyje
Komisijos posėdyje, kuriame susipažįstama su ne elektroninėmis priemonėmis pateiktais pasiūlymais, turi teisę dalyvauti visi pasiūlymus pateikę tiekėjai arba jų atstovai, išskyrus atvejus, kai pirkimas atliekamas derybų, konkurencinio dialogo ar inovacijų partnerystės būdu.
Tokiuose posėdžiuose turi teisę dalyvauti visi pasiūlymus pateikę tiekėjai arba jų atstovai, išskyrus, kai pirkime buvo atliekamos derybos (detaliau žiūrėti VPĮ 63, 71 straipsnių komentarus), vedamas konkurencinis dialogas (detaliau žiūrėti VPĮ 67 straipsnio komentarą), taikytos inovacijų partnerystės procedūros (detaliau žiūrėti VPĮ 73 straipsnio komentarą).
Kai pirkimas buvo vykdomas derybų, konkurencinio dialogo arba inovacijos partnerystės būdu, tiekėjams ir jų atstovams leidžiama dalyvauti tik tame Komisijos posėdyje, kuriame susipažįstama su galutiniais tiekėjų pasiūlymais, t. y. galutine siūloma kaina bei galutiniais techniniais duomenimis.
Įstatyme nėra įtvirtintos pareigos tiekėjams ar jų atstovams dalyvauti Komisijos posėdžiuose, kuriuose susipažįstama su ne elektroninėmis priemonėmis pateiktais pasiūlymais. Šiuose posėdžiuose dalyvauja tik tie tiekėjai ar jų atstovai, kurie patys to pageidauja.
Įstatyme taip pat nėra įtvirtintos pareigos tiekėjams ar jų atstovams, norintiems dalyvauti susipažinimo su pasiūlymais posėdyje, pateikti perkančiajai organizacijai išankstinį prašymą ar kitaip informuoti apie ketinimą tokiame posėdyje dalyvauti. Vis dėlto, atsižvelgiant į tai, kad susipažinimo su ne elektroninėmis priemonėmis gautais pasiūlymais ar paraiškomis Komisijos posėdžiai vyksta ne elektroniniu būdu ir perkančiajai organizacijai šiam posėdžiui reikia paskirti ir paruošti atitinkamas patalpas, rekomenduotina kiekvienu atveju pranešti perkančiajai organizacijai apie ketinimą dalyvauti šiame posėdyje. Perkančiosios organizacijos tokį reikalavimą taip pat gali nustatyti pirkimo sąlygose ar kvietime pateikti pasiūlymus.
Atitinkamai, nors įstatyme aiškiai ir neįtvirtinta, tačiau į Komisijos posėdį tiekėjai ar jų atstovai turėtų atvykti su jo tapatybę patvirtinančiu dokumentu, tam, kad perkančioji organizacija galėtų įsitikinti, ar atvykęs asmuo iš tiesų yra tiekėjas ar jo atstovas.
Vokų atplėšimas ir pasiūlymų vertinimas
VPĮ 44 straipsnio 4 dalyje nustatyta, kad vokus, kuriuose pateikti pasiūlymai, turi atplėšti pasirinktas Komisijos narys. Įstatyme nėra įtvirtintų reikalavimų Komisijos nariui, kuris privalo atplėšti vokus. Vokai yra atplėšiami atvirai visų Komisijos posėdyje dalyvaujančių asmenų, taip pat ir tiekėjų bei jų atstovų akivaizdoje.
VPĮ 44 straipsnio 4 dalyje įtvirtinta Komisijos narių pareiga pasirašyti ant visų pateiktų pasiūlymų, su kuriais susipažinta, paskutinio lapo antros pusės, taip patvirtinant, kad su pasiūlymu susipažinta. Pažymėtina, kad šioje normoje nustatyta pareiga tik Komisijos nariams, o ne visiems posėdyje dalyvaujantiems dalyviams. Komisijos nariai, kurie Komisijos susipažinimo su pasiūlymais posėdyje nedalyvavo, pasiūlymų paskutinio lapo antroje pusėje taip pat nepasirašo.
Bet kuriuo atveju, susipažinimo su paraiškomis ar pasiūlymais posėdžio protokole turėtų būti išvardyti visi Komisijos nariai, nurodant, kas Komisijos posėdyje dalyvavo ir kas ne.
Jeigu perkančioji organizacija pasiūlymus vertina pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį ir jos pasirinktos vertinti pasiūlymo techninės charakteristikos nėra kiekybiškai įvertinamos, su pasiūlymais (išskyrus derybų ar dialogo atvejį) turi būti susipažįstama dviejuose Komisijos posėdžiuose. Pirmajame posėdyje susipažįstama tik su ta pasiūlymo dalimi, kurioje pateikti techniniai pasiūlymo duomenys ir kita informacija bei dokumentai, antrajame posėdyje - su pasiūlymo dalimi, kurioje nurodytos kainos ar sąnaudos. Antrasis posėdis gali įvykti tik tada, kai perkančioji organizacija patikrina, ar pateiktų pasiūlymų techniniai duomenys ir tiekėjai atitinka pirkimo dokumentuose keliamus reikalavimus, ir pagal pirkimo dokumentuose nustatytus reikalavimus įvertina pasiūlymų techninius duomenis. Apie šio patikrinimo ir vertinimo rezultatus perkančioji organizacija privalo raštu pranešti visiems tiekėjams. Kai pasiūlymai pateikti ne elektroninėmis priemonėmis, pranešime kartu nurodomas antrojo posėdžio laikas ir vieta.
Tokiais atvejais susipažinimas su tiekėjų pasiūlymais privalo būti vykdomas dviem atskirais etapais (dviejuose Komisijos posėdžiuose, jeigu jie rengiami), nebent pirkimas buvo vykdomas derybų (detaliau žiūrėti VPĮ 63, 71 straipsnių komentarus) arba dialogo būdu (detaliau žiūrėti VPĮ 67 straipsnio komentarą).
Šioje normoje įtvirtinti reikalavimai yra privalomi tiek tais atvejais, kai pasiūlymai pateikti elektroniniu būdu, tiek ir tais atvejais, kai pasiūlymai gauti ne elektroninėmis priemonėmis. Ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo gairėse papildomai nustatyta išlyga, kad pasiūlymus vertinant pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės kriterijų, neprivaloma su pasiūlymais pateiktomis techninėmis charakteristikomis ir kaina susipažinti dviejuose Komisijos posėdžiuose (jeigu jie rengiami) arba dviem susipažinimo su pasiūlymais etapais, jei perkančioji organizacija pirkimo sąlygose iš anksto nustato fiksuotą kainą ar sąnaudas.
VPĮ 44 straipsnio 5 dalyje taip pat yra įtvirtinti reikalavimai susipažinimo su pasiūlymais procedūros etapams. Kai pasiūlymai vertinami pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį, pirmajame susipažinimo su pasiūlymais posėdyje (jeigu jis rengiamas) arba pirmajame susipažinimo su pasiūlymais etape Komisija turi teisę susipažinti tik su technine pasiūlymų dalimi, o antrajame - su pasiūlymų kainomis ar sąnaudomis. Tais atvejais, kai pirkime perkančiosios organizacijos pasirenka vertinti pasiūlymus pagal VPĮ 55 straipsnio 7 dalį, jos pirkimo dokumentuose privalo nustatyti atitinkamus reikalavimus pasiūlymų parengimui, kad pasiūlymo techninė ir finansinė dalis būtų pateikiama atskirai ir būtų sudaryta galimybė atskirai su kiekviena iš šių dalių susipažinti.
Kai pasiūlymai yra teikiami elektroninėmis priemonėmis, pavyzdžiui, CVP IS, turi būti sudaryta galimybė įkelti į sistemą du atskirus pasiūlymo dokumentus ar dokumentų paketus. Tais atvejais, kai pasiūlymai yra teikiami ne elektroninėmis priemonėmis, tiekėjai pasiūlymo techninę ir finansinę dalis turi pateikti atskiruose užklijuotuose vokuose (abu vokai turi būti pateikti laiku, iki pirkimo dokumentuose nustatyto pasiūlymų pateikimo termino).
Pirmajame susipažinimo su pasiūlymais ar paraiškomis posėdyje (jeigu jis rengiamas) arba pirmajame susipažinimo su pasiūlymais etape perkančiosios organizacijos susipažįsta su technine pasiūlymų dalimi, t. y. su pasiūlymų pirkimo sąlygų nustatytų reikalavimų atitiktimi.
Įstatyme nėra įtvirtinta, per kiek laiko perkančioji organizacija privalo įvykdyti antrąjį susipažinimo su pasiūlymais posėdį arba surengti antrąjį susipažinimo su pasiūlymais etapą, kuriame susipažįstama su finansine pasiūlymų dalimi. Vis dėlto, VPĮ 44 straipsnio 5 dalyje nustatyta, kad Komisijos posėdis, kuriame susipažįstama su pasiūlymo dalimi, kurioje nurodytos kainos ar sąnaudos, gali įvykti tik tada, kai perkančioji organizacija patikrina tiekėjų pateiktų pasiūlymų techninius duomenis bei jų pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų atitiktį, bei įvertina tiekėjų pasiūlymų techninius duomenis (detaliau žiūrėti VPĮ 45 straipsnio 1 dalies 1-4 punktų komentarus).
Perkančioji organizacija privalo raštu informuoti visus tiekėjus, pateikusius pasiūlymą pirkime, apie jų pasiūlymų techninės dalies tikrinimo ir vertinimo rezultatus (tiek tais atvejais, kai pasiūlymai teikiami elektroninėmis priemonėmis, tiek tais, kai teikiami ne elektroninėmis priemonėmis). Nurodyti rezultatai tiekėjams teikiami neatskleidžiant tiekėjų tapatybių, kadangi ši informacija tiekėjams teikiama tik nustačius pasiūlymų eilę (pavyzdžiui, tiekėjus įvardijant A, B, C, D ir pan., kiekvienam asmeniškai atskleidžiant, kaip jis pavadintas).
Kai pasiūlymai pateikiami ne elektroninėmis priemonėmis, perkančiosios organizacijos, informuodamos apie techninės pasiūlymų dalies vertinimo rezultatus, privalo nustatyti ir nurodyti tiekėjams kito Komisijos posėdžio, kuriame bus susipažįstama su finansine pasiūlymų dalimi, tikslią vietą ir laiką. Ši įtvirtinta pareiga sietina su tiekėjų teisės dalyvauti Komisijos posėdyje įgyvendinimu (detaliau žiūrėti VPĮ 44 straipsnio 3 dalies komentarą).
Įstatyme neįtvirtinta perkančiųjų organizacijų pareiga informuoti tiekėjus apie antrojo Komisijos posėdžio ar susipažinimo su pasiūlymais laiką, kai pasiūlymai yra pateikiami elektroninėmis priemonėmis.
Susipažinus ir įvertinus tiekėjų pasiūlymų techninius pasiūlymų duomenis, antrasis susipažinimas vykdomas tik su tų tiekėjų pasiūlymais, kurie nebuvo atmesti po susipažinimo su technine pasiūlymų dalimi. Tai reiškia, kad, pripažinus tiekėjo pasiūlymo techninės dalies neatitiktį (pavyzdžiui, nustačius, kad tiekėjo pasiūlymas neatitinka pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų), yra atmetamas visas tiekėjo pasiūlymas pirkime.
Informacija, skelbiama susipažinimo su pasiūlymais metu
Susipažįstant su ne elektroninėmis priemonėmis pateiktais pasiūlymais, skelbiama ši informacija:
- Tiekėjo pavadinimas.
- Pasiūlyme nurodyta kaina ar sąnaudos. Jeigu pirkimas susideda iš atskirų pirkimo objekto dalių, skelbiama kiekvienos pirkimo objekto dalies kaina ar sąnaudos.
- Pagrindinės techninės pasiūlymo charakteristikos, kai pasiūlymai vertinami pagal kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį. Jeigu pageidauja nors vienas Komisijos posėdyje dalyvaujantis tiekėjas ar jo atstovas, turi būti paskelbtos visos pasiūlymų charakteristikos, į kurias bus atsižvelgta vertinant pasiūlymus.
Šis sąrašas yra baigtinis, vadinasi, informacija, kuri nėra nurodyta šiame sąraše, neprivalo būti skelbiama.
Duomenų apibendrinimo lentelė
| Procedūra | Elektroninis pirkimas | Ne elektroninis pirkimas |
|---|---|---|
| Susipažinimo data | Nurodoma pirkimo dokumentuose | Nurodoma pirkimo dokumentuose (diena, valanda, minutė) |
| Tiekėjų dalyvavimas | Teisę dalyvauti turi visi tiekėjai (išskyrus derybų, dialogo atvejus) | Teisę dalyvauti turi visi tiekėjai (išskyrus derybų, dialogo atvejus) |
| Informavimas apie techninės dalies vertinimą | Privaloma raštu informuoti visus tiekėjus | Privaloma raštu informuoti visus tiekėjus, nurodant antrojo posėdžio laiką ir vietą |
tags: #perkanciajai #organizacijai #apziureti #patalpas