Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai svarbu tiek organizacijoje dirbančių darbuotojų, tiek verslininkams.
Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas, ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius.
Elektroninės sąskaitos privalumai.
Rašytinė Komunikacija ir Jos Svarba Organizacijų Valdyme
Komunikacijos literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų.
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Pagrindinės Sąvokos
Komunikacija (lot. communicatio - pranešimas, perdavimas) - tai informacijos perdavimas iš vieno šaltinio kitam. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.
Dokumentų Valdymas ir Dokumento Sąvoka
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt.
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. tiksli informacija.
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%.
Dokumentų Valdymo Sąvoka ir Reikšmė Valdymo Organizavimui
Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė.
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. funkciją.
Dokumento Sąvoka ir Atliekamos Funkcijos
Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas - tai materialus objektas, kuriame įrašyta informacija, skirta perduoti laike ir erdvėje objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas.
Veiklos Dokumentų Klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- vizualiniai (lot. visualis - regos).
- audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas).
Originalas (lot. originalis - pirmykštis) - pirmasis dokumentas. Kopija (lot. copia - daugybė) - tikslus dokumento atgaminys, padarytas bet kokiomis priemonėmis.
Nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Dublikatas (lot. duplex - dvigubas) - antras dokumento egzempliorius, turintis tokią pačią juridinę galią, kaip ir originalas.
Įstaigos / Įmonės Veiklos Dokumentų Įforminimas
Svarbu tinkamai įforminti įstaigos veiklos dokumentus, atsižvelgiant į rekvizitus, priedus ir kitus formalius aspektus.
Dokumentų Rekvizitai
Dokumentų rekvizitai yra būtini elementai, užtikrinantys dokumento teisinę galią ir informatyvumą.
Dokumentų Tvarkymas ir Apskaita
Dokumentų tvarkymas ir apskaita yra būtini efektyviam įmonės valdymui. Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai. Dokumentų apyvartos organizavimas. Dokumentų registravimas. Dokumentų užduočių vykdymas. Vykdymo kontrolė.
Dokumentų saugojimas. Dokumentų paieška. Dokumentų naikinimas. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai.
Elektroninių Dokumentų Valdymo Taisyklės
Šiuolaikinėje verslo aplinkoje elektroninių dokumentų valdymas tampa vis svarbesnis. Reikalavimai elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms. Elektroninio dokumento turinys. Metaduomenys. Elektroninio dokumento parašas.
Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje. Elektroninių dokumentų rengimas. Elektroninių dokumentų registravimas. Elektroninių bylų sudarymas. Elektroninių bylų tvarkymas. Elektroninių bylų perkėlimas. Elektroninių dokumentų saugojimas. Elektroninių dokumentų perdavimas.
Elektroniniai dokumentai.
Teisės Aktai
Įsigaliojęs nuo 2005 m. sausio 1 d. 2016 m. sausio 6 d. buvo paskelbtas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas (2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII2240; TAR, 2016-01-06, Nr. 369), kuris įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d. dėl keičiamų sąvokų įsigaliojo 2016 m.
Rodyklė nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų dokumentų, sudaromų vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, saugojimo terminus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr.
Nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus. Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus. Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. 28 d. įsakymu Nr.
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas.
| Dokumento Tipas | Aprašymas | Saugojimo Terminas |
|---|---|---|
| Sąskaitos faktūros | Dokumentai, patvirtinantys atliktus atsiskaitymus | 10 metų |
| Sutartys | Susitarimai tarp įmonių ar asmenų | Pagal įstatymus ir sutarties sąlygas |
| Personalo dokumentai | Darbuotojų įdarbinimo ir atleidimo dokumentai | 50 metų |
Pastaba: Saugojimo terminai gali skirtis priklausomai nuo dokumento tipo ir įstatymų reikalavimų.
Ši politika peržiūrima ne rečiau kaip kartą per dvejus metus.