Racionali ir informatyvi ilgalaikio turto apskaita negalima, jei nevedama aiški ir patvirtinta šio turto vidinė apskaita. Todėl įmonė, atsižvelgdama į savo informacinius poreikius, pasirinktą ekonominę strategiją bei turto apsaugos ir vidinės kontrolės reikalavimus, pati turi suformuoti vidinės ilgalaikio turto apskaitos modelį. Pagal šį modelį komplektuojami ir reikalingi ilgalaikio turto apskaitos dokumentai.
Apskaitos Dokumentas: Apibrėžimas ir Rūšys
Literatūroje sutiksime tokį apskaitos dokumento apibrėžimą: tai popierinis ar elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Jie gali būti skirstomi pagal formą, paskirtį, sudarymo periodiškumą, vietą, duomenų apimtį bei kitus požymius.
- Pagal formą: pavyzdiniai, specialieji ir laisvos formos.
- Pagal paskirtį: tvarkomieji, pateisinamieji, buhalterinio įforminimo ir kombinuotieji.
- Pagal sudarymo periodiškumą: vienkartiniai ir kaupiamieji.
- Pagal duomenų apimtį: pirminiai ir suvestiniai.
- Pagal sudarymo vietą: vidiniai ir išoriniai.
Pagrindiniai Ilgalaikio Turto Apskaitos Dokumentai
Toliau pateikiamas svarbiausių ilgalaikio turto apskaitos dokumentų sąrašas, suskirstytas pagal sritis:
1. Atsargų Apskaitos Dokumentai
Atsargų apskaita apima visų materialinių vertybių (žaliavų, perparduoti skirtų prekių, statybinių medžiagų ir kt.), saugomų įmonės sandėliuose, apskaitą. Atsargų apskaita - sritis, kuri norminiais aktais beveik nereglamentuojama, tačiau labai svarbi tiek menedžmento apskaitos ir pagamintos ar parduotos produkcijos savikainos skaičiavimo, tiek įmonės vidinės kontrolės (apsisaugojimo nuo grobstymų) prasme. Todėl kiekvienoje įmonėje ji gali būti vykdoma skirtingai, prisitaikant prie konkrečios įmonės veiklos, vidinės kontrolės organizavimo specifikos.
Dažniausiai skiriasi ne tiek pirminių apskaitos dokumentų formos, kiek jų asortimentas, tarpusavio ryšiai, sąveika su kitų apskaitos barų dokumentais ir registrais.
Dar vienas reikšmingas reikalavimas keliamas sandėlyje saugomų atsargų apskaitai - sandėlyje draudžiama laikyti nedokumentuotas atsargas, t.y. tas, kurios neįtrauktos į apskaitą bei kurių įsigijimas ar laikinas saugojimas nepagrįstas atitinkamais pirminiais dokumentais.
Finansinė apskaita: Atsargų apskaita
- Atsargų inventorizacijos aprašas.
2. Skolų Apskaitos Dokumentai
Skolos - viena iš turto rūšių. Jos susidaro įmonei išsimokėtinai parduodant prekes, teikiant paslaugas, skolinant pinigus, mokant avansu ir pan. Pagal savo pobūdį skolos finansinėje apskaitoje skirstomos į prekybines, finansines, kitas skolas, pagal apmokėjimo terminą - į trumpalaikes ir ilgalaikes.
Skolų įmonei apskaitos dokumentų formos ir jų naudojimas griežtai nereglamentuoti norminių dokumentų. Skolų apskaitos dokumentai yra daug kuo panašūs į įsipareigojimų apskaitos dokumentus, o jų pasirinkimas ir forma priklauso nuo įmonės veiklos pobūdžio, organizacinės struktūros, apskaitos organizavimo būdo.
- Gautų vekselių žurnalas (sąrašas).
3. Kasos Operacijų Apskaitos Dokumentai
Kasos operacijos susijusios su viena iš labiausiai grobstomų turto rūšių - grynaisiais pinigais. Be to, apskaitoje fiksuojant ne visas pinigines įplaukas, sudaromos prielaidos „dvigubai“ buhalterijai bei mokesčių nemokėjimui. Todėl visi kontrolieriai daugiausia dėmesio skiria operacijų grynaisiais pinigais apskaitai.
Svarbiausias šią sritį norminantis dokumentas - kasos darbo organizavimo ir operacijų vykdymo taisyklės. Taip pat griežtai reglamentuotos ir kasos operacijoms skirtų pirminių apskaitos dokumentų formos. Įmonės negali jų laisvai keisti, pritaikyti savo reikmėms.
4. Ilgalaikio Turto Nusidėvėjimo Skaičiavimo Žiniaraštis
Šis žiniaraštis naudojamas ilgalaikio turto nusidėvėjimui apskaičiuoti.
5. Atsargų Inventorizacijos Aprašas
Šis aprašas skirtas inventorizuojant atsargas.
Pirminių Dokumentų Tvarkymo Svarba
Apibendrinant galima teigti, kad pirminių dokumentų tvarkymas yra esminis tinkamos apskaitos ir finansinės atskaitomybės užtikrinimo elementas.
Dokumentų Saugojimas
Buhalterinės apskaitos dokumentai saugomi siekiant sudaryti galimybę įmonei bei jos veiklą kontroliuojančioms institucijoms patikrinti ar patikslinti ankstesniais laikotarpiais atliktų operacijų pagrįstumą, mokesčių skaičiavimo teisingumą ir pan. Visi buhalterinės apskaitos pirminiai dokumentai, kuriais pagrindžiamos kokios nors ūkinės operacijos, turi būti saugomi 10 metų. Dokumentai saugomi nustatytą laiką, neįskaitant surašymo metų. Septyniasdešimt penkerius metus saugomi darbuotojų asmeninės sąskaitos, darbo užmokesčio išmokėjimo žiniaraščiai.
Pinigų Inventorizacija
Įmonės pinigus inventorizuoja tik kasoje ir prekybos vietose. Pinigų inventorizacija turi būti atliekama pagal įsakyme dėl inventorizacijos nurodytos dienos būklę. Kasoje esančių pinigų, tiek litais, tiek užsienio valiuta, metinę inventorizaciją patogiausia atlikti tuo metu, kai kasoje mažiausias pinigų likutis, taip pat atskaitomybės sudarymo dieną - gruodžio 31-ąją.
Inventorizuojant kasą, ji uždaroma ir pinigai nei priimami, nei išmokami. Parankiausią kasos inventorizaciją pradėti darbo dienos pradžioje, kai kasininkas dar nepradėjo pinigų išmokėjimo ar priėmimo operacijų arba po inkasacijos. Prieš inventorizaciją kasininkas užpildo kasos knygą, sudaro kasininko apyskaitą ir kartu su visais pajamų ir išlaidų dokumentais perduoda į buhalteriją. Prieš pradedant pinigus skaičiuoti, inventorizacijos komisijai kasininkas pateikia patvirtinimą, kad visi pajamų ir išlaidų dokumentai į buhalteriją atiduoti.
Pinigų saugojimo vietose negalima laikyti darbuotojų, net ir paties kasininko, asmeninių pinigų. Analogiškai skaičiuojami pinigai ir užsienio valiuta, jeigu įmonė gali turėti valiutinę kasą. Suskaičiuota valiuta perskaičiuojama į litus inventorizacijos dienos kursu, ir gauta suma įrašoma į inventorizacijos aprašą.
Jeigu nustatomi grynųjų pinigų kasos aparato stalčiuje ir skaitiklių parodymų neatitikimai, sudaromas sutikrinimo žiniaraštis, rastas perteklius užpajamuojamas įmonės kasoje išrašant kasos pajamų orderį, o trūkumai išieškomi iš materialiai atsakingo asmens.
Svarbu užtikrinti, kad pirminiuose dokumentuose būtų turinčių teisę pasirašyti asmenų - vyr. kad pajamų ir išlaidų dokumentai, nurodant paskutinių datas ir numerius, atiduoti į buhalteriją, neužpajamuoto i.r nenurašyto turto nėra, įrašas „Visą šiame inventorizacijos apraše išvardytą turtą komisija, man dalyvaujant, patikrino natūra ir įrašė į aprašą, todėl inventorizacijos komisijai pretenzijų neturiu. Už išvardyto turto išsaugojimą atsakau“ ir materialiai atsakingo asmens parašas.
Pirminių Apskaitos Dokumentų Tvarkymo Schema
Štai keletas pavyzdžių, kaip gali atrodyti pirminių apskaitos dokumentų tvarkymo schema:
Naudota Literatūra
- BŪDVYTIENĖ Dalė. „Kaip atlikti inventorizaciją ir dokumentuoti jos rezultatus“. Vilnius 2002 m.
- GUDAITIENĖ Ona. „Finansinė apskaita“. Vilnius 2002 m.
- „Pirminiai apskaitos dokumentai“. Vilnius 2002 m.
- www.konginas.lt
tags: #ilgalaikio #turto #dokumentai