Kolegialūs priežiūros ar valdymo organai (kolegialūs organai) laikomi viena iš svarbiausių efektyvios valstybės valdomų įmonių (VVĮ) valdysenos dalių. Šių organų sudarymui bei veiklos principams pasauliniuose VVĮ valdysenos standartuose taikomas ypač didelis dėmesys. Kolegialių organų funkcijos suprantamos kaip būtinos siekiant užtikrinti profesionalią ir kokybišką vadybą bei apribojant tiesioginę politinę įtaką valstybės valdomoms įmonėms.
Siekiant įgyvendinti šias nuostatas, Lietuvoje VVĮ kolegialių organų sudėties ir atrankos principai yra detaliai įtvirtinti teisės aktuose. Pagrindinis teisės aktas, formuojantis atrankos procedūras bei nustatantis VVĮ kolegialių organų sudėties principus, yra Kandidatų į valstybės įmonės ar savivaldybės įmonės, valstybės ar savivaldybės valdomos bendrovės ar jos dukterinės bendrovės kolegialų priežiūros ar valdymo organą atrankos aprašas (Atrankos gairės), patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2015 m. birželio 17 d. nutarimu Nr. 631.
Pagrindiniai VVĮ kolegialių organų principai
- Autonomiškumas. Tai apima nepriklausomų kolegialaus organo narių paskyrimą bei apribojimus valstybės politikams dalyvauti šių organų veikloje.
- Profesionali ir skaidri atranka. Nepriklausomų narių atrankai taikomos detalios atrankos procedūros, apimančios žingsnius nuo atrankos iniciavimo iki paskyrimo kolegialaus organo nariu.
- Įgalinta. Valstybės valdomų bendrovių (VVB) kolegialių organų funkcijos nesiskiria nuo pasaulinių valdysenos praktikų, t. y. šie organai vadovaujasi visuotinai pripažįstamais korporatyvinės valdysenos principais: skiria ir atšaukia įmonės vadovą, tvirtina įmonės strategiją bei vykdo įmonės strategijos įgyvendinimo priežiūrą.
Atsižvelgiant į VVĮ veiklos reikšmingumą, kolegialūs organai privalo būti sudaryti viešojo intereso įmonėse (dažniausiai tai didelių įmonių kategorijai priskiriamos VVĮ) bei įmonėse, kurios pagal Lietuvos Respublikos nacionaliniam saugumui užtikrinti svarbių objektų apsaugos įstatymą priskiriamos nacionaliniam saugumui užtikrinti svarbioms įmonėms. Kitos valstybės valdomos įmonės kolegialius organus gali sudaryti pasirinktinai.
Reikalavimai VVĮ kolegialių organų nariams
VVĮ kolegialūs organai sudaromi remiantis kompetencijų principu, t. y. kolegialus organas turi būti formuojamas taip, kad turėtų visas svarbiausias kompetencijas efektyviam darbui. Atrankos gairėse yra numatyti esminiai reikalavimai, kokius kriterijus turi atitikti į VVĮ kolegialų organą skiriami nariai:
- Bendrieji reikalavimai.
- Nepriklausomumo reikalavimai. Nepriklausomumo reikalavimai didžiąja dalimi taikomi tik kandidatams į nepriklausomus narius.
- Specialieji reikalavimai. Šie reikalavimai remiasi kompetencijų sudarymo principu, t. y. nustatomi atsižvelgiant į konkrečius įmonės poreikius bei gali skirtis priklausomai nuo ieškomų kompetencijų. Įprastai specialieji reikalavimai apima vadybos, finansų valdymo, strateginio planavimo ir ūkio šakos, kurioje veikia VVĮ, kompetencijas.
Visoms VVĮ taikomas reikalavimas, kad tiesiogiai akcininko (savininko) renkamame kolegialiame organe nepriklausomumo kriterijus atitinkantys nariai sudarytų ne mažiau kaip pusę kolegialaus organo narių. VVĮ kolegialūs organai sudaromi remiantis kompetencijų principų bei atsižvelgiant į konkrečios VVĮ veiklos specifiką ir strateginius tikslus. Teisės aktuose numatyta, kad VVĮ kolegialus organas privalo turėti tinkamas kompetencijas strateginio planavimo ir valdysenos srityje, finansų valdymo srityje bei ūkio šakos, kurioje veikia VVĮ, srityje. Kitos reikalingos kompetencijos formuojamos pagal individualų poreikį.
Korporatyvinės valdysenos principai ir komunikacija
Valstybės valdomų įmonių kolegialių organų veiklos principai nesiskiria nuo pasaulinių korporatyvinės valdysenos principų (taikomų ir privataus kapitalo įmonėse). Dėl VVĮ kolegialiam organui suteikiamos autonomijos, ypač svarbus korporatyvinės valdysenos principų taikymas bei tinkamos komunikacijos tarp valstybei atstovaujančios institucijos (akcininko) ir kolegialaus organo palaikymas. Valstybė iš savo pusės komunikaciją palaiko per periodinius susitikimus su kolegialaus organo pirmininku bei per įmonei rengiamą Lūkesčių raštą. Lūkesčių raštas - svarbiausias formalizuotas dokumentas, kuriame apibrėžiami valstybės lūkesčiai ir sutariami veiklos principai.
Už kolegialaus organo veiklos organizavimą atsakingas yra pats kolegialus organas, tačiau keliami lūkesčiai, kad kolegialus organas vadovautųsi korporatyvinės valdysenos principais bei užtikrintų efektyvią veiklą. Viena iš tokių praktikų - periodinis ir struktūruotas savo veiklos vertinimas. Savo veiklos vertinimas pasaulinėje praktikoje išskiriamas kaip viena pagrindinių priemonių valdybų veiklos tobulinimui ir vertinimui. Kiekvienais metais VVĮ kolegialūs organai turi atlikti struktūruotą savo veiklos vertinimą, kurio metu identifikuotų kolegialaus organo veiklos trūkumus bei sudarytų veiksmų planą šiems trūkumams šalinti.
Pirkimų komisijos sudarymas ir reikalavimai nariams
PĮ 31 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad perkantieji subjektai pirkimų procedūroms privalo sudaryti pirkimo komisiją. Įstatyme įtvirtintos išimtys, kuomet pirkimo komisijos galima nesudaryti, t. y. mažos vertės pirkimų procedūroms, atnaujinto tiekėjų varžymosi procedūroms pagal preliminariąją sutartį bei dinaminės pirkimo sistemos pagrindu atliekamoms procedūroms - šiais atvejais komisijos sudarymas yra perkančiojo subjekto teisė, o ne pareiga.
Komisija gali būti sudaroma tiek nuolatinės sudėties (nebent kiltų poreikis ją keisti) visiems perkančiojo subjekto vykdomiems pirkimams, tiek kiekvienam pirkimui atskirai. Jeigu pirkimo procedūras atlieka pats perkantysis subjektas - komisiją sudaro, nustato atitinkamas užduotis ir visus įgaliojimus suteikia pats perkantysis subjektas. Tuo tarpu, jeigu pirkimo procedūras pagal įgaliojimą atlieka kitas perkantysis subjektas pagal PĮ 91 straipsnį, tuomet pirmiau nurodytus veiksmus atlieka būtent įgaliotasis perkantysis subjektas. Atitinkamai jis yra ir atsakingas už šios komisijos veiklą, funkcijas ir tokios veiklos atitiktį PĮ nustatytiems reikalavimams.
Komisijos užduotys ir įpareigojimai
Komisija atlieka atitinkamo perkančiojo subjekto nustatytas pirkimų procedūrų vykdymo užduotis. PĮ 31 straipsnio 1 dalyje taip pat nustatyta, kad komisija yra atskaitinga ją sudariusiam perkančiajam subjektui, tačiau tai nereiškia, jog komisija yra varžoma perkančiojo subjekto bei, vykdydama savo funkcijas, negali savarankiškai priimti sprendimų.
PĮ 31 straipsnio 1 dalyje įtvirtinta, kad komisijos užduotys ir įpareigojimai, kurias joms nustato perkantieji subjektai, turi būti tik rašytinės formos. Vis dėlto įstatyme daugiau nėra aiškių, privalomųjų įpareigojimų nustatymo formos reikalavimų. Tai reiškia, kad perkantieji subjektai užduočių įforminimo ir komisijos supažindinimo su paskirtomis užduotimis nuostatas gali nustatyti vidaus tvarkos dokumentuose.
Komisijos darbo tvarka (komisijos pareigas, teises, atsakomybes ir kt. sąlygas) reglamentuojama komisijos darbo reglamentu, kurį rengia ir tvirtina ją sudaręs perkantysis subjektas. Jeigu perkantysis subjektas yra sudaręs ne vieną komisiją, jis gali nustatyti vieną komisijos darbo reglamentą visoms komisijoms, arba, jeigu yra poreikis, atskirus darbo reglamentus prieš kiekvieną naujai sudaromą komisiją (t. y. kiekviena perkančiojo subjekto sudaryta komisija gali turėti po atskirą darbo reglamentą, jeigu perkantysis subjektas mano, kad tai yra reikalinga).
Reikalavimai komisijos sudėčiai
PĮ 31 straipsnio 2 dalyje reglamentuojami reikalavimai komisijos sudėčiai. Komisijos sudėtį įsakymu arba potvarkiu tvirtina ją sudarančio perkančiojo subjekto vadovas. Šiame įsakyme ar potvarkyje turėtų būti nurodyta, kokie asmenys yra skiriami komisijos nariais (nurodant jų vardus, pavardes, pareigas), kas iš jų yra skiriamas komisijos pirmininku, taip pat, ar yra sudaroma nuolatinės sudėties komisija visiems perkančiojo subjekto vykdomiems pirkimams, ar komisija sudaroma konkrečiam pirkimui, ar konkrečios srities pirkimams.
Įstatyme nėra nustatytų reikalavimų dėl komisijos narių keitimo. Jeigu perkančiajam subjektui atsiranda poreikis pakeisti komisijos sudėtį (pavyzdžiui, vienam iš komisijos narių susirgus, išvykus į komandiruotę, išvykus atostogų, pakeitus darbovietę ar dėl kitų priežasčių), jis gali tai padaryti pagal komisijos darbo reglamentą ar kitus vidaus pirkimų organizavimo tvarką reglamentuojančius dokumentus. Tokiu atveju, keičiant komisijos narių sudėtį, naują sudėtį reikia patvirtinti perkančiojo subjekto vadovo potvarkiu ar įsakymu.
PĮ 31 straipsnio 2 dalyje nustatyta, kad komisiją turi sudaryti ne mažiau kaip trys fiziniai asmenys, iš kurių vienas skiriamas komisijos pirmininku. Įstatyme nėra nustatyto ribojimo dėl maksimalaus komisijos narių skaičiaus, taigi, perkantieji subjektai vidaus tvarkos taisyklėse patys nustato maksimalų skiriamų komisijos narių skaičių.
Įstatyme nėra įtvirtinto įpareigojimo, kad komisijos nariais (išskyrus pirmininką) būtų skiriami tik ją sudariusio perkančiojo subjekto darbuotojai. Tai reiškia, kad perkantieji subjektai gali pasirinkti ir komisijos nariais skirti ne savo darbuotojus, tačiau trečiuosius asmenis, turinčius tam tikros srities žinių (pavyzdžiui, pirkimų srities specialistus, arba konkrečios srities, susijusios su pirkimo objektu - jūrų transporto sektoriaus, informacinių technologijų, aplinkosaugos ar kitus specialistus).
Reikalavimai komisijos narių kvalifikacijai ir reputacijai
Įstatyme nėra įtvirtintų aiškių skiriamų komisijos narių ir komisijos pirmininko išsilavinimo ar patirties reikalavimų. Vis dėlto PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad bet kuriuo atveju turi būti atsižvelgiama į skiriamų komisijos narių, įskaitant komisijos pirmininką, žinias bei kompetencijas, t. y. komisijos nariai turi turėti reikiamų ekonominių, techninių, teisinių žinių, turi išmanyti PĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus.
Perkantieji subjektai savo vidaus pirkimų organizavimo ir vykdymo tvarką reglamentuojančiuose dokumentuose arba komisijos darbo reglamente gali nustatyti aiškesnius ir konkretesnius reikalavimus, kuriuos turi atitikti skiriami komisijos nariai bei komisijos pirmininkas, atsižvelgiant į minėtas PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatytas sritis (pavyzdžiui, reikalavimus turėti teisinį, ekonominį ar kt.
PĮ 31 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad visi komisijos nariai turi būti nepriekaištingos reputacijos, tačiau ši norma nėra papildomai detalizuota. Dėl to šiuo atveju reikėtų vadovautis PĮ 2 straipsnio 5 dalies norma, kurioje apibrėžta nepriekaištingos reputacijos asmens sąvoka.
Nors PĮ 31 straipsnio 3 dalyje neįtvirtinta, tačiau, atsižvelgiant į PĮ 33 straipsnio 2 dalies reikalavimus, komisijos kviestiniai nariai ir ekspertai, jeigu perkantieji subjektai konkrečiu atveju tokius pasitelkia, prieš pradėdami darbą privalo būti pasirašę konfidencialumo pasižadėjimus, kurie apibrėžti PĮ 2 straipsnio 4 dalyje, bei nešališkumo deklaracijas, kurios apibrėžtos PĮ 2 straipsnio 5 dalyje.
Darbo tarybos rinkimų komisija
Darbdavio sudarytos rinkimų komisijos pagrindinė funkcija - organizuoti darbo tarybos rinkimus. Nariai ne vėliau kaip per septynias dienas nuo rinkimų komisijos sudarymo dienos privalo susirinkti į pirmą posėdį, kuriame iš savo narių išsirenka pirmininką ir aptaria rinkimų organizavimo klausimus, pvz. rinkimų datos nustatymas ir pan.
Iki 2017 m. liepos 1 dienos galiojusiame LR darbo tarybų įstatyme buvo numatyta pareiga rinkti ir sekretorių, kurio pareiga buvo dokumentų tvarkymas ir posėdžių protokolavimas. Nors naujame kodekse yra kalbama tik apie pirmininko rinkimus, tačiau rinkimų komisijos nariai gali išsirinkti ir sekretorių, paskiriant konkrečias pareigas. Rinkimų komisija privalo informuoti darbuotojus iki kada, kur ir kas gali pateikti kandidatų į darbo tarybas siūlymus, kandidatų sutikimus. Informacija darbuotojams įprastai paskelbiama skelbimų lentose, išsiunčiant kiekvienam darbuotojui jo darbiniu elektroniniu paštu ar įkeliant į įmonės bendrai naudojamą elektroninę erdvę.
Visų kandidatų sąrašas, atitinkantis keliamus reikalavimus, turi būti sudarytas ne vėliau kaip likus keturiolikai dienų iki darbo tarybos rinkimų dienos. Jeigu pasiūlytų kandidatų skaičius yra lygus renkamos darbo tarybos narių skaičiui arba mažesnis už šį skaičių, rinkimų komisija nustato papildomą laiką, per kurį galima siūlyti papildomus kandidatus. Šiuo atveju kandidatus pakartotinai gali siūlyti ir tie darbuotojai, kurie jau yra pasiūlę savo kandidatus. Jeigu per papildomą laiką nepasiūloma pakankamai kandidatų į darbo tarybos narius, rinkimų komisija surašo ir viešai paskelbia protokolą, kad darbo tarybos rinkimai laikomi neįvykusiais.