Šiandien sekretoriaus profesija yra viena populiariausių. Sekretorės sąvoka dabartiniais laikais yra gana sudėtinga ir turi daugybę gradacijų - nuo vadovo sekretorės-padejėjos, sekretorės referentės, sekretorės-mokslininko, sekretorė-kolegės, agentūros-sekretorė, struktūrinio padalinio sekretorės ir t. t.
Sekretorės-referentės profesijos pokyčiai
Per pastaruosius metus sekretorės-referentės profesija išgyveno reikšmingų pokyčių. Sekretorė dažnai siejama su įmonės vidaus ir išorės santykiais. Būtent sekretorė-referentė privalo būti pagrindiniu siūlu, siejančiu vadovą su pavaldiniais, darančia įtaką sprendimams ir gyvenimo instrukcijoms tarp vadovo ir jo verslo partnerių. Atsiliepiant telefonu, organizuojant susitikimus, susirinkimus, prezentacijas, perduodant svarbius dokumentus, sekretorė visuomet įvykių sūkuryje.
Svarbios savybės ir įgūdžiai
Nuo sekretorės profesionalumo lygio priklauso įmonės prestižas. Tokios savybės kaip komunikabilumas, pareigingumas, iniciatyvumas ir profesionalumas vadovui padės išvengti sunkumų ir gelbės sprendžiant problemas. Esant itin didelei konkurencijai, nedaug vadovų sau leidžia rinktis sekretorę tik pagal išvaizdą. Atsiradus kompiuteriams, sekretorėms nebereikia rūpintis dokumentų registravimo, saugojimo paieška ir ruošimo procedūra, šios profesijos atstovo vaidmuo išaugo kaip organizatoriaus ir konsultanto. Iškilo nauji reikalavimai asmeninėms ir profesionalumo savybėms.
Karjeros galimybės
Šių karjeros pakopų žinios yra stimulas ir galinga savirealizacijos jėga keliant kvalifikaciją, norint kopti karjeros laipteliais. Tai specializuoto aukšto lygio išsilavinimo, išskirtinių žinių gavimas šiuolaikinių informacinių technologijų srityje, valdymo ir ekonomikos pagrindai, verslo etikos, derybų valdymas, teisių žinojimas, užsienio kalbų mokėjimas ir t. t.
Biuro-vadybininkas - užtikrina viso biuro darbą, ruošia prezentacijas, derybas, susirinkimus, rūpinasi transporto paslaugomis, ryšiais, aprūpina technika ir kanceliariniais reikmenimis, į jo pareigas gali būti įtraukta kadrų darbo tvarkymas (kai nėra kadrų skyriaus specialisto), atsakingas už patalpų švarą bei pietų kokybę. Biuro-vadybininkui gali paklusti sekretorės pamaininės, vairuotojai, virėjai, valytojos ir t. t. Sekretorė-referentė - dešinioji vadovo ranka, specialistas ne tik sekretorės darbams, bet ir įmonės veiklos srityje. Savarankiškai gali priimti sprendimus. Referentas - dviejų-trijų veiklos sferų specialistas, turintis aukštąjį išsilavinimą, darbuotojas, ruošiantis vadovo sprendimus, analizuojantis situaciją, plėtojantis perspektyvius veiklos nurodymus, dalyvaujantis strategijų ir darbo taktikos plėtroje, dirbantis su literatūra, spauda, dokumentais.
Šis kelias sekretorei leidžia užimti daug aukštesnę pareigybių pakopą arba, priešingai - suteikia galimybę itin greitai pasiekti žemiausią. Tačiau pati sunkiausia šio kelio užduotis - pirmalaikis įsidarbinimas. Sekretorėms biuro-vadybininkai visų pirmiausia siūlo didelę atsakomybę, pareigingumą, tikslo siekimą ir išlaikytą racionalų protą stresinėse situacijose. Žmogus privalo suprasti, kad tokio pobūdžio darbas daro įtaką ne tik rutininiam charakteriui (aiškiai apibrėžtas kasdienių pareigų skaičius laikui bėgant gali tik plėstis), bet ir sprendžiant iškilusias problemas iš specialisto reikalauja operatyvumo ir energingumo.
Sekretorės darbas dažnai konfliktuojančio pobūdžio, todėl kandidatas turi mokėti adekvačiai įvertinti situaciją ir esant būtinybei laikytis savo pozicijos arba nusileisti konfliktuojančiai pusei. Ne ką mažiau svarbu yra skonio suvokimas bei darbuotojo stiliaus pojūtis, juk sekretorė - kompanijos veidas, pirmasis, su kuriuo bendrauja strategiškai svarbūs partneriai, realūs ir potencialūs klientai. Neraštingas specialistas gali pabloginti įspūdį apie organizaciją ir paleisti perspektyvų klientą.
Kvalifikacijos reikalavimai ir mokymo programos
Sekretoriaus kvalifikacija reikalinga norint dirbti sekretoriumi, sekretoriumi-referentu. Asmuo, įgijęs sekretoriaus kvalifikaciją, turi:
- Gebėti planuoti darbo dieną.
- Įforminti organizacinius tvarkomuosius ir informacinius dokumentus.
- Tvarkyti įstaigos dokumentaciją.
- Dirbti kompiuteriu naudojant MS Office taikomąsias programas.
- Rinkti tekstą be klaidų.
- Naudotis biuro technika (telefonu, faksu, kopijuokliu).
- Priimti interesantus ir svečius.
- Lietuvių ir dar viena užsienio kalba bendrauti su interesantais.
- Rašyti verslo laiškus.
- Organizuoti telefoninius pokalbius įstaigoje ir už jos ribų.
- Tvarkyti komandiruotes.
- Estetiškai sutvarkyti kabinetą.
- Komponuoti puokštes.
Žinoti įmonės ar įstaigos veiklos sritis, struktūrą, darbo organizavimą, raštvedybos standarto ir kitų norminių aktų reikalavimus, informacijos priėmimo, saugojimo, kaupimo ir perdavimo būdus, darbo su kompiuteriu pagrindus, tarnybinio etiketo reikalavimus, bendravimo, dalykinio pokalbio vedimo taisykles, kalbos kultūros reikalavimus, darbų saugos, darbo higienos reikalavimus, mokėti lietuvių kalbą ir vieną užsienio kalbą.
Mokėti efektyviai organizuoti savo darbą ir planuoti laiką, greitai reaguoti į pasikeitusias aplinkybes, būti mandagiu, taktišku ir paslaugiu.
Sekretoriaus kvalifikaciją galima įgyti darbo rinkos, pagrindinio profesinio mokymo įstaigose ar kolegijose, vykdančiose sekretoriaus mokymo programą. Norintiems įgyti sekretoriaus kvalifikaciją reikia turėti vidurinį išsilavinimą.
Norint būti geru biuro administratoriumi, vadybininku, sekretoriumi ar tiesiog konkurencingu įmonės darbuotoju reikia turėti daugiau kompetencijų, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Gebėti valdyti šiomis dienomis ypač didelį informacijos srautą įmonėje, dalykiškai bendrauti su klientais, dalytis šypsena stresinėse situacijose iš tiesų labai sunku.
Kvalifikaciją suteikiančios programos:
| Kvalifikaciją suteikiančios institucijos | Aprašymas |
|---|---|
| Darbo rinkos mokymo įstaigos | Vykdo sekretoriaus mokymo programas. |
| Pagrindinio profesinio mokymo įstaigos | Vykdo sekretoriaus mokymo programas. |
| Kolegijos | Vykdo sekretoriaus mokymo programas. |
Aprangos svarba
Dalykiškos moters taisyklė - renkis tokiu darbo stiliumi, į kurį tu pretenduoji. Visgi moterys, tarnyboje dėvinčios vyriško stiliaus aprangą, dažnai atrodo žymiai mažesnės, o tai menkina jų autoritetą.
Moters aprangos trys pagrindinės klaidos: pasitiki mados industrija, visiškai parenkančia ir nustatančia jų aprangą; linkusios perdėti savo patrauklumo svarbą; socialinei kilmei leidžia daryti įtaką aprangos manierai.
Aprangos spalvos:
- Suknelė: Darbe priimtiniausia suknelė ilgomis rankovėmis. Be to, autoritetingiausia yra pilkos spalvos su smulkiomis linijomis.
- Tinkamiausios spalvos: Tamsiai mėlyna, kaštoninė-rusva, balintos kavos, tamsiai ruda, pilka, sodriai ar švelniai mėlyna.
- Vyrams idealiausios spalvos: Švelniai gelsvos, balintos kavos, tamsiai mėlyna, juoda, balta, kaštoninė-rusva, raudona, švelniai rožinė.
Plaukai: Svarbiausia, ką turi žinoti moteris yra tai, kad šukuosena visuomet turi būti tvarkinga. Ji negali atrodyti iššaukiančiai, trikdyti aplinkinių ar bendradarbių.
Makiažas: Besirūpindamos savo išvaizda, prieš veidrodį „piešdamos“ didžiules akis ir jausmingas lūpas, nepersistenkite.
Akiniai: Tinkamai parinkti akiniai veidui suteikia dalykinę išvaizdą ir kelia autoritetą. Rėmeliai turi būti plastmasiniai arba natūralūs, vidutinio dydžio. Brunetėms siūloma rėmelius derinti pagal plaukų spalvą. Šviesiaplaukėms ar kaštoninių plaukų savininkėms geriau vengti rėmelių, kurių spalva artima jų plaukų spalvai; joms rėmeliai tiks rudų atspalvių.
Emocijų valdymas
Taip pat svarbu atminti, kad nuo nuotaikos priklauso darbo produktyvumas ir tarpusavio bendravimas. Ji savo ruožtu priklauso nuo kasdienių aplinkybių ir gebėjimo valdyti emocijas. Išmokite kontroliuoti savo elgesį bet kokiose situacijose.
tags: #ko #reikia #kad #buti #sekretoriumi