Šiandieninis verslas ir komandinis darbas neįsivaizduojamas be galimybės efektyviai bendradarbiauti kuriant ir redaguojant dokumentus. Naudojant „Microsoft 365“ ir „OneDrive“ arba „SharePoint“, keli žmonės gali kartu dirbti su Word dokumentu, Excel skaičiuokle arba PowerPoint pateiktimi. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip tai veikia, kokios yra funkcijos ir kaip užtikrinti duomenų saugumą.
Redagavimas vienu metu: Kaip tai veikia?
Programėlės, kurios palaiko redagavimą vienu metu - Word ir PowerPoint visuose įrenginiuose, ir naujesnės nei Office 2010 versijos, palaikančios redagavimą vienu metu. Vienas iš pagrindinių bendradarbiavimo ir redagavimo vienu metu klavišų - dokumentų bendrinimas.
Kai atidarote bendrinamą dokumentą kompiuterio programoje arba mobiliajame įrenginyje, galite dirbti toliau, nesvarbu, ar esate prisijungę, ar ne. Jei tą patį dokumentą redaguoja kiti žmonės, jie negalės matyti jūsų pakeitimų, kol būsite neprisijungę.
Konfliktų valdymas
Dirbant Word, pastraipa, su kuria dirbate, yra užrakinta, kad niekas negalėtų perrašyti to, su kuo dirbate. Kai atsijungiate naudodami Word, galima dirbti su ta pačia pastraipa kaip ir kitas jūsų grupės narys. Kai įrašysite pakeitimus, gausite iššokantį pranešimą, kuriame bus sakoma, kad kilo konfliktas.
Failų sinchronizavimas
Jei dirbate su failu, kuris yra sinchronizavimo aplanke (pvz., „OneDrive“ arba „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai ), jis sinchronizuojamas, kai vėl prisijungiate, neatsižvelgiant į tai, ar programa (Word, „PowerPoint“ ) veikia. Kai vėl prisijungsite, failas bus automatiškai sinchronizuotas. Jei įvyks konfliktų, gausite įspėjimą.
Daugiau informacijos apie konfliktų valdymą ir sinchronizavimą rasite „Microsoft“ pagalbos dokumentacijoje.
Teisių valdymas „SharePoint“ ir „OneDrive“ aplinkose
„SharePoint“ teisės
Pagal numatytuosius nustatymus „SharePoint“ grupės ir teisės, priskirtos bibliotekai, kurioje jūs saugote arba kuriate dokumentą, yra paveldimos visuose bibliotekos dokumentuose. Pvz., komandos svetainėje, kurioje kiekvienas turi skaitymo/rašymo teises, visi gali bendrai redaguoti. „SharePoint“ teisės paveldimos, tačiau konkretiems žmonėms galite nustatyti skirtingas teises.
Jei „SharePoint“ biblioteka bendrinama tik peržiūrai, kai kuriems vartotojams galite suteikti redagavimo teisę. Tačiau jei bibliotekoje redagavimo teisės yra nustatytos kiekvienam vartotojui, negalite apriboti kelių teisių tik kaip skirtų tik peržiūrai. Paveldėtos teisės gali būti perrašytos daugiau (be ne mažiau) veiksmų suteikiančia teise.
Daugiau informacijos apie teises rasite „SharePoint“ dokumentacijoje.
„OneDrive“ teisės
„OneDrive“ saugomi failai turi būti aiškiai bendrinami. Pagal numatytuosius nustatymus juos redaguoti ir peržiūrėti gali tik bibliotekos savininkas. Galite pasirinkti, kas gali redaguoti atskirus failus, bendrindami su žmonėmis arba grupėmis, kurios turi redagavimo teises.
Daugiau informacijos apie bendrinimą rasite „OneDrive“ dokumentacijoje.
Bendradarbiavimas su partneriais
Taip, "Microsoft" bendradarbiauja su daugybe partnerių visame pasaulyje (įskaitant "Box", "Citrix ShareFile", "Dropbox" ir "Egnyte"), kad galėtumėte redaguoti vienu metu naudodami Internetinė „Microsoft 365“. "Office" failus galite redaguoti vienu metu naudodami bendrąją duomenų saugyklą "Office" žiniatinklyje, kompiuteryje ir mobiliuosiuose klientuose.
- Galite redaguoti "Office" failus vienu metu naudodami "Box" "Office" žiniatinklio ir kompiuterio klientuose.
- "Office" failus galite redaguoti vienu metu naudodami "Egnyte" "Office" žiniatinklyje, kompiuteryje ir mobiliuosiuose klientuose.
Daugiau informacijos žr. partnerių dokumentacijoje.
Duomenų saugumas ir „Microsoft 365“
Duomenų saugumas yra didžiulis visų įmonių rūpestis, patenkantis į svarbiausių prioritetų sąrašą. Atsitiktiniai duomenų nutekėjimai ar saugumo pažeidimai gali kainuoti labai brangiai. „Microsoft 365 Business“ padeda apsaugoti jūsų duomenis kiekvienu iš šių atvejų. Išsamų saugos funkcijų sąrašą rasite „Microsoft 365 Business Security Features“.
Kai nustatysite „Microsoft 365 Business“, peržiūrėkite išplėstinės saugos politikos nustatymus, kad pradėtumėte naudoti saugos funkcijas, kurios nėra šios sąrankos dalis. „Microsoft 365 Enterprise“ schema yra pagrindinis dokumentas, kurį reikia peržiūrėti.
„Azure AD“ ir rizikos analizė
„Azure AD“ įrankis analizuoja kiekvieną vartotojo prisijungimą. Analizės tikslas - aptikti įtartinus veiksmus prisijungiant. Remiantis prisijungiant nustatytais rizikos atvejais, „Azure AD“ sistema apskaičiuoja rizikos lygį. Rizika rodo, kokia tikimybė (maža, vidutinė ar didelė), kad prisijungia neteisėtas vartotojas.
„Azure Information Protection“ (AIP)
Duomenų apsauga naudojant „Azure information protection“ (AIP) suteikia galimybę kontroliuoti įmonės duomenis, net jei duomenys yra už įmonės ribų. AIP yra debesies pagrindu sukurtas sprendimas, padedantis įmonei klasifikuoti ir, jei pageidaujama, apsaugoti dokumentus ir el. paštą, pritaikant klasifikavimą ir saugos žymas.
„Microsoft 365 Business“ skirta verslui iki 300 licencijų. neapdairiai naudojamasi el.
Kaip valdyti projektus kaip profesionalas „Microsoft Teams“.
Pagrindinės bendradarbiavimo funkcijos
Šioje lentelėje apibendrinamos pagrindinės bendradarbiavimo funkcijos, aptartos šiame straipsnyje:
| Funkcija | Aprašymas |
|---|---|
| Redagavimas vienu metu | Keli vartotojai gali vienu metu redaguoti tą patį dokumentą. |
| Failų sinchronizavimas | Automatinis failų sinchronizavimas naudojant „OneDrive“ ir „SharePoint“. |
| Teisių valdymas | Galimybė nustatyti skirtingas teises vartotojams „SharePoint“ ir „OneDrive“ aplinkose. |
| Rizikos analizė | „Azure AD“ įrankis analizuoja prisijungimus, kad aptiktų įtartinus veiksmus. |
| Duomenų apsauga | „Azure Information Protection“ (AIP) suteikia galimybę kontroliuoti įmonės duomenis. |