Dokumentų saugojimas yra svarbus kiekvienos organizacijos, įskaitant ir namų bendrijas, veiklos aspektas. Tinkamas dokumentų tvarkymas užtikrina skaidrumą, atskaitomybę ir atitiktį teisiniams reikalavimams. Šiame straipsnyje aptariami namų bendrijų dokumentų saugojimo terminai Lietuvoje, atsakomybė už dokumentų išsaugojimą, bei skaitmeniniai sprendimai, padedantys efektyviau tvarkyti dokumentus.
Atsakomybė už dokumentų saugojimą
Įstaigos vadovas atsako, kad jo vadovaujamos organizacijos dokumentai būtų išsaugomi reikiamą terminą. Remiantis LR Civilinio kodekso 2.4 str. 3 dalimi, „kiekvienas asmuo, kuris verčiasi verslu ar profesine veikla, privalo tvarkyti savo turtą ir visa kita, kas susiję su jo verslu ar profesine veikla, taip pat saugoti dokumentus ir kitą informaciją apie savo turtą, verslą ar profesinę veiklą taip, kad kiekvienas turintis teisinį interesą asmuo bet kada galėtų gauti visapusišką informaciją apie to asmens turtines teises ir pareigas“.
Dokumentų saugojimo terminai
Dokumentų saugojimo terminai yra nustatyti Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje, patvirtintoje Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100. Šioje rodyklėje apibrėžiami minimalūs saugojimo terminai bendrųjų dokumentų, kurie parengiami didžiojoje dalyje įvairaus tipo įstaigų - tiek valstybinių, tiek privačių - veikloje.
Tačiau esama ir rodyklių, apibrėžiančių specifinių viešojo administravimo sričių ar funkcijų dokumentų saugojimo terminus, pvz., bendrojo lavinimo mokyklų, notarų, antstolių, teismų, „Sodros“, policijos įstaigų ir pan. Didžioji dalis dokumentų, kuriuos parengia įstaigos, yra iš finansinio ir kito turto valdymo srities, ir daugumos jų saugojimo terminas yra 10 metų. Tai trumpas saugojimo laikotarpis, tačiau jis pakankamai ilgas, kad šio tipo dokumentai būtų kaupiami darbuotojų darbo vietose.
Ilgai saugomi (50 m.) dokumentai yra susiję su darbo santykiais ir darbo užmokesčio apskaita. Šie dokumentai sudaro mažesniąją įmonių dokumentacijos dalį, tačiau jai keliami aukštesni sutvarkymo, apskaitos bei saugojimo reikalavimai.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nurodoma, kad įstaigos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Pvz., 2014 m. Įmonės kasdien parengia ir gauna dokumentus, kurie kaupiami segtuvuose darbuotojų darbo vietose. Pasibaigus kalendoriniams metams, iškyla poreikis ankstesnių metų dokumentus perkelti į archyvą, nes jų prisireikia rečiau, o vietoje jų kaupiasi nauji dokumentai.
Jei tinkamai nesurūšiuotos ir nepažymėtos bylos be sąrašų kaupiasi archyve, ilgainiui darosi sunku rasti reikiamą dokumentą. Perkėlus saugojimui neparuoštus dokumentus į archyvą, tampa sunku atskirti ilgai ir trumpai saugomas bylas, todėl nemaža dalis dokumentų saugomi ilgiau, nei įstatymais nustatytas terminas.
Todėl itin svarbu suskirstyti dokumentus į bylas pagal saugojimo terminus ir rūšis, parengti jų sąrašus bei apyrašus, siekiant tolesnio efektyvaus įstaigos dokumentų saugojimo archyve.
Dokumentų saugojimo paslaugos
LR Dokumentų ir archyvų įstatymo 2 str. dokumentų saugojimo paslaugą apibrėžia taip: tai „kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką”. Tai licencijuojama paslauga, kurią teikiančios įstaigos privalo įrengti dokumentų saugyklas pagal Dokumentų saugojimo taisyklių, patvirtintų 2011 m. gruodžio 28 d. Vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. V-157, reikalavimus.
Įsipareigoję saugoti įstaigų dokumentus, mes pasirašome sutartį, kuria prisiimame atsakomybę už dokumentų saugumą, informacijos konfidencialumą ir tinkamas saugojimo sąlygas. Pasirašius dokumentų pasaugos sutartį, mūsų įmonė parengia dokumentų perdavimo-priėmimo saugoti aktą, ir jį patvirtinus užsakovui, transportuoja dokumentus į „Archyvitos“ saugyklą.
Priimant dokumentus, sutikrinama, ar perduoti dokumentai atitinka apskaitos dokumentus bei aktą, nurodoma, kiek bėginių metrų saugyklos lentynose užims perduoti dokumentai. Kas mėnesį išrašoma sąskaita pagal saugomų dokumentų kiekį ir sutartyje sutartą įkainį.
Kasmet, pasibaigus dalies dokumentų saugojimo terminui, mūsų įmonės darbuotojai parengia dokumentų naikinimo aktą, ir jį patvirtinus užsakovo vadovui, dokumentus sunaikina saugiu būdu. Įgalioti užsakovo asmenys ar darbuotojai, prisijungę per prieigą klientams mūsų svetainėje, gali užpildyti užklausos formą, pagal kurią mūsų darbuotojai suras norimą dokumentą ir pateiks jį prašoma forma (elektroniniu būdu arba originalą paštu ar per kurjerį, per sutartą pateikimo laiką). Dokumento kopijos ar originalo pateikimo laikas gali būti skubus (per 3-8 darbo valandas) arba neskubus (per 1-2 darbo dienas).
UAB „Archyvita“ pavyzdys
UAB „Archyvita“ turi licencijuotas dokumentų saugyklas (LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos 2006-08-21 išduota licencija Nr.0003) ir saugo klientų dokumentus jau 10 metų. Šiuo metu mes turime įrengę LR Vyriausiojo archyvaro tarnybos licencijuotas dokumentų saugyklas Kaune ir Vilniuje, kurių bendras plotas sudaro 2744,65 kv.m. Dokumentų saugyklos atitinka apsaugos nuo gaisro, įsilaužimo, apšvietimo, drėgmės ir temperatūros reikalavimus. UAB „Archyvita“ įdiegta dokumentų valdymo tvarka, kuri atitinka ISO 27001 informacijos apsaugos valdymo reikalavimus.
Preliminariosios sutartys ir notarinis patvirtinimas
Nekilnojamojo turto rinka pastaraisiais metais išlieka aktyvi, o naujos statybos būstų pasiūla - ribota. Todėl vis dažniau pirkėjai pasirašo sutartis dėl dar nepastatyto turto įsigijimo. „Preliminarioji sutartis yra šalių susitarimas, pagal kurį jos įsipareigoja ateityje sudaryti pagrindinę - pirkimo-pardavimo - sutartį. Tai savotiškas įsipareigojimas, kuriuo pirkėjas ir pardavėjas iš anksto apsibrėžia būsimo sandorio sąlygas“, - aiškina advokatų profesinės bendrijos AVOCAD advokatas Eimantas Čepas.
Civilinis kodeksas numato specialų reglamentavimą, kai kalbama apie būsimo turto įsigijimą. Tokiu atveju pirkėjas - fizinis asmuo - gali sudaryti preliminariąją nepastatyto gyvenamojo namo ar buto pirkimo-pardavimo sutartį, pagal kurią pardavėjas įsipareigoja pastatyti sutartyje numatytą turtą ir vėliau sudaryti pagrindinę sutartį.
Vienas iš įprastų šių sutarčių elementų - pirkėjo mokamas avansas, kuris dažnai sudaro reikšmingą sumą. Tačiau būtent šis elementas vėliau gali tapti pirkėjo galvos skausmu. „Kadangi statybos procesai gali užtrukti metus ar ilgiau, kyla rizika, kad sutarties terminas pasibaigs, o turtas dar nebus pastatytas. Tokiu atveju pirkėjas susiduria su situacija, kai sumokėtas avansas įšaldomas, o pardavėjas nebegali vykdyti įsipareigojimų dėl finansinių sunkumų“, - pažymi advokatas.
Tačiau praktikoje, anot E. Čepo, pirkėjui dažnai tenka kreiptis į teismą, siekiant atgauti sumokėtą avansą, o teismo procesai gali užsitęsti.
Pagal įstatymus privalomai notarine forma turi būti sudaroma tik pagrindinė turto pirkimo-pardavimo sutartis. „Notarinis patvirtinimas sudaro prielaidas tiesiogiai panaudoti sutartį kaip teisinį pagrindą gauti vykdomąjį dokumentą. Tai reiškia, kad pardavėjui nevykdant įsipareigojimų, pirkėjas gali kreiptis tiesiogiai į notarą dėl vykdomojo įrašo atlikimo, o šį dokumentą iš karto pateikti antstoliui priverstiniam išieškojimui“, - pažymi AVOCAD advokatas Eimantas Čepas.
Preliminariosios sutarties tvirtinimas notarine tvarka - efektyvi apsaugos priemonė, ypač įsigyjant dar nepastatytą būstą. „Tai racionalus žingsnis pirkėjui, siekiančiam užsitikrinti, kad investuotos lėšos būtų apsaugotos ir esant nenumatytiems statytojo sunkumams būtų galima greitai inicijuoti skolos išieškojimą“, - pabrėžia E. Čepas.
Statybos užbaigimo dokumentų saugojimas elektroninėje formoje
Dalis statybos užbaigimo dokumentų nuo gegužės 1 d. turės būti saugomi kaip elektroniniai dokumentai arba kaip skaitmeninės popierinių dokumentų kopijos. Siekiant, kad šie duomenys ir informacija būtų patikimai kaupiami ir atsekami visuose statinio gyvavimo ciklo etapuose, pasibaigus statybai juos privalo saugoti statinio savininkas arba jį atstovaujantis valdytojas. Daugiabučiuose namuose - bendrojo naudojimo objektų valdytojas, t.y. Statybos inspekcija (Valstybinė teritorijų planavimo ir statybos inspekcija prie Aplinkos ministerijos).
Statybos inspekcija tikisi, kad šie pakeitimai prisidės prie statybos sektoriaus pažangos ir statybos procesų skaitmeninimo. Šie statybos užbaigimo dokumentų saugojimo pokyčiai numatyti atnaujintame Statybos techniniame reglamente „Statinių techninės ir naudojimo priežiūros tvarka. Naujų nekilnojamojo turto kadastro objektų formavimo tvarka“.
Perėjimas prie statybos užbaigimo dokumentų saugojimo elektroninėje formoje vyks dviem etapais. Pirmuoju, nuo gegužės 1 d., įsigalioja prievolė saugoti 11 statybos užbaigimo komisijai teiktų dokumentų su statybos užbaigimo aktu kaip elektroninius arba kaip skaitmenines popierinių kopijas. Arba, jei statyba buvo baigta su deklaracija apie statybos užbaigimą, deklaraciją kartu su ja teiktais dokumentais kaip elektroninius arba kaip skaitmenines popierinių kopijas.
Nuo 2024 m. lapkričio 1 d. Juos saugoti privaloma, rašoma Statybos inspekcijos pranešime, iki statinio perleidimo arba išregistravimo iš Nekilnojamojo turto registro dienos. Statinio savininkas ar valdytojas atsako už šiuos dokumentus, užtikrina, kad būtų laikomasi jų saugojimo reikalavimų iki statinio ar jo dalies perleidimo naujam statinio savininkui ar valdytojui.
Statybos inspekcija atkreipia dėmesį, kad naujasis statinio savininkas ar valdytojas atsako už šiuos dokumentus, privalo juos saugoti ir užtikrinti, kad būtų laikomasi jų saugojimo reikalavimų. Atiduodant ar perleidžiant dokumentus saugoti arba keičiantis statinio savininkui ar valdytojui, surašomas šių dokumentų perdavimo-priėmimo aktas dviem egzemplioriais.
Kaip pradėti skaitmenizuoti dokumentus su DokSkenu?
Skaitmeniniai sprendimai
Šiandien statybos sektorius sparčiai keičiasi - informacinis modeliavimo (BIM) metodas tampa ne tik inovacija, bet ir būtinybe. Statybos sektoriaus skaitmenizavimas Lietuvoje šiandien tampa nebe pasirinkimu, o būtinybe. Nuo efektyvesnio dokumentų valdymo iki darbų kokybės ir saugos užtikrinimo - vis daugiau procesų persikelia į elektroninę erdvę.
Virtuali gamyklos kopija, kuri dar prieš pradedant statybas gali apskaičiuoti gamybos laiką ir numatyti gedimus, šiandien jau yra realybė. Aplinkos apsaugos agentūros Hidrografinio tinklo skyriaus specialistai parengė interaktyvius žemėlapius, kuriuose skelbiama informacija apie teritorijas, kurioms gali kilti potvynių grėsmės ir rizikos. Nacionalinė žemės tarnyba (NŽT) kasmet atlieka apie trečdalio Lietuvos teritorijos aerofotografavimą. Tai reiškia, kad ta pati vieta iš oro fotografuojama kas trejus metus. Šių darbų rezultatas - aukštos raiškos skaitmeniniai ortofotografiniai žemėlapiai, leidžiantys tiksliai identifikuoti pastatus.
Kompiuteris, skenuojantis žmogaus kūną, ar robotas, padedantis atrinkti brokuotas prekes - tokios technologijos šiandien jau nestebina nei vieno. Statybos sektoriaus vystymo agentūra (SSVA) toliau sėkmingai tęsia duomenų atvėrimą visuomenei.
„Energijos skirstymo operatorius“ (ESO) primena, kad jau daugiau nei metus Lietuvoje trečiosioms šalims pasiekiama „Data Hub“ - įmonėms sukurta pažangi duomenų mainų platforma. Pastarųjų metų geopolitiniai įvykiai ir vis dažniau Lietuvą užklumpančios stichijos išryškino energetinės nepriklausomybės ir patikimos infrastruktūros svarbą. Kvantiniai kompiuteriai - naujos kartos technologija, galinti itin greitai spręsti sudėtingus matematinius uždavinius. Didžiausią poveikį aplinkai keliantis ir kapitalui imlus nekilnojamojo turto sektorius technologijų srityje iki šiol buvo gana konservatyvus, todėl potencialas inovacijoms yra milžiniškas.
Valstybės duomenų agentūra tęsia glaudų bendradarbiavimą su savivaldybėmis - visoje Lietuvoje vyksta vizitų ciklas, kurio metu pristatomi duomenų atvėrimo rezultatai ir naujos galimybės duomenis panaudoti kaip sprendimų priėmimo įrankį. Šiandien, lapkričio 3 d., pradeda veikti Aplinkos ministerijos ir Statybos sektoriaus vystymo agentūros kartu įgyvendinto projekto metu sukurta Pastatų duomenų banko informacinė sistema (PDBIS). Šiuolaikinė statybos ir infrastruktūros rinka reikalauja sprendimų, kurie leidžia greitai, tiksliai ir ekonomiškai surinkti bei apdoroti duomenis.
KTU profesorius Rytis Maskeliūnas ir startuolis „Matomai AI" kartu sukūrė inovatyvią technologiją, gebančią akimirksniu ir automatiškai nuskenuoti mažiausius miesto objektus. Ji leidžia nustatyti pavojingą pastato nusidėvėjimą, nelegalias statybas, kioskus ar net neteisėtus reklaminius stendus. Bendrovė „Cotenders“, valdanti platformą StatybosZurnalas.lt, pernai pradėjo naują etapą - strateginę investiciją į nemokamą rinkos edukaciją. Šio žingsnio tikslas - išugdyti varto...
VšĮ Statybos sektoriaus vystymo agentūra (SSVA), kartu su partneriu „ID Vilnius“, karo nuniokotos Ukrainos gyvenvietėms sukūrė interaktyvų 3D saulės potencialo žemėlapį.
Svarbiausi teisės aktai
- Elektros energetikos įstatymas
- Šilumos ūkio įstatymas
- Statybos techninis reglamentas STR 2.01.06:2009
- Lietuvos higienos normos HN 42:2009
- Elektros energijos tiekimo ir naudojimo taisyklės
- Šilumos tiekimo ir vartojimo taisyklės
Šiame straipsnyje pateikta informacija yra skirta tik informaciniams tikslams ir neturėtų būti laikoma teisine konsultacija. Dėl konkrečių situacijų visada rekomenduojama kreiptis į kvalifikuotą teisininką.