Dokumentų valdymas yra svarbi valdymo proceso dalis, kurios tikslas - fiksuoti ir įgyvendinti valdymo veiksmus. Nėra tokios profesijos, kurioje nereikėtų dirbti su dokumentais. Tai apima tiek verslininkus, tiek organizacijoje dirbančius darbuotojus. Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis.
Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%.
Kas yra EDMS? | Elektroninių dokumentų valdymo sistema
Dokumentų valdymo sąvoka ir reikšmė
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt.
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus. Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija.
Dokumentų valdymas apima:
- Dokumentų rengimą
- Įforminimą
- Tvarkymą
- Saugojimą
Teisės aktai ir reglamentavimas
Valstybė reglamentuoja dokumentų laikmenas ir turinį. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d. Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152, nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Kiti svarbūs teisės aktai:
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117.
- Bendrieji dokumentų saugojimo terminai, patvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100.
- Elektroninių dokumentų valdymo sistemos bendrieji reikalavimai, patvirtinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. V-78.
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Seniūnaičių veiklos apmokėjimas
Raseinių rajono savivaldybės tarybos sprendimu Nr. TS-221, priimtu 2014 m. birželio 27 d., buvo nustatytas seniūnaičių išmokų, susijusių su jų veikla savivaldybėje, apmokėjimas. Tačiau šis sprendimas pripažintas netekusiu galios.
Seniūnaičiams kompensuojamos transporto išlaidos, susijusios su jų veikla naudojamų transporto priemonių degalams įsigyti, viešojo transporto bilietams savivaldybės teritorijos ribose įsigyti. Išlaidas patvirtinantys dokumentai turi būti išrašyti seniūnaičio vardu ir atitikti Lietuvos Respublikos finansinės apskaitos įstatymo nustatytus reikalavimus.
Seniūnaičiai vieną kartą per metus, nuo lapkričio 1 d. iki gruodžio 1 d., pateikia ataskaitos formą seniūnijos seniūnui, kuris ją įvertina. Seniūnui nesuderinus ataskaitos arba seniūnaičiui nepateikus ataskaitos laiku, išlaidos nekompensuojamos. Jei asmuo seniūnaičio statusą turėjo ne visus metus, kompensacijos dydis apskaičiuojamas proporcingai laikotarpiui.
Kompensacija seniūnaičiui išmokama pervedant lėšas į seniūnaičio ataskaitoje nurodytą banko sąskaitą.
Teismų praktika
Kasacinės instancijos teismas baudžiamojoje byloje nagrinėjo nuteistojo V. K. kasacinį skundą dėl Kauno apygardos teismo nuosprendžio. V. K. buvo nuteistas pagal BK 226 straipsnio 2 dalį už tai, kad pasinaudodamas savo kaip advokato įgaliojimais, pažintimis ir kita tikėtina įtaka pažadėjo paveikti teismo teisėją ir prokuratūros prokurorą, kad jie veiktų neteisėtai.
Kasatorius nurodė, kad teismai netinkamai pritaikė baudžiamąjį įstatymą ir kad teismų nuosprendžiuose nepateikta įtikinamų įrodymų, pagrindžiančių kyšio reikalavimą. Kasatorius atkreipė dėmesį, kad atleistos nuo baudžiamosios atsakomybės Ž. I. parodymai yra nenuoseklūs ir prieštaringi.
Kasatorius pažymėjo, kad jo pripažinimas kaltu buvo iš esmės nulemtas vienintelės liudytojos, atleistos nuo baudžiamosios atsakomybės, parodymais. Kasatoriaus nuomone, tai - akivaizdus Žmogaus teisių ir pagrindinių laisvių apsaugos konvencijos pažeidimas.
Kasacinės instancijos teismas tikrina priimtus nuosprendžius ir nutartis tik teisės taikymo aspektu, iš naujo įrodymų nevertinant ir naujų faktinių bylos aplinkybių nenustatinėjant.
Dokumentų klasifikavimas
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Pagal turinį
- Pagal grafinio vaizdo būdą
- Pagal apdorojimo būdą
- Pagal juridines galias
Dokumentai gali būti tipiniai (tekstas - pavyzdys), vizualiniai (diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos) ir audiodokumentai.
Taip pat dokumentai skirstomi į:
- Originalus
- Kopijas
- Nuorašus
- Dublikatus
tags: #nekilnojamas #turtas #raisteliai #20