Valytojų patalpų įrengimo reikalavimai Lietuvoje

Valymo paslaugas perka beveik kiekviena perkančioji organizacija bei perkantysis subjektas. Viešųjų pirkimų tarnyba (VPT) parengė Valymo paslaugų pirkimo gaires, skirtas pirkimų vykdytojams, perkantiems valymo paslaugas. Atsižvelgdama į šiuos probleminius aspektus, VPT pristato gaires, kuriomis siekiama supažindinti pirkimo vykdytojus ir tiekėjus su egzistuojančiomis valymo paslaugų pirkimų praktikomis bei atkreipti dėmesį į šių paslaugų pirkimui reikšmingas aplinkybes. Gairių taikymas nėra privalomas. Gairėse pateikiamos rekomendacijos kaip pirkimo vykdytojas turėtų tinkamai pasiruošti ir užtikrinti sėkmingą valymo paslaugų pirkimą, įskaitant valymo paslaugų pirkimo dokumentų rengimą, pasiūlymų vertinimą bei sėkmingą pirkimo vykdymą ir valymo paslaugų pirkimo-pardavimo sutarties vykdymo priežiūrą.

VPT yra parengusi „Valymo paslaugų kokybės reikalavimų apibrėžimo ir suteiktos valymo paslaugų kokybės atitikties reikalavimams įvertinimo metodiką“, šių gairių 1 priedą, kurią rekomenduojama naudoti atliekant valymo paslaugų pirkimus. Gairių 2 priede pateikiamos nuorodos į teisės aktus, kurie yra aktualūs perkant valymo paslaugas.

Valymo paslaugų pirkimo, o vėliau - sėkmingo pirkimo sutarties vykdymo efektyvumas tiesiogiai priklauso nuo „namų darbų“, kuriuos pirkimo vykdytojas turi atlikti dar prieš pradėdamas pirkimo procedūras. Vienas svarbiausių valymo paslaugų pirkimų etapų yra planavimas, o taip pat ir sisteminis požiūris. Taigi bet kurios ankstesnės valymo paslaugų pirkimo patirtys turėtų būti sistemingai kaupiamos ir naudojamos rengiantis naujam valymo paslaugų pirkimui.

Suprantama, kad nepakanka valymo paslaugų pirkimo planavimą grįsti vien tik ankstesne patirtimi. Valymo paslaugų rinkoje ganėtinai greitai keičiasi kainos, naudojamos technologijos, metodai, produktai ir tiekėjai. Atliekant valymo paslaugų pirkimus sėkmė lydi tuos pirkimo vykdytojus, kurie ne tik išmano teisinį reglamentavimą, tačiau ir turi pakankamai kompetencijos, praktinės patirties ir žinių apie valymo paslaugų pirkimo organizavimo procesą ir pirkimo objekto specifiškumą. Valymo paslaugų pirkimo aplinkybės taip pat gali skirtis, pavyzdžiui, atsižvelgiant į perkamų valymo paslaugų sudėtingumą.

Kai kuriais atvejais, vykdant valymo paslaugų pirkimą, yra gana aiškus poreikis ir rinka (žinomi potencialūs tiekėjai, naudotini produktai, metodai ir kt.). Nepaisant to, gerojoje praktikoje, visais atvejais rekomenduojamas sisteminis požiūris atliekant valymo paslaugų pirkimus. Svarbu siekti, jog poreikio nustatymo metu pirkimo vykdytojo specialistai išliktų kuo labiau nešališki ir atviri galimoms naujovėms. Būtina suvokti, jog valymo paslaugų problematiką ir neveiksnumą geriausiai mato tie, kurie dirba sistemoje kasdien teikdami tokias paslaugas bei tokių paslaugų naudotojai, todėl jų nuomonė šiame procese yra svarbi.

Visgi, siekiant išvengti pirkimo vykdytojo specialistų šališkumo bei neatsilikti nuo valymo paslaugų rinkos tendencijų, į poreikio nustatymo procesą taip pat galima įtraukti ir išorės ekspertus, kurie turi ekspertinių valymo paslaugų srities žinių. Praktika rodo, jog pirkimo vykdytojas, pastebėjęs tam tikrą efektyvumo ar kokybės gerinimo poreikį, dažnai būna ne vienintelis, susiduriantis su tokia problema. Pirkimo vykdytojas, prieš pradėdama valymo paslaugų pirkimą, turi įvertinti realų šių paslaugų poreikį, apimtį, žinoti tikslų pirkimo objektą ir nusistatyti pirkimu norimus pasiekti rezultatus.

Klausimai, padedantys pasiruošti valymo paslaugų pirkimui

Toliau pateikiamas orientacinis klausimynas, kuris turėtų padėti pirkimo vykdytojui išsiaiškinti poreikį, geriau pasiruošti valymo paslaugų pirkimui bei tinkamai apibrėžti pirkimo objektą, įskaitant techninės specifikacijos reikalavimus:

• Ar rengėme anksčiau valymo paslaugų pirkimą? Jeigu tokie pirkimai buvo rengti ankščiau ar jie buvo tinkamai atlikti ir ar tinkamai buvo vykdoma pirkimo sutartis?
• Kokie teisės aktai reglamentuoja ir su kokiais teisės aktais galime susieti planuojamą valymo paslaugų pirkimą?
• Ar galime patys tinkamai parengti valymo paslaugų pirkimo dokumentus bei parinkti efektyviausius sprendimų būdus siekiant apibrėžti reikalavimus, ar reikia pasitelkti šios srities ekspertus?
• Kokios yra kitų pirkimo vykdytojų panašių valymo paslaugų pirkimų sėkmingos ir nesėkmingos patirtys? Analizuojama kitų pirkimo vykdytojų patirtis, nustatant kokios buvo pasirinktos priemonės valymo paslaugų pirkimo tikslui pasiekti, vykdytų pirkimų dokumentai, reikalavimai ir sąlygos, gerosios ir blogosios patirtys.
• Su kokiomis rizikomis galime susidurti planuodami, organizuodami ir vykdydami valymo paslaugų pirkimą, įskaitant pirkimo objekto apibrėžimą, pasiūlymų vertinimą, sutarties vykdymo priežiūrą ir kontrolę ir t. t.? Kaip tokias rizikas planuojame paskirstyti: kokias rizikas prisiimti, kokias perduoti tiekėjui, kokiomis pasidalinti?
• Kas mums yra valymo paslaugų kokybė ir kaip ketiname apibrėžti reikalaujamą valymo paslaugų kokybės lygį? Kokius kokybės standartus ir reikalavimus nustatysime pirkimo sąlygose?
• Kaip ketiname nustatyti ar norimas pirkimo tikslas bus pasiektas (pavyzdžiui, sutarties vykdymo metu vykdant reguliarius valymo paslaugų kokybės auditus ir patikras pagal METO; atliekant pastovius nustatytų pagrindinių veiklos rodiklių (KPI) matavimus; lyginant valymo paslaugų suteiktus rezultatus su techninėje specifikacijose patiektais apibrėžtais parametrais pagal apibrėžtą vertinimo metodiką ir kt.)?
• Per kokį terminą turime parengti pirkimo dokumentus? Kada norime, kad būtų pradėtos teikti valymo paslaugos?
• Į ką orientuosime pirkimą, techninę specifikaciją ir jos reikalavimus, siekiant įsigyti atitinkamas valymo paslaugas ar jų derinius? Pirkimo vykdytojas turi nuspręsti kokį techninės specifikacijos reikalavimų tipą ar tipus, perkamai valymo paslaugai ar šių paslaugų deriniui, jis taikys: ar į sąnaudas, ar į procesus, ar į rezultatus, ar į rezultatų ir procesų derinį?
• Kas yra pagrindiniai pastato ir (ar) patalpų naudotojai? Ar yra pažeidžiamų vartotojų, kuriems reikia skirti ypatingą dėmesį (pavyzdžiui, neįgalieji, vaikai ir kt.)?
• Kokį laiko tarpą skirsime valymo paslaugų teikėjui suteikti reikalaujamas valymo paslaugas?
• Kokie yra mūsų turimi resursai pirkimo sutarties priežiūrai, kontrolei ir administravimui?
• Kokios planuojamų įsigyti valymo paslaugų apimtys (pavyzdžiui, patalpos ir jų plotai, pastatų ir patalpų aukštis, dangos, pastatų sudėtingumas, patalpų paskirtis (pavyzdžiui, sanitarinės, bendrojo naudojimo, techninės, administracinės, medicininės, edukacinės, laboratorijos ir pan.) ir t.
• Kokius paviršius valymo paslaugų tiekėjas turi valyti patalpose?
• Kokiu metu turi būti teikiamos valymo paslaugos ir kokie reikalingi minimalūs patalpų ir (ar) paviršių valymo dažniai (pavyzdžiui, numatomas tikslus laikas valandomis, savaitės dienos, įsivertinant valymo paslaugų poreikį savaitgaliais, švenčių dienomis ir naktimis)?
• Ar yra reikalingi specifiniai valymo procesai, kuriuos reikia įsivertinti perkant valymo paslaugas?
• Ar teikiant valymo paslaugas reikalingos specifinės medžiagos, priemonės ir įranga?
• Kokia yra reikalinga būsimo valymo personalo ir tiekėjo kompetencija?
• Ar yra aktualios inovacijos, aplinkosauga, socialinė atsakomybė?
• Kokie yra reikalingi pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) ir kaip jie bus apskaičiuojami?
• Kokio minimalaus patalpų ir (ar) paviršių švaros lygio, kurį turi užtikrinti tiekėjas, reikia?
• Ar bus perkamos higienos priemonės ir (ar) higienos priemonių laikikliai / dozatoriai (pavyzdžiui, tualetinis popierius, rankų servetėlės ir (ar) rankšluosčiai, indų plovikliai, oro gaivikliai, pisuarų kvėpikliai, rankų antiseptikas / dezinfekantas, dezinfekcinės priemonės, tualetų šepetėliai, šiukšliadėžės ir t. t.), jų pristatymas ir papildymas?
• Ar reikia purvą - drėgmę surenkančių kilimėlių ir jų tiekimo ir keitimo paslauga?
• Kokių kitų su valymo paslaugų reikės (pavyzdžiui, lauko langų valymas, grindų vaškavimas, tekstilinių baldų cheminis valymas ir t. t.)?
• Ar reikia švaros palaikymo / budėjimo paslaugos?
• Ar reikės su valymo paslaugomis susijusių paslaugų (pavyzdžiui, durų užrakinimas, signalizacijos pajungimas, šiukšlių išnešimas ir patalpinimas į atitinkamas vietas, šiukšlių išvežimas, langų uždarymas ir t. t.)?
• Ar reikės lauko teritorijos valymo ir (ar) priežiūros?

Pirkimo vykdytojas turi atkreipti dėmesį, kad tinkami sprendimo būdai priklauso nuo pirkimo objekto tipo ir kokios valymo paslaugos yra perkamos. Pavyzdžiui, jeigu perkamos vienkartinės valymo paslaugos pirkimo objekto reikalavimai turėtų būti orientuoti į trumpalaikius rezultatus bei turėtų būti neapkrauti perteklinėmis sąlygomis, kurios įprastai yra taikomos ilgalaikėms valymo paslaugų sutartims. Tuo tarpu perkant reguliarias valymo paslaugos pavyzdžiui, 36 mėn., pirkimo objektas turi būti orientuotas tiek į trumpalaikius, tiek į ilgalaikius rezultatus (pavyzdžiui, aplinkosaugos strategija, pastovus patalpų švaros lygio palaikymas ir pan.).

Priklausomai nuo to, kokio tikslo yra siekiama, skirsis ir rezultatų matavimo priemonės. Šie aspektai yra ypač svarbūs, o tikslus terminų įvardinimas leidžia susiplanuoti pirkimui reikiamą laiką, įsivertinant atitinkamas rizikas bei laiko sąnaudas ir reikiamus resursus tiems atvejams, jeigu procedūros užsitęstų ir pirkimas neįvyktų.

Pirkimo vykdytojas turi įsivertinti, kad sutarties vykdymo metu pirkimo vykdytojas ne tik pateiks užsakymus valymo paslaugų tiekėjui, bet ir turi sugebėti tinkamai prižiūrėti bei kontroliuoti sutarties vykdymą, pavyzdžiui, vykdant patikras, auditus, stebint procesų atitikimą reikalavimams ir pan., vertinant teikiamas valymo paslaugas ir jų suteiktus rezultatus. Dėl šių priežasčių pirkimo vykdytojas turi įsivertinti kaip dažnai bus tikrinama suteiktų paslaugų atitiktis bei kaip bus kontroliuojamas ir prižiūrimas sutarties vykdymas.

Specifinius valymo procesus (pavyzdžiui, tik drėgnas valymas) rekomenduojama nustatyti tais atvejais, kai tai yra apibrėžta teisės aktų reikalavimuose (pavyzdžiui, sveikatos sektoriaus įstaigos) arba pirkimo vykdytojas turi specifinės paskirties patalpas (pavyzdžiui, laboratorijos), arba kai yra pagrįstas poreikis (pavyzdžiui, specifinė danga, kurią, pagal gamintojo reikalavimus, reikia valyti tam tikru konkrečiu metodu; sanitarinės zonos ir t.

Apibrėžiami mokymų ir kiti susiję reikalavimai (pavyzdžiui, privalomieji higienos įgūdžių mokymai, darbuotojų saugos ir sveikatos bei priešgaisriniai mokymai, specifiniai mokymai, kurie aktualūs pirkimo vykdytojui dėl vykdomos veiklos ar dėl specifinių patalpų, sveikatos pažymėjimai, profesiniai mokymai, išsilavinimo reikalavimai, formalūs ir neformalūs mokymai, atestatai, licencijos, sertifikatai, patirties reikalavimai. Gali būti nurodoma, kokius mokymus pirkimo vykdytojas suteiks tiekėjo darbuotojams (pavyzdžiui, priešgaisriniai ir darbų saugos mokymai ir t.

Siekiant efektyvesnio ir sklandesnio sutarties vykdymo, rekomenduojama apibrėžti pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), taikomus perkamoms valymo paslaugoms (pavyzdžiui, skundų skaičius, ataskaitų teikimo laikotarpis, švaros lygis ir t. Paviršių ir (ar) patalpų švaros lygį pirkimo vykdytojas turėtų pasirinkti pagal METO pateiktą švaros lygių klasifikaciją, priskiriant atitinkamą švaros lygį kiekvienai reikalaujamai valyti patalpai arba patalpų grupei.

Jeigu tai pirkimo vykdytojui aktualu, pirkimo vykdytojas turi apibrėžti, kas būtent apima švaros palaikymo / budėjimo paslaugą, kokius procesus ir (ar) veiksmus turi atlikti tiekėjas teikiant tokias paslaugas, kokius rezultatus suteikti. Pirkimo vykdytojas turi įsivertinti atitinkamą tokių paslaugų teikimo riziką (pavyzdžiui, atitinkamo tiekėjo personalo ribojimai dėl neįgalumo, kai tokios paslaugos perkamos iš socialinių įmonių ir t.

Pirkimo vykdytojas turi nustatyti reikalavimus tokioms paslaugoms, atsakomybę, dažnumą, kokybės reikalavimus ir t.t. Taigi, valymo paslaugų pirkimas yra kompleksinis procesas, reikalaujantis kruopštaus planavimo, aiškių reikalavimų ir nuolatinės priežiūros.

Valymo paslaugų pirkimo gairės

Valymo paslaugų kainos struktūra:

tags: #normativas #valytoju #patalpoms