Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, aktuali kiekvienam, dirbančiam ne tik valstybės tarnyboje, bet ir verslininkams, bei organizacijoje dirbantiems darbuotojams. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Vilniaus Rotušės aikštė - puiki vieta renginiams.
Rašytinė Komunikacija Ir Jos Svarba Organizacijų Valdyme
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: nuo laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan. Komunikacijos pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Rašytinė komunikacija leidžia kontroliuoti išlaidas personalui išlaikyti. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso, kai tuo tarpu netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Parasykime laiska sau
Dokumentų Valdymas Ir Dokumento Sąvoka
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimo priėmimo ir pateikimo vykdytojams procesą. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. tiksli informacija. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų, kuriuose yra įvairi informacija, reikalinga įmonės funkcionavimui.
Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. ar kt. informacijos laikmena.
Dokumentų Atliekamos Funkcijos:
- Informacinė funkcija
- Socialinė funkcija
- Bendravimo funkcija
- Teisinė funkcija
- Valdymo funkcija
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius: tipiniai (tekstas - pavyzdys), vizualiniai (lot. skaitydamas ar žiūrėdamas, t.y. gramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos) ir audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. metu - klausa ir rega.
Įstaigos / Įmonės Veiklos Dokumentų Įforminimas
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Tokie dokumentai, kaip originalas (lot. Originalas - pirmykštis, tikras), kopija (lot. priemonėmis), nuorašas - raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas, dublikatas (lot. Dok... dar kartą darytas) - antras dokumento egzempliorius, turintis tokią pačią juridinę galią, kaip ir originalas.
Dokumentų valdymo sistema.
Įstaigos / Įmonės Veiklos Dokumentų Rengimas
Svarbu žinoti dokumentų rekvizitus ir įstaigos rengiamų dokumentų įforminimą bei rengiamus dokumentus. Taip pat svarbu teisės aktai ir teisės aktais tvirtinami dokumentai bei dokumentų tekstų pavyzdžiai.
Dokumentų Tvarkymas Ir Apskaita
Reikalingi aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių pakeitimai, dokumentų apyvartos organizavimas, dokumentų registravimas ir dokumentų užduočių vykdymas bei vykdymo kontrolė.
Dokumentų Tvarkymo Etapai:
- Dokumentacijos planas ir bylų formavimas
- Dokumentų saugojimas
- Dokumentų paieška
- Dokumentų naikinimas
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai
Elektroninių Dokumentų Valdymo Taisyklės
Šiuo metu labai svarbu žinoti reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, elektroninio dokumento turinį, metaduomenis, elektroninio dokumento parašą, elektroninio dokumento pakuotę, elektroninių dokumentų valdymą įstaigoje, elektroninių dokumentų rengimą, elektroninių dokumentų registravimą, elektroninių bylų sudarymą, elektroninių bylų tvarkymą, elektroninių bylų perkėlimą, elektroninių dokumentų saugojimą, elektroninių dokumentų perdavimą ir elektroninių dokumentų valdymo taisyklių priedus.
Neoficialūs Dokumentai
Neoficialūs dokumentai apima kvietimą ir kviečiamąjį pranešimą, skelbimą, sveikinimą ir užuojautą. Taip pat svarbi raštų kalbos kultūra.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt., kurie bendrauja su išorės partneriais, įmonėmis, valdžios organais. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y. taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%. todėl ypatingą reikšmę įgyja sugebėjimas operatyviai išnaudoti informacijos šaltinius. 3. vadybininkai, specialistai) iki 75% savo darbo laiko skiria darbui su dokumentais.