Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais. Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Todėl norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus.
Dokumentų valdymas yra valdymo proceso sudėtinė dalis. Jo paskirtis - fiksuoti valdymo veiksmus ir juos realizuoti. Šiame procese dalyvauja valdymo aparatas, pavaldžios įstaigos, struktūriniai padaliniai ir kt. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas (lot. dokumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y. objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys.
Pagrindiniai dokumentų valdymo aspektai
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Komunikacijas literatūros šaltiniai apibrėžia kaip „keitimąsi informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantį tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą“. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Komunikacijos pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Komunikacija (lot. communicatio - bendravimas, perdavimas). Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Šio proceso metu siuntėjas koduoja pranešimą ir perduoda jį gavėjui, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę.
Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę. Laiško iki masinės reklaminės kampanijos ir pan.
Dokumentų funkcijos
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija.
- Socialinė funkcija.
- Bendravimo funkcija.
- Teisinė funkcija.
- Valdymo funkcija.
Valdymo dokumentus rengia įstaigos, įmonės pareigūnai pagal savo kompetenciją. Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius.
Dokumentų valdymas yra svarbus valdymo proceso elementas. Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas. taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti valdymą.
Dokumentų tvarkymas ir apskaita
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai. Išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Aktualūs dokumentų tvarkymo ir apskaitos aspektai
- Dokumentų apyvartos organizavimas.
- Dokumentų registravimas.
- Dokumentų užduočių vykdymas.
- Vykdymo kontrolė.
Elektroninių dokumentų valdymas
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Svarbu žinoti reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms, elektroninio dokumento turinį, metaduomenis bei elektroninio dokumento parašą. Taip pat svarbu elektroninio dokumento pasirašymas ir elektroninio dokumento pakuotė.
Elektroninių dokumentų valdymo aspektai:
- Elektroninių dokumentų valdymas įstaigoje.
- Elektroninių dokumentų rengimas.
- Elektroninių dokumentų registravimas.
- Elektroninių bylų sudarymas.
- Elektroninių bylų tvarkymas.
- Elektroninių bylų perkėlimas.
- Elektroninių dokumentų saugojimas.
- Elektroninių dokumentų perdavimas.
Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. Valdymo sistemos dokumentų sąvoka išsamesnė. ar kt. informacijos laikmena.
Teisės aktai ir standartai
Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. įsakymu Nr. V-152 (Žin., 2012, Nr. 2-63), nustato šių įstaigų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus.
Taisyklės patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. 2. Ruošius reikalavimus.
Rodyklė nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų dokumentų, sudaromų vykdant vidaus administravimo ir kitas bendrąsias funkcijas, saugojimo terminus.
Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. Ir elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus.
Patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. Išskyrus elektroninius dokumentus, perdavimo valstybės archyvams tvarką.
LST ISO 15489-1:2006 Informacija ir dokumentai - Dokumentų valdymas.
2016 m. sausio 6 d. buvo paskelbtas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas (2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII2240; TAR, 2016-01-06, Nr. 369), kuris įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d. dėl keičiamų sąvokų įsigaliojo 2016 m.
tags: #taisyklingas #patalpu #numeravimas