Dokumentų valdymas yra praktinė valdymo mokslo sritis, turinti didelę reikšmę tiek valstybės, tiek verslo sektoriuose. Nėra tokios profesijos, kad nereikėtų dirbti su dokumentais, todėl ši sritis aktuali kiekvienam organizacijoje dirbančiam darbuotojui.
Komunikacijos yra pagrindinis organizacijos procesas. Visa tai atliekama naudojant tiek tradicinį rašytinį, tiek elektroninį dokumentą kaip komunikacijos priemonę.
Rašytinė komunikacija - tai keitimasis informacija tarp ją siunčiančio ir gaunančio individų, sąlygojantis tam tikros išvados apie pranešimo prasmę suformavimą. Šio keitimosi analizė parodo, jog komunikacija susideda iš keleto nuosekliai sujungtų elementų: siuntėjo, pranešimo, kanalo, kuriuo pranešimas pasiekia gavėją, kuris dekoduoja pranešimą ir susikuria tam tikrą jo prasmę. Tarp siuntėjo ir gavėjo egzistuoja tam tikras atgalinis ryšys. Komunikacijų pobūdis atitinka darbo, kuris turi būti padarytas, pobūdį, jos pritaikomos sprendžiamai problemai, žmogaus psichologijai ir tikslinei auditorijai, t.y. tam, kam yra skiriamas informacinis pranešimas.
Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso. Netvarkingi dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%.
Valdymo sferoje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija. Dokumentas (lot. cocumentum) - pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentų valdymas - svarbus valdymo proceso elementas.
Dokumento sąvoka - tai objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą atspindinti informacija, įrašyta bet kokioje materialinėje laikmenoje, turinti juridinę galią. Reglamentuotos dokumentų laikmenos, taip pat ir dokumentų turinys. Dokumentų praktinė nauda - įsakymo, čekio, brandos atestato, t.y.
Visi dokumentai atlieka tam tikras funkcijas:
- Informacinė funkcija: teikia žinias apie įvairius procesus ir reiškinius.
- Socialinė funkcija: atspindi organizacijos veiklą, vaidmenį ir vietą visuomenėje.
- Bendravimo funkcija: leidžia valstybėms, įstaigoms, asmenims ir kt. palaikyti ryšius.
- Teisinė funkcija: užtikrina teisinius santykius.
- Valdymo funkcija: padeda organizuoti, perduoti, naudoti ir saugoti informaciją tam tikrą laiką.
Dokumentus galima grupuoti pagal įvairius požymius:
- Tipiniai (tekstas - pavyzdys).
- Vizualiniai (lot. visualis - regimasis), kuriuos žmogus suvokia skaitydamas ar žiūrėdamas.
- Audiodokumentai (lot. phone - garsas, balsas), kuriuose užfiksuota garsinė informacija atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. metu - klausa ir rega.
Centralizuota dokumentų valdymo sistema WordPress svetainei
Dokumentų Valdymo Organizavimas
Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas apima:
- Dokumentų tvarkymo principus, taip pat dokumentų atidavimą į archyvą.
- Dokumentų apyvartos organizavimą.
- Dokumentų registravimą.
- Dokumentų užduočių vykdymą ir vykdymo kontrolę.
Visoms operacijoms su dokumentais yra nustatytas racionalus dokumentavimo ir dokumentų apyvartos organizavimo vieningumas.
Įmonės valdymo veiklos procese sudaroma labai daug dokumentų. Norint tokią informaciją naudoti operatyviam darbui, reikia tam tikru būdu organizuoti dokumentus, t.y.
Dokumentų valdymas apima:
- Dokumentų sudarymą ir tvarkymą.
- Dokumentų vertės ekspertizę.
- Bylų apskaitą.
Dokumentų saugojimo taisyklės reglamentuoja valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, taip pat juridinių ar fizinių asmenų, siekiančių gauti licenciją teikti dokumentų saugojimo paslaugą, dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo reikalavimus.
Dokumentų Įforminimas
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų įforminimas apima:
- Dokumentų spausdinimą.
- Dokumentų priedus.
- Pridedamus dokumentus.
- Dokumentų išrašus.
- Dokumentų pasirašymą.
Dokumentų Rengimas
Įstaigos / įmonės veiklos dokumentų rengimas apima:
- Dokumentų rekvizitus.
- Aktualius dokumentų rengimo taisyklių pakeitimus.
- Dokumentų trafaretus.
- Įstaigos rengiamų dokumentų įforminimą.
- Įstaigos rengiamus dokumentus.
- Teisės aktus.
- Teisės aktais tvirtinamus dokumentus.
- Dokumentų tekstų pavyzdžius.
Elektroninių Dokumentų Valdymas
Elektroninių dokumentų valdymas apima šiuos aspektus:
- Reikalavimus elektroniniam dokumentui ir jo specifikacijoms.
- Elektroninio dokumento turinį.
- Metaduomenis.
- Elektroninio dokumento parašą.
- Elektroninio dokumento pasirašymą.
- Elektroninio dokumento pakuotę.
- Elektroninių dokumentų valdymą įstaigoje.
- Elektroninių dokumentų rengimą.
- Elektroninių dokumentų registravimą.
- Elektroninių bylų sudarymą.
- Elektroninių bylų tvarkymą.
- Elektroninių bylų perkėlimą.
- Elektroninių dokumentų saugojimą.
- Elektroninių dokumentų perdavimą.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu patvirtintos taisyklės nustato elektroninių dokumentų valdymo sistemų bendruosius reikalavimus.
Aktualūs teisės aktai:
- Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas (2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII2240; TAR, 2016-01-06, Nr. 369), kuris įsigaliojo 2016 m. gegužės 1 d.
- Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117.
- Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymu Nr. V-152.
- Dokumentų saugojimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-7.
- Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. V-160.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos dokumentų trafaretai:
Atnaujintos dokumentacijos plano, kitų apskaitos dokumentų formos, pateikti jų rengimo paaiškinimai.
Neoficialūs dokumentai:
- Kvietimas ir kviečiamasis pranešimas.
- Skelbimas.
- Sveikinimas.
- Užuojauta.
